Depășirea erorii de planificare și a efectelor sale negative

Ați subestimat vreodată timpul de care aveți nevoie pentru a finaliza o sarcină sau un proiect? Sau ai ajuns să depășești bugetul tău inițial?

Este foarte probabil să aveți, chiar dacă abilitățile dvs. de gestionare a timpului, organizatorice și planificare sunt la punct.

Mai mult, se pare că toți facem acest lucru - sistematic și în mod repetat.

Sigur, putem întotdeauna să dăm vina pe legea lui Murphy și să nu ne asumăm responsabilitatea pentru previziunile greșite.

Cu toate acestea, adevărul constă în însăși cablajul creierului nostru - în special, un tip de părtinire cognitivă numită eroarea de planificare.

În acest articol, vom ajunge la capătul acestuia, acoperind următoarele subiecte:

• Care este eroarea de planificare,
• Cum să recunoști părtinirile cognitive,
• Pașii pentru a deveni mai obiectiv, și
• Importanța urmăririi timpului în dezvoltarea obiceiurilor sănătoase și în monitorizarea progresului.

De asemenea, vom oferi exemple din viața reală și vom împărtăși câteva sfaturi și trucuri valoroase pentru a vă ajuta să depășiți problema erorii de planificare, așa că citiți mai departe.

Fenomenul eroare de planificare

Să începem prin a defini fenomenul care este de vină pentru dorințele noastre și să stabilim așteptări și termene nerealiste.

Termenul de eroare de planificare a fost introdus în 1977 de Daniel Kahneman și Amos Tversky, psihologi care au încercat să explice această tendință la oameni.

Ei au formulat definiția fenomenului, spunând că eroarea de planificare este:

„ O tendință de a subestima timpul necesar pentru finalizarea unui proiect, știind că proiectele similare au durat de obicei mai mult în trecut. Deci, este o combinație de predicții optimiste despre un anumit caz în fața unor cunoștințe mai generale care ar sugera altfel. ”

Mai simplu spus, eroarea de planificare se referă la un fenomen de predicție și la un optimism nerealist în estimarea timpului de care avem nevoie pentru a finaliza sarcinile viitoare.

Sună prea familiar? Nu ar trebui să vă bateți din cauza asta, așa cum li se întâmplă celor mai buni dintre noi.

Și, din fericire, există strategii pentru a deveni mai realiști în planificarea în avans .

Dar înainte de a ajunge la pași pentru a învinge eroarea de planificare, să examinăm de ce se întâmplă chiar fenomenul.

De ce oamenii tind să cedeze în fața erorii de planificare?

Există mai multe motive pentru care oamenii continuă să fie prea încrezători în predicțiile lor (chiar dacă greșesc de fiecare dată), cum ar fi:

• părtinirea optimismului,
• Prejudecata actuală,
• Motivația și
• Presiune sociala.

Vorbind dintr-o perspectivă comportamentală, eroarea de planificare afectează 2 aspecte vitale ale comportamentului uman:

• Gândirea critică și
• Procesele de luare a deciziilor .

Când cele 2 aspecte sunt afectate, este mai puțin probabil să anticipăm consecințele și să facem presupuneri corecte, ceea ce ne face mai puțin raționali și mai puțin probabil să privim sarcina din perspective diferite .

În plus, abilitățile noastre de organizare și de gestionare a timpului depind în mare măsură atât de gândirea critică, cât și de luarea deciziilor, ceea ce crește și mai mult șansele de impact dăunător.

În plus, există o multitudine de motive mai personalizate pe care fiecare dintre noi le poate adăuga la lista de mai sus, cum ar fi incapacitatea noastră de a împărți sarcinile în componente mai mici. Acest lucru va depinde în mare măsură de sarcini specifice și de modul în care ne simțim cu privire la îndeplinirea lor.

Acum să explicăm conexiunile dintre eroarea de planificare și motivele cheie din lista de mai sus.

Motivul #1: părtinire optimistă

Optimismul este profund înrădăcinat în creierul nostru și se referă în esență la tendința de a vedea întotdeauna paharul pe jumătate plin.

Oamenii din întreaga lume tind să aibă această iluzie, așa că a fi prea optimist nu este un lucru cultural, așa cum explică specialistul în neuroștiință Tali Sharot în cartea sa The Optimism Bias: A Tour of the Irrational Positive Brain .

Un alt punct cheie relevant din aceeași carte este că percepția noastră despre lume se bazează adesea pe așteptări pozitive cu privire la rezultat - ceea ce nu este un lucru rău.

Trebuie doar să ținem cont de faptul că rezultatele nu vor fi întotdeauna la fel de dezirabile pe cât ne-am anticipat și, prin urmare, să luăm în considerare ce-ar fi.

Interesant este că un studiu asupra părtinirii optimismului raportează că părtinirea optimismului se întâmplă și altor specii, cum ar fi păsările și șobolanii - indicând că este un fenomen evolutiv adânc înrădăcinat.

Pe de altă parte, lipsa tendințelor optimiste poate fi observată la persoanele care suferă de depresie. Potrivit Manualului de diagnostic și statistică al tulburărilor mintale, pesimismul este simptomul cheie într-o serie de tulburări depresive.

Deci, ce putem concluziona despre legătura dintre eroarea de planificare și optimism?

Optimismul este un mecanism cerebral sănătos care ne ajută să fim mai fericiți și mai încrezători în a face față provocărilor pe care ni le aruncă viața.

Cu toate acestea, dacă dorim să culegem beneficiile acesteia și să evităm eroarea de planificare, trebuie să fim pe deplin conștienți că suntem părtinitori . Acesta este singurul mod de a nu subestima riscurile și de a reuși într-o lume a incertitudinii.

Motivul #2: prejudecată prezentă

O altă părtinire care modelează procesele noastre de luare a deciziilor, permițând astfel existența erorii de planificare, este părtinirea actuală.

Relația dintre sinele nostru trecut, prezent și viitor se rezumă adesea la căutarea unei recompense imediate - benefică pentru sinele prezent - chiar dacă știm că eul viitor va regreta decizia.

În contextul erorii de planificare, prejudecata actuală face dificil să fii obiectiv cu privire la evenimentele viitoare. Pentru a justifica satisfacerea sinelui nostru prezent , vom crea un scenariu ideal pentru finalizarea sarcinii, fără a ține cont de obstacole sau întreruperi.

Sau, în cuvintele unuia dintre personajele noastre de desene animate preferate:

„Aceasta este o problemă pentru viitorul Homer! Omule, nu-l invidiez pe tipul ăsta!”

Motivul #3: Motivație

Există 2 tipuri de motivație – intrinsecă și extrinsecă – și ambele joacă un rol în existența erorii de planificare.

Motivația intrinsecă este cea care ne conduce în interior, cazurile în care propria noastră satisfacție este recompensa însăși. Pe de altă parte, motivația extrinsecă se învârte în jurul factorilor externi de recompensă, cum ar fi banii, laudele etc.

Legătura cu eroarea de planificare este destul de evidentă aici – motivația scăzută ne poate împiedica să luăm măsuri, dar nu putem anticipa cu adevărat cât de motivați ne vom simți în viitor .

În plus, nivelurile noastre inițiale de motivație sunt de obicei cele mai ridicate în stadiul în care sarcina sau un proiect este încă abstract. Acesta este momentul în care suntem conștienți de beneficii, dar încă nu suntem conștienți de provocări precum:

• Obstacole pe care le-am putea întâlni,
• Amânarea și efectele sale negative și
• Realizarea sarcinilor pe care ni le considerăm neplăcute.

Prin urmare, creăm un plan sau un program convinși că nivelurile menționate vor rămâne atât de ridicate, ceea ce, din păcate, adesea nu este cazul.

Motivul #4: Presiunea socială

Oamenii sunt în mod inerent creaturi sociale - viețile noastre sunt modelate de normele sociale , precum și de relațiile și interacțiunile noastre cu ceilalți.

Creștem în familii, lucrăm în echipă și dezvoltăm prietenii și relații romantice, așa că este firesc ca oamenii din jurul nostru să influențeze comportamentul nostru.

Cu toate acestea, această influență se poate transforma în presiune pentru a se potrivi și a se conforma unui anumit standard .

Acest tip de presiune se numește presiune socială .

Luați în considerare următorul scenariu:

Este luni și ești la un apel cu partenerul tău de afaceri. Voi doi discutați despre calendarul și responsabilitățile pentru săptămâna următoare, așa că amândoi sunteți pe deplin conștienți de ceea ce trebuie făcut.

La un moment dat, faci o declarație încrezătoare, cum ar fi „Considerați că este gata până la sfârșitul săptămânii!”

Și atunci apare un obstacol neașteptat și ajungi să fii nevoit să iei o zi de boală. Săptămâna trece și reușiți să finalizați doar 70% din activitățile planificate. Acum trebuie să solicitați o prelungire a termenului limită și, cel mai probabil, vă simțiți prost din cauza asta.

Este firesc că toți vrem să facem o impresie bună altor oameni , nu? Acolo intervine presiunea socială, împreună cu tendința de a fi prea optimiști și poate prea încrezători în noi înșine viitor.

Cu toate acestea, în realitate, în timp ce vrem să-i impresionăm pe alții și să le arătăm cât de capabili suntem, încă o dată – apare o eroare de planificare, așa cum explică Dyedra KC Morrissey în teza sa de doctorat despre Universitatea Oxford.

Motivele sunt multe, de la a lua o zi de boală neplanificată până la pur și simplu nucleul problemei eroare de planificare - subestimarea timpului de care avem nevoie pentru a finaliza sarcina.

Efectele negative ale erorii de planificare

Efectuarea de predicții nerealiste poate fi periculoasă atât în ​​aspectele noastre private, cât și în cele profesionale ale vieții.

La scară individuală, pentru început, ne va determina să pierdem termenele limită și să ne prejudiciăm reputația sau relațiile - făcându-ne să părem nesiguri. Mai mult, poate avea consecințe financiare și poate duce la deteriorarea sănătății mintale.

Dar există și imaginea de ansamblu, cum ar fi economia mondială și schimbările climatice.

Iată un fapt (nu chiar atât de distractiv : mai mulți economiști și oameni de știință în neuroștiință, inclusiv menționatul Tali Sharot, susțin că părtinirea optimismului, deci implicit și eroarea de planificare, este „ una dintre cauzele principale ale căderii financiare din 2008 ".

Acum să vedem câteva alte exemple de efecte negative ale problemei erorii de planificare.

Efectul negativ #1: Rezultate suboptime ale proiectului

Am menționat deja că eroarea de planificare afectează negativ gândirea noastră critică și procesele de luare a deciziilor. Deci, să ne uităm la impactul stabilirii de obiective și termene nerealiste într-un mediu de afaceri, în special pentru planificarea și realizarea proiectelor.

Când vine vorba de managementul proiectelor, unele repercusiuni comune ale erorii de planificare sunt:

• Rezultate suboptime în ceea ce privește calitatea,
• Termenele ratate, și
• Daune financiare.

Motivul este că atunci când subestimăm timpul necesar pentru a finaliza o sarcină, există 2 factori suplimentari de care nu luăm în considerare . Factorii menționați sunt:

• Consecințele negative ale luării proaste a deciziilor și
• Costuri financiare care apar din cauza întârzierilor în programul planificat sau a estimărilor inexacte.

Deci, cu cât proiectul este mai complex, cu atât aceste consecințe pot fi mai dăunătoare. Iată pentru a numi câteva exemple:

• Nemulțumirea angajaților și fluctuația de afaceri,
• Potenţial de procese, şi
• Faliment.

Acest lucru se aplică nu numai proiectelor individuale, ci și reputației globale de afaceri a unei companii sau a unei organizații.

Efectul negativ #2: Scăderea productivității și eficienței

A fi conștienți că suntem în urmă programului nostru planificat este pur și simplu frustrant.

Ne stabilim anumite așteptări cu privire la propriile capacități și judecată, iar atunci când acele așteptări nu sunt îndeplinite, este firesc să ne simțim descurajați sau chiar dezamăgiți de noi înșine.

Atunci crește nivelul nostru de stres și, în loc să fim în acest moment, avem tendința să ne îngrijorăm cu privire la rezultatul viitor.

Acele sentimente negative ne afectează motivația și, în consecință, nivelurile noastre de productivitate și eficiență sunt reduse.

Deci, pe lângă faptul că deja nu suntem pe drumul cel bun, marja de eroare crește și este mai probabil să amânăm și să ne gândim prea mult.

În loc să ne învinuim încă o dată, ar trebui să ne reamintim că planul inițial era defectuos și nerezonabil de optimist. Acceptarea faptului este primul pas pentru a învinge eroarea de planificare în viitor.

La urma urmei, doar dacă suntem conștienți de problemă, putem înregistra și ulterior analiza datele pentru a preveni o problemă similară să se repete și pentru a face mai bine estimări precise.

Efectul negativ #3: Stima de sine și bunăstare psihologică slabă

După cum am menționat mai sus, nerespectarea așteptărilor noastre duce direct la dezamăgire, suprasolicitare și stres.

Fără a înțelege în mod corespunzător rolul erorii de planificare, vom da vina pe noi înșine și vom începe să ne simțim defavorizați și inadecvați și chiar vom experimenta sindromul impostorului.

După cum explică Tchiki Davis de la Berkley Well-Being Institute, astfel de sentimente sunt direct legate de stima de sine scăzută și încrederea în sine.

În continuare, unul dintre studiile despre stima de sine subliniază că stima de sine este strâns legată de bunăstarea noastră psihologică și un predictor important al acesteia.

Ceea ce este interesant este că este exact opusul a ceea ce se întâmplă atunci când creăm aceeași cronologie nerealistă. Așadar, spre deosebire de a fi prea entuziaști, ajungem să experimentăm o scădere a motivației, urmată de îndoială în expertiza și abilitățile noastre.

Efectul negativ #4: Relații interpersonale deteriorate

În afară de a te dezamăgi, eroarea de planificare are ca rezultat dezamăgirea altor oameni. Când ratarea termenelor limită și încălcarea promisiunilor devin un tipar, toți cei implicați sau afectați vă vor percepe ca fiind nesigur și nedemn de încredere.

Atât integritatea, cât și reputația ta vor fi compromise , deoarece vei fi perceput ca cineva ale cărui acțiuni nu se potrivesc cu cuvintele și promisiunile tale .

În ceea ce privește viața personală, de exemplu, puteți ajunge să fiți acea persoană - pe care toată lumea se așteaptă întotdeauna să întârzie la întâlnirile de familie.

Pe de altă parte, așa cum am menționat mai sus, impactul erorii de planificare în afaceri au potențialul de a vă distruge credibilitatea și chiar de a duce la eșecul companiei dumneavoastră.

Unul dintre motive este că există mai multe dependențe implicate, așa că o întârziere afectează fiecare pas următor.

În consecință, clienții și partenerii dvs. de afaceri vor considera că sunteți neprofesionist și indezirabil pentru a lucra și a coopera cu .

7 Strategii utile pentru a face față erorii de planificare

Acum că am acoperit elementele de bază, să vedem ce putem face pentru a depăși problema erorii de planificare . Din păcate, nu există o formulă magică care să funcționeze întotdeauna, dar există strategii și tehnici utile.

Iată 7 exemple de bune practici și idei pe care le puteți folosi pentru a observa și a combate eroarea de planificare.

Strategia #1: Cercetare continuă, analiza datelor și reflecție

Să începem cu probabil cel mai important pas - folosirea datelor și a experienței anterioare în avantajul dvs. După cum am explicat, eroarea de planificare apare din cauza presupunerilor și a urmăririi intuiției noastre, nu?

Deci, în schimb, ar trebui să încercăm să fim mai obiectivi și să creăm estimări viitoare bazate pe dovezi. De aceea, urmărirea timpului petrecut pe diferite sarcini și activități este vitală pentru a învinge eroarea de planificare.

Soluțiile software pot face acest proces mai ușor, deoarece mulți oferă funcții de Raportare și Prognoză.

Acest lucru este extrem de benefic deoarece datele pentru toți membrii echipei și toate proiectele vor fi luate în considerare pentru estimări viitoare.

După cum puteți vedea din captura de ecran de mai sus, astfel veți putea să vizualizați progresul și să comparați timpul estimat cu cel real pentru finalizare. În plus, rapoartele și prognozele de proiect vă vor ajuta să găsiți modele, dacă există.

Deci, de exemplu, veți putea identifica când apar întârzieri sau eșecuri și, astfel, veți putea lua măsuri pentru a le preveni în viitor.

Nu în ultimul rând, s-ar putea chiar să stabiliți unele probleme specifice care pot fi ușor rezolvate sau tratate.

De exemplu, raportul dvs. rezumat poate indica următoarele:

• Unul dintre membrii echipei își pierde în mod continuu termenele limită, ceea ce duce întotdeauna la noi întârzieri și extinderea întregului proiect,
• Livrările externe de la o anumită companie întârzie adesea și la fel.

Strategia #2: Urmărirea echipelor și a bugetului pentru proiecte

Am subliniat deja unele efecte negative ale erorii de planificare care apar în realizarea proiectului. Acum să vedem ce putem face pentru a identifica prompt dacă ceva nu este pe drumul cel bun și pentru a evita consecințele dăunătoare.

În primul rând, este esențial să urmăriți și să înregistrați timpul, precum și orice altă resursă folosită mai des decât credeți că aveți nevoie.

Cu cât determinați mai multe repere în foaia de parcurs a proiectului, cu atât este mai mare șansa de a observa și de a reacționa la eșecuri sau posibile întârzieri.

În plus, pentru proiecte, combaterea erorii de planificare trebuie să fie un efort de echipă și, de aceea, cel mai bine este să folosiți o aplicație de urmărire a echipei în acest scop. În acest fel, toată lumea poate verifica progresul proiectului și poate vedea cine lucrează la ce.

Din fericire, există mai multe instrumente utile ca niciodată – iată un exemplu de urmărire a echipelor și a bugetului în Clockify.

Strategia #3: Împărțirea sarcinilor complexe în altele mai mici și mai ușor de gestionat

Un proces solid de defalcare a sarcinilor specifice unui proiect poate merge mult și poate reduce semnificativ pericolele de eroare în planificare.

Capacitatea dvs. de a identifica corect sarcinile va crea un cadru pentru un program mai detaliat și o cronologie cu mai multe etape . Această abilitate este denumită microproductivitate și are scopul de a ne face să folosim strategia pas cu pas.

De ce este important?

În primul rând, sarcinile mai mici devin mai ușor de gestionat și le percepem ca fiind mai realizabile , ceea ce ne face și mai motivați să îndeplinim o sarcină.

În al doilea rând, urmărirea timpului pe care îl aloci unei sarcini mai mici îți va oferi informații mai relevante și mai precise despre întregul proces.

Iar al treilea motiv vital este că este pur și simplu mai ușor să identifici și să răspunzi prompt la o întârziere mai mică .

De exemplu, în loc să estimați că durează 4 zile pentru a finaliza sarcina „scrieți un raport lunar”, încercați să o împărțiți în componente.

După o defecțiune, veți avea mai multe sarcini mai mici (strângerea de date, crearea elementelor vizuale, scrierea e-mailului etc.) cu alocări de timp mai mici, astfel încât să înțelegeți mai bine ce pas a durat de fapt mai mult decât se aștepta .

În acest fel, data viitoare când planul dvs. include același pas, veți face o estimare mai bună și mai precisă.

Strategia #4: Îmbunătățirea continuă a abilităților de gestionare a timpului

Pe lângă estimarea precisă a timpului necesar pentru a finaliza o sarcină, ar trebui să vă concentrați și pe găsirea unei modalități de a vă finaliza sarcinile în mai puțin timp.

Și, la urma urmei, abilitățile noastre principale de gestionare a timpului includ:

• Programare,
• Planificare,
• Organizarea, și
• Prioritizarea.

Acolo devine evidentă importanța managementului timpului în raport cu eroarea de planificare.

Nu numai că veți reduce semnificativ probabilitatea de a se produce eroarea de planificare, dar pașii pentru îmbunătățirea setului de abilități vor stimula și dezvoltarea organică a obiceiurilor sănătoase.

Strategia #5: Estimări în trei puncte pentru stabilirea unor termene mai realiste

În timp ce creați o cronologie și estimați timpul pentru anumite sarcini, folosirea unei tehnici de estimare în trei puncte vă va ajuta să deveniți mai obiectiv.

Însuși procesul te face să iei în considerare cel puțin cel mai rău rezultat posibil , împreună cu alte rezultate, deoarece sunt utilizate următoarele 3 valori:

• Cea mai optimistă estimare,
• Scenariul cel mai probabil să se întâmple și
• Cea mai pesimistă estimare.

Sunt șanse ca, în timp ce creați cea mai pesimistă estimare, veți găsi deja câțiva factori care pot avea un impact negativ asupra execuției proiectului.

Ideea este să stabiliți termene mai realiste, așa că însuși faptul că luați în considerare acești factori înseamnă că sunteți pe drumul cel bun pentru a depăși problema erorii de planificare.

Strategia #6: Consultanță cu părți externe

După cum am menționat la început, eroarea de planificare se întâmplă din cauza cablajului creierului nostru, ceea ce înseamnă că este o problemă internă.

A ne convinge că vom îndeplini o sarcină la timp și apoi a eșua în mod continuu, din fericire, poate fi prevenit.

Pentru a evita trimiterea planului tău prea optimist, este important să ceri feedback extern și să auzi părerea altcuiva înainte de a o face.

Prezentarea planului unui coleg sau unui prieten vă va ajuta să vă distanțați de abordarea orientată spre intuiție .

În plus, o opinie de la o terță parte imparțială vă poate ajuta într-un mod la care nici nu vă așteptați și este posibil să auziți câteva sfaturi grozave.

Strategia #7: Învățați din greșelile dvs

Nu în ultimul rând, rețineți că avem puterea de a preveni gama de sentimente negative pe care le-am menționat mai sus și, în cele din urmă, deteriorarea sănătății noastre mentale.

Cum?

În primul rând, trebuie să acceptăm faptul că uneori mușcăm mai mult decât putem mesteca .

Mai mult, recunoașteți că asta se întâmplă tuturor.

Deci, în loc să ne batem pe noi înșine, putem de fapt să învățăm ceva din greșelile noastre și să luăm în considerare aceste cunoștințe data viitoare .

Este în natura umană să faci greșeli și, uneori, chiar să eșuezi complet. Ceea ce contează cel mai mult este percepția noastră asupra unor astfel de evenimente – așa că ar trebui să le privim ca oportunități de a crește și de a evolua .

Deoarece creierul nostru nu este cu adevărat configurat pentru a face față „pozitiv” erorilor, trebuie să acționăm proactiv și să luăm problema în propriile noastre mâini.

Încheierea: planificați pentru neplanificatul și învingeți eroarea de planificare

După cum puteți concluziona din articol, nu există o abordare simplă și unică pentru a face față erorii de planificare.

De asemenea, nu există nicio îndoială - depășirea unei probleme care provine din propriul nostru creier este o provocare și necesită un efort activ și continuu. Nu este imposibil, dar totuși, dacă este lăsat netratat, devine o problemă care stă în calea succesului.

Deci, concluzia este că se poate depăși problema erorii de planificare. Este nevoie doar de o abordare strategică și de puțin ajutor din partea instrumentelor potrivite.

️ Cum te descurci cu problema erorii de planificare? Aveți sugestii, idei, sfaturi sau trucuri de împărtășit? Scrieți-ne la [email protected] și veți avea șansa de a fi prezentat în acest sau unul dintre articolele noastre viitoare. Și, dacă ți-a plăcut această postare și l-ai găsit utilă, distribuie-o cu cineva despre care crezi că ar beneficia de ea.