Planificarea pentru Anul Nou: Cum să creați un calendar editorial

Una dintre tradițiile mele preferate vine în fiecare 1 ianuarie. La fel ca mulți dintre voi, îmi permit să dorm, să beau cafea (poate cu niște Bailey) și să mă uit la fotbal.

Dar la un moment dat, în timpul zilei, îmi eliberez biroul (sau masa din bucătărie) și deschid un nou calendar de planificare a zilei. Cu o băutură la alegere, iau calendarul de anul trecut și calendarul proaspăt de anul acesta și încep să visez la tot ce voi face și voi realiza. Aceasta înseamnă să copiați datele importante (zile de naștere și așa mai departe) în noul calendar, precum și sărbătorile, călătoriile dorite sau programările la doctor. Este un moment pe care îl savurez.

În prima zi înapoi la serviciu după noul an, fac ceva foarte asemănător cu calendarul meu de lucru. După cum probabil simți, sunt un planificator. De asemenea, sunt o persoană vizuală și îmi place să întocmesc liste de sarcini. Dar chiar dacă în mod natural nu ești conectat la fel ca mine, poți totuși să alcătuiești un calendar cu câteva trucuri. Pentru această postare, mă voi referi în mod special la calendarele editoriale, care sunt atât o necesitate, cât și un instrument util atât pentru specialiști în marketing, cât și pentru experții în conținut.

De asemenea, îmi dau seama că în marketing nu avem întotdeauna luxul să planificăm un calendar cu un an întreg înainte. Uneori putem fi norocoși dacă avem o săptămână pentru a conceptualiza și a executa un plan. Dar putem aspira. Această postare este menită să vă ajute să treceți peste obstacolul unui calendar gol. Până la sfârșitul postării și al exercițiului însoțitor, ar trebui să aveți un plan brut care vă va duce până la sfârșitul anului 2017.

Începem!

De ce ai nevoie de un plan?

Organizare! Un calendar vă poate ajuta să vă vizualizați ziua, luna sau anul care urmează. Este foaia ta de parcurs spre ceea ce te confrunți.

Vă poate ajuta și atunci când nu aveți inspirație. Dacă v-ați configurat deja calendarul, ați făcut munca serioasă de a crea subiecte și teme pentru campaniile și copierea dvs. Acum trebuie doar să executați.

În plus, calendarele editoriale sunt o resursă excelentă pentru a-i arăta șefului tău că ești șef.

Când ai nevoie de un calendar editorial?

Am stabilit calendare și programe de lucru pentru orice, inclusiv viața de zi cu zi. Întreabă-l pe soțul meu despre programul nostru de weekend și el va fi plin de ochi în timp ce se gândește la planul detaliat pe care ni l-am stabilit pentru a ne îndeplini toate sarcinile și distracția. Nu mă pot abține! Trebuie să calendarizez totul pentru a mă asigura că este realist – pentru a mă asigura că toate planurile mele se vor potrivi într-o zi. În plus, îmi place constrângerea blocării timpului (vezi postarea mea anterioară despre productivitate).

De asemenea, folosesc un calendar editorial sau un plan de lucru pentru majoritatea sarcinilor de la birou.

Calendarele editoriale sunt esențiale în special pentru cei dintre voi din domeniul conținutului și al publicării – pentru a planifica munca în avans, inclusiv pentru a obține desemnați freelanceri. Vin din lumea revistelor, unde a trebuit să ne planificăm povestea de copertă și articolele cu luni înainte. Acest obicei se scurge și în publicarea web, pentru a ști ce se postează și când. Sunt necesare și pentru blogging.

Unii oameni se întreabă dacă este o practică inteligentă să creezi un calendar editorial pentru rețelele sociale. Argumentul împotriva acestui lucru este că rețelele sociale ar trebui să fie oportune și spontane, iar planificarea cu luni în avans este antiteza acestui lucru.

Este un punct corect, deși sunt de părere că ai nevoie de un calendar editorial ca coloană vertebrală a calendarului tău de socializare. Motivul pentru care? Te vei înnebuni dacă planul tău de socializare este literalmente necompletat și trebuie să cauți și să te chinui pentru a veni cu subiecte din mers, zi de zi. Totuși, nu sugerez să aliniați toate cele 365 de zile de postări în avans. În schimb, străduiește-te pentru un echilibru. Mă interesez să selectez subiecte săptămânale sau chiar lunare care să mă ajute să-mi încadrez calendarul. Apoi las o mulțime de marjă de completat și cu postări de știri.

Ce să includeți în calendarul dvs. editorial?

Nu trebuie să includeți totul în calendarul dvs. De fapt, probabil că nu vrei, pentru că cu cât devine mai granular, cu atât mai mult va trebui să te adaptezi când lucrurile se schimbă (și se vor schimba).
În schimb, începeți cu elementele de bază: date, subiecte sau teme și repere cheie. Acesta în sine este un calendar rudimentar și eficient.

Dar să mergem puțin mai adânc.

Cum să vă abordați calendarul editorial

Vreau ca acesta să fie un atelier interactiv, practic, al unui blog. Scopul meu este să vă puteți încadra propriul calendar brut în timp ce parcurgem următoarele secțiuni.

Așa că, pentru a începe, scoateți câteva coli de hârtie de răzuit și un ustensil de scris pentru asta.

(Notă: deși îmi dau seama că suntem într-o epocă de cunoștințe digitale, încurajez cu tărie folosirea hârtiei și a creionului/creionului în această etapă. Detaliezi ideile și s-ar putea să faci niște schițe rudimentare – și multe mâzgăliri. Hârtia funcționează cel mai bine pentru acum și puteți transfera acest lucru într-un fișier digital mai sofisticat mai târziu.)

Prioritizează

Primul lucru: prioritizează-ți obiectivele și sarcinile. Desenați o piramidă inversată, punctul de jos. În partea de sus (cea mai mare parte a piramidei) sunt lucrurile pe care trebuie să le faceți în acest an: lansați un produs, atingeți un anumit obiectiv de venituri și așa mai departe. Acestea sunt acele lucruri de pe lista ta de lucruri obligatorii.

Apoi, treceți la secțiunea din mijloc a piramidei și împărțiți-o în patru cadrane. Etichetați-le Q1, Q2, Q3, Q4 – astfel încât să aveți una pe trimestru. Gândiți-vă la ce trebuie să se întâmple în fiecare dintre acele intervale de timp și notați acele lucruri, dacă știți. Dacă nu știți încă datele specifice pentru aceste articole, completați oricum ceva ca substituenți. Puteți actualiza oricând acest lucru.

În cea mai mică secțiune a piramidei tale, în acel moment, enumerați articolele mai mici din lista de dorințe pe care ați dori să le faceți dacă puteți.

Îmi dau seama că este puțin ciudat să zdrobești totul în această formă de piramidă, deoarece rezultatul nu este o formă simetrică – mai ales în acea secțiune de cadran. Dar intenția este de a te face să te gândești la prioritățile tale, de la cele mai mari la cele mai mici.

Calendar-ize

Acum, ia o nouă bucată de hârtie. Vom lua aceeași piramidă și o vom face mai asemănătoare unui calendar.

Primul pas este să reprezentați 12 pătrate și să etichetați fiecare cu cele 12 luni ale anului. În fiecare lună, trasează un lucru din piramida ta. Acest lucru poate fi o listă de lucruri de făcut, o piatră de hotar sau o temă generală. Luați în considerare și operațiunile cheie de afaceri aici. De exemplu, orice conferințe pe care le veți sprijini. De asemenea, enumerați sărbătorile naționale și internaționale la care ați putea să vă asociați. Simțiți-vă liber să adăugați „TBD” sau „substituent” la lista dvs. Asta e ok. Scopul tău este să lași ideile și planurile să curgă în această etapă. Nu te judeca pentru că nu ai toate răspunsurile. Este posibil să aveți și suplimente – mai mult de un lucru pe lună. Scrie-le pentru moment.

Pe măsură ce faci această muncă, cred că creierul tău va începe să viseze. S-ar putea să simți nevoia de a fi creativ aici – cel puțin pentru mine este așa. Pe măsură ce încep să planific, creierul meu devine entuziasmat și ideile curg. Fac corelații și chiar pot veni cu sloganuri și idei de campanie captivante pe care le pot folosi mai târziu. Dacă vi se întâmplă acest lucru, nu rezista. Scrie-le. Nimeni nu se uită! Aceste note sunt pentru tine.

Îndepărtează-te de munca ta

Acum că aveți lunile complotate, faceți o pauză. Puteți împărți acest lucru în bucăți săptămânale sau chiar zilnice și pe oră mai târziu. Dar asta e bine deocamdată. Ai putea chiar să te oprești complet în această etapă, mai ales dacă te simți impus și trebuie să treci la altceva.

În caz contrar, permiteți-vă o pauză înainte de a revizui. Bate-te pe spate și îndepărtează-te cel puțin timp de 15 sau 30 de minute. Luați o cafea sau faceți o plimbare și întoarceți-vă.

Bine ați revenit: este timpul să amestecați

Înapoi? Grozav! Acum este timpul să amestecăm lucrurile și să ne jucăm puțin.

Luați 12 note lipicioase sau cărți de note – câte una pentru fiecare lună – și mâzgăliți lucrările din calendarul dvs. de 12 luni. Atașați-le pe birou sau pe podea și începeți să amestecați lucrurile pentru a vedea ce funcționează cel mai bine. Dacă aveți suplimente, acordați-le ideilor propria lor nota lipicioasă.

Apoi, căutați un calendar online de sărbători și notați orice ați ratat, cum ar fi sărbători mai mici sau „zile” naționale (cum ar fi ziua națională a câinelui, ziua înghețatei și așa mai departe). Acestea pot fi lucruri distractive pe care să le folosiți.

De asemenea, vă recomand să scoateți calendarul editorial de anul trecut în această etapă pentru a vă compara munca. Dacă aveți valori de anul trecut, cu atât mai bine. Evaluează ce ai făcut, ce a funcționat și adaptează-te.

Continuați să amestecați și să echilibrați calendarul până când sunteți mulțumit. Personal, caut să mă asigur că am o distribuție uniformă a subiectelor și ideilor pe lună – dar nu întotdeauna funcționează atât de bine. Cel puțin, încerc să am una sau două idei majore pentru fiecare lună, cu câteva suplimente care ar putea pluti între luni sau să fie suplimente frumoase dacă avem timp. Și vreau să greșesc din partea cu mai mult conținut în jumătatea din față a calendarului decât în ​​spate. Puteți adăuga oricând mai multe lucruri mai târziu, pe măsură ce lunile trec.

De asemenea, fă-ți timp în această etapă. Aceasta este de fapt munca grea și necesită gândire. Poate doriți chiar să extindeți această muncă pe parcursul a câteva zile.

Creați o vizualizare cu o singură foaie

Odată ce vă simțiți solid în ceea ce privește planul, întoarceți-vă și trasați calendarul „final” într-o vizualizare de o singură foaie, astfel încât să puteți vedea totul în flux. Grupați-vă lunile în trimestre. Atribuiți KPI-uri sau obiective pentru a vă putea măsura rezultatele. Cum arata? Probabil destul de lustruit în acest stadiu. Buna treaba!

Atribuiți munca

Odată ce ați rezolvat calendarul și temele, acum este momentul să definiți detaliile și să pregătiți planuri de lucru. De exemplu, atribuiți nume elementelor de făcut. Înregistrați termenele cheie pentru livrabile. Chiar și notează restricțiile bugetare specifice sau obiectivele de trafic pentru eforturile tale.

Așteptați-vă revizuiri

Rețineți că mai sus, am spus că acesta este calendarul tău „final”. Între ghilimele. Asta pentru că nu se face niciodată cu adevărat, nu-i așa? Știi acest joc până acum. Totul se schimbă – fie că este din cauza unei schimbări de strategie sau a unui nou șef care vine și amestecă lucrurile.

Și poate fi pentru că pur și simplu nu vă place planul și trebuie să faceți unele ajustări pentru a vă îmbunătăți calendarul. Amintiți-vă că acesta este calendarul dvs. , astfel încât să puteți reveni la el și să lucrați înainte de câte ori doriți.

Din punct de vedere tactic, mă pregătesc pentru asta setând mementouri în calendarul meu digital la fiecare 1-2 luni. Îmi intitulez sarcina „actualizează calendarul editorial” și blochez o oră sau două. Apoi, trec prin exercițiile de mai sus – sau cel puțin îmi citesc planurile – și fac ajustări după cum este necesar.

Vizualizări săptămânale sau zilnice – ar trebui să le creați?

Dacă sunteți pe drum și doriți să aprofundați pentru a crea un plan săptămânal sau zi de zi, puteți. Dar dacă faceți acest lucru, vă recomand să planificați acest lucru profund doar cu 6-10 săptămâni înainte. Motivul este din cauza a ceea ce tocmai am discutat: planurile se pot schimba și se schimbă. Mi-ar plăcea să te căsătorești cu idei și sarcini zilnice, doar ca să trebuiască să le anulezi și să le schimbi pe toate.

Trecerea digitală și sfaturi finale

Odată ce ai mâzgălit pe hârtie și ai rezolvat problemele, acesta este momentul să transferi acest calendar pe orice mediu care funcționează cel mai bine pentru tine și echipa ta. Poate transferați totul într-un calendar partajat, cum ar fi Outlook, foi de calcul Google sau Asana.

Vă sugerez să creați o vizualizare de diapozitive dintr-o singură foaie a calendarului, probabil în PowerPoint. Îmi place să fac acest pas, astfel încât să pot introduce calendarul în anexele oricăror pachete de marketing pe care le distribui pe parcursul anului. De asemenea, este ușor să tipăriți acest diapozitiv și să îl lipesc de peretele biroului meu pentru a-l consulta.

Îmi place, de asemenea, să creez o singură vizualizare de lună odată, pe care o numesc vizualizarea mea „dintr-o privire”. Acest lucru mă ajută să rămân pe drumul cel bun și să-mi organizez clar prioritățile pentru luna.

Buna treaba! Urmează un an de succes!