Cum să scrieți un e-mail de memento blând? (Pași și exemple)
Publicat: 2023-05-05Indiferent de domeniul profesiei în care vă aflați, totul se îndreaptă către digitalizare în lumea globalizată rapidă de astăzi.
Ați putea fi în orice afacere dacă implică marketing prin e-mail într-o formă sau alta, trebuie doar să știți că mementourile sunt ceva pe care va trebui să aveți în vedere și să lucrați.
Un e-mail de memento conduce în mod eficient subiectul înapoi unde doriți să ajungă, vă va ajuta să navigați în conversații într-o direcție specifică, să creșteți angajamentele și interacțiunile cu consumatorii și vă va ajuta să construiți relații de afaceri durabile.
Deși conceptul unui e-mail de memento blând pare destul de simplu, trebuie să fie bine planificat. Prin aceasta, vrem să spunem că trebuie să fie bine gândit în ceea ce privește modul în care este scris, tonul, alegerea cuvintelor etc. Micile detalii merg mult pentru că, la sfârșitul zilei, un e-mail de memento. își propune să convingă cititorii.
Continuați să citiți acest blog pentru a afla tot ce trebuie să știți despre crearea unui e-mail de memento blând. Am pregătit cele mai bune sfaturi pentru a vă ajuta să vă îmbunătățiți e-mailurile de memento.
Ce este un e-mail de memento și când ar trebui să scrieți unul?
Un e-mail de memento este un e-mail prietenos pe care îl trimiteți cuiva pentru a solicita să ia măsuri. Sunt e-mailuri care transmit mesaje care ajung la un anumit punct, dar nu creează dureri. Ele sunt prin natura lor profesioniste si eficiente, dar in acelasi timp sunt prietenoase si blande.
Iată un exemplu simplu, astfel încât să fie și mai clar pentru tine – dacă un client de-al tău a ratat un termen limită pentru a efectua o plată, e-mailul pe care îl trimiți pentru a-i reaminti cu blândețe și poate chiar să întrebi când te poți aștepta la o plată este ceea ce se numește un memento. e-mail.
Trimiterea unui e-mail de memento are două scopuri principale - primul este acela că este o modalitate de a determina clienții să răspundă mai rapid într-o manieră politicoasă, iar al doilea este că ajută la restabilirea unei linii de comunicare care vă permite dvs. și oamenii. care primesc e-mailul să rămână pe aceeași pagină.
Există multe situații în care este necesar un e-mail de memento blând, cum ar fi cazurile în care ar trebui să aibă loc un eveniment important sau când ceva ar fi trebuit să se întâmple și nu sa întâmplat. Am enumerat câteva scenarii cheie în care trebuie trimis un e-mail de memento.
1. Evenimente importante viitoare
Există doar câteva evenimente pe care nu vă puteți asuma riscul ca oamenii să le uite . Prin urmare, este necesară trimiterea unui e-mail de memento.
2. Întârzierea plăților
Aceasta este o idee deloc. Atunci când termenele limită de plată nu sunt respectate, trimiterea unui memento blând este o necesitate.
3. Termenele de lucru ratate
Fiecare afacere funcționează cu constrângeri de timp. Este necesar să le reamintim angajaților într-o manieră politicoasă termenele limită de lucru ratate.
4. Angajamente în așteptare
Indiferent dacă este vorba despre interviuri de angajare sau cereri de angajare în așteptare , trebuie să trimiteți un e-mail blând de memento în aceste scenarii.
5. Întreruperea comunicării
Cu programele încărcate ale tuturor, este ușor să promiți că faci ceva și să uiți să faci. Cred că toți am fost vinovați de asta. Prin urmare, trimiterea unui e-mail blând de memento pentru a restabili contactul este o mișcare bună din partea ta.
Acum că știți puțin despre e-mailurile de memento, să ne uităm la momentul potrivit pentru a trimite unul!
Care este momentul potrivit pentru a trimite un e-mail blând de memento?
Determinarea momentului potrivit pentru a trimite un e-mail de memento poate fi dificilă. Nu vrei să-l trimiți prea devreme pentru că nu vrei să riști să devină arogant. De asemenea, depinde foarte mult de ceea ce trimiteți e-mailuri. Este un prieten personal? Este vorba despre un eveniment important? Sau poate un termen limită de lucru ratat? Ar putea fi un interviu de angajare inapoi? Natura subiectului va determina intervalul de timp.
De exemplu, dacă un termen limită de lucru este ratat, puteți trimite un e-mail de memento într-o zi lucrătoare. Un scenariu similar ar fi dacă un termen limită de plată a fost ratat, trimiterea unui e-mail de reamintire la o zi lucrătoare după data scadenței este adecvată. Dacă tot amânați, atunci persoana/persoanele pot uita în cele din urmă de asta. Și atunci va fi mai dificil să restabiliți comunicarea după o perioadă prelungită.
Cu toate acestea, dacă intenționați să urmăriți ceva fără o dată specifică atribuită, este amabil să așteptați puțin mai mult – poate chiar o săptămână. Mai ales în cazurile în care a fost o favoare, trimiterea unui e-mail de memento prea devreme dă o impresie proastă.
În cazul e-mailurilor de urmărire pentru interviurile de angajare, trebuie să țineți cont de faptul că procesul de angajare pentru orice companie nu poate fi realizat rapid. În loc să vă grăbiți să trimiteți un e-mail blând de memento din partea dvs., dacă puteți aștepta cel puțin o săptămână sau două (de preferință 10-14 zile), acesta arată calitatea răbdării părții dvs., precum și respectul pentru timpul și autoritatea potențialului dvs. angajator. .
Dacă este pentru un eveniment (de serviciu sau personal), un memento blând cu 2 zile lucrătoare înainte îi oferă receptorului suficient timp pentru a se pregăti fizic și mental pentru eveniment.
Rezultatul din toate aceste exemple pe care le-am explicat este de a vă oferi o idee despre un interval de timp adecvat, în funcție de natura e-mailului.
Deoarece acum știți momentul potrivit pentru a trimite un memento prin e-mail, să vedem cum să scrieți unul! Nu poate exista un e-mail de memento blând „perfect”, dar iată câteva sfaturi de care trebuie să ții cont atunci când îl redactezi.
Cum să scrieți un e-mail de memento blând?
1. Linia de subiect adecvată
Acesta va fi primul lucru pe care îl vede un destinatar înainte de a vă deschide e-mailul de memento. Deci, alegerea unui subiect adecvat are greutate. Adăugarea unui subiect îi asigură pe oricine vă primește e-mailul că nu sunteți un spammer. Mai ales dacă este vorba de un intervievator de angajare sau chiar de un furnizor care nu te cunoaște bine și poate să nu aibă neapărat informațiile tale de contact.
Dacă e-mailul dvs. de memento este despre ceva urgent, cum ar fi un termen limită de lucru ratat sau o plată ratată, atunci liniile de subiect precum – „ Acțiune necesară ” sau „ Este necesar un răspuns ” captează atenția și convinge oamenii să deschidă e-mailul de memento. Dacă este vorba despre reamintirea cuiva despre o favoare pe care a promis că o va face, o expresie precum „Follow Up” este politicoasă.
2. Salutați-vă Destinatarul
Un e-mail blând de memento ar trebui să înceapă întotdeauna prin a vă saluta destinatarul. Sări direct în memento este nepoliticos și poate fi dezamăgitor pentru cititor. Salutarea destinatarului dă instantaneu e-mailului de memento o atmosferă prietenoasă și dă tonul pentru restul e-mailului.
Deși să decizi cum să-ți saluti destinatarul poate fi dificil, nu trebuie să te stresezi din cauza asta. Dacă subiectul este legat de muncă, atunci standardul „Mr. sau „Doamna”. este profesionist; dacă este un subiect mai personal, pot fi folosite salutări precum „Dragă”. Pentru a seta un ton obișnuit, puteți folosi și salutări precum „Salut” sau „Bună ziua”.
3. Începeți cu un mesaj prietenos
După saluturile inițiale, ar trebui să începeți întotdeauna e-mailul de memento blând cu un mesaj prietenos. Nu ieși în afara subiectului; cel mai bine este să fii specific și să faci referire la ceva legat de destinatar. De exemplu – „Sper ca totul să meargă bine cu munca” sau „Felicitări pentru succesul recent al dvs....”.
Dacă destinatarul a făcut ceva frumos pentru dvs. sau a promis că va face o favoare, puteți începe e-mailul de memento prin a-i mulțumi. Un exemplu în acest sens ar fi – „Vă mulțumesc foarte mult pentru contribuție...” sau „Mulțumesc pentru propunerea dvs. pe…”. Dacă nu știți cui îi trimiteți e-mailul de memento, atunci este bine să jucați în siguranță și să salutați cu „Sper că aveți o zi/săptămână bună”.
4. Evitați utilizarea limbajului blaming
Fii atent la felul în care scrii și încearcă să nu folosești cuvinte acuzatoare sau orice altceva care să sugereze că cealaltă persoană este de vină. Cel mai bine este să evitați să utilizați declarații literale precum „Ați întârziat la plata…” sau „Ați ratat termenul limită…”, în schimb să optați pentru afirmații „Am dori să vă reamintim să vă reamintim să ….”. Acest lucru vă permite să vă transmiteți mesajul și să nu dați vina în totalitate pe destinatar.
5. Fă-l specific
După ce ați furnizat un subiect adecvat și ați terminat salutările, este mai bine să nu vă plimbați prea mult prin tufiș. Indiferent de natura conținutului, nimeni nu are timpul sau răbdarea să citească e-mailuri lungi și elaborate. Așadar, ar trebui să ajungi la subiect fără a fi direct.
Scopul final al unui e-mail de memento este de a solicita o acțiune ulterioară. Prin urmare, trebuie să precizați clar că necesită acțiuni ulterioare.
Puteți face acest lucru și menține un ton prietenos folosind afirmații precum – „Aș aprecia dacă ai putea...” sau „Te rog să-mi spui când mă pot aștepta...”.
6. Încurajează comunicarea ulterioară
E-mailul dvs. de memento ar trebui să încurajeze comunicarea ulterioară. După transmiterea mesajului necesar, ar trebui să includeți o linie sau două care deschide o linie de comunicare.
Un exemplu ar fi să folosiți afirmații precum „Nu ezitați să contactați dacă aveți întrebări...” sau „Aștept cu nerăbdare să aud de la tine...”. Declarații ca acestea creează fundația pentru stabilirea unor relații cordiale și deschid canale pentru comunicare ulterioară.
7. Încheiere
Ultimul sfat este să nu uitați să încheiați e-mailul de memento prin deconectarea corectă. Câteva cuvinte de semnare adecvate sunt: Cu respect, Cu stima, Cu stimă etc.
După aceasta, îl închei cu numele tău complet sau, dacă destinatarul este un prieten personal, îl poți încheia doar cu prenumele tău. De asemenea, ar trebui să rețineți că, înainte de a încheia, ar trebui adăugată o propoziție de încheiere bună de tipul „Vă mulțumesc pentru prioritizarea acestui e-mail...” sau „Aștept cu nerăbdare să aud de la dvs.…” înainte de a vă deconecta.
Acum știți cum să redactați un e-mail de memento blând, dar am dori totuși să vă arătăm câteva exemple pentru a vă ajuta să înțelegeți cum funcționează! Aruncă o privire!
Exemple de e-mailuri de memento
Iată trei exemple de e-mailuri de memento pe care le-am pregătit pentru tine:
1. E-mail de memento de plată blând
Subiect: Expeditor: factură (76543) Plată restante
doamna Lena,
Sper că aveți o săptămână frumoasă.
Acesta este o reamintire blândă că încă nu am primit de la dvs. o plată de 200 USD pentru factura noastră (76543) datorată pentru plată pe 15 noiembrie 2022.
Această factură este acum întârziată și devine destul de problematică pentru noi. Dacă ați putea, vă rugăm să ne anunțați când se poate efectua plata din partea dvs., va fi foarte apreciat deoarece aceasta este o problemă destul de urgentă.
Salutări,
Ashley Miles
2. E-mail de memento al evenimentului
Draga Susan,
Acesta este un e-mail de memento blând pentru viitorul eveniment de lansare a produsului companiei, pe 3 decembrie 2022, la ora 10:00. Aștept cu nerăbdare să te văd acolo. Vă rugăm să nu ezitați să contactați și să adresați orice întrebări legate de eveniment.
Salutări calde,
Anne Tucker
3. Memento de interviu
Buna ziua,
Acesta este un memento amabil al interviului dvs. programat cu compania pe 5 decembrie 2022 la Avery Building (Etaj 3, Camera 3B).
Așteptăm cu nerăbdare să discutăm și să testăm expertiza dvs. și să evaluăm dacă veți fi potrivit pentru compania noastră.
Vă rugăm să ne informați dacă aveți întrebări. Vă mulțumesc anticipat pentru timpul acordat. Așteptăm cu nerăbdare să vorbim cu tine în curând!
Cu sinceritate,
Jaden Locke
Avery Records
Înainte de a pleca, am dori să vă prezentăm un instrument care vă permite să creați e-mailuri interactive profesionale frumoase în câteva minute! Citiți mai departe pentru a afla mai multe!
Elink: Instrumentul perfect pentru a crea e-mailuri de memento!
Elink.io este cea mai rapidă și mai ușoară modalitate de a crea și de a trimite e-mailuri cu aspect frumos și receptiv în câteva minute! Are buget redus, ușor de utilizat și vine cu toate funcțiile de care aveți nevoie pentru a crea și a partaja e-mailuri de memento uimitoare pe care oamenii doresc să le facă clic.
Platforma are o colecție imensă de șabloane complet receptive! Puteți alege un șablon, puteți adăuga linkuri către conținutul pe care trebuie să-l partajați, iar elink va crea imediat un e-mail de afaceri uimitor, complet receptiv și interactiv!
Cea mai bună parte a acestor șabloane este că le puteți personaliza așa cum doriți. Aceasta înseamnă că puteți adăuga imaginile, textul, listele cu marcatori, listele numerotate, butoanele, pictogramele sociale și separatoarele la antetul și subsolul e-mailului de memento.
Amintiți-vă cu ușurință publicului dvs. cu ajutorul e-mail-urilor frumos create prin elink!
Învelire
Un e-mail de memento grozav este atât eficient, cât și de impact. Îndeplinește scopul propus și face acest lucru într-o manieră bună.
E-mailurile de memento ajută la reamintirea informațiilor utile și încurajează conștientizarea destinatarilor cu privire la apropierea termenelor limită și a evenimentelor, menținând totodată relații de prietenie.
Acum că cunoașteți dezavantajele creării unui e-mail de memento blând, tot ce mai rămâne este să începeți să redactați. Cu elink, alături de tine, munca ta a devenit mult mai ușoară! E-mail fericit, oameni buni!
Lecturi suplimentare:
10 cele mai bune practici pentru preheader de e-mail pentru a crește ratele de deschidere!
Ce sunt șabloanele de buletine informative editabile și unde să le găsești?
9 cele mai bune programe de buletine informative prin e-mail despre care ar trebui să știți în 2023
7 tipuri de e-mailuri pe care trebuie să le trimiteți clienților dvs.!