Ce este o comandă de achiziție? Cum să-ți creezi propriul?

În ceea ce privește gestionarea furnizorilor, veți avea nevoie de un anumit produs sau serviciu pentru a vă opera mica afacere, astfel încât să vă contactați furnizorii și să le spuneți ce aveți nevoie. Ei o oferă. Îi plătești pentru asta.

Pare prea ușor? Da, procesul de cumpărare a produselor poate fi mai complicat decât descrierea. Pot exista probleme de plată, lipsă de aprovizionare, comunicare greșită care duc la expedieri incorecte și întreruperi în programare.

Cu toate acestea, achiziționarea de servicii de la vânzători de încredere într-un mod fără întreruperi, în timp util, nu trebuie să fie bine pentru a fi adevărat - poate fi posibil, iar alegerea comenzilor de cumpărare poate ajuta. De aceea ar trebui să urmați cu atenție acest articol de mai jos . Ce este o comandă de achiziție și cum să o creați pe propria dvs.?

Ce este o comandă de cumpărare?

Definiție

O comandă de cumpărare, cunoscută și sub numele de PO, este un document oficial trimis de la un cumpărător care se angajează să plătească vânzătorului pentru vânzarea anumitor bunuri sau servicii care urmează să fie expediate în viitor.

Beneficiul pe care îl obține cumpărătorul este capacitatea de a închide o comandă fără plată instantanee. Din punctul de vedere al vânzătorului, un PO este o metodă de a oferi cumpărătorilor credit fără risc, deoarece cumpărătorul este obligat să plătească atunci când bunurile sau serviciile au fost expediate.

Fiecare PO include un număr unic atașat cu acesta, care îi ajută pe cumpărători și vânzători să țină evidența livrării și plății. O OP generală se angajează să cumpere în mod continuu bunuri sau servicii până la atingerea unui anumit maxim.

Exemple

Diferite tipuri de comenzi de cumpărare

1. Comenzi de cumpărare standard

Comenzile de achiziție standard sunt cele mai populare și recunoscute. În acest caz, cumpărătorul este clar cu privire la informațiile de achiziție și poate determina ce produs sau serviciu cumpără, numărul, programul de livrare și politicile de plată.

De exemplu, o companie care nu dispune de cartușe de imprimantă poate închide o comandă de achiziție standard, deoarece știu exact cât au nevoie și când trebuie să o obțină.

2. Comenzi de cumpărare planificate

Pe măsură ce face o comandă de achiziție planificată, un cumpărător prezice cerințele viitoare ale companiei sale pentru produsul în cauză, plasând în avans o comandă de achiziție. În această situație, sunt cunoscute informații precum produsul, prețul și politicile de plată, dar numărul se bazează pe o presupunere informată, iar data expedierii este provizorie.

De exemplu, dacă aceeași companie care nu dispune de cartușe de imprimantă face o comandă de achiziție planificată, cumpărătorul ar estima numărul de cartușe de imprimantă de care au nevoie cu un program de livrare mai flexibil.

3. Comenzi de achiziție generale

Cu o comandă de achiziție generală, un cumpărător face mai multe comenzi în același timp pentru a negocia reduceri de preț.

De exemplu, dacă aceeași companie poate negocia o afacere avantajoasă, angajându-se să facă mai multe comenzi de cartușe de imprimantă și hârtie de la un singur furnizor, s-ar putea gândi să folosească o comandă de achiziție generală pentru a obține aceste produse.

4. Contract comenzi de cumpărare

O comandă de achiziție prin contract este considerată cea mai formală variație. În această situație, cumpărătorul și vânzătorul semnează un contract cu privire la termenii cumpărătorului înainte ca o comandă de cumpărare care face referire la contract să fie eliberată. Acest tip de comandă oferă cea mai mare protecție legală pentru cei implicați.

De exemplu, dacă aceeași întreprindere semnează un contract cu furnizorul său care descrie produsele, numărul, prețurile și programul de livrare al mărfurilor promise și urmează cu o comandă de cumpărare standard, aceste companii vor rămâne în conformitate cu un contract de comandă de achiziție.

Comanda de achiziție vs Factură: Care sunt diferențele?

Cumpărătorii creează comenzile de cumpărare, iar vânzătorii creează facturile. Furnizorii pot trimite o factură ca metodă de încasare a plății - în cazul în care există condiții de plată specifice sau pot trimite o factură cu un sold zero ca metodă de a înregistra că o plată a fost confirmată pentru comandă.

Atât comenzile de cumpărare, cât și facturile includ aceleași detalii, cum ar fi o adresă de facturare și destinația de expediere, Facturile fac referire de obicei la numărul comenzii de achiziție, cu prezența unui număr de factură pentru a clarifica faptul că ambele documente sunt asociate și corespund între ele. Principala diferență este informațiile despre comandă și informațiile tehnice suplimentare conținute în comanda de cumpărare nu sunt adăugate pe factură.

Aruncă o privire la următorul exemplu:

John, cumpărătorul, a primit informații de la un departament din cadrul organizației sale: necesită monitoare noi pentru computerele din birou. El face comanda de achiziție care arată numărul și cerințele detaliate pentru monitoare.

Compania care vinde monitoare primește comanda. Când confirmă că pot livra comanda, ei trec OP și primesc plata sau trimit marfa așteaptă că plata se bazează pe ultimele condiții de plată convenite. Când plata este primită, are loc onorarea comenzii, iar monitoarele sunt livrate cu data livrării și detaliile de urmărire, iar John primește factura.

Factura fie identifică plata trimisă înainte de livrarea mărfii, fie constă în data de expirare a plății dacă banii nu au fost trimiși mai întâi. John verifică factura pentru a se asigura că se potrivește cu comanda de cumpărare și verifică borderoul de ambalare pentru a se asigura că toate produsele comandate au fost primite, iar plata este emisă numai pentru mărfurile comandate și primite, într-un proces numit potrivire în trei direcții.

Comenzile de achiziție sunt adesea confundate cu alte tipuri de documente. Este esențial să cunoașteți discrepanțe între comenzi și contracte, discrepanțe dintre comenzile de cumpărare și comenzile de lucru și discrepanțe dintre comenzile de cumpărare și comenzile de vânzare.

Funcțiile comenzilor de cumpărare

Cumpărătorul alege să comande produse de la vânzător

Înainte ca o comandă să poată fi închisă, cumpărătorul trebuie să clarifice o nevoie pe care o poate îndeplini articolul sau serviciul vânzătorului. În această etapă, cumpărătorul trebuie să se asigure de ce bunuri sau serviciu este necesar, de câte articole au nevoie (dacă este posibil) și când are nevoie de ele.

De exemplu, dacă trebuie să comandați cutii noi pentru a livra comenzile de produse către consumatori, calculați numărul de cutii de care veți avea nevoie și timpul de care aveți nevoie.

Să presupunem că aveți o vacanță așteptată; ați putea să vă uitați la comanda de cutie din anul precedent și să o înmulțiți cu creșterea estimată în această sărbătoare pentru a comanda cantitatea exactă.

Cumpărătorul întocmește comenzile de achiziție și le trimite vânzătorului pentru aprobare

Cu detaliile de mai sus, cumpărătorul trebuie să prezinte comanda de cumpărare și să o trimită vânzătorului pentru aprobare. La trimiterea comenzii de achiziție către un furnizor, arătați că este necesară aprobarea pentru a vă asigura că procesul este conform programului.

În mod ideal, răspunsul ar trebui să sosească la timp pentru a obține bunurile sau serviciul la timp sau pentru a-i oferi cumpărătorului suficient timp pentru a le procura de la alt furnizor.

Din exemplul de mai sus, când ați clarificat un vânzător care vă poate furniza cutiile, știți de câte cutii veți avea nevoie și când aveți nevoie de ele, puteți utiliza aceste informații pentru a vă redacta comanda de cumpărare.

Vânzătorul examinează comanda de cumpărare și confirmă dacă poate îndeplini cererea

Când vânzătorul primește comanda de cumpărare, depinde de el să examineze cererea și să verifice inventarul sau disponibilitatea pentru a confirma dacă poate fi îndeplinită până la data scadentă de la achiziție.

În împrejurarea expedierii cutiei, vânzătorul a revizuit comanda dumneavoastră și, după ce a verificat stocul și capacitatea de livrare, identifică că vă poate îndeplini solicitarea.

Aprobarea comenzii de achiziție

Dacă vânzătorul poate îndeplini cererea conform ghidului cumpărător, acesta va aproba comanda de cumpărare și va face ca aceasta să fie legală.

Deoarece compania de cutii vă poate îndeplini solicitarea, vă trimit o copie aprobată a comenzii de cumpărare pentru a face confirmarea.

Realizarea produsului sau serviciului

După aprobarea comenzii de cumpărare, vânzătorul își asumă responsabilitatea pentru furnizarea bunurilor sau serviciilor conform acordului. În timpul acestui pas, ei pot crea și trimite o factură cumpărătorului pentru cantitatea din comanda de cumpărare. Factura trebuie să recapituleze ce produse au fost oferite, cantitatea relevantă și suma datorată.

De exemplu, după aprobarea expedierii cutiilor, ar trebui să primiți comanda onorată și o factură pentru cantitatea datorată. Acest vânzător are nete 30 de termene de plată, cu așteptarea plății în 30 de zile de la emiterea facturii.

Factură plătită

În timpul acestui pas final, responsabilitatea cumpărătorului este să plătească factura conform condițiilor de plată ale vânzătorului.

Depinde de cumpărător să trimită plata pentru factura cu termenele de plată aprobate.

Cum se creează o comandă de cumpărare?

Doriți să vă creați comanda de cumpărare? Iată ce trebuie să includeți:

• Antet - Afișați informațiile despre companie, inclusiv numele companiei, locația companiei, data comenzii de achiziție și numărul comenzii.
• Informații despre vânzător - Includeți receptorul corespunzător pentru comanda de cumpărare. Aici puneți numele companiei vânzătoare, numele dvs. detaliat de contact și adresa companiei vânzătoare.
• Expediere la - Identificați unde ar trebui să fie livrată comanda, care este metoda de livrare, termenii de expediere și data de livrare provizorie.
• Informații despre comandă - Pentru fiecare articol inclus în comandă, indicați un articol rând cu codul produsului sau numărul SKU, numele sau descrierea articolului, numărul de unități necesare, prețul pe unitate și data de livrare a fiecărui produs.
• Rezumat - Finalizați comanda de cumpărare oferind un subtotal, orice reduceri aplicabile, taxe, taxe de expediere și total general.

rezumat

Prin acest articol, sperăm că puteți înțelege definiția unei comenzi de achiziție și cum să o creați. Includem, de asemenea, cunoștințele despre diferența dintre o comandă de achiziție și o factură pentru dvs.

Lasă orice întrebare pe care o ai în caseta de comentarii; suntem aici să vă ajutăm și să vă sprijinim. Simțiți-vă liber să ne contactați.