Management de la distanță: un ghid aprofundat despre conducerea unei echipe la distanță

Indiferent dacă conduceți o echipă de la distanță de ceva vreme sau vă gândiți doar să vă treceți echipa la un aranjament la distanță, probabil ați observat deja cât de răspândită a devenit munca la distanță.

De fapt, cercetările au arătat că mai mult de 40 de milioane de americani sunt foarte probabil să treacă la o setare complet la distanță în următorii cinci ani.

Prin urmare, managerii care stăpânesc nuanțele conducerii echipelor la distanță par destul de probabil să prospere.

Dar, probabil că știți că un aranjament de lucru de la domiciliu vine cu o parte echitabilă de provocări, în special pentru cei începători, care trebuie să:

• Organiza,
• Administra,
• Supraveghea,
• A executa,
• Comunicați și
• Raportați progresul.

Și toate astea de departe...

Totuși, există modalități de a evita ca provocările muncii de la distanță să obțină tot ce este mai bun din stilul tău de management - și tocmai de aceea această postare de blog este aici.

De la examinarea unora dintre cele mai frecvente provocări cu care se confruntă managerii de la distanță până la enumerarea tuturor strategiilor care să vă ajute să evitați ca munca la distanță să provoace ravagii în fluxul de lucru al echipei dvs. — acest ghid de management de la distanță vă va ajuta să scoateți tot ce este mai bun din echipa dvs., indiferent de ei. Locație.

Ce este managementul de la distanță?

Managementul de la distanță este destul de similar cu managementul obișnuit, cu o diferență majoră - întreaga echipă, inclusiv managerii și angajații, lucrează în afara biroului.

În timp ce sunt la conducerea unei echipe la distanță, managerii se bazează de obicei pe diferite instrumente pentru a:

• Atribuiți sarcini,
• Fii la curent cu progresul echipei lor,
• Asigurați-vă că comunicarea în echipă și fluxul de lucru funcționează fără probleme.

5 provocări ale gestionării unei echipe la distanță

Cu toții știm deja că lucrul de la distanță vine cu o serie de provocări.

Însă, finalizarea sarcinilor în timp ce gestionați o echipă de la distanță reprezintă un set întreg de provocări pe care trebuie să le faceți față zi de zi - de la încercarea de a facilita progresul echipei dvs. până la a nu putea ajunge la ei atunci când o sarcină urgentă iese din senin. .

Nici statisticile nu sună promițătoare. Și anume, un eșantion de cercetare de 4.000 de inspectori arată că, deși până la 86% dintre angajații de la distanță se simt conectați cu colegii lor direcți, doar 14% se simt conectați la sediul lor.

Cu toate acestea, nu totul este nenorocire și întuneric.

Identificarea provocărilor exacte cu care se confruntă majoritatea managerilor, directorilor executivi, CMO, fondatorilor, cofondatorilor și alți profesioniști la distanță din întreaga lume ar putea ajuta la găsirea unei soluții viabile pentru fiecare dintre ei.

Provocarea #1: Lipsa supravegherii

Una dintre cele mai mari probleme ale muncii de la distanță, atât pentru angajați, cât și pentru manageri, este problema supravegherii de la distanță.

Managerii se îngrijorează de obicei dacă angajații sunt suficient de eficienți – și ar putea chiar să aibă dificultăți în urmărirea progresului echipei lor.

Uneori, s-ar putea simți neliniștiți doar gândindu-se la faptul că nu pot să iasă personal la biroul unui membru al echipei pentru a ajuta la sarcini și a discuta probleme.

Angajații simt frustrarea de a nu putea să se consulte cu managerii lor și față în față.

Uneori, s-ar putea, de asemenea, să se simtă presați să-și dovedească productivitatea, așa că tind să muncească și mai mult, riscând să se suprasoliciteze în condiții grave, cum ar fi epuizarea.

Provocarea #2: Întârzieri în timpul de răspuns în comunicare

Lucrul de la distanță înseamnă în mod natural că toată comunicarea dvs. va fi gestionată de la distanță.

Cu toate acestea, distanța fizică vine uneori cu un timp de răspuns mai lent, deoarece chiar și problemele simple trebuie rezolvate prin intermediul unui software de chat de la distanță.

În plus, problemele de încredere pot apărea din nou la suprafață, iar managerii simt frustrarea de a nu reuși să obțină un răspuns rapid.

De asemenea, există un mare potențial de a pierde timpul în așteptarea fiecărui răspuns, așa cum a subliniat Lauren Mendoza, VP Marketing la Swipecast.com:

„Deși știm că există o mulțime de platforme pe care le putem folosi pentru a eficientiza comunicarea, uneori timpul este un factor care poate juca împotriva noastră. Și pentru că vrem răspunsuri rapide, uneori așteptarea unui mesaj sau a unui apel ne poate consuma mult timp.”

În afară de nerăbdare, cea mai mare problemă privind întârzierile în comunicarea de la distanță, conform lui Nelson Sherwin, managerul de resurse umane al PEO compară, sunt managerii înșiși:

„În timp ce managerii de la distanță ar putea vorbi cu personalul lor un joc de comunicare bun, mai mulți nu practică ceea ce predică. Pentru a „la distanță” cu succes necesită înțelegerea faptului că aveți de-a face cu un alt tip de fiară în întregime. Toate micile interacțiuni considerate de la sine înțelese într-un cadru de birou centralizat dispar. Singurul tip de comunicare este ceea ce configurați și utilizați.”

În afară de a-și dedica timpul pentru a alege un software de comunicare pe care se pot baza, managerii care comunică de la distanță trebuie, de asemenea, să găsească o soluție pentru lacunele de comunicare și să mențină un flux de lucru sănătos.

Provocarea #3: Lipsa întâlnirilor zilnice față în față

La birou, probabil ai avut întâlniri săptămânale regulate sau stand-up-uri zilnice. Dar acum nu vei putea să trimiți un mesaj rapid și să-ți chemi toți colegii de echipă în sala de conferințe în câteva minute.

Desigur, prima ta soluție va fi să găzduiești întâlniri video online în mod regulat.

Cu toate acestea, potrivit lui Michael Alexis, CEO-ul Team Building, o companie de la distanță cu 80 de angajați, chiar și întâlnirile online pot deveni problematice pentru echipele mai mari:

„Dacă aveți prea mulți oameni la apelurile dvs. de conferință, există riscul ca toate vocile să nu fie auzite. Acest lucru se poate datora decalajelor în tehnologie sau unei lipse de spațiu percepută de către unii participanți pentru a-și împărtăși ideile.”

De asemenea, programarea unui apel rapid reprezintă de obicei o provocare semnificativă pentru echipele care lucrează în diferite fusuri orare, ceea ce poate extinde și mai mult decalajul de comunicare dintre membrii echipei de la distanță.

Provocarea #4: Dificultăți în structurarea muncii

Păstrarea fluxului de lucru atunci când treceți la o setare de la distanță poate părea o sarcină ușor de gestionat. Odată ce lăsați în urmă sunetul mașinii de copiat și le luați la revedere colegilor voștri, s-ar putea să pară că sunteți pe cale să vă transformați în cel mai productiv sine.

Cu toate acestea, de îndată ce îți înființezi biroul de acasă, s-ar putea să trebuiască să-ți dai seama cum să faci față diferitelor distrageri de acasă - de la animalele de companie care caută atenție până la parteneri, părinți, frați sau colegi de cameră care vin în spațiul tău de lucru pentru a vorbi.

După cum era de așteptat, mulți din echipa ta pot fi tentați și de alte distrageri de acasă, acum că nu sunt responsabili de prezența fizică a colegilor și managerilor lor. Și, acest potențial crescut de amânare poate împiedica capacitatea managerului de a-și gestiona angajații în mod corespunzător, ceea ce poate duce la multă muncă nestructurată și pierdere de timp.

Provocarea #5: Izolarea care afectează sănătatea mintală

Chiar dacă 61% din 2.118 lucrători chestionați își descriu experiența de lucru la distanță ca fiind pozitivă, 21% identifică izolarea și lipsa conexiunii sociale ca fiind cel mai mare dezavantaj al condițiilor lor de muncă schimbate.

Pe vremea când întreaga echipă era la birou aproape în fiecare zi, toată lumea era capabilă să culeagă roadele atmosferei vorbărete.

Dar acum că mulți ar putea fi nevoiți să lucreze departe de centrul social al vieții lor profesionale, izolarea și singurătatea preiau controlul.

Această problemă trebuie să afecteze mai întâi extrovertiții, care, prin natura lor, își reîncarcă cel mai bine bateriile atunci când sunt în preajma altor persoane. Dar, în cele din urmă, izolarea și singurătatea încep să îi afecteze și pe ambiverți și pe introvertiți, în ciuda mijloacelor lor mai „interioare” de a-și reîncărca bateriile.

Desigur, dacă această problemă nu este abordată în mod corespunzător, poate duce chiar la o rată de rotație crescută, împreună cu o scădere vizibilă a performanței echipei tale.

19 sfaturi pentru un management de succes de la distanță

Probabil știți că trecerea de la lucrul lateral la o setare de la distanță necesită o abordare complet nouă de management. Dar, uneori, liderii tind să treacă cu vederea soluțiile cele mai simple, dar cele mai eficiente pentru provocările zilnice ale membrilor echipei lor, mai ales atunci când au propriile sarcini de rezolvat.

Așadar, pentru a vă ajuta să vă asigurați că echipa dvs. își păstrează atât nivelul de conexiune, cât și nivelul de productivitate, în ciuda faptului că nu sunt împreună în persoană, am contactat experți pentru a descoperi cele mai bune strategii de management de la distanță.

Sfatul #1: Uitați de micromanagement

Deși ar putea fi tentant să cazi în capcana monitorizării fiecărei sarcini la care lucrează echipa ta, ai putea dori să reconsideri această idee.

Și anume, cercetările arată că 69% dintre inspectori au considerat să-și schimbe locul de muncă din cauza micromanagementului, în timp ce 36% și-au schimbat de fapt locul de muncă din cauza asta.

În afară de faptul că angajații sunt mai predispuși să își ia rămas bun de la o atmosferă de neîncredere, analizarea fiecărei alegeri mici pe care o fac angajații dvs. ar putea duce chiar la renunțarea lor liniștită - ceea ce înseamnă că vor face minimul necesar zi de zi.

Morgan Taylor, CMO pentru LetMeBank, este de acord, sugerând că micromanagementul nu este niciodată calea de urmat:

„Cele mai mari provocări sunt să ne asigurăm că toată lumea face ceea ce trebuie să facă și să-i mențină fericiți în timp ce o fac. Am găsit cea mai bună modalitate de a-i face pe oameni să facă ceea ce ar trebui să facă este să se retragă și să-i las să facă lucrurile în modul care funcționează cel mai bine pentru ei. Întrucât toți se află în propriile lor case, cu propriile lor circumstanțe unice, de obicei descoperă că știu cum să se adapteze cel mai bine la situația în care se află, iar procedura prea rigidă cauzează de fapt mai multe probleme decât rezolvă.”

Așadar, în loc să-ți irosești energia pentru a efectua apelul final cu privire la toate problemele, faceți următoarele:

• Investiți ceva timp în analiza diferitelor strategii pentru construirea încrederii la locul de muncă,
• Concentrați-vă pe îmbunătățirea abilităților de delegare,
• Încercați să stabiliți așteptări clare înainte de a aloca o sarcină.

Sfatul #2: Concentrați-vă pe stabilirea responsabilității

Spre deosebire de micromanagement – ​​un obicei pe care ar fi trebuit să-l lăsăm în urmă imediat ce ne-am închis ușile biroului – responsabilitatea este o virtute care nu s-a demodat niciodată.

Fondatorul și CEO-ul The Word Counter, Kevin Miller, este de acord, subliniind importanța stabilirii responsabilității în vremurile în care nu ne putem supraveghea echipele față în față:

„Crearea orelor de check-in și atribuirea de livrabile clare a fost foarte utilă pentru responsabilitate. Avem fiecare sarcină atribuită într-un instrument de management de proiect pentru a menține lucrurile urmărite și organizate. De asemenea, facem întâlniri zilnice standup la 10:00 PST. În timpul acestor întâlniri, discutăm despre ceea ce am făcut ieri, despre ce lucrăm astăzi și despre orice probleme cu care ne confruntăm. Toate întâlnirile noastre sunt desfășurate prin Zoom, ceea ce ajută, de asemenea, să-i menținem pe toți responsabili.”

Cercetările susțin afirmația că stabilirea răspunderii este cheia pentru îmbunătățirea performanței în muncă. Și anume, un studiu realizat de Societatea Americană de Formare și Dezvoltare (ASTD) a constatat că asumarea unui angajament față de cineva că vei atinge un obiectiv crește de fapt șansele de a face exact asta la 65%.

Sfatul #3: Folosiți indicatori cheie de performanță (KPI) pentru a urmări obiectivele

Dacă nu îți iei suficient timp pentru a stabili obiective clare și identificabile chiar înainte de a aloca sarcinile, sunt șanse să ajungi cu rezultate care nu sunt la nivelul așteptărilor tale.

Cu toate acestea, în cazul în care sunteți conștient de importanța definirii unor obiective precise, dar nu ați stabilit un sistem clar de evaluare a obiectivelor - s-ar putea chiar să aveți de-a face cu performanța slabă și lipsa de motivație.

Proprietarul Atlanta House Buyers, Shawn Breyer, propune implementarea unor metrici cuantificabile pentru a determina cât de bine progresează oamenii în munca lor:

„Trebuie să ne adaptăm echipei noastre care lucrează de la distanță a fost mai ușor ținându-i la răspundere prin urmărirea indicatorilor cheie de performanță (KPI) . În fiecare săptămână, organizăm o întâlnire completă a echipei pentru a revizui KPI-urile fiecărui membru. Când examinăm lista, întrebăm fiecare membru dacă și-a îndeplinit obiectivele. Răspunsurile ar trebui să fie „Da” sau „Nu”, fără explicații. Dacă există o tendință ca toți membrii echipei să nu atingă un anumit obiectiv, atunci discutăm ce resurse trebuie puse la dispoziție pentru a-și putea atinge obiectivele atunci când lucrează de acasă .”

Desigur, atunci când vă asigurați că angajații sunt familiarizați cu sistemul de evaluare și urmărire a progresului lor, va fi mult mai ușor să-și păstreze motivația și să-i îndrepte spre succes.

Sfat #4: Folosiți aplicații pentru a urmări progresul echipei dvs

Lipsa interacțiunii față în față îi determină de obicei pe manageri să se întrebe dacă membrii echipei lor lucrează la sarcinile care le-au fost atribuite în timpul orelor de lucru.

Uneori, ar putea chiar să nu aibă capacitatea de a urmări progresul echipei lor, ceea ce ar putea ridica întrebări suplimentare și ar putea crește șansele de a apela la micromanagement.

Totuși, există modalități de a urmări fluxul de lucru al echipei, în ciuda distanței geografice.

Dacă sunteți deranjat de gândul că unii dintre membrii echipei dvs. lucrează în afara ceasului, alegerea unei aplicații de urmărire a timpului care vă permite să analizați productivitatea echipei dvs. ar putea fi un punct de plecare excelent.

Încurajând echipa să își urmărească orele de lucru, veți putea genera rapoarte bazate pe timpul urmărit și veți vedea instantaneu la ce lucrează membrii echipei dvs., aruncând o privire la secțiunea „Tabloul de bord” a aplicației.

Pentru a vă gestiona echipele și proiectele de la distanță, puteți utiliza un instrument de management de proiect care vă permite să urmăriți starea sarcinilor și proiectelor dvs. și să rămâneți mereu la curent cu progresul echipei dvs.

Sfatul #5: Fii înțelegător și răbdător

Dacă membrii echipei de la distanță nu răspund imediat la mesajele de chat ale echipei, de cele mai multe ori, acesta nu este un motiv de îngrijorare.

Încercați să aveți răbdare și să vă concentrați pe o altă sarcină prioritară din programul dvs. în timp ce așteptați răspunsul.

Dacă întârzierea este mai lungă și vă așteptați la un raport de progres sau la un alt tip de răspuns important, sunt șanse ca angajatul dvs. de la distanță să ofere o explicație adecvată pentru întârziere, chiar și fără să cereți.

La urma urmei, cercetările arată că organizațiile cu încredere ridicată au mult mai mult succes în implementarea strategiilor lor decât organizațiile cu încredere scăzută. În plus, angajații care simt că ai încredere în ei vor urmări probabil să justifice această încredere și să facă efortul de a răspunde cât mai curând posibil.

Sfat #6: Fii ușor de ajuns

Pentru ca comunicarea la distanță să prospere, Nelson Sherwin consideră că managerii trebuie să-și intensifice jocul chiar mai mult decât într-un birou tradițional:

„Un manager trebuie să se asigure, într-adevăr să se asigure că membrii echipei instalează și sunt activi în toate modurile diferite de comunicare. Dar aceasta este partea ușoară. Ceea ce este mai greu pentru același manager este să se facă disponibil pentru orice întrebări care apar pe parcursul zilei de lucru. Asta înseamnă că notificări apar pe ecran toată ziua și că dorești și poți să te uiți online și să rezolvi întrebările într-un interval de timp rezonabil. În caz contrar, angajații nu vor mai întreba, vor începe să se retragă și atunci ai o problemă de moral.”

În afară de a te face ușor disponibil, Nicole Wood, CEO și co-fondator al Ama La Vida, subliniază importanța de a -ți face echipa să știe că ești ușor accesibil:

„Comunicați-le în mod clar membrilor echipei dumneavoastră că nu trebuie să aștepte ca o persoană formală individuală să vină la dumneavoastră cu întrebări. Fiți și mai intenționați ca niciodată, cu timpul individual, acoperind lucruri precum moralul, angajamentele personale, progresul muncii și cum să colaborezi mai bine în acest mediu.”

Pentru a vă asigura că membrii echipei dvs. au primit mesajul că sunteți mereu acolo pentru preocupările lor, începeți prin a dedica o zi pe lună doar pentru întâlniri individuale ocazionale.

Alocand o parte din timpul tau pentru echipa ta, vei:

• Îmbunătățiți semnificativ moralul echipei dvs.,
• Asigurați păstrarea angajaților și
• Întărește legăturile cu membrii echipei tale.

Sfatul #7: Antrenați-vă managerii în comunicarea de la distanță

De îndată ce mutați întreaga comunicare a echipei pe o platformă online, creșteți șansele tuturor de a cădea pradă

• Neînțelegeri,
• Comunicare greșită,
• Întreruperea comunicării.

Dar, pentru a preveni distanța să primească tot ce este mai bun din mesajele echipei tale, dai exemplu.

Și anume, Jennifer Walden, directorul de operațiuni la WikiLawn, subliniază importanța formării managerilor în comunicarea de la distanță și ca aceștia să stabilească un raport bun cu persoanele care le raportează:

„Nu este suficient pentru ei să-și tragă rapoartele și e-mailurile din când în când. Ei trebuie să păstreze legătura, prin chat-ul text sau, în mod ideal, prin conferință vocală sau video. Începeți să instruiți managerii cât mai curând posibil și lăsați-i să-și instruiască rapoartele în utilizarea acestui echipament.”

În timp ce conducerea face efortul de a încorpora instrumente de comunicare virtuală în fluxul lor de lucru, trecerea de la un birou concret la unul virtual devine mai puțin dificilă. Echipa ta s-ar putea simți mai pregătită să se adapteze la noile condiții de muncă.

Sfat #8: Când vă grăbiți, mergeți la o întâlnire video

În cazul în care încă nu te-ai obișnuit să aștepți un răspuns în aplicația ta de chat în echipă, poți oricând să optezi pentru un apel video rapid pentru a accelera lucrurile.

Lauren Mendoza sugerează că întâlnirile video pot fi o soluție excelentă pentru timpul pe care îl pierdem de obicei în așteptarea unui răspuns text:

„La fiecare întâlnire, în care este adunată toată echipa, pune cât mai multe întrebări și eliberează toate îndoielile, pentru a-ți face capul limpede și direct care sunt următorii pași în munca ta. În acest fel, veți reduce timpul de care aveți nevoie să utilizați e-mailul.”

Cu toate acestea, aveți grijă să nu folosiți în exces opțiunea de apel video. Oboseala cu zoom este încă un lucru și poate avea un impact mare asupra nivelurilor de energie ale membrilor echipei tale și asupra capacității acestora de a se concentra pe parcursul zilei.

Sfatul #9: Profitați la maximum de instrumentele dvs. de conferințe online

Când vorbim despre cum să rezolvi cel mai bine problema de a avea prea mulți oameni pentru întâlniri video optime, Michael Alexis sugerează utilizarea unei funcții grozave disponibile într-un sistem popular de conferințe online:

„Pentru a crea spațiu în întâlnirile mari pentru toți participanții, utilizați „sălile de lucru” Zoom. Într-o sală virtuală, moderatorul întâlnirii poate împărți oamenii în grupuri mici pentru a discuta un anumit subiect și apoi îi poate convoca înapoi pentru a-și împărtăși ideile unui grup mai mare.”

Multe instrumente de conferință vin, de asemenea, cu o opțiune de apel vocal, care poate reduce supraîncărcarea cognitivă și efortul ocular pe care majoritatea angajaților de la distanță se confruntă zilnic din cauza nevoii de a participa la întâlnire virtuală după întâlnire virtuală.

Sfat #10: Definiți reguli clare pentru întâlnirile online

Stabilirea regulilor de bază pentru videoconferințele este cheia pentru menținerea unui moral puternic al angajaților.

Fără eticheta întâlnirii online, unii membri ai echipei s-ar putea simți liberi să intre în orice moment în timpul conversației online. Când se întâmplă acest lucru, sunt șanse ca restul echipei să nu aibă ocazia să vorbească și chiar să părăsească apelul cu sentimentul că opinia lor ar putea să nu fie suficient de apreciată.

Fostul COO al The Slumber Yard, Matthew Ross, crede în instigarea unor reguli clare pentru întâlnirile video:

„Solicităm angajaților noștri să folosească funcția de chat pentru a declara mai întâi că au o întrebare sau o declarație, în loc să o scoată pur și simplu. Când mai mulți angajați participă la un apel video, poate fi un coșmar dacă toți vorbesc unul peste altul. Urmând instrucțiunile noastre, ne asigurăm că apelul se desfășoară într-o manieră structurată și organizată. Avem, de asemenea, angajații să aștepte două secunde întregi după ce cineva a terminat de vorbit înainte de a interveni. Acest lucru oferă software-ului de videoconferință timp să ajungă din urmă. Am observat că întârzierea sistemului poate crea un apel agitat și neproductiv dacă toată lumea începe să vorbească imediat.”

Deși probabil că nu va trebui să creați un regulament privind eticheta întâlnirilor video, stabilirea unor limite clare va pune bazele unui mediu sănătos de lucru la distanță.

Sfat #11: Ajustați-vă fluxurile de lucru pentru a lucra online

Deoarece ne-am luat la revedere de a bate la ușile biroului colegilor noștri pentru o întrebare rapidă, este firesc să profităm la maximum de instrumentele noastre pentru a ne asigura că munca continuă să funcționeze fără probleme.

Jennifer Walden sugerează crearea unui sistem online simplificat pentru a ajuta echipa să colaboreze, precum și să primească și să trimită documente:

„Dacă aveți nevoie de controlul versiunilor, cu siguranță luați acest timp pentru a obține un SVN operațional. În caz contrar, folosește cloud-ul. G-Suite funcționează bine pentru o mulțime de companii și este ceea ce folosim. Apoi puteți comunica cu acele fișiere deschise fie prin Google Hangouts (integrat prin G-Suite), Zoom, fie prin alt software care permite partajarea ecranului și adnotări.”

Majoritatea instrumentelor de colaborare vă permit să primiți notificări în timp real, să discutați cu echipa și să atribuiți sarcini. Acest lucru vă poate ajuta să vă gestionați fluxul de lucru cu ușurință, deoarece opțiunile cu care vin sunt concepute special pentru echipe dispersate.

Sfat #12: implementați un sistem de check-in zilnic

Implementarea unui sistem de check-in zilnic nu este doar esențială pentru crearea unui mediu de lucru transparent, ci este și benefică pentru a obține feedback-ul angajaților și pentru a vă restructura fluxul de lucru în consecință.

Matthew Ross sugerează că e-mailurile pot fi utile pentru a vă ajuta să implementați un sistem de check-in zilnic:

„Le-aș recomanda cu căldură managerilor de la distanță să implementeze un sistem de check-in zilnic cu indivizii. Rugați persoana respectivă să vă trimită un e-mail care să detalieze la ce lucrează pentru ziua respectivă și cum își va aloca timpul. În acest fel, puteți interveni cu ușurință și oferi sugestii sau le puteți spune să treacă la o nouă sarcină pentru a vă asigura că nu își învârt roțile și nu pierde timpul . La sfârșitul zilei, managerii trebuie să fie mai degrabă proactivi decât reactivi atunci când au de-a face cu angajații de la distanță, pentru a se asigura că continuă să avanseze într-o manieră eficientă.”

Făcând efort de a rămâne conectat cu echipa ta, vei putea, de asemenea, să rezolvi potențialele probleme imediat ce apar și să anunți echipa că ești prezent în ciuda distanței, astfel încât să poată apela la tine pentru ajutor.

Sfat # 13: eficientizați munca de la distanță în avans

Consultantul principal de afaceri la Clairly Creative International, Clair Kim, care a ajutat peste 250 de organizații să-și îmbunătățească operațiunile, sugerează să vă gândiți la eficientizarea diferitelor procese de lucru la distanță de la început:

„De la „ghidurile de comunicare pe mesageria echipei”, procesul de management al proiectelor, perioadele frecvente de revizuire a documentelor de management al cunoștințelor, standardele automate de check-in și turnaround, ne asigurăm că modul în care comunicăm și modul în care gestionăm fiecare sarcină este complet eficientizat. Asta elimină majoritatea problemelor!”

De asemenea, eficientizarea fluxului de lucru al echipei de la distanță este deosebit de utilă atunci când primiți noi membri ai echipei. Când dezvoltați planuri și procese clar conturate, accelerați procesul de integrare și îi ajutați pe noii angajați să se integreze mult mai rapid în echipă.

Sfat #14: Respectați programul de la birou

Când trec la o setare de la distanță, angajații care sunt obișnuiți cu un stil hands-on din partea managerilor lor s-ar putea confrunta cu lipsa capacității de a-și structura munca în mod corespunzător.

Pentru a-i ajuta să rezolve această problemă, Jennifer Walden propune să păstreze cel puțin o parte din vechea rutină de lucru inspirată de birou:

„Încercați să continuați vechile rutine – aceleași ore de întâlnire, aceeași structură a termenului limită etc. – pentru a reduce efectele acestei probleme.”

Rutinele de birou ale membrilor echipei dvs. trebuie de obicei reajustate din cauza naturii lucrului de la distanță. Dar, încercarea de a ține pasul cu vechile obiceiuri într-un context nou va ajuta echipa ta să facă același lucru.

Deoarece știința a demonstrat că obiceiurile noastre depind în mare măsură de context, atunci când oferi echipei tale condiții de lucru similare cu cele cu care s-au obișnuit la birou, vor avea mai multe șanse să își păstreze nivelul de productivitate, în ciuda schimbării. .

Sfat #15: Ajutați-vă echipa să evite distragerile de acasă

Pentru a crește șansele ca angajații să-și structureze munca în mod corespunzător, ar trebui să încerce să facă acest lucru într-un mediu de lucru bine structurat.

Pentru a-i ajuta să realizeze exact acest lucru, le puteți recomanda câteva indicații:

• Configurați stații de lucru dedicate . Unii oameni pur și simplu nu au o cameră separată, liberă (deși acest lucru ar fi ideal) pentru a o folosi pentru a efectua toate sarcinile de lucru de acasă. Cu toate acestea, toată lumea poate improviza un „colț de birou” cu un birou mic și robust și un scaun.
• Mă asol de zgomotul de fond . Angajații pot pur și simplu să își pună căștile (o pereche de anulare a zgomotului ar fi ideală, dar o pereche obișnuită va face), să pornească un generator de zgomot online, să selecteze muzică favorabilă productivității și să se concentreze pe muncă.
• Utilizați un blocator de site-uri web . Platformele de social media pot fi un inamic puternic pentru structurarea muncii de acasă (și sunt doar vârful aisbergului). Așadar, puteți recomanda angajaților dvs. un dispozitiv de blocare a site-urilor web pentru a-i ajuta să-i țină departe de distragerile online în timpul orelor de lucru și să îi mențineți concentrați pe munca lor.

Sfat #16: Socializați online ca o echipă

Nu este un secret faptul că culturile pozitive de muncă în care angajații se pot lega și pot crea conexiuni semnificative influențează pozitiv atât încrederea, cât și performanța lor în muncă. Totuși, păstrarea conexiunii într-un cadru de la distanță necesită o planificare atentă.

CEO-ul aplicației Talk Travel, Saurabh Jindal, propune adunarea online din când în când:

„Încercați să aveți apeluri regulate cu colegii dvs. și să discutați lucruri în afară de muncă, pentru a crește legătura de echipă. Facem în mod regulat prânzuri de echipă și sesiuni în care partajăm ecrane și îi primim pe alții în posturile noastre de lucru și în viața de zi cu zi. Acestea sunt în general momente joviale și ajută la spargerea gheții și la construirea unei bune culturi de echipă.”

Directorul de marketing global la Prezi, Spencer Waldron, propune să aducă creativitatea la astfel de întâlniri online:

„Fie că vă conectați cu prietenii, fie că vă întâlniți cu colegii de muncă, utilizați instrumente video pentru a vă ajuta să faceți conținutul interactiv și pentru a găsi modalități noi și creative de a vă conecta cu oamenii. De exemplu, puteți face acest lucru găzduind o seară tematică cu trivia sau un test la pub, un club virtual de carte sau jocuri precum „două adevăruri și o minciună”. Conectarea cu colegii la un nivel mai ușor ajută la întărirea legăturii echipei tale și le poate îmbunătăți eficiența generală.”

Procesul de cultivare a relațiilor de muncă, mai ales dacă implică distracția împreună, este cheia sensului de scop al angajaților. Așadar, nu este niciodată o idee rea să dezvolți ritualuri de echipă care implică jocuri virtuale de legături de echipă sau întâlniri pentru o conversație.

Sfat #17: Încurajează socializarea 1-la-1

Poate că expresia „vorbire mai rece de apă” sună ca un clișeu banal, dar, fără opțiunea de a se angaja în discuții mici după trecerea la lucrul de la distanță, membrii echipei ar putea simți că pierd informații importante – mai ales că nu este neobișnuit. pentru ca o mică discuție să se transforme într-o discuție serioasă de lucru.

Spencer Waldron subliniază, de asemenea, importanța facilitării acestui tip de socializare în timp ce lucrați de acasă:

„Este important să depuneți eforturi pentru a vă conecta cu colegii în afara întâlnirilor programate ale echipei, așa cum ați face în mod normal într-un cadru de birou. La Prezi, diferite echipe au o sală de ședințe video deschisă care funcționează ca un hol virtual, unde oricine poate veni să cunoască pe cineva acolo, sau pur și simplu să viziteze pentru a intra în legătură cu colegii în timpul prânzului sau în alte pauze. Programarea unor conversații virtuale de cafea sau pauze de răcire cu apă pentru a vă întâlni cu colegii dvs. sau pentru a discuta subiecte care nu sunt legate de muncă sunt modalități excelente de a ajuta la întărirea legăturii echipei dvs..”

Managerii investesc de obicei mai multă energie pentru a-i ajuta pe noii angajați să socializeze. Dar, dezvoltarea unui sistem de prieteni de lucru care ar putea funcționa pentru întreaga echipă este o modalitate excelentă de a începe să încurajezi echipa să fie mai conectată.

Sfat #18: Arată-i echipei tale că îți pasă

Arătarea interesului față de modul în care se descurcă oamenii în timp ce lucrează de acasă, în loc să se concentreze doar pe ceea ce fac, este cheia pentru a atenua sentimentul de izolare.

Milos Djordjevic, cofondatorul SaveMyCent, care a trebuit recent să-și tranziteze întreaga echipă la lucrul de la distanță, își împărtășește perspectiva asupra importanței de a arăta echipei tale că îți pasă:

„Unul dintre lucrurile pe care le-am prezentat este check-in-ul regulat de dimineață. Cu toții ne întâlnim pe Zoom o jumătate de oră și această întâlnire nu are nicio legătură cu munca. Încerc să mențin o atmosferă informală și să vorbesc cu adevărat cu oamenii și să văd cum se descurcă. Până acum, am reușit să identific mai multe probleme datorită acestor cafele de dimineață.”

Spencer Waldron adaugă că ar trebui să observi și situația dintre membrii echipei tale în timpul fiecărei întâlniri video:

„Acest lucru ar trebui să se aplice atât întâlnirilor virtuale, cât și în persoană, dar este deosebit de important în acest moment. Începeți un apel verificând oamenii, evaluând camera și notând expresiile faciale și limbajul corpului tuturor. Cine nu are camera pornit? Poate că cineva a avut o zi proastă, o ceartă sau se luptă cu viața în interior – toate acestea vor avea un impact asupra întâlnirii, așa că fiți sensibil la nevăzut.”

Deoarece crearea unui cadru sănătos de lucru de la domiciliu necesită mai mult efort decât stabilirea unui flux de lucru de la distanță, este esențial să încercați întotdeauna să vă gândiți la luptele oamenilor și apoi să acționați în consecință.

Sfat #19: Automatizați operațiunile

One of the best ways to improve remote management is to streamline and automate your team's work-from-home workflows as much as possible.

This way, you and your team will all save time and structure your work in such a way that decreases the need you may have for constant face-to-face management and consultations.

To help you avoid going back and forth between different tools and find your perfect app right away, we've listed some of the best apps you can use to manage and automate the marketing, sales, IT, HR, and customer support processes in your remote company.

Aplicații grozave pentru automatizarea operațiunilor de marketing

• Software-ul de marketing HubSpot este un instrument de automatizare a marketingului care vă poate ajuta să automatizați marketingul prin e-mail și social media, să urmăriți rentabilitatea investiției, să creați pagini de destinație și multe altele.
• Buffer este un instrument de social media menit să ajute la gestionarea conturilor de social media. Programați și postați automat pe rețelele sociale, apoi urmăriți și analizați rezultatele.
• Cobiro este un instrument AI pentru gestionarea reclamelor Google. Creați și urmați planuri de marketing personalizate, proiectați și implementați campanii de marketing (fie pe Google sau Facebook), apoi urmăriți și analizați succesul campaniilor și reclamelor dvs. în secțiunea „Tabloul de bord” a platformei.
• Marketo este un instrument complet de automatizare a marketingului menit să vă ajute să gestionați campanii de marketing prin e-mail, să creați pagini de destinație și formulare, să trimiteți mesaje personalizate peste canale și să efectuați analize de marketing.
• Mailchimp este o platformă de automatizare a marketingului care vă ajută să desfășurați campanii de e-mail, să obțineți analize pentru abonații individuali de e-mail și chiar să vă construiți pagina de destinație.
• Zalster este un instrument de automatizare a marketingului pentru creșterea comerțului electronic, care ajută la automatizarea și optimizarea deciziilor pentru reclamele Facebook, Pinterest, Google și Instagram. Programați-vă postările, stimulați-le și optimizați distribuția bugetului campaniei dvs.

Aplicații excelente pentru automatizarea proceselor de vânzare

• HubSpot Sales este un sistem de comerț electronic menit să ajute să urmărească și să eficientizeze procesele de vânzare, să urmărească starea ofertelor, să organizeze activitățile de vânzări și să automatizeze contactul personalizat.
• Salesforce este un serviciu de management al relațiilor cu clienții bazat pe cloud, care ajută la conectarea cu clienții actuali, clienții potențiali și partenerii. Gestionați-vă contactele, găsiți noi oportunități de vânzare și primiți PDF-uri cu șabloane aprobate trimise automat clienților prin e-mail.
• Pipedrive este un CRM bazat pe cloud și un sistem de management al conductelor menit să ajute la organizarea clienților potențiali. Automatizați sarcinile repetitive de vânzări, urmăriți automat apelurile potențial și automatizați urmărirea ofertelor.
• Reply.io este un software de automatizare a vânzărilor menit să vă ajute să automatizați o serie de sarcini manuale de vânzări. Automatizați e-mailurile personale, urmăririle și punctele de contact sociale, apoi efectuați acțiuni sugerate pe baza activității potențialilor dvs.
• Mobilizare este un instrument de automatizare a vânzărilor care vă permite să vă organizați toate activitățile de vânzări, să obțineți date și valori detaliate, să urmăriți rapid noi clienți potențiali și multe altele.

Aplicații grozave pentru automatizarea proceselor IT

• Selenium este un cadru portabil pentru automatizarea aplicațiilor web pentru a le testa. Rulați teste selectate sau alegeți să rulați toate testele pe o varietate de browsere web, folosind diferite limbaje de programare și pentru o varietate de sisteme de operare.
• Docker este un sistem pentru dezvoltarea de aplicații menit să ajute la eficientizarea proceselor de dezvoltare prin rularea de teste într-un mediu izolat și integrarea cu aplicații terțe. Configurați versiuni automate, personalizați-le și apoi utilizați o varietate de teste automate ale depozitelor din documentația Docker pentru a testa versiunile.
• Ansible este un software de automatizare IT open-source care automatizează furnizarea în cloud, implementarea aplicațiilor și alte procese IT. Construiește și partajează-ți infrastructura, construiește fluxuri de lucru unice pentru diferite cazuri de utilizare, rezolvă problemele o singură dată și partajează-le echipei pentru utilizare ulterioară.
• RunDeck este o colecție open-source de runbook-uri automate menită să ajute indivizii să ofere echipelor răspunsuri gata făcute la solicitări și incidente ad-hoc. Definiți fluxurile de lucru, trimiteți comenzi, importați informații și stabiliți programe clare de lucru.
• Resolve.io este un alt instrument excelent de automatizare și orchestrare IT, menit să vă ajute să automatizați atât sarcinile simple, cât și procesele IT mai complexe. Alegeți dintre peste 1.000 de automatizări prefabricate și construiți automatizări noi.

Aplicații grozave pentru automatizarea proceselor de resurse umane

• Bamboo HR este un software de automatizare HRIS menit să ajute la crearea și implementarea fluxurilor de lucru personalizate de HR. Gestionați beneficiile și administrarea salariilor, urmăriți starea solicitanților dvs. de locuri de muncă, eficientizați gestionarea performanței și utilizați o bază de date centralizată a angajaților.
• Gusto este un software de automatizare a resurselor umane care vă ajută să eficientizați administrarea beneficiilor, salariile, taxele, integrarea și multe altele.
• Zenefits este un software de resurse umane bazat pe cloud, menit să ajute la gestionarea resurselor umane, a beneficiilor, a proceselor de salarizare și a altor sarcini administrative fără documente excesive. Stocați și accesați profilurile angajaților și alte documente relevante într-o singură bază de date, urmăriți starea candidaților, eficientizați procesele de recrutare și multe altele.
• Documate este o aplicație de asamblare a documentelor fără cod, dezvoltată de avocați și ingineri pentru a ajuta la crearea de formulare web și chestionare personalizate. Generați șabloane personalizate în mai multe formate de ieșire, adăugați semnături digitale și simplificați-vă administrarea de la distanță.

Aplicații excelente pentru automatizarea asistenței pentru clienți

• HelpDesk este o abordare minimalistă a gestionării biletelor clienților. Convertiți e-mailurile clienților direct în bilete, creați răspunsuri predefinite pentru întrebările recurente, configurați atribuirea automată a biletelor și primiți notificări automate de fiecare dată când sosește un nou bilet.
• TeamSupport este o suită de asistență pentru clienți menită să ajute la implementarea fluxurilor de lucru avansate de asistență în industria software-ului B2B. Stabiliți portaluri de autoservire pentru clienți care funcționează 24/7, automatizează gestionarea biletelor, colaborează cu alte departamente pentru a ajuta la îmbunătățirea experienței clienților și discută cu alți agenți de asistență direct din aplicație.
• Freshdesk este un software de asistență pentru clienți pentru clasificarea, prioritizarea și atribuirea biletelor de asistență. Urmăriți și gestionați toate tichetele de asistență ale echipei dvs. dintr-o singură căsuță de e-mail, creați și trimiteți răspunsuri preformatate la întrebări recurente și automatizați procesul de gestionare a tichetelor cu câteva clicuri prin automatizarea scenariilor.
• HubSpot Service Hub este un sistem de asistență pentru clienți axat pe îmbunătățirea asistenței clienților prin extragerea de informații din feedback-ul clienților. Automatizați biletele și sondajele legate de procesele de vânzări și marketing ale companiei dvs., colectați sondaje automate despre experiența de asistență a clienților și apoi urmăriți automat clienții nemulțumiți.

Încheiere: atunci când aveți îndoieli, apelați la experți în management de la distanță

Pentru a conduce și gestiona afacerea dvs. de la distanță, va trebui să identificați provocările care vin odată cu conceptul de management al afacerii de la distanță și să vă gândiți care vă pot afecta cel mai mult echipa și afacerea.

Chiar dacă pare că nu există o soluție viabilă pentru provocările pe care le întâmpinați în timp ce conduceți o echipă de la distanță, asigurați-vă că mulți profesioniști se confruntă cu probleme similare de lucru la distanță. O privire mai atentă la experiențele lor vă poate ajuta să vă puneți în perspectivă propriile preocupări legate de managementul de la distanță.

Pe lângă sfaturile experților, încercați să utilizați aplicațiile și instrumentele special concepute pentru a vă ajuta să vă eficientizați și să vă automatizați operațiunile de afaceri.

În acest fel, veți fi pregătit pentru orice provocări pe care vi le aruncă munca la distanță.

️ A trecut recent echipa ta la lucru de la distanță? Poate că ați gestionat o echipă la distanță de ceva vreme. Cu ce ​​provocări te-ai confruntat de când ți-ai schimbat mediul de lucru? Spune-ne la [email protected] și s-ar putea să includem experiența ta într-unul dintre articolele noastre viitoare. Și, dacă ți-a plăcut această postare pe blog, împărtășește-o cu cineva despre care crezi că ar fi util.