Ghidul suprem pentru contabilitatea proiectelor: definiție, importanță și sfaturi

Contabilitatea proiectelor este un aspect extrem de valoros al managementului de proiect. Ajută proprietarii de afaceri și managerii de proiect:

• Plan,
• Control, și
• Evaluează aspectele financiare ale fiecărui proiect.

Urmărirea finanțelor este esențială pentru succesul oricărui proiect, motiv pentru care învățați mai multe despre contabilitatea proiectului este o necesitate!

În această postare de blog, trecem peste informațiile contabile ale proiectului pe care fiecare manager de proiect ar trebui să le cunoască, inclusiv:

• Ce este contabilitatea de proiect,
• Care sunt beneficiile sale,
• fazele contabile ale proiectului,
• Sfaturi pentru contabilitatea proiectelor de succes și
• Cum să găsiți un software bun de contabilitate pentru proiecte.

Ce este contabilitatea de proiect?

Contabilitatea proiectului este un proces care implică urmărirea finanțelor unui proiect și utilizarea acestor informații pentru a gestiona eficient acel proiect. Mai simplu spus, este o formă specială de contabilitate care este folosită pentru a urmări progresul financiar al unui anumit proiect.

Chiar și proiectele mai scurte au mai multe faze și ar putea fi destul de complexe. Astfel, poate fi dificil să urmăriți toate modificările și cheltuielile asociate acestora. Din fericire, contabilitatea proiectelor este acolo pentru a menține lucrurile mult mai organizate.

Contabilitatea proiectului înregistrează fiecare cost asociat unui anumit proiect. Aceste costuri includ:

• materiale,
• Muncă, și
• Toate celelalte cheltuieli care pot rezulta din asta.

Informațiile colectate din contabilitate sunt apoi utilizate pentru a se asigura că proiectul rămâne la buget.

În plus, contabilitatea proiectelor este extrem de valoroasă când vine vorba de estimarea cheltuielilor pentru proiectele viitoare. Acesta permite proprietarilor de afaceri și managerilor de proiect să genereze cu ușurință rapoarte și să facă predicții, precum și să țină informați părțile interesate relevante.

Contabilitatea proiectului constă, în general, din:

• Crearea unui sistem contabil pentru un proiect,
• Specificarea indicatorilor cheie de performanță (KPI),
• Urmărirea fiecărei tranzacții,
• Gestionarea informațiilor despre resurse, de la materiale și echipamente disponibile până la timpul petrecut,
• Actualizarea periodică a informațiilor despre costuri și
• Prognoza bazata pe informatiile primite.

Cine folosește contabilitatea de proiect?

Oricine are o perspectivă asupra finanțelor unui proiect poate beneficia de contabilitatea proiectului. Cei mai frecventi utilizatori ai contabilității proiectelor sunt:

• Manageri de proiect,
• Contabili și
• Proprietari de afaceri.

Sistemul poate fi util în orice tip de proiect în care costurile și veniturile, bugetul și etapele de referință trebuie urmărite. De aceea, industriile în care contabilitatea proiectelor este esențială sunt:

• Constructie,
• Inginerie,
• De fabricație,
• IT, și
• Consultanta.

Care este un exemplu de contabilitate de proiect în industria IT?

Contabilitatea proiectelor poate fi folosită pentru orice proiect la care vă puteți gândi în industria IT.

Să presupunem că o anumită companie IT folosește contabilizarea proiectelor pentru un proiect de dezvoltare software pentru o nouă aplicație.

Managerul acestui proiect ar folosi contabilitatea proiectului pentru a:

• Urmăriți bugetul proiectului,
• Monitorizați costurile și veniturile,
• Înregistrați cheltuielile de angajare a dezvoltatorilor,
• Achiziționați licențe software,
• Inchiriez spatiu de birouri, precum si
• Monitorizați veniturile din vânzarea aplicației finalizate.

Pentru a ușura acest proces, un manager de proiect sau un contabil poate folosi un tracker de timp al proiectului, pentru a crea o listă cu sarcinile necesare pentru finalizarea proiectului. Apoi, ar putea asocia costurile cu fiecare sarcină, deoarece aceasta le va oferi o imagine financiară clară a întregului proiect.

Având o imagine clară a finanțelor îi ajută pe managerii de proiect să se asigure că proiectul rămâne în limitele bugetului.

În plus, contabilitatea le-ar permite să determine dacă managerii de proiect ar trebui să facă ajustări financiare ale planului, pentru a menține proiectul pe drumul cel bun. Aceasta ar putea implica găsirea unor modalități de creștere a veniturilor pentru a compensa eventualele depășiri ale bugetului sau negocierea pentru reducerea costurilor de dezvoltare.

Diferențierea între tipurile comune de contabilitate

Dacă abia acum v-ați familiarizat cu termenul „contabilitate de proiect”, puteți începe să îl confundați cu alți termeni similari. Să dezvăluim cele mai populare tipuri de contabilitate și cât de diferite sunt acestea de contabilitatea de proiect.

Contabilitatea proiectului vs. contabilitatea obișnuită

Contabilitatea de proiect este o formă specializată de contabilitate obișnuită.

Contabilitatea obișnuită se referă la chestiunile financiare generale ale unei afaceri. De obicei, implică urmărirea veniturilor și cheltuielilor afacerii în ansamblu. În schimb, contabilitatea proiectului se concentrează pe aspectele financiare ale unui anumit proiect și implică urmărirea costurilor și veniturilor asociate cu acel proiect.

O altă diferență cheie între contabilitatea proiectului și contabilitatea obișnuită este nivelul de detaliu. Contabilitatea proiectelor implică adesea urmărirea costurilor la un nivel foarte granular, cum ar fi urmărirea costului materialelor individuale sau orelor de muncă.

Contabilitatea obișnuită, pe de altă parte, implică de obicei urmărirea cheltuielilor și a veniturilor la un nivel superior, care include costul total al unui departament sau al unei unități de afaceri.

Contabilitatea proiectului vs. contabilitatea de gestiune

Principala diferență dintre contabilitatea de proiect și contabilitatea de gestiune este concentrarea celor două discipline.

Contabilitatea proiectului se concentrează pe aspectele financiare ale unui anumit proiect și implică urmărirea costurilor și veniturilor asociate cu acel proiect.

Dimpotrivă, contabilitatea de gestiune se concentrează pe furnizarea de informații pe care managerii le pot folosi pentru a lua decizii informate cu privire la operațiunile unei afaceri. De obicei, implică analiza datelor financiare la un nivel superior, cum ar fi urmărirea performanței generale a unei unități de afaceri sau departament.

Contabilitatea proiectului vs. contabilitatea costurilor

Contabilitatea costurilor este un tip de contabilitate care determină costul asociat cu un serviciu sau cu procesul de fabricație al unui produs prin examinarea fiecărei cheltuieli din lanțul de aprovizionare. Deci, nu este conectat la un proiect anume, dar poate fi.

Pe baza acestei definiții, putem deduce că contabilitatea de proiect este o formă de contabilitate a costurilor. Astfel, puteți privi contabilitatea costurilor ca un termen mai larg care implică cheltuieli în afara domeniului de aplicare a contabilității de proiect.

Avantajele cheie ale contabilității de proiect

Contabilitatea proiectelor este un instrument valoros care poate ajuta managerii de proiect și proprietarii de afaceri să își gestioneze proiectele mai eficient și să ia decizii mai bune. Iată principalele motive pentru care ar trebui să utilizați contabilitatea de proiect pentru următorul proiect.

Beneficiul #1: Contabilitatea proiectului vă permite să controlați costurile proiectului

Contabilitatea și managementul proiectelor merg mână în mână! În timp ce lucrați la un proiect, puteți utiliza contabilitatea proiectului pentru a obține informații exacte și actualizate despre situația financiară a proiectului dvs. în derulare.

În plus, puteți utiliza contabilitatea proiectului pentru a examina progresul unui proiect în fiecare fază. Managerii de proiect pot folosi informațiile rezultate pentru a identifica potențialele economii de costuri și pentru a face ajustări la bugetul proiectului din mers.

Mai mult decât atât, posibilitatea de întârzieri și ceea ce înseamnă aceasta pentru cheltuiala finală a unui proiect este mai ușor de înțeles și gestionat cu o contabilitate amănunțită a proiectului.

Beneficiul #2: Contabilitatea proiectelor vă informează despre potențialele cheltuieli și vă ajută să vă pregătiți pentru proiecte viitoare

Contabilitatea de proiect oferă managerilor de proiect informațiile financiare de care au nevoie pentru a lua decizii informate cu privire la proiectele lor. Apoi, managerii de proiect pot evalua fezabilitatea diferitelor opțiuni de proiect și pot determina cel mai bun curs de acțiune.

În plus, beneficiile contabilității de proiect nu se termină atunci când proiectul este finalizat. Prognoza este un aspect esențial al oricărei afaceri și este importantă pentru estimarea cheltuielilor viitoare, precum și a duratei proiectelor similare în viitor. Cu contabilitatea proiectelor, datele financiare dintr-un proiect pot fi folosite ca referință pentru proiecte similare în viitor.

Beneficiul #3: Contabilitatea proiectelor vă ajută să creați rapoarte detaliate ale proiectului

Cu o imagine financiară clară a unui proiect, managerii de proiect pot crea cu ușurință rapoarte și își pot actualiza părțile interesate cu privire la progresul acestuia.

În plus, datele contabile ale proiectului conțin informații esențiale care trebuie incluse în raportul final al proiectului pentru:

• Investitori,
• Management, și
• Părțile interesate.

Contabilitatea proiectelor face crearea rapoartelor finale de proiect mult mai ușoară, deoarece toate datele sunt deja înregistrate și urmărite!

4 Faze esențiale ale contabilității proiectului

Numărul de faze prin care va parcurge procesul de contabilitate a proiectului depinde de managerul de proiect sau de departamentul de contabilitate. Cu toate acestea, există patru faze în contabilitatea proiectului, care sunt esențiale pentru o privire de ansamblu financiară aprofundată a unui anumit proiect:

• Planificare si bugetare,
• Urmărire și monitorizare,
• Raportare și
• Închidere.

Vom explica fiecare fază în detaliu în rândurile următoare.

Faza 1: Planificare și bugetare

Faza de planificare și bugetare începe înainte de începerea proiectului. Această fază prezintă un pas crucial pentru contabilitatea proiectului de succes, deoarece anticipează costurile potențiale și stabilește reperele care trebuie îndeplinite.

Faza de planificare și bugetare constă în estimarea fiecărui cost pe care îl va suporta un proiect, inclusiv:

• Muncă,
• ore,
• echipamente,
• transport,
• Materiale, și
• deasupra capului.

În plus, managerii de proiect vin cu un program pentru un proiect și schițează fiecare sarcină care trebuie finalizată pentru ca proiectul să aibă succes.

Faza #2: Urmărire și monitorizare

Odată ce proiectul începe, progresul și bugetul proiectului trebuie monitorizate îndeaproape.

În această fază, deținerea unui software de contabilitate de proiect sau angajarea unui contabil de proiect este crucială pentru succesul proiectului. Asta pentru că contabilitatea proiectului implică compararea regulată a veniturilor și costurilor reale cu bugetul estimat. Prin monitorizarea regulată a situației costurilor, managerii de proiect pot face ajustări sau pot cere o creștere a bugetului fără întârzieri.

Un software bun de management al proiectelor, cum ar fi Clockify, vă permite să monitorizați cu ușurință progresul proiectului. Vă puteți conecta la toate sarcinile, durata acestora, precum și toate costurile asociate acestora.

Apoi, puteți compara, de asemenea, timpul urmărit și timpul estimat pentru proiecte și sarcini.

De exemplu, în captura de ecran de mai sus, putem vedea că timpul estimat pentru sarcina de dezvoltare a fost mai mare decât timpul urmărit.

Faza #3: Raportare

Contabilitatea proiectelor face crearea rapoartelor de proiect mult mai ușoară, deoarece acestea urmăresc fiecare cheltuială minoră și majoră prin care trebuie să treacă un proiect. Managerii de proiect pot folosi datele colectate din contabilitatea proiectului pentru a crea rapoarte și a le prezenta părților interesate și investitorilor.

Un aspect important al contabilității proiectului este că se realizează în timp ce proiectul este în derulare. Astfel, managerii de proiect pot actualiza în mod regulat toate părțile interesate implicate și pot furniza rapoarte pe parcursul fiecărei etape a proiectului.

Faza #4: Închidere

În această fază finală, managerii de proiect completează evidențele financiare ale proiectului și închid orice conturi restante.

Aceasta poate implica reconcilierea înregistrărilor financiare ale proiectului cu sistemul principal de contabilitate al organizației sau completarea oricăror formulare fiscale sau de conformitate necesare. Odată ce proiectul este închis, înregistrările contabile ale proiectului pot fi arhivate pentru referințe ulterioare.

4 sfaturi cheie pentru contabilitatea proiectelor de succes

A avea un contabil de proiect sau a investi în software de contabilitate nu va face mare lucru pentru tine decât dacă te asiguri că ai acoperit toate elementele de bază pentru urmărirea de succes a proiectelor. Iată câteva sfaturi care vă vor ajuta să profitați la maximum de abilitățile sau instrumentele de contabilitate de proiect pe care le aveți la dispoziție!

Sfat #1: Stabiliți bugetul pentru proiect

Potrivit cercetărilor, aproape 30% dintre organizații declară gestionarea slabă a resurselor ca fiind o provocare uriașă pentru succesul proiectelor lor. Managementul resurselor se referă la utilizarea resurselor disponibile, cum ar fi timpul, echipamentele, oamenii și fondurile, în cel mai eficient mod. Managerii de proiect ar trebui să stabilească întotdeauna un buget care să sublinieze ce se poate face cu resursele aflate în posesie.

Prezentând costurile și veniturile așteptate de la început, veți avea un punct de referință clar pe baza căruia vă puteți măsura cheltuielile și veniturile reale pe măsură ce proiectul progresează. În acest fel, veți putea urmări cu ușurință orice modificare a costurilor, precum și să monitorizați progresul unui proiect folosind contabilitatea proiectului.

În plus, veți fi mai bine echipat pentru a face față cheltuielilor neașteptate și modificărilor planului dvs. de proiect.

Puteți începe prin a face o listă cu toate cheltuielile așteptate, cum ar fi:

• materiale,
• Muncă, și
• Costuri neestimate.

Nu uitați să includeți puțin spațiu de mișcare pentru a ține cont de neașteptat. Odată ce aveți o imagine completă a costurilor și veniturilor proiectate, veți putea utiliza contabilitatea proiectului în cea mai mare măsură.

Sfat #2: Urmăriți cu atenție costurile

Nu uitați să urmăriți cu atenție costurile și veniturile reale pe măsură ce mergeți. Urmărind aceste valori cu precizie, veți putea identifica problemele potențiale sau zonele de îmbunătățire și veți putea face ajustări la proiect, după cum este necesar.

Urmărind costurile proiectului, veți avea, de asemenea, mai multe șanse să rămâneți în limita bugetului. În plus, puteți surprinde orice cheltuială excesivă înainte de a deveni o problemă majoră.

Ar trebui să păstrați întotdeauna înregistrări detaliate ale tuturor cheltuielilor și veniturilor dvs., precum și orele angajaților. Aceste cheltuieli ar putea include chitanțe, facturi și alte documente care arată cât cheltuiți și cât câștigați. Asigurați-vă că actualizați în mod regulat înregistrările și comparați-le cu bugetul original pentru a vedea cum vă descurcați.

Sfatul #3: Creați rapoarte financiare în mod regulat

A avea rapoarte financiare regulate este esențială pentru toți managerii de proiect. Rapoartele conțin informații detaliate despre situația financiară a proiectului dumneavoastră. Vă vor ajuta să comunicați cu părțile interesate, cum ar fi investitorii sau conducerea executivă.

Primul pas pentru a crea un raport financiar bun este să aduni toate datele financiare relevante, cum ar fi chitanțele, facturile și alte documente care arată cât cheltuiești și câștigi. Apoi, ar trebui să organizați aceste date într-un raport clar și concis, care prezintă cele mai importante informații într-un format ușor de înțeles.

Un raport contabil de succes al proiectului ar trebui să includă:

• Un rezumat,
• Indicatori de performanta,
• Grafice și diagrame pentru o înțelegere mai ușoară,
• Interpretarea datelor,
• Obiective atinse, și
• Proiecții.

În plus, având toate informațiile relevante despre finanțele proiectului într-un singur loc, veți putea vedea cu ușurință dacă sunteți pe cale să vă îndepliniți obiectivele financiare. Veți vedea, de asemenea, cum sunt de fapt cheltuielile și veniturile dvs. Astfel, veți fi mai bine echipat pentru a identifica zonele în care puteți economisi timp, bani sau resurse. Acest lucru vă poate ajuta să vă simplificați proiectul și să îl faceți mai eficient în ansamblu.

Sfatul #4: Identificați problemele potențiale și corectați-le

Contabilitatea proiectului vă permite să aveți o imagine clară a întregii sfere a chestiunilor financiare ale proiectului dumneavoastră. Dar, nu va face mare lucru pentru tine dacă nu ești pregătit să revizuiești finanțele în mod regulat și să schimbi orice se poate face mai bine.

În plus, în cazul în care observați orice problemă potențială cu proiectul dvs., este esențial să luați măsuri imediat. Acest lucru ar putea însemna modificarea programului proiectului, modificarea domeniului de aplicare al proiectului sau implementarea altor strategii pentru a menține lucrurile în mișcare fără probleme.

Abordând potențialele probleme de la început, puteți preveni reversiunile majore și vă puteți asigura că proiectul dvs. rămâne pe drumul cel bun. În plus, puteți folosi lecțiile din acest proiect pentru orice proiect similar în viitor. Prin urmare, monitorizarea atentă a finanțelor și identificarea problemelor pe care le puteți corecta poate face toată diferența pentru succesul proiectului dumneavoastră!

Cum să găsiți un software bun de contabilitate pentru proiecte

Sperăm că acum înțelegeți cât de importantă este contabilitatea proiectelor. Investiția într-un software bun de contabilitate a proiectelor poate face contabilitatea proiectelor mult mai ușoară și cu siguranță vă va economisi mult timp pe termen lung.

Dar, cu atât de multe opțiuni software diferite disponibile, poate fi greu să știi de unde să începi. De aceea, este important să vă faceți timp să vă cercetați opțiunile și să comparați caracteristicile și capacitățile fiecărui program. Făcându-vă temele, veți putea găsi software-ul de contabilitate de proiect perfect pentru afacerea dvs.!

Iată sfaturile noastre pentru a vă ajuta să faceți alegerea perfectă.

Sfat #1: Identificați nevoile dvs. de contabilitate a proiectului

Înainte de a începe să căutați software, acordați-vă timp pentru a vă gândi la ceea ce aveți nevoie de la un sistem de contabilitate de proiect. Concentrându-vă pe software-ul care este adaptat nevoilor dvs., veți putea evita să cheltuiți timp și bani pe sisteme care nu corespund cerințelor dvs. Deci, cum vă dați seama de ce aveți nevoie dintr-un sistem de contabilitate de proiect?

Puteți începe prin a face o listă cu cerințele dvs. specifice, cum ar fi:

• Tipurile de sarcini pe care trebuie să le urmăriți, cum ar fi proiectarea, dezvoltarea și marketingul,
• Numărul de utilizatori care vor avea nevoie de acces la sistem și
• Orice alte caracteristici de care aveți nevoie, cum ar fi urmărirea timpului, orele facturabile, capacitatea de a gestiona mai multe proiecte, facturarea etc.

Apoi, vă puteți restrânge opțiunile și vă puteți concentra pe software-ul care este adaptat nevoilor dvs. specifice.

Sfat #2: faceți câteva cercetări cu privire la calitatea caracteristicilor

Odată ce ați determinat ce caracteristici aveți nevoie de la un software de management de proiect pentru contabili, manageri de proiect și proprietari de afaceri, este timpul să analizați calitatea caracteristicilor menționate. Din fericire, internetul oferă o mulțime de modalități de a te asigura că faci alegerea corectă.

Puteți parcurge opțiunile populare și puteți crea o listă cu cele cu caracteristicile de care aveți nevoie. Apoi, ar trebui să explorați cum funcționează de fapt aceste funcții. Puteți citi recenzii, cere recomandări de la alte companii și chiar puteți face teste gratuite pentru a vedea cum funcționează software-ul în practică.

Sfat #3: Aruncă o privire la interfață

Software-ul de contabilitate de proiect este un instrument avansat conceput pentru sarcini complexe. Dar asta nu înseamnă că trebuie să fii un expert contabil de renume mondial pentru a-l putea folosi!

Deci, ar trebui să căutați un software care are o interfață ușor de utilizat. Recenziile, recomandările și versiunile de încercare sunt disponibile pentru a vă ajuta să găsiți un program ușor de utilizat, cu funcții excelente.

Sfat #4: Luați în considerare prețul

Software-ul de management al contabilității de proiect poate fi costisitor. Prin urmare, doriți să vă asigurați că obțineți o valoare bună pentru banii dvs. De aceea ar trebui să cauți un program care să ofere un echilibru bun de funcții și să nu te facă să treci peste buget.

Concluzie: Contabilitatea proiectului este un instrument esențial pentru un proiect de succes

Importanța pe care o acordați contabilității de proiect poate face sau distruge un proiect! De aceea, este important să înțelegeți ce este contabilitatea de proiect și cum să profitați la maximum de ea.

În acest articol, ați aflat mai multe despre contabilitatea proiectelor și numeroasele sale utilizări.

Mai mult, acum ești familiarizat cu toate beneficiile pe care le oferă, precum controlul costurilor și pregătirea pentru proiecte viitoare, precum și fazele de contabilitate a proiectului esențiale pentru un proiect de succes.

În plus, vă puteți baza oricând pe software-ul de contabilitate a proiectelor pentru a face procesul de urmărire a costurilor mult mai ușor! Ar trebui să folosiți sfaturile din acest articol pentru a găsi cea mai bună opțiune de pe piață. De exemplu, a dedica ceva timp cercetării și analizării caracteristicilor și prețurilor care se potrivesc nevoilor dvs. va contribui mult în acest proces.

Sperăm că această postare pe blog vă va ajuta să urmăriți proiectele dvs. și să profitați la maximum de contabilitatea proiectelor.

️ Cât de importantă este contabilitatea proiectelor pentru tine și proiectele tale? Aveți sfaturi despre cum să profitați la maximum de contabilitatea proiectului? Simțiți-vă liber să ne împărtășiți experiența dvs. la [email protected]. De asemenea, dacă ți-a plăcut acest articol, asigură-te că răspândești vestea prietenilor și colegilor tăi!