Cum folosește Rachael McDiarmid Clockify pentru urmărirea timpului și facturarea

Este emoționant să ții în sfârșit o carte pe care ți-ai dorit să o citești atât de mult timp - dar te-ai întrebat vreodată prin câte etape a trecut acea carte înainte să pui mâna pe ea?

De la procesul de scriere la distribuție și expediere, este o călătorie lungă până când un cititor ajunge să se bucure de carte în sine. Cel puțin, acesta a fost cazul înainte ca publicarea digitală să înceapă să preia mass-media tipărită tradițională.

Deși industria editorială este în continuă schimbare (ceea ce poate fi o provocare pentru oamenii care fac parte din ea), directorul RM Marketing Services, Rachael McDiarmid, consideră că este destul de palpitant. De fapt, principalul lucru cu care obișnuia să aibă probleme în munca ei era să urmărească timpul petrecut cu sarcini și proiecte .

Am întâlnit-o pe Rachael pe LinkedIn, unde a menționat cum Clockify o ajută să urmărească timpul petrecut cu munca clienților și să creeze facturi pentru clienții ei, printre altele.

Așadar, am contactat-o ​​pentru a discuta:

• Cum a început să lucreze în industria editorială,
• De ce a decis să-și înceapă propria afacere și
• Cum folosește Clockify pentru a-și ușura munca.

Fără alte prelungiri, haideți!

Cariera lui Rachael McDiarmid: adunarea de cunoștințe și începerea propriei afaceri

Înainte de a-și începe propria afacere, Rachael McDiarmid a lucrat în mai multe roluri diferite - de la vânzări și marketing până la poziții de conducere. Pe parcurs, ea a decis să se specializeze în outsourcing, consultanță și coaching pentru autori, editori de cărți și distribuitori.

Am înțeles din discuțiile cu Rachael că călătoria ei către înființarea propriei afaceri – RM Marketing Services – a fost una relativ lungă, dar diversă și distractivă. Și totul a început cu Pergamon Press, unde a învățat multe despre puterea marketingului direct și de nișă.

Începuturile lui Rachael: începerea unei cariere în industria editorială

Rachael este în comerțul cu carte din 1990, începând cariera la Pergamon Press, unde a lucrat în principal pe resurse educaționale și științifice. Îi plăcea sarcinile de zi cu zi și, până în prezent, este cunoscută pentru dragostea ei pentru „ toate lucrurile academice ”, așa cum a spus ea odată.

De la Pergamon Press, Rachael a început să-și construiască cariera în domeniul publicării și a lucrat în diferite roluri:

„Sunt în industria editorială de peste trei decenii. Am început în principal în roluri de produs și de marketing și apoi am trecut la management.”

Deși a lucrat în principal în publicarea academică și profesională, RachaeI a câștigat, de asemenea, o experiență vastă în furnizarea de biblioteci și distribuția de cărți - lucrând cu sute de furnizori și mii de editori, atât la nivel local, cât și internațional.

Timp de peste 10 ani, Rachael a gestionat o afacere de distribuție reprezentând aproximativ 100 de prese pentru comerțul de carte din ANZ (Australia și Noua Zeelandă). De asemenea, a lucrat îndeaproape cu Blackwell, YBP și Baker & Taylor.

În timp ce lucra la nivel de conducere, Rachael a început să se gândească la cum să-și avanseze cariera de acolo și i-a trecut prin minte un gând: poate ar trebui să-și înceapă propria afacere.

Cum a luat viață ideea de a înființa RM Marketing Services

Deși Rachael și-a petrecut ceva timp gândindu-se la următoarea ei mișcare în carieră, nu era chiar sigură în ce direcție să meargă.

Având în vedere că a adunat toate aceste cunoștințe și a ajuns într-o etapă a carierei sale în care nu existau locuri de muncă similare în industrie pe care să le poată încerca, s-a simțit oarecum blocată.

Din fericire, a primit sfatul potrivit la momentul potrivit:

„De fapt, trebuie să mulțumesc unui om minunat care a fost directorul general al uneia dintre marile companii de aici. Mi-a spus: „Ești cea mai conectată persoană din industrie. De ce nu-ți faci rețeaua să funcționeze pentru tine?’”

Atunci și-a dat seama ce îi lipsește industriei editoriale – o afacere care oferă o soluție de externalizare și un serviciu de consultanță pentru autori, editori, distribuitori și vânzători de biblioteci. Cu alte cuvinte, s-a gândit la o afacere care se adresează practic oricui din domeniul publicării care are nevoie de ajutor cu vânzări, marketing și distribuție.

Și era persoana ideală pentru a începe o astfel de afacere.

Ea a vrut să-și folosească conexiunile și experiența pentru a-i ajuta pe ceilalți să-și atingă obiectivele, fie prin furnizarea de servicii de coaching pentru autori care sunt inepți la marketing digital, fie prin externalizarea editorilor și distribuitorilor de cărți.

„În ziua de azi, în special în ceea ce privește marketingul digital, există autori care sunt cu adevărat pricepuți și autori care nu, și au nevoie de ajutor cu site-uri web și rețele sociale și chiar cu lucruri precum buletinele informative și publicitatea. Așa că îi antrenez și îi antrenez să facă ceea ce trebuie să facă.”

Deși își are sediul în Australia, Rachael lucrează acum la nivel global și are clienți din toată lumea:

„Sunt în industrie de atât de mult timp și am acumulat astfel de cunoștințe. E frumos, știi, să ai o mulțime de clienți diferiți și să faci o mulțime de muncă diferită.”

Urmărirea timpului în Clockify: schimbarea jocului în viața profesională a lui Rachael

Întrucât lucrează cu mulți oameni și oferă multe servicii diferite, Rachael avea nevoie de o modalitate ușoară de a urmări timpul pe care îl petrece sarcinilor și proiectelor, astfel încât să își poată factura clienții.

Inițial, Rachael a urmărit orele pe care le-a petrecut cu clientul folosind calendarul și Excel. Cu toate acestea, după un timp, și-a dat seama că modul în care își urmărea timpul nu era nici practic, nici suficient de rapid. Atunci a început să caute o soluție mai eficientă, cum ar fi o aplicație de urmărire a timpului.

Cum a aflat Rachael despre Clockify

În speranța că va găsi aplicația potrivită pentru nevoile ei, Rachael a intrat online și a început să citească rezumate și postări pe blog despre cele mai bune aplicații de urmărire a timpului. Atunci a apărut Clockify.

„Aveam nevoie de ceva care să mă ajute să urmăresc timpul petrecut cu munca clientului. Așa că am început să folosesc mai întâi versiunea gratuită, ca să pot exporta acele informații și să pot raporta clienților mei și ulterior să le fac factura.”

Prin crearea de rapoarte în Clockify, Rachael a putut împărtăși cu clienții săi toate informațiile importante legate de proiect, inclusiv timpul petrecut pentru fiecare proiect sau sarcină și costurile ei.

Ce a determinat-o pe Rachael să rămână cu Clockify

Cu toate funcțiile Clockify lansate de-a lungul timpului, Rachael a vrut să încerce unele dintre opțiunile suplimentare utile - cum ar fi rotunjirea timpului și urmărirea bugetului proiectului - așa că a făcut upgrade la o versiune plătită.

Rotunjirea timpului în Clockify o ajută pe Rachael să-și păstreze rapoartele frumoase și ordonate, rotunjind intrările de timp în sus sau în jos la cele mai apropiate minute sau ore.

Pe lângă rotunjirea timpului, Rachael îi place că poate urmări bugetul fiecărui proiect în Clockify.

„Dacă un client îmi spune: „Am 2.000 USD de cheltuit pentru această campanie”, trebuie să urmăriți asta ca proiect pentru a vă asigura că nu depășiți bugetul.”

Cu opțiunile de urmărire a bugetului proiectului Clockify, Rachael este capabilă să:

• Stabilește-i bugetul proiectului și
• Urmăriți cât de mult din buget a cheltuit, stabilind estimări monetare.

Urmărirea bugetului proiectului o ajută pe Rachael să rămână în limita acestuia.

Caracteristicile Clockify de care Rachael se bucură cel mai mult

În această secțiune, vom explora funcțiile Clockify pe care Rachael le folosește cel mai mult – atât pentru a-și urmări munca, cât și pentru a-și factura clienții într-un mod simplu.

Caracteristica #1: Facturare

Facturarea poate fi un proces obositor și destul de dificil, mai ales dacă aveți mulți clienți diferiți.

Ceea ce îi place cel mai mult lui Rachael la Clockify este că poate adapta cu ușurință fiecare factură în funcție de nevoile clienților săi:

„Clockify mi-a salvat sănătatea mintală, în special pentru că am o mulțime de clienți – clienții externalizați și apoi consultanții. Și există tarife diferite pentru lucruri, așa că a trebui să gestionați toate acestea și să faceți facturarea - este, um, este o provocare.”

Caracteristica #2: Alerte

Când vine vorba de urmărirea bugetului proiectului și estimările proiectului, Rachael spune că îi place în mod deosebit funcția Alerte:

„Îmi trimite o notificare că proiectul meu a atins 25%, 50%, 75% sau orice procent din timpul estimat pe care l-am stabilit anterior.”

Astfel, Rachael poate respecta bugetul clientului și nu depășește timpul convenit.

Caracteristica #3: Etichete

Deoarece Rachael lucrează la o mulțime de proiecte și sarcini, a fi capabil să le eticheteze este util. Așa că folosește funcția Etichete pentru a-și organiza munca.

De asemenea, poate folosi etichete pentru a filtra rapoartele și pentru a găsi exact ceea ce are nevoie pe baza cuvintelor cheie.

Beneficiile utilizării Clockify la serviciu

Fiind o persoană care acum nu își poate imagina funcționarea de zi cu zi fără a folosi Clockify, Rachael ne-a împărtășit beneficiile pe care le-a descoperit în timp ce folosea această aplicație pentru serviciu.

Beneficiul #1: Clockify este eficient și ușor de utilizat

Când aveți la fel de multă muncă ca și intervievatul nostru, Rachael – care este adesea mult – este o necesitate să folosiți o aplicație de încredere care să vă ajute să vă desfășurați munca mai eficient.

Clockify o ajută pe Rachael să își termine toate sarcinile legate de clienți mult mai repede:

„Este o economie absolută de timp. Face tot ce are nevoie cineva ca mine, de la raportarea către clienții mei până la crearea facturilor și înregistrarea cheltuielilor de muncă. Doamne, pur și simplu îmi place!”

Când a început să folosească Clockify, Rachael a observat și cât de convenabil și ușor de utilizat este.

În comparație cu înainte, când făcea toate aceste sarcini în mod greu folosind Excel, Rachael are acum zile de lucru mai productive.

Beneficiul #2: Clockify este incredibil de accesibil

Unul dintre cele mai mari puncte forte ale Clockify este că este extrem de accesibil, având în vedere că oferă o mulțime de funcții grozave.

„Puteți face toate aceste lucruri diferite într-o singură aplicație. Este raportul calitate-preț.”

După cum adaugă Rachael, a avea o aplicație ieftină de urmărire a timpului, care vă ajută, de asemenea, să creați rapid rapoarte și facturi, este cu siguranță o salvare – mai ales pentru liber profesioniști sau pentru persoanele cu un buget restrâns.

Beneficiul #3: Clockify oferă un serviciu excelent pentru clienți

Când utilizați o aplicație, este întotdeauna un mare plus dacă oferă o asistență bună pentru clienți, deoarece nu știți niciodată când vă veți confrunta cu un fel de complicație sau problemă minoră.

Când se întâmplă așa ceva, de obicei nu aveți prea mult timp de petrecut încercând să remediați orice a mers prost - aveți nevoie de ajutor imediat.

Un serviciu bun pentru clienți este un alt beneficiu care vine cu Clockify, ceea ce Rachael l-a observat devreme:

„A trebuit să pun o întrebare pentru că ceva nu apărea într-un raport și doar pentru că nu completasem o anumită parte când am înființat un nou proiect. Și serviciul pentru clienți a fost excelent. Doar s-au asigurat că știu ce fac suficient pentru a nu mai face niciodată acea greșeală. Astfel de lucruri fac, de asemenea, un lucru plăcut cu Clockify.”

Cui i-ar recomanda Rachael Clockify și de ce?

Deoarece Clockify și-a schimbat cu adevărat viața profesională în bine, Rachael profită de orice ocazie pentru a-și împărtăși experiențele cu alții – atât în ​​industria editorială, cât și în afara ei:

„Vorbeam cu cineva zilele trecute care își deschide propria afacere. Deoarece lucrează cu o mulțime de oameni diferiți și au căutat o modalitate ușoară de a gestiona rapoartele și facturile, le-am spus: „Trebuie să obțineți această aplicație. Îți va face viața mult mai ușoară!”

Deoarece Clockify oferă atât de multe - de la urmărirea timpului până la crearea de rapoarte - Rachael consideră că este foarte util pentru oricine lucrează cu o mulțime de clienți și are mai multe proiecte și sarcini pe care trebuie să le urmărească.

De asemenea, ea recomandă Clockify persoanelor care nu doresc cu adevărat să cheltuiască mulți bani pe o aplicație de urmărire a timpului, deoarece este cu adevărat accesibilă.

Nu în ultimul rând, Rachael crede că Clockify poate fi benefic pentru freelanceri sau pentru persoanele în general care nu au personal și își fac singuri facturarea manuală.

Încheiere: utilizarea aplicației potrivite de urmărire a timpului face să faci ceea ce îți place să fie mai plăcut

Deși Rachael își iubește meseria și o consideră distractiv și diversă, raportarea mai multor clienți și urmărirea atât de multe proiecte diferite nu este ușoară. Pentru a fi mai precis, nu a fost ușor. Cel puțin nu până când a început să folosească instrumentul potrivit de urmărire a timpului.

Acum că folosește Clockify pentru a-și urmări timpul, dar și pentru a crea rapoarte și facturi pentru clienții ei, Rachael își dă seama cât timp și energie obișnuia să irosească încercând să facă totul singură.

Dacă sunteți unul dintre acei oameni care au dificultăți în a-și urmări timpul și proiectele, nu vă faceți griji. Cu puțin ajutor, puteți rezolva cu ușurință această problemă.

Doar asigurați-vă că găsiți instrumentul potrivit de urmărire a timpului care să răspundă tuturor nevoilor dvs.

️ Ai povești interesante despre aplicațiile de urmărire a timpului și despre cum ți-au îmbunătățit viața profesională? Simțiți-vă liber să vă împărtășiți gândurile la [email protected] și am putea scrie un blog despre asta. De asemenea, nu uitați să împărtășiți acest articol cu ​​cineva care i-ar putea găsi util.