Ce este prognoza în managementul de proiect?

Dacă ați fost vreodată responsabil de un proiect, probabil că știți deja cât de stresantă poate fi gestionarea unui proiect de la început până la sfârșit. În afară de a vă asigura că fiecare etapă a proiectului are suficiente fonduri și resurse, trebuie, de asemenea, să evitați depășirile bugetare și întârzierile - și acest lucru vă poate menține la limita incertitudinii până la finalizarea proiectului.

Cu toate acestea, nu trebuie să fie așa.

Dacă doriți să evitați să vă ieșiți din cale pentru a vedea un proiect finalizat, tot ce trebuie să faceți este să faceți o prognoză de management de proiect.

Dar, ce este o prognoză de management de proiect și cum funcționează exact? Citiți mai departe pentru că suntem pe cale să descoperim tot ce trebuie să știți despre prognoza în managementul proiectelor — de la elementele sale de bază până la sfaturi atent alese pentru a vă ajuta să implementați cu succes prognoza proiectului, indiferent de lungimea proiectului.

În această postare pe blog, vei:

• Aflați mai multe despre elementele de bază ale previziunii proiectelor,
• Aflați despre elementele de previziune în managementul proiectelor și
• Descoperiți 7 sfaturi care vă vor ajuta să vă duceți cu succes prognoza proiectului.

Ce este prognoza de proiect?

Prognoza în managementul proiectelor este procesul de a face predicții despre posibilele rezultate viitoare ale unui proiect în derulare. Aceste estimări, totuși, nu se bazează pe o monedă, ci ar trebui să se bazeze pe observarea și analiza atentă a datelor curente dintr-un proiect în derulare.

De fapt, prognoza proiectului ar trebui să înceapă când 20% din proiect este deja finalizat, astfel încât să aveți suficiente informații pentru a face predicții pe baza datelor colectate. De asemenea, pe măsură ce proiectul progresează, va trebui uneori să vă actualizați prognoza, mai ales dacă trebuie să răspundeți frecvent la evenimente neașteptate.

Mai simplu spus, dacă doriți să prognozați rezultatele proiectului, va trebui să utilizați toate informațiile și cunoștințele pe care le aveți după ce ați finalizat aproximativ o treime din proiect și să faceți predicții despre punctul final al proiectului.

Care sunt cele mai importante elemente ale prognozei proiectului?

Înainte de a începe să faceți o prognoză a unui proiect, va trebui să luați în considerare trei elemente cruciale dacă doriți să vă asigurați că proiectul dumneavoastră se desfășoară cât mai bine. Gândește-te la proiectul tău:

• Durată,
• Cost, și
• Calitate.

Elementul #1: Durata proiectului

Înainte de a vă gândi la realizarea unui proiect, începeți prin a vă pune o întrebare:

Cât va dura proiectul?

Dacă doriți să faceți o prognoză precisă a proiectului, trebuie mai întâi să determinați de cât timp veți avea nevoie pentru întregul proiect. Apoi, încercați să vă împărțiți proiectul în sarcini, faze sau pași mai mici, astfel încât să puteți estima cât timp va dura fiecare dintre sarcinile dvs.

Managerii de proiect folosesc frecvent software de planificare a proiectelor pentru a-i ajuta să automatizeze procesul de planificare a proiectului și să îmbunătățească acuratețea prognozelor. Acest tip de instrument vă poate ajuta în continuare să urmăriți timpul fiecărei sarcini și să vă ajute să colectați date importante - toate acestea sunt stocate într-un singur loc și vă pot ajuta să faceți previziuni viitoare.

Elementul #2: Costul proiectului

După ce ați determinat durata aproximativă a proiectului, continuați prin a face o estimare a costurilor proiectului.

Chiar dacă crearea celei mai precise prognoze a cheltuielilor nu este întotdeauna cea mai simplă sarcină, ținerea evidenței cheltuielilor poate simplifica semnificativ acest proces și vă poate ajuta să obțineți cele mai precise numere de inclus în calcule.

Deoarece probabil că veți dori ca bugetul dvs. estimat să fie cât mai aproape de costul final al proiectului dvs., asigurați-vă că includeți atât salariile angajaților, cât și instrumentele pe care le folosesc pe toată durata proiectului.

Elementul #3: Calitatea proiectului

În momentul în care decideți să puneți un proiect în mișcare, probabil că doriți să ajungeți la rezultate de cea mai bună calitate. Cu toate acestea, performanța de înaltă calitate merge mână în mână cu un buget mai mare.

Deci, dacă bugetul dvs. este limitat, este posibil să doriți să vă evaluați prioritățile și să decideți dacă sunteți gata să sacrificați calitatea pentru a vă putea încheia proiectul fără ca costurile să treacă peste cap.

Deoarece este posibil să nu puteți plăti cei mai calificați angajați sau să achiziționați materiale de cea mai înaltă calitate cu un buget restrâns, gândiți-vă la modul în care resursele limitate v-ar afecta rezultatul final și includeți constatările dvs. în prognoza proiectului.

De asemenea, rețineți că, dacă decideți să alegeți un proiect de calitate superioară, această alegere ar putea afecta și durata proiectului dvs., deoarece veți avea nevoie de mai mult timp pentru a găsi și selecta cei mai calificați oameni pentru job sau pentru a obține materiale de primă clasă. .

Un exemplu de prognoză în managementul proiectelor

Să presupunem că conduceți o companie de marketing și un client vă solicită să creați o strategie de social media pentru ei. După ce toate informațiile sunt colectate și 20% din proiectul dvs. este finalizat, puteți începe să faceți previziuni ale proiectului.

Pentru o prognoză precisă a proiectului, va trebui să luați în considerare:

• Timpul pe care îl va dura fiecare pas, sarcină și întregul proiect (inclusiv timp suplimentar dacă este necesar sau dacă clientul solicită o livrare urgentă),
• Munca care va fi realizată în timpul proiectului (inclusiv dezvoltarea unei strategii, luarea deciziei asupra designului, scrierea conținutului, programarea postărilor pe profiluri și așa mai departe) și
• Angajații care vor fi implicați în acest proiect de la început până la sfârșit și salariile lor (acest lucru include verificarea dacă va trebui să angajați angajați suplimentari sau dacă actualii dvs. angajați sunt suficient de calificați, dacă aveți un plan de rezervă în caz de urgență , și așa mai departe).

De ce este importantă prognoza în managementul de proiect?

Prognoza în managementul proiectelor vă ajută cu:

• Estimarea rezultatelor posibile,
• Reducerea riscurilor de execuție a unui proiect și
• Creșterea șanselor de succes a proiectului.

Cu toate acestea, nu este întotdeauna ușor să prezici rezultatul final al unui proiect, mai ales la început când nu ai toate informațiile. Prin urmare, este esențial să identificați toate rezultatele posibile și să determinați ce rezultate doriți să obțineți. Prognoza în managementul proiectelor vă poate ajuta să anticipați toate rezultatele posibile și să determinați care dintre ele este cel mai avantajos pentru compania dumneavoastră.

Mai mult, previzionarea proiectului vă poate ajuta să vă pregătiți pentru toate schimbările care pot apărea în timpul execuției proiectului, precum și să calculați și să reduceți riscurile. Scăzând riscurile, obțineți mai mult control asupra proiectului și creșteți șansele de succes.

Deoarece gestionarea proiectelor se bazează pe utilizarea abilităților și cunoștințelor dumneavoastră pentru a lua decizii înțelepte pentru a asigura succesul proiectului, prognoza proiectelor este un instrument util pentru a vă ajuta să luați decizii informate, bazate pe cele mai precise previziuni posibile. Prin urmare, făcând previziuni precise, creșteți șansele de succes a proiectului dumneavoastră.

De asemenea, aprobările proiectelor se bazează frecvent pe rezultatele prognozate - dacă rezultatul este nefavorabil, proiectul poate fi chiar respins.

7 sfaturi pentru o prognoză de succes în managementul proiectelor

Prognoza în managementul proiectelor este un proces complex, deoarece necesită să luați în considerare mai mulți factori, cum ar fi:

• Timp,
• Cost,
• Calitate,
• Resurse,
• Personal, și așa mai departe.

Cu toate acestea, pentru a vă ajuta să evitați să vă simțiți copleșiți de prea multe sarcini pe placul dvs., am adunat câteva indicații pentru a vă ajuta să vă asigurați că prognozele de management de proiect funcționează ca un ceas.

Sfat #1: Creați mai multe prognoze

Indiferent cât de precisă este o prognoză, va exista întotdeauna riscul ca evenimente imprevizibile să modifice rezultatul final al proiectului. Prin urmare, în loc să te bazezi pe o prognoză de proiect și să speri la ce este mai bun, este mult mai bine să încerci să faci câteva predicții detaliate. Veți fi mult mai aproape de a prezice rezultatul real dacă includeți diverse opinii și posibilități și creați mai multe prognoze. După cum se spune: „Nu vă puneți toate ouăle într-un singur coș”.

Sfatul #2: Fii organizat

Marile abilități organizatorice sunt una dintre cele mai importante calități pe care trebuie să le posede un manager de proiect. Urmărirea tuturor pașilor și familiarizarea cu rolurile fiecărui membru al echipei este esențială pentru un management eficient al proiectului, și aici poate fi utilă urmărirea progresului proiectului la fiecare pas. Bazându-vă pe un instrument care vă poate ajuta să vedeți cât timp petrece echipa dumneavoastră pentru fiecare sarcină, veți putea obține foi de pontaj care pot fi folosite pentru a face prognoze în timpul execuției proiectului.

Sfatul #3: Folosiți instrumente de prognoză

Puteți învăța multe observând datele proiectului și trăgând concluzii din acestea. Cu toate acestea, pentru a produce cele mai bune previziuni posibile, încercați să implementați un software de management de proiect, cum ar fi Plaky, în afacerea dvs., care va aduce o mulțime de beneficii proiectului dumneavoastră.

Cu Plaky puteți:

• Aveți cele mai precise date statistice despre timpul petrecut pentru fiecare sarcină,
• Obțineți toate informațiile importante de care aveți nevoie pentru o prognoză precisă a proiectelor la îndemână,
• Aveți o imagine de ansamblu clară a tuturor activităților proiectului, cum ar fi progresul și termenele limită ale proiectului,
• Atribuiți sarcini angajaților, astfel încât toată lumea să știe ce să facă,
• Organizați proiectele în etape sau sarcini,
• Lăsați comentarii și feedback,
• Primiți notificări când cineva vă oferă o sarcină, când există o actualizare sau când cineva vă menționează,
• Aveți o reprezentare vizuală a cronologiei proiectului dvs. și
• Fiți capabil să faceți rapid și automat modificări în proiectele dvs., astfel încât să nu vă pierdeți timp făcând asta manual etc.

De îndată ce începeți să utilizați Plaky, veți observa cât de ușor și mai rapid vă puteți organiza membrii echipei și sarcinile. Veți avea o imagine de ansamblu clară a întregului proiect și a tuturor sarcinilor acestuia, astfel încât să puteți face predicții mai bune despre rezultatul proiectului.

Sfat #4: Programați timp suplimentar pentru sarcini (doar pentru orice eventualitate)

Evenimente imprevizibile și întârzieri ale proiectelor pot apărea în ciuda eforturilor depuse și a celor mai moderne instrumente de prognoză și management. Nu știi niciodată când un angajat s-ar putea suna bolnav sau dacă va dura mai mult decât se așteaptă pentru a îndeplini o sarcină. De aceea, este întotdeauna o opțiune sigură să programați timp suplimentar pentru fiecare sarcină.

De asemenea, încercați să vă monitorizați progresul proiectului la fiecare pas. Dacă observați că unele activități sau sarcini durează mai mult decât se aștepta în timpul execuției unui proiect, le puteți edita și adăuga timpul necesar.

Pentru a face previziuni mai bune de proiect în timpul execuției proiectului curent, puteți utiliza o aplicație de urmărire a sarcinilor care vă ajută să păstrați un jurnal al depășirilor de timp, astfel încât să știți exact care sarcină necesită mai mult timp. Ca rezultat, puteți folosi acest lucru ca referință în viitor pentru a vă structura mai bine proiectele viitoare și pentru a vă asigura că aveți mai puține depășiri și întârzieri.

Sfatul #5: Prezentați clar previziunile proiectului

Uneori, nici măcar toate datele, angajații calificați sau previziunile fără cusur ar putea fi suficiente pentru ca proiectul să aibă succes. Odată ce prognoza dvs. a fost elaborată și documentată, ar trebui să o prezentați în mod clar membrilor echipei, astfel încât toată lumea să fie conștientă de responsabilitățile lor.

Pentru a vă asigura că toate fazele și sarcinile proiectului sunt prezentate într-un mod clar, puteți utiliza un software de programare a angajaților care permite echipei dvs. să obțină o imagine de ansamblu clară a tuturor sarcinilor și activităților lor și să știe exact ce trebuie să facă pentru a atinge obiectivul dorit. rezultatul proiectului.

Sfatul #6: Urmăriți performanța proiectului dvs

Rețineți că prognoza proiectului este doar o predicție care se poate modifica din cauza factorilor externi sau interni, așa că va trebui să urmăriți proiectul dvs. în toate etapele execuției sale.

De exemplu, atunci când vă urmăriți performanța, este posibil să observați că sunteți strâns cu bugetul. Cunoașterea unui deficit bugetar vă poate ajuta să faceți modificările necesare și să rezolvați problema la timp. De exemplu, puteți redirecționa fondurile din alte sucursale sau puteți informa clientul despre modificările de preț. În consecință, previziunile tale se vor schimba și vei avea o prognoză mai precisă.

De asemenea, urmărirea performanței proiectului vă asigură că veți observa schimbări neașteptate, veți afla cum să le rezolvați și le veți comunica în mod corespunzător clienților la timp.

Sfat #7: Examinați fiecare proiect și verificați dacă previziunile au fost corecte

După finalizarea unui proiect, ar trebui să revizuiți rezultatele pentru a vedea cât de bine se potrivesc cu previziunile dvs., deoarece succesul unui proiect poate fi măsurat prin cât de aproape se potrivește cu estimările inițiale.

De exemplu, dacă s-au făcut modificări în ceea ce privește timpul sau costul, le puteți încorpora în previziunile viitoare pentru proiecte similare. Înțelegerea a ceea ce lipsea din previziunile anterioare vă poate ajuta să îmbunătățiți prognoza proiectelor viitoare.

Concluzie: Creșteți-vă șansele de succes a proiectului cu previziunile proiectului

După cum probabil v-ați dat seama deja, previziunea eficientă a proiectului este ceea ce diferențiază un proiect bine executat de un proiect greșit.

În acest articol, am explicat ce necesită prognoza în managementul proiectelor. Am inclus, de asemenea, câteva sfaturi de prognoză pe care le veți găsi utile dacă decideți să începeți să faceți previziuni de proiect.

Totuși, rețineți că prognozarea proiectelor este un proces complex și necesită multă pregătire și gândire.

Ar trebui să încercați să programați timp suplimentar pentru sarcini, să urmăriți performanța proiectului și să utilizați un instrument de prognoză pentru date mai precise.

Un rezultat bun al proiectului nu poate fi garantat de o prognoză a proiectului, deoarece depinde de mulți factori, dar vă va aduce cu un pas mai aproape de succes.

️ Prognoza în managementul proiectelor este un proces util care vă permite să păstrați controlul asupra proiectului dvs. Aveți sfaturi valoroase despre cum să îmbunătățiți prognoza proiectelor? Scrieți-ne la [email protected] pentru a avea șansa de a fi prezentat într-unul dintre articolele noastre viitoare. De asemenea, dacă ți-a plăcut acest articol, împărtășește-l cu altcineva pe care îl cunoști și care îl va găsi interesant.