Managementul costurilor proiectului: elementele de bază, pașii și obiectivele principale

Atunci când afacerea dvs. preia un nou proiect, succesul sau eșecul muncii dvs. depinde de eficiența eforturilor dvs. de management de proiect - iar elementul cel mai important al eforturilor dvs. de management de proiect este gestionarea costurilor de management de proiect .

În plus, estimarea inexactă a costurilor proiectului poate fi unul dintre principalele motive pentru care proiectele depășesc bugetul sau eșuează total.

Pentru a vă putea finaliza proiectul cu succes, trebuie să fiți capabil să controlați, să analizați și să prognozați costurile mai precis și să preveniți rezultatele proaste.

Pentru a vă ajuta să rămâneți în limita bugetului proiectului, vă vom explica următoarele:

• Definiția managementului costurilor de proiect,
• Principalele obiective ale managementului costurilor proiectului,
• Modul de calculare a costurilor de management al proiectelor și
• Cei 4 pași în managementul costurilor de proiect.

Vom acoperi, de asemenea, câteva întrebări frecvente despre managementul costurilor proiectului, așa că rămâneți cu noi.

Ce este managementul costurilor de proiect?

Managementul costurilor proiectului este un proces care implică estimarea și alocarea bugetului proiectului și a costurilor ulterioare, precum și controlul costurilor proiectului.

Managementul costurilor de proiect vă permite să aveți o imagine clară a stării financiare a proiectului dumneavoastră. Ajută managerii de proiect să prezică cheltuielile viitoare și să acționeze în consecință.

Unele dintre beneficiile managementului costurilor proiectului sunt:

• Cheltuieli reduse,
• Eficiență crescută și
• Urmărirea progresului.

Termeni importanți de management al costurilor de proiect

Pentru a vă facilita înțelegerea unor termeni importanți legați de managementul costurilor proiectului, îi vom explica mai detaliat.

În această secțiune, vom explica următorii termeni:

• Costurile proiectului și
• Bugetul proiectului.

Care sunt costurile proiectului?

În general, costurile proiectului reprezintă fondurile totale necesare pentru acoperirea și finalizarea financiară a unei tranzacții comerciale sau a unui proiect de lucru.

Costurile proiectului implică:

1. Costuri directe — Costurile directe sunt cele implicate direct în proiect și necesare pentru finalizarea proiectului respectiv.
2. Costuri indirecte — Costurile indirecte pentru un proiect sunt costuri care nu conduc direct la finalizarea proiectului, dar sunt totuși vitale pentru companie sau persoana care lucrează la proiectul respectiv. Ca atare, ele fac parte din costurile individuale ale proiectului.

Costurile directe includ costul:

• Profesioniști care lucrează la proiect — adică angajați ai companiei sau contractori externalizați și liber profesioniști.
• Echipamente – adică uneltele și mașinile pe care angajații, antreprenorii sau freelancerii le folosesc pentru a finaliza proiectul.
• Materiale – adică materiale fizice (care nu sunt unelte sau mașini) necesare pentru a finaliza proiectul.
• Sarcini de management de proiect — adică toate sarcinile menite să faciliteze finalizarea proiectului înainte de un anumit timp și în conformitate cu cerințele specifice.
• Sarcini de inginerie (dacă este necesar) - adică toate lucrările de cercetare, proiectare și instalarea echipamentelor realizate pentru a finaliza proiectul.
• Transport (dacă există) — adică tarife personalizate, aducerea produsului finit la comercianții cu amănuntul etc.

Costurile indirecte includ costul:

• Cheltuieli generale de exploatare — adică chiria biroului, utilitățile, asigurările, echipamentele generale de birou și materialele.
• Salariu anual țintă — adică profitul curat pe care compania sau persoana dorește să-l obțină, în plus față de banii necesari pentru acoperirea cheltuielilor generale și a altor cheltuieli.

Gestionarea costurilor directe și indirecte și menținerea acestora în limita bugetului este esențială pentru gestionarea fără probleme a costurilor de proiect.

Care este bugetul proiectului?

Bugetul proiectului este suma totală de bani planificată și alocată pentru execuția unui proiect într-o anumită perioadă de timp (termen limită).

Bugetul proiectului se bazează pe estimarea inițială a costurilor proiectului și depinde de obicei de eficacitatea controlului costurilor proiectului. Există 4 tehnici principale de management al bugetului de proiect:

1. Incremental — Urmăriți timpul pentru sarcinile dvs. în cadrul unui proiect și obțineți o înțelegere a timpului real de care veți avea nevoie pentru a finaliza sarcinile respective în viitor.
2. Pe baza activității — Calculați venitul ideal , luați în considerare câte proiecte trebuie să lucrați în cursul anului și prețurile acestora pentru a atinge veniturile respective și determinați bugetul fiecărui proiect individual, calculând costurile pentru acel proiect.
3. Propunere de valoare — Adăugați articole la bugetul dvs. în funcție de valoarea pe care acestea o aduc proiectului dvs. Dacă un articol/sarcină/profesional este important pentru proiect, acesta va fi adăugat la bugetul planificat.
4. Bazat pe zero - Această tehnică de gestionare a bugetului este similară cu propunerea de valoare. Diferența (și condiția ca elementul să fie inclus în buget) este ca articolul să fie justificat și dovedit util pentru fiecare nouă perioadă de afaceri și nu doar pentru un singur proiect. Toate elementele care sunt importante pentru o nouă perioadă de timp comercială sunt aprobate pentru buget.

Pentru a afla mai multe despre cele mai bune modalități de a gestiona toate costurile legate de un buget de proiect, aruncați o privire la aceste tehnici de gestionare a costurilor bugetare.

Tehnici de management al costurilor bugetare

Pentru a vă asigura că respectați bugetul (și reduceți costurile acolo unde puteți), ar trebui să:

• Antrenați angajații să fie eficienți cu timpul lor — Urmând sfaturile potrivite de gestionare a timpului și sporirea abilităților potrivite de gestionare a timpului, echipa dvs. va ajuta echipa să fie mai eficientă, ceea ce, la rândul său, vă va ajuta să economisiți costuri.
• Folosiți cea mai recentă tehnologie — În afară de un instrument de management de proiect, încercați să introduceți și alte instrumente de afaceri pentru a ajuta la automatizarea muncii angajaților într-un mod eficient din punct de vedere al costurilor.
• Sarcini de externalizare — Angajarea unui profesionist de renume din afara companiei care să se ocupe de o parte din munca dumneavoastră (lucrări legate de afaceri sau specifice unui proiect) vă va ajuta să reduceți costurile.
• Reduceți-vă cheltuielile generale — Asigurarea este o cheltuială generală nenegociabilă, dar există unele cheltuieli generale fără care ați putea lucra (și trăi). Exemplele includ un birou elegant în centrul orașului pentru munca independentă sau utilități la modă, dar altfel mai puțin utile. Reduceți tot ce puteți pentru a profita la maximum de buget.

Importanța managementului costurilor în proiecte și a tehnicilor enumerate de management al costurilor se explică aproape de la sine - atunci când doriți să vă gestionați costurile pentru a respecta bugetul stabilit pentru proiect, în esență, lăsați bugetul stabilit să vă ghideze deciziile.

Dacă nu doriți să gestionați costurile proiectului, acestea vor scăpa probabil de sub control și întregul dvs. proiect s-ar putea destrama din cauza gestionării defectuoase.

Care sunt obiectivele principale ale managementului costurilor de proiect?

Beneficiile unui management adecvat al costurilor proiectului provin din principalele obiective ale managementului costurilor proiectului , care includ:

• Concentrarea pe livrarea proiectului pe baza criteriilor de valoare stabilite la începutul proiectului,
• Monitorizarea și documentarea tuturor tranzacțiilor, plăților și modificărilor legate de proiect și
• Depunând eforturi pentru a reduce costurile de afaceri în general.

În general, scopul principal al managementului corect al costurilor de proiect este de a ajuta managerii de proiect să finalizeze cu succes proiectul, dar și să reducă cheltuielile inutile ale proiectului. Un proiect poate avea cu adevărat succes doar dacă urmăriți costurile și rămâneți în bugetul proiectului.

Cum se calculează costurile de management de proiect

La stabilirea taxelor de management de proiect pentru proiectele sale majore de facilități, Universitatea Northwestern a aderat la următorul principiu: cu cât proiectul este mai mare, cu atât costul gestionării proiectului este mai mic comparativ cu costul total al proiectului în sine.

Pentru a vedea cum și-au calculat cheltuielile de management al proiectelor în funcție de dimensiunea proiectelor lor, aruncați o privire la tabelul de mai jos.

Pe măsură ce proiectele devin din ce în ce mai scumpe și mai mari, costurile managementului de proiect scad treptat - conform unui sistem gradat de taxe de management de proiect pe care îl utilizează.

Taxa lor se bazează pe bugetul proiectului care a fost determinat la începutul proiectului în sine și ar trebui să rămână, de asemenea, aceeași pe toată durata proiectului menționat.

În esență, costurile de management de proiect vor depinde de dimensiunea proiectului, dar vor depinde și de prețul software-ului de management de proiect pe care alegeți să îl utilizați, care trebuie să fie și el inclus în buget.

Care sunt cei 4 pași în managementul costurilor de proiect?

Pentru a gestiona costurile proiectului în cel mai bun mod posibil, urmați acești 4 pași simpli:

• Planificați resursele,
• Estimați costul,
• Determinați bugetul de costuri și
• Controlați costurile.

Pasul #1: Planificați resursele

Planificarea resurselor include revizuirea domeniului proiectului și apoi determinarea resurselor viitoare - aceste resurse sunt necesare pentru finalizarea proiectului. Sfera de aplicare a proiectului este o schiță a proiectului care determină toate aspectele lucrării care trebuie făcute pentru a finaliza proiectul.

Resursele pentru proiect pot include:

• Oamenii necesari pentru executarea proiectului,
• Echipamente și unelte și
• Timpul necesar pentru fiecare sarcină.

Tot ceea ce vă permite să finalizați proiectul cu succes este considerat o resursă.

Pentru a crea un plan cuprinzător de resurse, trebuie să definiți:

• Câți oameni vor fi necesari pentru un proiect,
• Ce tip de experiență trebuie să aibă,
• Ce tip de echipament va fi necesar și
• Care sunt calendarele exacte pentru fiecare dintre activități.

Cu toate acestea, indiferent de efortul pe care îl depuneți în planificarea resurselor, există întotdeauna posibilitatea ca unele obstacole inevitabile să apară. În cazul în care se întâmplă acest lucru, trebuie să țineți cont de posibilitatea ca anumite resurse să devină indisponibile.

De asemenea, este important să urmăriți alocarea resurselor. Urmărirea alocării resurselor oferă managerilor de proiect o imagine de ansamblu clară asupra a ceea ce trebuie făcut și îi ajută să faciliteze delegarea sarcinilor.

Odată ce avem un inventar complet al tuturor resurselor de care avem nevoie, vom putea estima costurile, așa cum putem vedea în pasul următor.

Pasul 2: Estimați costul resurselor

De îndată ce ați terminat de pregătit planul de resurse, va trebui să estimați toate costurile pentru resursele alocate anterior.

Determinarea costului fiecărei resurse și luarea în considerare a factorilor variabili este vitală pentru fiecare proces de luare a deciziilor care implică consumabile, instrumente și bugetul general al proiectului.

După ce ați adunat toate informațiile necesare despre prețuri, veți obține un calcul estimativ al cheltuielilor dvs.

Pentru a vă asigura că ați obținut cele mai precise numere, puteți:

• Urmăriți timpul și cheltuielile proiectului dvs.,
• Monitorizează activitățile tuturor celor implicați în proiect și
• Vezi unde se duc banii în timp real.

Pentru a afla mai multe despre bugetul de cost, să trecem direct la pasul al treilea.

Pasul #3: Stabiliți bugetul de cost

Determinarea bugetului de cost este nucleul managementului costurilor proiectului.

Mai simplu spus, un buget de cost este o sumă a tuturor costurilor necesare pentru toate sarcinile și etapele pe care proiectul își propune să le îndeplinească. Cunoașterea bugetului de costuri vă ajută să gestionați costurile reale în comparație cu cele estimate.

Stabilirea bugetului de cost depinde foarte mult de programul proiectului. De asemenea, cunoașterea duratelor sarcinilor și a reperelor facilitează urmărirea termenelor limită ale proiectului.

Având o strategie de bugetare a costurilor, de asemenea, permite managerilor de proiect să facă estimări bugetare mai precise pentru etapele viitoare sau poate chiar să prevină depășirile.

Pasul 4: Controlați costurile

Controlul costurilor înseamnă să țineți cont de toate costurile pe măsură ce proiectul progresează și să le înregistrați.

Acest proces vă permite să luați măsurile adecvate atunci când există anumite ajustări, cum ar fi modificări ale prețurilor materialelor sau serviciilor. Controlul costurilor este important deoarece vă ajută să reduceți costurile și vă asigură că proiectul dumneavoastră rămâne profitabil.

Pentru a prelua controlul asupra costurilor în cel mai bun mod posibil, iată ce ar trebui să faceți:

• Asigurați-vă că proiectul rămâne în domeniul de aplicare,
• Colaborează cu părțile interesate,
• Urmați programul și gestionați-vă timpul și
• Utilizați software de management de proiect.

Întrebări frecvente despre managementul costurilor proiectului

În cazul în care mai aveți îndoieli cu privire la gestionarea costurilor proiectului, să trecem peste câteva dintre întrebările frecvente și să analizăm tot ce trebuie să știți despre:

• Software de management de proiect și
• Estimarea costului proiectului.

Ai nevoie de software de management de proiect?

Unul dintre costurile de proiect mai importante în managementul de proiect este software-ul de management de proiect - iar una dintre cele mai importante întrebări de management de proiect se învârte în jurul costului software-ului de management de proiect.

Desigur, întregul scop al utilizării software-ului de management de proiect este de a accelera procesul de management de proiect și de a-l face mai mult:

• Precis,
• Acurate și
• Eficient din punct de vedere al costurilor.

Deci, folosind un astfel de software, economisiți bani pe termen lung.

Există multe instrumente de management de proiect disponibile pentru planificarea proiectelor, dar găsirea software-ului potrivit de management de proiect, care este și ușor de utilizat, poate simplifica procesul de urmărire a proiectelor.

Într-un instrument de management de proiect, cum ar fi Plaky, de exemplu, puteți:

• Colaborează cu colegii de echipă,
• Păstrați toate sarcinile într-un singur loc și
• Urmăriți progresul proiectelor dvs.

În timp ce ar trebui să includeți costul software-ului de gestionare a costurilor de proiect în planificarea proiectului dvs., există și alte opțiuni, cum ar fi Plaky, unde puteți utiliza un număr mare de funcții și toate sunt gratuite.

Ce este estimarea costurilor proiectului?

Estimarea costului proiectului este procesul de estimare a:

• Cost,
• Cantitatea și
• Prețul tuturor resurselor de care aveți nevoie pentru a finaliza proiectul.

Totuși, având în vedere că estimarea se face înainte de finalizarea proiectului (adică nu poate contabiliza cheltuielile și schimbările neașteptate), este adesea incertă și servește doar ca punct de plecare pentru stabilirea unui buget de proiect și gestionarea costurilor.

Când estimați costurile proiectului, asigurați-vă că acoperiți următoarele:

• Fiți precis — Încercați să nu supraestimați sau subestimați costurile. Faceți estimarea în raport cu ceea ce doriți să realizați, resursele și perioada de timp.
• Fii precis — În timp ce consultanții, lucrătorii și freelancerii tăi sunt esențiali pentru succesul proiectului tău, cel mai important element în estimarea proiectului este timpul pe care îl vei petrece. Prin urmare, este important să urmăriți timpul pentru toate proiectele dvs. În acest fel, veți obține un număr precis de ore pentru fiecare tip de proiect, astfel încât va fi mai ușor să estimați timpul necesar pentru finalizarea proiectelor în viitor.
• Înțelegeți cerințele (și limitările) proiectului — Aveți grijă să nu subestimați timpul, numărul de membri ai echipei și resursele financiare de care aveți nevoie în general pentru a vă finaliza proiectul.

Diferiți profesioniști abordează estimarea proiectelor în diferite moduri, așa că haideți să vedem ce tipuri de estimări de costuri puteți utiliza pentru a vă gestiona proiectul.

Tipuri de estimări de cost în managementul proiectelor

Există mai multe tipuri eficiente de estimări ale costurilor în managementul proiectelor:

1. Judecata expertului — Această estimare este cea mai potrivită pentru profesioniștii experimentați, deoarece se bazează pe cunoștințele și experiența anterioare a estimatorului.
2. Costul calității — Această estimare se bazează pe banii cheltuiți pentru a gestiona potențialele eșecuri și a preveni calitatea slabă a proiectului. Vă ajută să minimizați pierderile și să analizați unde puteți economisi bani.
3. Analiza ofertelor furnizorilor — Această estimare este utilizată în principal la licitațiile publice pentru proiecte, deoarece vă necesită să analizați concurența și să ghiciți ofertele acestora înainte de a vă face propriile oferte.
4. Utilizarea unui software de estimare a proiectelor — Această estimare se bazează pe numerele furnizate de un software specializat de estimare a proiectelor.
5. Analiza rezervelor — Această estimare este utilizată pentru a acoperi riscurile potențiale ale proiectului și resursele de rezervă care trebuie asigurate pentru a acoperi riscurile menționate.
6. Estimări în trei puncte — Această estimare include estimarea medie a estimării celei mai probabile (A), o estimare optimistă (B) și o estimare pesimistă (C). De exemplu: A = 60.000 USD, B = 55.000 USD, C = 80.000 USD. Conform formulei, (B + 4A + C)/6, estimarea în trei puncte pentru estimările exemplu este de 62.000 USD.
7. Estimare analogă — Această estimare se bazează pe datele compilate din proiecte similare anterioare. Este de obicei folosit în primele etape ale unui nou proiect.
8. Estimarea parametrică — Această tehnică este similară cu tehnica de estimare analogă, diferența fiind că datele istorice utilizate se bazează pe relația dintre diferitele variabile ale proiectului.
9. Estimare de jos în sus — Această estimare este calculată comparând proiectul curent cu pachetele de lucru pe care le-ați stabilit deja. După aceea, vă faceți estimarea pentru proiectul curent.

Cum să estimați cel mai bine un proiect - exemplu

Vă vom arăta cum să estimați un proiect prin exemplul de estimare a costurilor proiectului . Acest exemplu ia în considerare:

• Profesioniștii care lucrează la proiect,
• Tarifele lor orare,
• Materialele pe care le folosesc, precum și
• Timpul de care au nevoie pentru a termina anumite sarcini.

Iată ce trebuie să faceți dacă doriți să vă estimați proiectul:

1. Listați toți profesioniștii,
2. Listați tarifele orare respective,
3. Enumerați toate resursele fizice de care veți avea nevoie, inclusiv toate echipamentele și materialele,
4. Faceți o estimare a timpului de care veți avea nevoie pentru a finaliza proiectul și
5. Calculați prețul final.

Acum ați estimat că membrii echipei dvs. vor petrece 300 de ore în total pe sarcinile legate de proiect cărora le-au fost alocați - mai precis:

• Lisa Johnson (tarifa orară: 45 USD) va petrece 30 de ore pentru Sarcina 1
• John Bautista (tarifa orară: 45 USD) va petrece 70 de ore pentru Sarcina 2
• Katie Stark (tarifa orară: 50 USD) va petrece 50 de ore pentru Sarcina 3
• Austin White (tarifa orară: 40 USD) va petrece 120 de ore pentru Sarcina 4
• Thomas Clark (tarifa orară: 50 USD) va petrece 30 de ore pentru Sarcina 5

Iată formula pentru totalul de 300 de ore estimate:

Tarif orar x timpul petrecut la lucru (pentru fiecare angajat)

Iată cum arată ecuația:

45 USD x 30 + 45 USD x 70 + 50 USD x 50 + 40 USD x 120 + 50 USD x 30 = 13.300 USD

După cum am menționat, în afară de includerea angajaților dvs., trebuie să luați în considerare și costurile curate ale materialelor și echipamentelor dumneavoastră. Când vine vorba de materiale, va trebui să includeți numărul de unități, dar și prețul pe unitate.

În plus, când comparați bugetul planificat cu cheltuielile reale, veți vedea diferența dintre cele două.

În cele din urmă, dacă vă urmăriți progresul, veți putea modifica programul pentru a acorda mai mult timp pentru anumite sarcini și veți putea urmări când bugetul planificat este pe cale să atingă limita.

Concluzie: Pentru un proiect de succes, un management adecvat al costurilor proiectului este o necesitate!

În cele din urmă, timpul estimat, resursele și cheltuielile sunt cele care domină bugetul.

Bugetul și dimensiunea proiectului, pe de altă parte, determină costurile de management de proiect și costul software-ului de management de proiect.

Luând în considerare toate lucrurile, deciziile dvs. legate de proiect ar trebui să fie guvernate de bugetul estimat al proiectului.

Dacă costurile totale ale proiectului nu depășesc bugetul, puteți concluziona că managementul costurilor proiectului a avut succes.

️ Ați încercat vreodată să vă gestionați costurile proiectului? Poate ați găsit deja metoda potrivită de management al costurilor de proiect care v-a ajutat să vă direcționați cu succes bugetul proiectului. Anunțați-ne la [email protected], astfel încât să vă putem încerca tehnica în continuare. Și dacă ți-a plăcut această postare pe blog, distribuie-o cu cineva despre care crezi că ar fi interesat să o citească.