5 moduri diferite de a spune și de a înregistra timpul

De la baza pe soare și stele, prin folosirea apei, până la inventarea unui ceas atomic. Oamenii au fost întotdeauna fascinați de timp și au căutat modalități mai eficiente de a spune și înregistra timpul. Mi-am urmărit sarcinile standard de lucru folosind câteva instrumente diferite și am găsit câteva lucruri interesante, precum și argumente pro și contra pentru fiecare pe parcurs.

Dispozitive de urmărire a timpului prin istorie

În zilele noastre, suntem norocoși să avem metode destul de precise de a spune și de a înregistra timpul. Dar, nu a fost întotdeauna așa.

Oamenii au experimentat numeroase moduri de monitorizare a timpului, profitând de:

• mișcarea soarelui și a stelelor, cu dispozitive precum ceasurile solare, obeliscuri, merkhets (ceasuri cu stele) și tunuri la amiază;
• curgerea apei, cu ceasuri cu apa;
• tămâie și foc, cu ceasuri de tămâie;
• mișcarea nisipului, cu clepsidre (ceasuri de nisip);
• arderea uleiului și a lumânărilor, cu ceasuri cu lampă cu ulei și lumânări;
• mișcarea în zig-zag a mingii, cu ceasuri Congreve;
• mecanismul oscilant care indică mișcarea timpului, cu ceasuri mecanice;
• mișcarea unei greutăți oscilante (pendul), cu ceasuri cu pendul.

În acest moment, unele dintre aceste instrumente de urmărire a timpului există doar în muzee, cum ar fi ceasul cu tămâie. Cu toate acestea, alte dispozitive, cum ar fi un ceas cu nisip, mai pot fi găsite în multe gospodării. De aceea, vom demonstra cum să măsurați timpul cu o clepsidră, dar și cu câteva instrumente suplimentare de urmărire a timpului.

Cum să înregistrezi timpul folosind diferite dispozitive de urmărire a timpului?

Pentru a vă arăta cum puteți utiliza diverse dispozitive de urmărire a timpului pentru a vă înregistra activitățile zilnice, am încercat mai multe instrumente. Unele dintre acestea sunt dispozitive fizice, cum ar fi cronometrul de bucătărie Pomodoro, iar unele sunt aplicații de urmărire a timpului, cum ar fi Clockify.

Urmărirea timpului cu o clepsidră

Una dintre metodele pe care le-am folosit este măsurarea timpului cu o clepsidră sau un ceas de nisip. Aceste instrumente de urmărire a timpului pot măsura atât perioade fixe de timp mai lungi, cât și mai scurte. Dar, cele mai comune tipuri sunt cele care durează fie unul, fie trei minute. În cazul meu, am folosit un ceas cu nisip de trei minute.

Acum, dacă optați pentru o clepsidră online, veți putea selecta intervalul de timp dorit. Deci, vă puteți planifica și ziua limitând timpul pentru fiecare sarcină. Aceasta este cunoscută sub numele de tehnica timeboxing, care constă în stabilirea de intervale de timp pentru fiecare activitate din timpul zilei.

Cu toate acestea, în acest articol, ne vom concentra pe o clepsidră fizică.

Cum să urmărești timpul cu o clepsidră?

Înainte de a începe să măsurați timpul cu o clepsidră, asigurați-vă că notați descrierile sarcinilor dvs. într-un caiet.

Deci, aceasta este sarcina pe care am urmărit-o folosind o clepsidră:

• Modificarea conturului unui blog.

Scopul este de a revizui schița și de a edita unele părți dacă este necesar. Această sarcină ar trebui să dureze 15 minute.

Dar, deoarece am putut urmări doar trei minute cu un ceas de nisip, am decis să analizez această temă de 15 minute în cinci secțiuni. Astfel, fiecare secțiune durează trei minute, așa că va trebui să editez fiecare secțiune a conturului unui blog în trei minute.

Apoi, începeți să vă cronometrați activitatea rotind o clepsidră. Ori de câte ori arunci o privire la un ceas de nisip, vei vedea cât timp ai rămas pentru a-ți termina sarcina. Nu uitați să răsturnați o clepsidră odată ce timpul expiră.

Avantaje și dezavantaje ale urmăririi timpului cu o clepsidră

Din experiența mea, urmărirea activităților zilnice cu un ceas de nisip mă face să conștientizez mișcarea timpului. Văd constant boabele de nisip căzând rapid și știu că este timpul să mă concentrez pe sarcini. Prin urmare, încerc întotdeauna să fiu atent la muncă.

Vorbind despre beneficiile utilizării unui ceas de nisip ca urmăritor de timp, iată ce am observat:

• Nu există notificări sonore și, prin urmare, nu există distrageri de sunet, așa că vă puteți concentra doar asupra sarcinilor dvs.
• În conformitate cu avantajul anterior, dacă nu auzi că timpul a trecut, uneori vei continua să lucrezi dacă simți o explozie de inspirație. Deși timpul a expirat, lucrul mai mult de câteva minute va avea efecte pozitive asupra sarcinilor tale și asupra rezultatelor generale. Această flexibilitate va fi deosebit de utilă pentru cei care lucrează în industriile creative.

De exemplu, în loc de 15 minute, mi-a luat aproximativ 20 de minute să schimb conturul blogului. Dar, datorită acestor cinci minute suplimentare pe care nu le-am planificat, am fost mulțumit de noua versiune a schiței blogului.

Pe de altă parte, acestea sunt dezavantajele utilizării unui ceas cu nisip ca urmăritor de timp:

• Dacă sunteți obosit, vă puteți distra cu ușurință uitându-vă la nisipul care cade încet, ceea ce vă va împiedica să finalizați sarcina.
• După cum am menționat mai devreme, nu există opțiuni pentru a adăuga numele sau descrierea sarcinii decât dacă vă amintiți să le scrieți într-un caiet.

Urmărirea timpului cu un cronometru

Acum, monitorizarea timpului cu un cronometru este o metodă simplă, care este utilă în special pentru sarcini repetitive. Acestea sunt sarcini precum răspunsul la e-mailuri, așteptarea aprobării managerului și participarea la întâlniri. Dacă doriți să aflați cât timp petreceți sarcinilor recurente, păstrați un cronometru în apropiere când începe următoarea întâlnire.

În plus, un cronometru este un instrument excelent pentru măsurarea timpului în timpul activităților personale, cum ar fi mersul la alergare sau la cumpărături.

Cum să urmăriți timpul cu un cronometru?

Nu veți avea nevoie de niciun echipament elegant. Telefonul dvs. mobil, ceasul sau chiar un ceas de fitness vor face trucul.

Înainte de a face clic pe butonul „Start”, nu uitați să notați numele sarcinii. De exemplu, am urmărit timpul de care aveam nevoie să parcurg toate e-mailurile la prima oră dimineața. Astfel, descrierea acestei sarcini este „Verificarea unei căsuțe de e-mail și răspunsul la e-mailuri”.

După ce ați terminat, opriți cronometrul și notați timpul necesar pentru a finaliza sarcina. În acest caz, am norocul că nu am multe e-mailuri pe zi, așa că am terminat această temă în 5 minute.

Avantaje și dezavantaje ale urmăririi timpului cu un cronometru

Înregistrarea timpului cu un cronometru se potrivește perfect pentru oricine îi place să mențină lucrurile cât mai simple posibil.

Deci, acestea sunt părțile pozitive ale utilizării unui cronometru:

• Simplu de utilizat și nu aveți nevoie de niciun echipament special.
• Fără distrageri vizuale sau sonore.

Cu toate acestea, există și câteva dezavantaje :

• Dacă sunteți întrerupt de un coleg sau de un membru al familiei, puteți uita cu ușurință să întrerupeți sau să opriți cronometrul.
• Nu există opțiuni pentru a adăuga descrierea/numele sarcinii la care ați lucrat; trebuie să-ți amintești să-l notezi singur.

Urmărirea timpului cu un cronometru Pomodoro

O altă metodă practică de înregistrare a timpului este utilizarea tehnicii Pomodoro. Această metodă constă în sesiuni de lucru de 25 de minute (Pomodoros), urmate de pauze de 5 minute între intervalele de lucru.

Acum, pentru a vă urmări sesiunile de lucru, ar trebui să utilizați fie o aplicație de cronometru Pomodoro, cum ar fi Clockify, fie cronometrul de bucătărie. Vom explica ambele moduri în secțiunea următoare.

Cum să urmăriți timpul cu temporizatorul Clockify Pomodoro?

Pentru a profita de temporizatorul Pomodoro, mai întâi va trebui să instalați aplicația Clockify pentru Mac sau să utilizați extensia de browser Clockify. Apoi, creați un cont și conectați-vă. Apoi, accesați setări și activați Pomodoro.

Deci, de fiecare dată când începeți să lucrați la o sarcină nouă, asigurați-vă că introduceți ceea ce lucrați și porniți cronometrul. După 25 de minute, veți primi o notificare, ceea ce înseamnă că este timpul să faceți o pauză. Veți fi anunțat și când pauza se va termina. Apoi, puteți continua lucrul pentru încă 25 de minute sau puteți opri cronometrul dacă v-ați finalizat sarcina.

Cronometrul Pomodoro este util atunci când trebuie să faci față mai multor sarcini mai mici sau cu o sarcină mai solicitantă pentru o zi. În acest din urmă caz, probabil că veți avea nevoie de o zi întreagă pentru a finaliza o misiune. Prin urmare, pentru a ușura lucrurile, asigurați-vă că vă organizați ziua lucrând în trepte de 25 de minute. Desigur, luați pauze rapide după fiecare sesiune de lucru. Dacă este necesar, puteți prelungi Pomodoros la 45, 60 sau 90 de minute. Doar asigurați-vă că modificați aceste detalii în setări.

De exemplu, când scriu o postare pe blog, simt că lucrul numai pentru 25 de minute este un interval de timp scurt. De obicei am nevoie de o perioadă mai lungă, cum ar fi 45 de minute sau chiar o oră de muncă neîntreruptă. În acest fel, este mai probabil să rămân concentrat pe procesul de scriere.

După cum puteți vedea mai jos, mi-am analizat sarcina principală a zilei, scriind o postare pe blog, în câteva sesiuni de 45 de minute, împreună cu scurte pauze. În plus, fiecare Pomodoro de aici conține descrierea sarcinii, cum ar fi „Secțiunea de scriere 1”, „Secțiunea de scriere 2” și așa mai departe. Când îți denumești sesiunile de lucru, îți va fi mai ușor să știi ce părți ale unei sarcini ai terminat.

Avantaje și dezavantaje ale urmăririi timpului cu temporizatorul Clockify Pomodoro

Cronometrul Pomodoro este o soluție excelentă dacă vă străduiți să vă îndreptați atenția spre serviciu. Indiferent dacă aveți de obicei o cheie pe zi sau un set de altele mai mici, cu siguranță veți beneficia de înregistrarea timpului dvs. cu Pomodoro.

Deci, iată avantajele utilizării cronometrului Pomodoro:

• Puteți selecta intervalul de timp care funcționează cel mai bine pentru dvs. și activitățile dvs., prin urmare, îmbunătățiți-vă productivitatea. În plus, veți primi o notificare pentru orele de pauză.
• Puteți nota numele sarcinilor la care lucrați.
• Nu veți fi distras în timp ce vă ocupați de sarcinile dvs., deoarece temporizatorul funcționează în fundal.

Când vine vorba de dezavantajele cronometrului Pomodoro, cu greu am observat niciunul. Dar, iată cea pe care am experimentat-o:

• Pauzele pot părea uneori nefirești și inutile. De exemplu, când mintea mea se simte plină de energie și pregătită pentru muncă dimineața, nu prea am nevoie să iau o pauză după ce am lucrat timp de 45 de minute. Pe de altă parte, nu aș sări peste nicio pauză Pomodoro după-amiaza, când nivelul meu de energie este mult mai scăzut.

Cum să urmăriți timpul cu cronometrul de bucătărie Pomodoro?

Probabil că folosiți cronometrul de bucătărie Pomodoro când gătiți paste sau fierbeți un ou. Pe lângă aceste scopuri culinare, acest dispozitiv la îndemână vă poate ajuta să vă monitorizați și sarcinile de lucru. Spre deosebire de un cronometru online Pomodoro, o versiune de bucătărie ar putea să nu fie perfectă pentru monitorizarea unei întregi zile de lucru și a tuturor sarcinilor. Dar, puteți experimenta urmărind sarcinile de care vă ocupați de obicei în fiecare zi și care durează până la 10 sau 15 minute. În plus, îl puteți folosi pentru misiuni recurente. Și, dacă vă setați cronometrul, vă veți împinge să finalizați aceste sarcini mai puțin solicitante în intervalul de timp.

De exemplu, am obiceiul de a scrie o listă de lucruri de făcut pentru mâine, înainte de a pleca de la serviciu. Aceste liste sunt extrem de valoroase, deoarece vă asigură că nu veți uita nimic important în dimineața următoare. În plus, a face planuri pentru ziua de mâine ar trebui să devină o parte a ritualului tău de sfârșit de zi de lucru, care te va ajuta și să te deconectezi de la serviciu.

Așadar, am vrut să văd dacă cronometrul de bucătărie Pomodoro mă poate ajuta să fiu mai eficient în această sarcină. După cum știți deja, procesul nu ar putea fi mai ușor, trebuie doar să setați cronometrul și să începeți să lucrați la sarcina dvs.

Avantaje și dezavantaje ale urmăririi timpului cu cronometrul de bucătărie Pomodoro

Acest instrument de urmărire a timpului este practic atunci când nu doriți să pierdeți prea mult timp făcând o sarcină repetitivă. De exemplu, dacă doriți să vă descurcați biroul sau să treceți prin căsuța de e-mail. Vorbind despre sarcina pe care am menționat-o mai devreme, scrierea unei liste de sarcini, înregistrarea timpului cu temporizatorul de bucătărie Pomodoro a fost destul de utilă. Chiar dacă am setat cronometrul pentru 15 minute, am reușit să finalizez sarcina în 10 minute.

Iată ce mi-a plăcut la temporizatorul de bucătărie Pomodoro:

• Este ușor de utilizat și foarte convenabil pentru sarcini mai mici.
• Puteți alege perioada de timp de care aveți nevoie, de la unu la 55 de minute.

În același timp, iată ce nu mi -a plăcut la cronometrul de bucătărie Pomodoro:

• Nu puteți întrerupe cronometrul dacă este necesar, în cazul în care sunteți întrerupt.

În plus, sunetul ceasului care ticăie tot timpul m-a făcut să mă simt de parcă sunt într-un concurs TV, concurând cu cineva. Dar, poate că acest sunet m-a motivat să fiu mai eficient, deoarece am avut nevoie de mai puțin de 15 minute fixe pentru a scrie o listă de lucruri de făcut.

Urmărirea timpului în aplicațiile pentru serviciu

De obicei comutați între diferite aplicații de management de proiect, comunicare sau productivitate în timpul unei zile de lucru obișnuite? De exemplu, aveți mai multe întâlniri Zoom pe zi. În plus, trebuie să vă ocupați de sarcinile de la Trello sau Asana și să vă verificați frecvent e-mailul. Pentru a rămâne la curent cu fiecare sarcină, veți avea nevoie de un instrument de urmărire a timpului care vă permite să înregistrați timpul din alte aplicații, cum ar fi Clockify.

Cum să urmăriți timpul cu integrările Clockify?

Pentru a utiliza integrările de urmărire a timpului, mai întâi trebuie să instalați extensia Clockify pentru Chrome, Firefox sau Edge. Odată ce faceți asta și vă conectați, butonul va deveni vizibil. Apoi, când începeți să lucrați într-un Google Doc, Figma, QuickBooks sau alte aplicații, porniți doar butonul „Pornire cronometru”.

Butonul „Porniți temporizatorul” din Google Docs

Apoi, veți observa cum pictograma extensiei și-a schimbat culoarea – de la gri la albastru. De exemplu, am folosit această metodă de înregistrare a timpului când scriam o postare pe blog în Google Docs. Deci, extensia vă va denumi sarcina luând numele documentului când vine vorba de Google Docs. Dar, trebuie să adăugați singur numele proiectului. Odată ce am oprit temporizatorul, sarcina a fost adăugată automat la timpul meu urmărit.

Avantaje și dezavantaje ale urmăririi timpului cu integrările Clockify

Conectarea aplicațiilor pe care le utilizați în mod obișnuit pe parcursul zilei de lucru cu un instrument de urmărire a timpului poate fi destul de benefică. Veți putea afla mai multe despre obiceiurile dvs. de productivitate.

Așadar, iată avantajele adoptării integrărilor Clockify în rutina ta zilnică:

• Pornirea cronometrului și adăugarea detaliilor despre sarcinile dvs. este simplă. În plus, dacă adăugați o nouă sarcină de fiecare dată când treceți la o nouă aplicație, veți avea o listă completă de sarcini urmărite la sfârșitul zilei.
• Este mai puțin probabil să fiți distras de un cronometru, deoarece acesta își schimbă culoarea doar când faceți clic pe el. Prin urmare, vei fi și mai productiv.

Vorbind despre dezavantajele integrărilor Clockify, nu există unele majore. Cu toate acestea, dacă slujba dvs. necesită să lucrați la o sarcină mai mare în timpul zilei sau dacă lucrați într-o singură aplicație o zi întreagă, poate că nu veți găsi integrările Clockify foarte utile pentru nevoile dvs. În acest caz, ar trebui să vă amintiți doar să vă notați orele de lucru pentru zi și descrierile sarcinilor.

Concluzie

Când vine vorba de urmărirea timpului, lucrul bun este că poți fi creativ. În funcție de sarcinile dvs. și de complexitatea acestora, puteți măsura timpul cu câteva instrumente simple, cum ar fi un cronometru sau o clepsidră. Sau puteți încerca software-ul de urmărire a timpului, în cazul în care trebuie să adăugați câteva detalii precise despre sarcinile dvs. Sperăm că am reușit să vă stârnim interesul pentru înregistrarea timpului cu unele dintre metodele pe care le-am testat pentru acest articol. Și cine știe, poate veți descoperi că un anumit dispozitiv de urmărire a timpului se potrivește nevoilor dumneavoastră profesionale, în timp ce un alt instrument vă ajută să vă monitorizați activitățile personale.