Exemple și sfaturi de feedback profesional

Termenul „feedback” este utilizat pe scară largă în afaceri și este frecvent solicitat și furnizat atât clienților, cât și angajaților . Este printre cele mai valoroase resurse pentru îmbunătățirea performanței, a calității muncii și pentru stimularea satisfacției generale în cadrul unei companii. Feedback-ul nu se limitează la aspecte referitoare la activitățile de afaceri ale organizației; include, de asemenea, sentimentele indivizilor despre companie.

Într-un cadru organizațional, feedback-ul poate proveni și poate fi căutat de liderii de echipă, precum și de alți profesioniști. Poate apărea la nivel personal în rândul unui grup mic de indivizi sau la o scară mai mare, ca parte a unei strategii de afaceri care implică numeroase părți interesate. Într-adevăr, multe organizații caută și oferă în mod regulat feedback diverșilor lor profesioniști pentru a evalua traiectoria organizației și a îmbunătăți diferitele fațete.

Fie că ești un profesionist care dorește să dai sau să primești feedback unui coleg sau unui lider de echipă, fie că ești o companie care dorește să-l aplice întregii echipe sau clienților tăi, mai jos sunt 9 sfaturi care te vor ajuta să oferi și să primești feedback constructiv și îmbunătățiți-vă afacerea.

A oferi și a primi feedback: Cele 9 reguli de aur

Următoarele 9 reguli sunt extrase din cartea perspicace „Smart Feedback” de Jane și Rosa Rodriguez del Tronco și Noemi Vico Garcia.

1. Descrie faptele

Când oferiți feedback, este mai constructiv și mai bine primit dacă vă abțineți de la evaluări personale și vă concentrați exclusiv pe furnizarea de informații obiective . Prin urmare, este benefic să subliniem faptele.

De exemplu, în loc să spui „nu ești foarte meticulos când vine vorba de a-ți face munca”, este mai eficient să spui „Am găsit mai multe erori în munca ta”.

Distincția dintre un fapt și o opinie este că cea din urmă este o interpretare a unui fapt care poate fi subiectivă, în timp ce prima poate fi verificată și fundamentată .

Prezentarea unei opinii duce adesea la mai multe conflicte și rezistență. În schimb, este mai greu să contestați realitatea atunci când sunt prezentate cu fapte verificabile, ceea ce face ca datele obiective să fie mai ușor acceptate .

2. Fii concis

Feedback-ul pe care îl oferi unei persoane ar trebui să fie specific, adică nu ar trebui să lase loc de interpretare sau posibilitatea ca cealaltă persoană să înțeleagă ceva diferit de ceea ce vrei să spui de fapt.

Este adevărat că suntem responsabili pentru cuvintele noastre și nu pentru modul în care oamenii le interpretează . Cu toate acestea, putem depune eforturi pentru a ne asigura că mesajul nostru este înțeles cât mai clar posibil.

A fi concis nu servește doar pentru a asigura o înțelegere clară, ci și pentru a preveni interpretarea greșită sau exagerarea feedback-ului oferit.

Este esențial să evitați să vorbiți în termeni generali sau să folosiți adjective prea largi. De exemplu, în loc să spui „trebuie să-ți îmbunătățești abilitățile de a vorbi în public”, este mai eficient să specifici zone de acțiune pentru îmbunătățire, cum ar fi „când vorbești în public, concentrează-te pe deplasarea pe scenă, articularea clară și menținerea contactului vizual cu publicul mai degrabă decât să citească din note sau diapozitive”.

În plus, atunci când oferiți feedback negativ, este benefic să începeți cu o notă pozitivă pentru a încuraja individul și pentru a stimula receptivitatea la punctele mai puțin pozitive .

În plus, feedback-ul negativ este cel mai bine furnizat într-un cadru privat pentru a evita provocarea de jenă sau disconfort destinatarului.

3. Fii direct

Pentru a asigura o înțelegere clară, este vital să comunicați mesajul direct, fără o elaborare inutilă. Fiți concis și evitați să vă plimbați în jurul tufișului , deoarece acest lucru poate dilua semnificația și impactul feedback-ului central.

Străduiți-vă să vă concentrați critica constructivă pe cel mult două sau trei aspecte cheie , demonstrând selectivitate. Prezentarea de prea multe informații deodată poate copleși destinatarul și poate împiedica capacitatea acestuia de a procesa eficient feedback-ul.

De asemenea, este benefic să dedici un timp doar pentru a oferi feedback, mai degrabă decât să-l încorporezi în alte discuții. Această abordare permite concentrarea atenției asupra feedback-ului și sporește eficacitatea acestuia.

4. Fă-o în timp util

Nu are rost să faci critici constructive prea târziu, când celălalt nu mai poate face nimic pentru a se îmbunătăți sau când detaliile și perspectiva a ceea ce s-a făcut au fost uitate.

Cu cât feedback-ul este mai aproape de problema pe care doriți să o discutați, cu atât mai bine . În mod ideal, faceți-o în 24 de ore pentru ca acesta să aibă cel mai mare efect posibil, deoarece persoana va avea experiența proaspătă în minte și va fi mai motivată să o abordeze.

În plus, este mai bine să nu vorbiți în numele terților; este întotdeauna de preferat să vorbești la persoana întâi și despre comportamentul pe care l-ai observat singur . În caz contrar, cealaltă persoană se poate simți inconfortabil știind că vorbești despre ea la spate.

5. Oferiți sugestii și întrebări

Feedback-ul ar trebui să rămână deschis discuțiilor și provocărilor. După transmiterea feedback-ului, este esențial să încurajăm destinatarul să-și împărtășească perspectiva și să pună orice întrebări pe care le-ar putea avea . Propul tău punct de vedere ar putea evolua după ce ai dialogat cu ei.

În plus, în timpul procesului de feedback, este valoros să pui întrebări care să reflecte prompt, cum ar fi „ești de acord cu evaluarea mea?” sau "ce părere aveți despre această problemă?"

În plus, este recomandabil să evitați să fiți prea asertiv sau absolut în declarațiile dvs. de feedback și soluțiile sugerate.

6. Mențineți o atitudine deschisă

Trecând la primirea feedback-ului, lucrul esențial este să-ți lași ego-ul deoparte și să-l abordezi cu o dorință reală de a asculta perspective care pot diferi de ale tale , precum și să fii deschis la posibilitatea schimbării.

Acest aspect este esențial pentru ca critica constructivă să dea rezultate. Indiferent de cât de eficient este comunicat sau înțeles feedback-ul, dacă destinatarul nu este receptiv la schimbare sau nu dorește să recunoască realitatea, progresul devine provocator.

Acest lucru subliniază faptul că feedback-ul este un schimb reciproc, care necesită participarea activă atât a celui care dă, cât și a celui care primește .

7. Lucrați la încrederea în sine

Când primești critici constructive, este foarte util să fii plin de compasiune cu tine însuți și să interiorizezi că nu suntem perfecți și că putem face greșeli. Ar trebui să acceptăm critica constructivă pentru ceea ce este, un comentariu care își propune să fie constructiv și nu un atac personal.

Eroarea poate fi egală cu învățare, iar critica nu definește cine ești ; este doar un comentariu despre modul în care ați efectuat o anumită sarcină.

De exemplu, dacă ți se spune „ai uitat să-mi spui despre acest mesaj de la un client”, nu ar trebui să-l interpretezi ca „ești o persoană foarte uitucă”.

Acest principiu se aplică nu numai feedback-ului negativ, ci și feedback-ului pozitiv. Când primiți feedback pozitiv, este firesc să simțiți un sentiment de mândrie, dar este esențial să păstrați umilința.

În esență, indiferent dacă primiți feedback negativ sau pozitiv, este esențial să nu îl luați personal. Feedback-ul negativ nu ar trebui să fie interiorizat ca o reflectare a valorii tale, iar feedback-ul pozitiv nu ar trebui să umfle ego-ul până la punctul de a te simți superior celorlalți. În schimb, este vital să ai o înțelegere clară a ta și să nu te bazezi doar pe evaluări externe pentru validare.

8. Gestionează-ți emoțiile

Strâns legat de punctul anterior, ceva care te va ajuta să accepți mai bine critica constructivă este să înveți să-ți gestionezi emoțiile.

Când primiți feedback negativ, este firesc să experimentați sentimente de disconfort, tristețe sau descurajare. În loc să încercați să suprimați aceste emoții, este important să le recunoașteți, să le înțelegeți sursa și să vă acordați timp să le procesați . Această perioadă de reflecție poate oferi informații valoroase despre sine și poate ajuta la atenuarea tensiunii.

Când vă confruntați personal cu critici constructive, o strategie utilă este să exersați respirația lentă și adâncă și să numărați până la 5 sau 10 înainte de a răspunde . Această scurtă pauză permite un răspuns calm și atent. Odată singur, profitați de ocazie pentru a vă analiza în continuare răspunsul emoțional și cauzele care stau la baza acestuia.

În mod similar, feedback-ul pozitiv poate evoca și emoții puternice. Este benefic să abordezi aceste sentimente cu aceeași atenție, nici suprimându-le și nici permițându-le să te copleșească.

Este vorba despre atingerea unui echilibru – să nu vă înăbuși emoțiile, dar și să nu le permiteți să vă domine gândurile și acțiunile.

9. Dezvoltați rezistența

Reziliența, capacitatea de a se adapta și de a depăși provocările, variază în funcție de indivizi , dar poate fi cultivată și este de neprețuit atunci când primesc critici constructive.

Cei cu reziliență tind să-și schimbe atenția de la problemă la soluții potențiale , extragând mai multe aspecte pozitive decât negative din feedback. În cele din urmă, reziliența implică o schimbare de perspectivă, vizându-se pe sine ca un agent activ capabil să-și modeleze realitatea.

Acceptarea adversității ca parte naturală a vieții, recunoașterea limitărilor personale, căutarea asistenței atunci când este necesar, abținerea de la a primi feedback-ul personal și perfecționarea abilităților de ascultare activă sunt toate favorabile pentru construirea rezilienței. Aceste practici încurajează un răspuns mai degrabă proactiv decât pasiv la adversitate.