Cum să înregistrați apelurile de vânzări: ce trebuie să știe liderii de echipă

Fiecare apel de vânzări este o oportunitate - o șansă de a învăța sau de a crește veniturile.

Apelurile de vânzări sunt pline de feedback, momente cheie de entuziasm și informații pentru echipa dvs. de vânzări. Aceste informații intră în mintea unui vânzător și sunt rapid uitate sau dispar pe note lipicioase.

Dacă instrumentele dvs. de vânzări nu vă ajută, de asemenea, să înregistrați apelurile de vânzări, riscați să pierdeți aceste informații utile și să pierdeți cota din acest trimestru.

În calitate de lider de vânzări, trebuie să salvați înregistrările apelurilor pentru a vă actualiza și îmbunătăți mișcările de introducere pe piață.

Citiți mai departe pentru a descoperi metode simple de a înregistra interacțiunile de vânzări, cele mai bune practici și funcții utile ale centrului de apel pentru a crește veniturile.

5 moduri de a înregistra apelurile de vânzări

Sistemele de telefonie cloud oferă caracteristici de înregistrare a apelurilor care vă permit să alegeți modalități potrivite pentru diferite cazuri de utilizare. Faceți o scufundare profundă pentru a înțelege mai multe despre când să le folosiți.

1. Înregistrare automată a apelurilor

Funcția de înregistrare automată a apelurilor permite membrilor echipei de vânzări să înregistreze toate apelurile fără intervenție manuală. Acestea pot fi apeluri la rece, urmăriri, demonstrații sau conversații de afaceri critice.

Când înregistrați automat fiecare apel, reprezentanții de vânzări pot:

• Redați din nou și ascultați detaliile importante împărtășite la apel.
• Captați contextul din conversații în care accentul prospectului este neclar.
• Evitați să cereți clienților potențiali să repete aceleași informații în apelurile ulterioare.

Aceste înregistrări devin ulterior utile pentru instruire, integrarea directorilor de conturi noi și asigurarea calității. Aceștia ajută la conformitatea legală pentru servicii financiare, asistență medicală și afaceri de telecomunicații.

Ce face ca aceste înregistrări să fie automate? Puteți activa opțiunea din sistemul dvs. de telefonie cloud . Fără semnale sonore, fire sau casete. Conectați-vă pur și simplu și puteți asculta apelurile oricând.

2. Înregistrare apel la cerere

Oamenii de vânzări pot începe și opri înregistrarea anumitor părți ale conversației.

Puteți respecta confidențialitatea clienților dvs. și puteți respecta cerințele legale legate de discuțiile cheie. Când este pornit, ambele părți vor auzi un mesaj precum „Înregistrare în curs”.

Sistemele telefonice vă permit să personalizați aceste mesaje după alegerea dvs. O opțiune ușoară este să menționați în fluxurile de apeluri că apelurile pot fi înregistrate în scopuri de calitate și instruire.

Oamenii de vânzări sunt mai bine pregătiți pentru a înregistra conversații de valoare, mai degrabă decât totul. Când te întorci pentru reluări, este mai puțin dezordine. Puteți sări imediat în miez, mai degrabă decât să aluneci prin conversații pentru a găsi ceea ce aveți nevoie.

3. Înregistrare inițiată de supraveghetor

Liderii de vânzări folosesc înregistrarea inițiată de supervizor pentru a monitoriza apelurile de vânzări de la distanță și pentru a oferi feedback.

Adesea, aceste înregistrări nu anunță dacă un apel este înregistrat, evitând orice speculație a clienților. Din acest motiv, profesioniștii o numesc uneori înregistrare selectivă silentioasă.

Iată câteva situații în care înregistrările inițiate de supervizor ajută:

• Monitorizarea performanței unei echipe și ajutarea acestora să se îmbunătățească.
• Recunoașterea și aprecierea agenților de vânzări care urmează cele mai bune practici privind apelurile.
• Revizuirea discuțiilor dificile pentru a le aborda prin suport interfuncțional.

4. Înregistrare apel conferință

Înregistrează vocile mai multor persoane la un apel conferință.

Organizațiile mari folosesc înregistrarea apelurilor în conferință pentru a menține înregistrări ale priorităților și actualizărilor diferitelor verticale. Este ca o întâlnire standup la scară largă, în care șefii de departamente raportează.

Companiile îl folosesc din diverse alte motive, inclusiv următoarele:

• Captarea detaliilor prin discuții de grup sau sesiuni de brainstorming.
• Păstrarea evidenței reuniunilor interdepartamentale.
• Oferirea accesului la înregistrare tuturor participanților după apel, astfel încât aceștia să fie pe aceeași pagină.

5. Înregistrare video întâlnire

Oamenii de vânzări folosesc înregistrarea video întâlnirilor în industriile în care prezentările vizuale sau demonstrațiile sunt cheia pentru succesul vânzărilor. Companiile Software as a Service se bazează pe acesta pentru a revizui sentimentele potențialilor clienți după apel.

Afacerile își văd beneficiile în mai multe domenii:

• Optimizarea mișcării lor de vânzări pentru anumite cazuri de utilizare.
• Examinarea durerilor reale ale clienților potențiali și implicarea acestora cu garanții de marketing relevante.
• Colectarea feedback-ului clienților potențiali despre ceea ce se așteaptă de la produsul sau serviciul dvs.

Cele mai bune practici pentru înregistrarea apelurilor de vânzări

Acum că știți cum să alegeți o metodă de înregistrare a apelurilor, aveți nevoie de câteva bune practici pentru a o configura pentru succes. Mai jos sunt câteva practici pe care le puteți urma atunci când înregistrați apelurile de vânzări.

Rămâneți în conformitate

Parcurgeți legile locale, statale și federale legate de conversațiile înregistrate. Multe legi obligă să obțineți consimțământul ambelor părți înainte de a începe înregistrarea.

Aceste legi variază de la stat la stat. Unele necesită consimțământul unei părți, în timp ce altele au nevoie de consimțământul tuturor părților. Verificați ce se aplică afacerii dvs.

️ Automatizați notificările de înregistrare

Oamenii de vânzări pot întreba verbal potențialii și clienții dacă pot înregistra apelul. Cu toate acestea, nu face parte din conversația de bază. Potențialii cumpărători au încredere în tine cu timpul lor. Și ar trebui să poți împărtăși rapid cum poți ajuta fără să te întorci.

Sistemele VoIP pot notifica automat clienții la începutul apelului, astfel încât să îi puteți conduce imediat în discuția principală.

️ Precizați scopul

Este important să precizați și să respectați scopul înregistrării. Spuneți părților de ce înregistrați conversația și respectați promisiunea.

Fie că este vorba de instruire, documentație juridică sau asigurare a calității, adăugați-o la notificarea de înregistrare sau declarați-o verbal dacă nu o puteți atașa.

Păstrați înregistrările în siguranță

Protejați datele clienților ca pe ale dvs. Protejați înregistrarea și transcrierea apelurilor împotriva amenințărilor de securitate care afectează confidențialitatea. Puteți adopta controale de acces bazate pe roluri pentru a vă asigura că numai persoanele sau sistemele autorizate pot accesa conversațiile de vânzări.

Software-ul de gestionare a identității și a accesului vă va permite să configurați aceste măsuri de securitate, păstrând înregistrările în siguranță de amenințările interne sau externe.

Examinați apelurile înregistrate

Înregistrările apelurilor oferă echipei tale informații despre conversații care își pot împinge valorile de performanță în vânzări la următorul nivel. Puteți vedea de ce un anumit cont s-a transformat într-o afacere sau a renunțat. Acest feedback vă permite să instruiți oamenii și să oferiți sfaturi de vânzări pentru a se îmbunătăți.

Revizuirea regulată a acestor înregistrări menține un flux consistent de oportunități pentru echipele dvs. de vânzări, marketing și produse și pentru alte funcții de afaceri. Marketingul primește un indiciu despre activele pe care le pot crea, iar echipele de produse primesc feedback real al clienților pentru a-și imagina viitoarele sprinturi.

Respectați preferințele clienților

Dacă un client nu dorește să fie înregistrat, nu înregistrați. Dar aveți un proces pentru a gestiona obiecțiile, astfel încât fluxurile dvs. de lucru normale să nu creeze un obstacol care îi împiedică pe clienți să aibă cea mai bună experiență posibilă.

Coaching-ul în vânzări vă ajută echipa să navigheze în aceste situații, amplificându-le performanța generală.

Alternative la înregistrarea apelurilor

Există mai multe alternative la înregistrarea apelurilor telefonice. Pe baza cazului dvs. de utilizare, puteți decide ce se potrivește cu situația dată.

1) Monitorizarea apelurilor în direct

Supraveghetorii pot asculta apelurile de intrare sau de ieșire cu monitorizarea apelurilor. Vânzătorii și clienții pot fi conștienți sau nu de acest lucru. Liderii de vânzări folosesc această caracteristică pentru asigurarea calității în timp real. Motivează reprezentanții de vânzări să urmeze cele mai bune practici de vânzări.

Dacă apelurile merg în lateral, puteți oferi îndrumări în timp real pentru a menține calitatea apelurilor conform standardelor companiei.

Iată câteva beneficii notabile ale monitorizării apelurilor live:

• Îmbunătățește comunicarea cu clienții: Managerii ascultă apelurile și oferă feedback imediat, încurajându-și echipele să se potrivească cu standardele de calitate stabilite și motivând agenții să performeze cât mai bine.
• Reduce costurile periodice de formare: pe măsură ce angajații învață la locul de muncă, costurile de formare sunt reduse.
• Dezvăluie probleme în timp real: monitorizarea apelurilor descoperă probleme care îi împiedică pe agenții de vânzări să-și implice în mod eficient potențialii lor. Un manager de vânzări poate oferi îndrumări sau intervenții în timp util, dacă este necesar, folosind Barge-in.

2) Barge-in

Funcționalitatea Barge-in permite managerilor de vânzări să se alăture unui apel. Ei pot vorbi cu toate părțile implicate în discuție pentru a ajuta la o vânzare complicată. Când un apel nu decurge conform planului, îl puteți corecta printr-o intervenție.

Mai jos sunt câteva dintre beneficiile sale notabile:

• Oferă feedback direct: obține feedback cu privire la calitatea serviciilor și satisfacția generală cu asistența vânzătorului.
• Crește încrederea prin colaborare: agenții de vânzări sunt asigurați că vor avea ajutor atunci când au nevoie. Barge-in vă permite să colaborați cu ei în calitate de lider, arătând că vă pasă de numere, dar că sunteți dispuși să participați și să navigați în situații dificile cu ei.
• Accelerează procesul de vânzări: dacă agenții de vânzări au nevoie de sprijin de la ingineri cu privire la o anumită personalizare, îi pot adăuga la același apel pentru a oferi sugestii. Acest lucru reduce înainte și înapoi și accelerează procesul.

3) Sondajele post-apel

Într-un sondaj post-apel, clienții primesc un apel de la o companie imediat după ce vorbesc cu reprezentantul lor de vânzări.

Ei ridică și aud: „Mulțumesc că ai vorbit cu XYZ. Cât de mulțumit ești de apelul pe o scară de la unu la cinci? Cinci fiind foarte mulțumiți.” Ei apasă pe un număr de pe telefon și oferă feedback.

Unele companii fac aceste sondaje la telefon, în timp ce altele trimit un mesaj text cu un link pentru a trimite feedback.

Un sondaj post-apel oferă multe beneficii pentru companiile care îl implementează, inclusiv:

• Crește încrederea clienților: le arată clienților că opiniile lor sunt apreciate și luate în considerare.
• Ajută la formarea angajaților: Feedback-ul ajută la îmbunătățirea programelor de formare.
• Se configurează rapid și ușor: un sondaj post-apel este de obicei ușor de implementat și executat.

4) Reapeluri ale managerului de vânzări

Acestea sunt urmăriri făcute de un manager de vânzări către client după o interacțiune de vânzări. Le puteți efectua pentru a înțelege experiența clientului și pentru a rezolva probleme sau preocupări neabordate.

Mai multe beneficii vin cu apelurile înapoi ale managerului de vânzări, inclusiv:

• Crește satisfacția clienților: cumpărătorii văd că le prețuiești punctele dureroase și feedback-ul atunci când stabilești un nivel suplimentar de asigurare și supraveghere a calității.
• Demonstrează responsabilitate: Demonstrați că compania dvs. își asumă responsabilitatea pentru rezolvarea problemelor dacă un agent de vânzări nu le poate gestiona eficient.
• Crește oportunitățile de vânzări: Managerii pot identifica și acționa asupra oportunităților de vânzare suplimentare în timpul acestor apeluri.

Centrele de contact simplifică înregistrarea apelurilor pentru echipele de vânzări

Centrele de contact bazate pe cloud aduc scalabilitatea și flexibilitatea cloud organizațiilor de vânzări, permițându-vă să efectuați, să înregistrați, să înregistrați și să analizați apelurile telefonice la scară. Iată o scurtă prezentare generală pentru a vă pune la curent cu centrele de contact cloud.

Crește eficiența

Sistemele telefonice VoIP vă permit să înregistrați apelurile și să le salvați pentru un acces ușor atunci când este necesar. Puteți evita bătălia de a alerga după note sau de a găsi fragmentele de conversație pe care le-ați trimis managerului dvs.

Îți oferă contextul pe care îl dorești în momentul pe care îl alegi. Dar, bineînțeles, doar dacă aveți permisiunea de a accesa înregistrările.

Iată cum crește eficiența:

• Se adaptează rapid: echipele în expansiune se confruntă cu volumele de apeluri fluctuante. Sistemele VoIP se pot scala cu ușurință în sus și în jos, în funcție de nevoile lor, fără nicio ridicare grea pentru a construi infrastructura fizică.
• Îmbunătățește pregătirea: vă ajută să pregătiți reprezentanți de vânzări cu exemple reale, permițându-i să accelereze rapid și să se îndrepte în rolurile lor.
• Face luarea deciziilor bazată pe date: există mai puține șanse de reiterări asupra procesului dvs. de vânzări atunci când îl configurați cu ceea ce funcționează cel mai bine pentru clienți.
• Se conectează cu ușurință la sistemele de afaceri existente: sistemele telefonice VoIP, cum ar fi Nextiva, oferă integrări pentru a vă conecta cu CRM-urile dvs. existente și alte sisteme.

Oferă experiențe mai bune clienților

Sistemele VoIP vă permit să asociați înregistrarea apelurilor cu alte alternative și complemente, cum ar fi monitorizarea apelurilor în direct sau anchetele post-apel. Acest lucru îmbunătățește experiența clienților , deoarece puteți oferi asistență în timp real și puteți implementa feedback-ul clienților pe măsură ce vine.

Acești factori joacă un rol esențial în îmbunătățirea experienței clienților:

• Optimizați tacticile de vânzare: puteți personaliza strategiile de vânzări pe baza feedback-ului clienților pentru a răspunde mai bine nevoilor acestora.
• Rezolvați problemele mai rapid: înregistrarea apelurilor VoIP vă oferă context în jurul problemei, permițând echipelor de asistență să intervină și să o rezolve.
• Păstrați consecvența calității comunicării: înregistrările apelurilor îi ajută pe manageri să își antreneze întreaga echipă. Permite tuturor să gestioneze situațiile în același mod.

Reduce cheltuielile și mărește securitatea

Cu un sistem telefonic VoIP care înregistrează apeluri, nu investiți semnificativ pentru a configura o infrastructură fizică. Reduce cheltuielile inițiale pentru adoptarea sistemelor tradiționale.

În plus, securitatea VoIP impune strict criptarea apelurilor și alte măsuri pentru a se asigura că comunicațiile de afaceri sunt sigure și securizate împotriva amenințărilor.

Iată câteva alte beneficii care constituie un argument puternic pentru sistemele telefonice VoIP:

• Actualizări automate: furnizorii de soluții VoIP se ocupă de actualizări și corecţionează sistemul pentru a proteja împotriva vulnerabilităţilor.
• Reduce cheltuielile de întreținere: Costurile de întreținere scad deoarece nu adăugați linii noi pe măsură ce scalați.
• Menține fiabilitatea și securitatea datelor: sistemele telefonice VoIP precum Nextiva oferă un timp de funcționare de 99,999%, menținând telefoanele dvs. operaționale 24/7/365. Acești furnizori de soluții efectuează teste de penetrare riguroase pentru a localiza vulnerabilitățile și pentru a adopta strategii de atenuare a fraudei.

Oferă acoperire globală

Serviciile VoIP bazate pe cloud oferă companiilor o acoperire globală. Puteți efectua apeluri prin internet către oricine, oriunde, fără costuri mari. De asemenea, clienții din străinătate vă pot suna la tarifele locale, făcând afacerea dvs. mai accesibilă la nivel global.

Iată câteva motive pentru a lua în considerare VoIP dacă operați la nivel internațional:

• Reduce cheltuielile cu apelurile: Cu VoIP, apelurile internaționale au loc prin internet și puteți salva cu ușurință înregistrările. Nu vă solicită să plătiți taxe de apelare internațională.
• Deschide o piață globală: apelurile sau înregistrarea nu ar trebui să vă restricționeze la piața locală. Utilizați funcțiile VoIP pentru a efectua apeluri internaționale și pentru a atrage clienți la nivel global.

Înregistrarea simplificată cu Nextiva

Instrumentele de înregistrare a apelurilor de vânzări oferă cunoștințele de care aveți nevoie pentru a încheia mai multe oferte. În timp ce apelați clienți potențiali pe telefon sau găzduiți o demonstrație video, utilizați înregistrările apelurilor pentru a perfecționa fluxurile de lucru de vânzări cu informații valoroase.

Centrul de apeluri din cloud al Nextiva înregistrează astfel de apeluri de vânzări. Ea face analiza simplă și eficientizează gestionarea performanței vânzărilor. A parcurge un traseu prin cloud este mai ieftin, mai sigur și, cel mai important, mai adaptabil la nevoile echipei tale.

Vine cu fiabilitate și securitate la nivel de întreprindere, împreună cu o flexibilitate amplă pentru a gestiona apelurile de la NextivaONE .