8 sfaturi de colaborare la distanță pentru a maximiza productivitatea

Pentru lucrători, colaborarea la distanță este noua normă. Dar multe organizații se luptă să atingă niveluri de productivitate pre-remote.

Este de așteptat. Când angajații sunt obișnuiți cu întâlniri în persoană sau pur și simplu trec la un alt birou pentru a discuta o problemă, chiar și sarcinile mici se pot transforma în lanțuri lungi de e-mail, termene limită ratate și IM uitate atunci când necesită colaborare de la distanță.

Dar nu trebuie să fie așa. Iată 8 sfaturi pentru a vă ajuta să îmbunătățiți colaborarea la distanță.

8 sfaturi de colaborare la distanță

1. Reduceți distanța de afinitate

Pentru oricine, distanța poate fi izolatoare, dar acest lucru este valabil mai ales pentru membrii echipei de la distanță. Mai mult decât distanța fizică, există alte două tipuri pe care echipele trebuie să le depășească pentru a lucra eficient:

• Distanța operațională (dimensiunea echipei, lățime de bandă și niveluri de calificare)
• Distanța de afinitate (valori, încredere și interdependență)

Potrivit unui articol HBR al Erica Dhawan și Tomas Chamorro-Premuzic, echipele aflate la distanță sunt cel mai afectate de distanța de afinitate. Fără o interacțiune consecventă față în față și munca în echipă pentru a construi încredere, angajații de la distanță se pot simți mai puțin ca făcând parte dintr-o echipă și mai mult ca oameni care interacționează cu avatarele de e-mail. Lipsa limbajului corpului, textul ambiguu și granița tot mai mică dintre serviciu și acasă reprezintă toate amenințări la adresa colaborării de la distanță.

Dar chiar dacă nu puteți elimina distanța de afinitate, Dhawan și Chamorro-Premuzic sugerează că există modalități simple de a o reduce:

Încercați să comutați majoritatea comunicării de la distanță la apeluri video obișnuite, care sunt un vehicul mult mai bun pentru a stabili relații și a crea empatie decât e-mailurile sau apelurile vocale. Și proiectează ritualuri virtuale de team-building care să permită oamenilor să interacționeze în mod regulat și să-și experimenteze abilitățile de colaborare în acțiune.

Chatul video este ușor de utilizat în canalele dvs. de comunicare. În ceea ce privește team-building-ul, există o mulțime de idei pentru întâlniri virtuale centrate pe zile tematice sau exerciții distractive.

Cu cât lucrați mai mult pentru a combate izolarea inerentă a muncii la distanță, cu atât distanța de afinitate mai mică va avea un impact negativ asupra echipei dvs.

2. Stabiliți limite și respectați-le

Pentru echipele de la distanță, munca aproape niciodată începe la ora 9 dimineața sau se termină la ora 17:00, chiar dacă s-a întâmplat cândva la birou. Când spațiul dvs. de locuit este același cu cel de lucru, limitele nu sunt evidente, dar ele sunt esențiale de stabilit. Dhawan și Chamorro-Premuzic prezintă două scenarii care arată de ce:

La ora 22, un avocat de corporație primește un mesaj de la un coleg și se întreabă (nu pentru prima dată) dacă există un protocol despre textele legate de muncă după o anumită oră.

După o cină lungă și lichidă pentru clienți, un director de publicitate deschide un e-mail de la șeful său prin care îi reamintește să-și depună cheltuielile la timp. Enervat de acest micromanagement, el răspunde imediat cu gândurile sale necenzurate.

Este ușor de înțeles de ce ambele interacțiuni ar putea supăra angajatul de la distanță. De asemenea, este ușor de înțeles că șeful unui director publicitar nu are de unde să știe că este la cină, iar șeful unui avocat corporativ ar putea pierde noțiunile timpului sau ar putea presupune că toți colegii ei sunt dependenti de muncă.

De aceea, granițele sunt atât de importante pentru echipele aflate la distanță. Acestea reduc probabilitatea presupunerilor și a comunicării greșite care pot rupe relația de echipă. Deloc surprinzător, un sondaj de la FYI arată că două dintre cele mai mari probleme cu care se confruntă lucrătorii de la distanță sunt legate de comunicare și stabilirea limitelor:

Cum se stabilesc limitele

Două moduri importante de a stabili aceste limite sunt cu timpul și tipul de comunicare:

• Ora : Dacă orele pe care le-ați desfășurat la birou sunt între 9 și 5, asigurați-vă că echipa dvs. de la distanță știe că orice comunicare după ora 5 este posibil să nu primească răspuns până la ora 9 dimineața a doua zi. Chiar dacă aceasta nu era o politică atunci când erai la birou, este important să se stabilească ceva similar atunci când angajații de la distanță simt deja că sunt mereu la locul de muncă. De asemenea, se va asigura că nu vor apărea scenarii precum cele de mai sus.
• Tip : Dacă un coleg trimite un e-mail, nu veți simți că trebuie să răspundeți imediat. Dacă trimit un mesaj Slack, pe de altă parte, probabil că veți răspunde puțin mai repede. Indiferent dacă o recunoaștem sau nu, tipurile de comunicare au un nivel de urgență atașat.

Dintre cele pe care le folosim zilnic, e-mailul are cea mai mică prioritate, mesageria instantanee este puțin mai mare, mesajele text puțin mai mari decât atât, iar un apel telefonic este cel mai mare. Fiecare ar trebui folosit în consecință. Nu suna pentru ceva care nu este urgent și, în același mod, nu trimite e-mail despre ceva care este important.

Dacă sunteți genul care ajunge pe mai multe platforme, această ierarhie de comunicare este pentru dvs. Textele și apelurile telefonice ar trebui rezervate pentru probleme urgente și să nu fie abuzate. Faceți efortul de a păstra toate comunicările de afaceri în timpul orelor de lucru, cu excepția cazului în care este vorba despre ceva suficient de critic pentru a justifica un mesaj sau un apel.

Când locul de muncă și acasă sunt adesea același loc, angajații de la distanță au nevoie de timp și spațiu pentru a se opri și a se reîncărca, fie că este singur pe canapea sau la un restaurant cu prietenii. Fără limite clare, echipele de la distanță nu vor ști când munca sa încheiat, iar managerii nu vor ști când au depășit limita.

3. Construiți la timp pentru erori

Echipele Microsoft se defectează, Hangouts nu va accepta partajarea ecranului, un necinstit bombă întâlnirea dvs. Zoom...

Cu toții am întâmpinat dificultăți tehnice cu instrumentele de colaborare la distanță, așa că până acum ar trebui să fim pregătiți pentru ele. Totuși, unele echipe la distanță nu sunt. Iar rezolvarea lor implică deseori să te împodobești pe platformă, să treci la alta, să respingi alte evenimente programate sau chiar să le suspendi până la o dată ulterioară.

Deci, cum vă planificați pentru ei? Potrivit lui Bob Sutton, expert în comportament organizațional, ar trebui să vă așteptați ca prezentările virtuale să dureze cu 25% mai mult decât prezentările în persoană, dacă conținutul este similar. Cu alte cuvinte, pentru fiecare oră în care vă așteptați ca întâlnirea să dureze, adăugați 15 minute la durata de rulare. Dacă este programat să fie o jumătate de oră, așteptați aproximativ 40 de minute. Este mai puțin probabil să vă găsiți dezorganizat sau panicați pentru a corecta problemele din mers.

4. Faceți datele accesibile organizației

Una dintre cele mai mari probleme ale colaborării de la distanță este că distanța creează în mod inerent silozuri. Nu este la fel de ușor să obțineți informații de la oameni atunci când nu sunt toți într-o singură locație.

Dacă designerul dvs. nu răspunde la e-mail și Slack, de exemplu, și aveți nevoie de un fișier imagine care se află pe hard diskul lor, nu puteți merge pe hol până la biroul lor. Esti obligat sa astepti.

Când scriitorul are nevoie de imagine pentru a scrie titlul, dezvoltatorul are nevoie de wireframe pentru a face pagina să funcționeze, iar clientul așteaptă ca managerul să aprobe produsul finit, este ușor de văzut cum un singur blocaj poate încetini un întreg proiect semnificativ.

Pentru a se asigura că acest lucru nu se întâmplă, informațiile ar trebui să circule liber prin organizație.

• Stocați datele online într-o locație centrală unde sunt accesibile tuturor.
• Oferiți departamentelor acces la fișierele și folderele relevante.
• Împărtășiți programele între angajați, astfel încât aceștia să aibă o idee despre disponibilitate.

Deși multe organizații au făcut deja aceste schimbări, unele dintre cele tradiționale au reușit să funcționeze în mod vechi. Dar acum că majoritatea lucrează de la distanță dacă accesul la informații nu este prioritizat, colaborarea de la distanță va avea de suferit.

5. Nu vă zgarciți cu managementul de proiect

Gestionarea muncii de la distanță nu este același lucru cu gestionarea muncii în persoană. Deși s-ar putea să poți opera fără un instrument de management de proiect atunci când echipa ta se află la birou, va deveni evident foarte repede că nu poți de la distanță.

Din același motiv, întreprinderile de la distanță trebuie să organizeze datele în mod accesibil; nu ar trebui să vă zgarciți cu software-ul de management de proiect. Instrumente precum Trello și Asana ajută echipele să respecte termenele limită, ținând membrii la răspundere și permițând managerilor să organizeze un proiect în sarcini individuale mai mici. Aceste sarcini sunt scrise în detaliu și atribuite unui anumit membru al echipei:

Dacă echipa din exemplul de mai sus folosea Trello, managerul ar putea specifica că designerul își încarcă fișierul în software sau pe o platformă de partajare a fișierelor precum Dropbox, până la o anumită dată. În acest fel, odată ce proiectul a fost terminat, designerul ar ști că sarcina lui nu a fost finalizată până când nu a încărcat fișierul într-un folder partajat. Designerul poate marca sarcina finalizată, iar software-ul va informa redactorul să înceapă să scrie titlul paginii. Procesul minimizează înregistrările prin mesagerie instantanee și apeluri video mai lungi, eliberând timp pentru a vă concentra pe proiect.

Poate suna simplu, dar blocajele care se termină cu termene limită ratate nu au nevoie de o soluție complicată. Au nevoie de o soluție organizată. Când fiecare lucrător de la distanță are propriile instrumente și fluxuri de lucru, fusuri orare diferite, soluțiile de gestionare a sarcinilor sunt o necesitate pentru a menține echipele de la distanță pe drumul cel bun.

6. Investiția în instrumente de colaborare la distanță

De când au început să lucreze de acasă, aproape două treimi dintre lucrătorii cunoștințe și-au sporit utilizarea instrumentelor de colaborare. Dar găsirea software-ului de colaborare potrivit pentru job nu este întotdeauna ușoară.

Exemplu

În departamentele care necesită întâlniri aprofundate față în față, este logic să investești într-o soluție de videoconferință de mare putere, cum ar fi Zoom. Pentru cei care se bazează mai mult pe conținut, instrumentele similare documentelor Google care permit comentarea și editarea în grup sunt mai utile.

Dar ce zici de departamentele de publicitate axate pe design, în care contribuția scriitorilor, designerilor, dezvoltatorilor, strategilor și chiar managerilor este necesară pentru a finaliza un proiect?

De obicei, colaborarea în echipă la designul paginilor poate însemna lanțuri de e-mail dezordonate și capturi de ecran marcate. Nu cu Instapage.

Când trebuie să creați pagini de destinație post-clic cu o echipă, soluția de colaborare Instapage permite fiecărui membru să lucreze pe aceeași pagină în timp real. Proiectați elementele paginii, scrieți o copie, editați codul, lăsați comentarii și trimiteți spre aprobare unui manager. Aflați mai multe aici despre cum soluția de colaborare Instapage vă poate crește imediat productivitatea.

7. Reevaluați-vă standardul de productivitate

Mediul actual de lucru la distanță este rezultatul unui anumit fenomen pentru care nimeni nu a fost pregătit. Echipele nu au fost instruite pentru lucru la distanță, sistemele nu au fost puse în aplicare. Și din acest motiv, este nerealist să credem că productivitatea unei echipe aflate la distanță va atinge nivelurile pe care le avea înainte de tranziție. Cel puțin pe termen scurt.

Suplimentarea acestui decalaj de productivitate prin echipe suprasolicitate va avea efectul opus. Ceea ce este mai probabil să se întâmple este că le vei epuiza sau vei crea un mediu de lucru ostil. Nivelurile actuale de productivitate nu sunt întotdeauna ușor de îmbunătățit. Un manager ar fi mai bine să își reevalueze măsura actuală a productivității și să lucreze pentru a sprijini angajații de la distanță cu ceea ce au nevoie pentru a face treaba.

8. Întrebați-vă angajații ce au nevoie de la dvs

Așteptările unui manager de angajați de la distanță sunt mult diferite față de managerul mediu de birou. Fiind o poziție orientată spre oameni, un manager poate avea dificultăți în trecerea într-un mediu izolat în care comunicarea nu este ușoară și rareori față în față.

Dacă te trezești că conduci o nouă echipă la distanță și nu ești sigur cum să o susții, cel mai rău lucru pe care îl poți face este să te prefaci că știi ce faci sau să presupui că știi ce vor angajații tăi. Fiecare afacere este diferită.

Acolo unde cineva ar putea beneficia de un software nou, altul poate avea nevoie de limite mai stricte pentru a se reîncărca odată ce a terminat ziua de lucru. Nu este nimic rău în a nu ști exact de ce are nevoie echipa ta. A le cere este mai bine decât a irosi resursele pe o soluție care nu va muta acul către o mai bună colaborare la distanță.

Obțineți o demonstrație de companie de la Instapage

Una dintre cele mai eficiente moduri de a sprijini echipele de la distanță este să vă asigurați că aveți instrumentele potrivite de colaborare la distanță. Instapage vine încorporat cu o soluție de colaborare pentru a distruge silozurile cauzate de toate cele trei tipuri de distanțe. Aflați cum să vă aduceți întreaga echipă pe aceeași pagină, creând pagini de destinație post-clic mai rapid ca niciodată, prin revendicarea unui demo gratuit pentru întreprinderi.