Cum să-ți planifici ziua și să fii organizat

Întâmpinați probleme în urma planurilor dvs.? Poate repeți aceleași greșeli iar și iar și nu ești sigur cum să remediezi asta? Sau vrei să începi să planifici, dar nu știi de unde să începi?

Ei bine, acest ghid acoperă planificarea zilnică care se concentrează pe menținerea dvs. consecventă și motivată pentru a vă atinge obiectivele. Aruncă urgența și termenele limită strânse pe fereastră și aruncă o privire asupra modului în care poți deveni cea mai productivă versiune a ta, concentrându-te pur și simplu pe tine .

Vom discuta despre arta creației timpului, de ce sunt importante visele tale pe termen lung și despre cum, printre altele, a fi creativ cu jurnalul tău poate scoate la iveală tot ce este mai bun din tine.

De ce sunt necesare obiectivele pe termen lung pentru planurile zilnice

Să presupunem că vă decideți într-o seară de duminică că doriți să începeți să vă planificați întreaga săptămână. De obicei, mintea noastră se va îndrepta imediat către aplicația noastră preferată, un calendar sau un caiet și începe cu luni.

GRESIT. /inserați sunetul soneriei aici/

Sigur, probabil că știți care este proiectul dvs. actual la locul de muncă, astfel încât să vă puteți descompune sarcinile. Sau pur și simplu ai decis că vrei să slăbești 10 kilograme. Dar pornind mai întâi de la cea mai mică unitate – sarcina – te va face doar să te învârți în cercuri. De fapt, planul tău zilnic ar putea eșua în prima zi.

De ce? Pentru că îi lipsește direcția.

Și de aceea aveți nevoie de o graniță, un obiectiv general pe care doriți să-l atingeți. Având în vedere acest lucru, veți veni imediat cu sarcini mai utile și planuri fezabile.

Iată cum.

Începeți să planificați prin crearea unor obiective specifice pe termen lung

Cea mai mare parte a productivității și a motivației noastre de a finaliza sarcinile provine din a ști încotro ne îndreptăm și ce vrem să realizăm.

Când îți stabilești obiective pe termen lung, planificarea zilelor individuale devine o briză. Și din două motive simple:

1. Este mult mai ușor să rămâi motivat atunci când obiectivele sunt vizibile, mereu prezente în fundul minții tale și
2. Planificarea devine mult mai simplă, deoarece sarcinile sunt mai simple.

De exemplu, să spui că vrei să devii mai sănătos în șase luni și să lași așa, față de a spune că vrei să devii mai sănătos mâncând mai multe legume.

În primul, nu veți fi exact cum să vă planificați ziua:

• Începeți cu câteva legume crude pe zi?
• Eliminarea fast-food-ului?
• Eliminați fast-food-ul, mâncați câteva legume crude și gătiți mai multe?

În cea din urmă, atunci când specificați că doriți mai multe legume ca mijloc de a deveni mai sănătos, planificarea dvs. este imediat simplificată:

• Poate te decizi să gătești de trei ori pe săptămână.
• Faceți o listă de cumpărături care trebuie să includă cel puțin patru-cinci legume.
• Petreceți o oră căutând rețete ușoare pentru a începe.

Acestea sunt deja sarcini zilnice mai tangibile, ușor de realizat, care pot fi extinse și la etape săptămânale.

Faceți obiective lunare

Stabiliți etape pentru fiecare lună și specificați un obiectiv sau un rezultat.

Dacă folosim exemplul de mai sus, puteți restrânge obiectivul de a mânca mai multe legume făcând acest lucru:

Cu cât obiectivele dvs. sunt mai autonome și mai ușor de gestionat, cu atât sunt mai multe șanse să le îndepliniți. Și în ceea ce privește planificarea zilnică, ești cu un pas mai aproape de a-ți forma planuri etanșe pentru fiecare zi.

Faceți planuri săptămânale bazate pe obiective lunare

Acum, dacă obiectivul tău lunar din aprilie este să faci 12 mese vegetariene, ți-ai stabilit deja obiectivul săptămânal pentru întreaga perioadă – să faci trei mese vegetariene pe săptămână.

Imediat, puteți deveni mai creativ – fie luați un mic dejun vegetarian, prânz și cină în fiecare săptămână, fie încercați pur și simplu micul dejun vegetarian sau cine... oricare doriți. Fă-l la fel de ușor sau la fel de provocator pentru tine.

Fă-ți planuri zilnice ca trepte pentru a atinge reperele

Iar când ajungi să-ți faci un plan zilnic legat de alimentația ta, este timpul să descompune obiectivul săptămânal în pași mici. De exemplu, pentru trei mese pe săptămână, puteți face:

Duminică – stabiliți zilele mesei cu legume, găsiți rețete și faceți o listă de cumpărături

Luni – faceți cumpărături

Marți – ouă și brânză pe pâine prăjită la micul dejun (poate încercați laptele de ovăz de data aceasta)

miercuri – /

Joi – pizza cu legume pentru prânz

vineri – /

Sambata – orez butternut cu praz si spanac la cina

Duminică – notează impresiile, găsește rețete noi, fă o listă de cumpărături

Același principiu poate fi aplicat la orice altceva – finalizarea unui proiect, crearea unui nou obicei sau avansarea în carieră. Mai mult decât atât, metoda de planificare de la un obiectiv mai mare până la cei mai mici pași face sarcinile zilnice mult mai gestionabile și satisfăcătoare.

Metode de planificare a zilei

Planificarea zilnică este o activitate atât de subiectivă încât nu este niciodată doar „completarea calendarului cu sarcini”. Nu există doi oameni care lucrează exact la fel și de la modul în care procesează informațiile importante până la modul în care își cheltuiesc energia pe parcursul zilei va varia.

În această secțiune, vom explora diferite metode pe care le puteți folosi pentru a vă organiza sarcinile.

Bazați-vă pe „aplicația de planificare interioară”

Nu vrei să fii legat de o aplicație organizațională sau de productivitate. Pentru că ce se întâmplă când dispare sau nu mai este actualizat? Veți fi blocat să vă reconsiderați construirea obiceiurilor de planificare de la zero.

În schimb, strategul de management al timpului Mike Vardy vă sfătuiește să vă folosiți mai bine „aplicația interioară”. Adică, crearea unei mentalități mai organizate, care nu se va baza doar pe aplicațiile digitale pentru ajutor (cum ar fi calendare, liste de activități etc.). Aceste instrumente sunt aici pentru a fi doar asta – instrumente. Cu toate acestea, am devenit excesiv de dependenți de ei în timp.

Vardy susține că, odată ce te ocupi de „aplicația interioară”, vei găsi ușor să navighezi între aplicații, fără a risca ca planificarea ta zilnică să scadă.

Metoda de creare a timpului a lui Mike Vardy

La o scurtă discuție pentru Prod Con în 2019, Vardy explică cum crede că timpul este un concept creat de om. Că, în loc să urmărim fiecare oră din timpul nostru, trebuie să ne uităm la importanța sarcinii, în primul rând. Trecerea la acest tip de punct de vedere, susține el, ne oferă șansa de a ne elabora propriile programe în funcție de importanța sarcinii și mai puțin de urgența lor.

Aici, vom arunca o privire puțin mai atentă asupra modului în care crearea timpului face planificarea zilnică, săptămânală sau lunară mult mai ușoară.

1. Nu te hiperprograma

Imediat de la poartă, Vardy avertizează să nu planifici fiecare oră a zilei. Îngreunează lucrurile doar în cazul în care ziua ta deraiează. Ca o urgență în familie, o întâlnire urgentă sau termenele limită care se schimbă brusc.

Un program strâns seamănă mult cu un castel de cărți. Și dacă un singur eveniment amenință să-l răstoarne, va deveni cu atât mai stresant să planifici din nou aceleași lucruri, alocând resurse, timp și energie. La fel ca reconstruirea unui castel de cărți cât de repede poți.

Acolo Vardy recomandă să se concentreze mai puțin pe constrângerile stricte de timp și să încerce tematica zilei.

2. Metoda de tematică a zilei

Într-un articol de pe productivityist.com, Vardy a scris despre propria sa descoperire a tematicii zilei. Tematica zilei se bazează pe limitarea opțiunilor (și astfel simplificarea) procesului de planificare. Scopul este de a vă elibera creierul de o parte din stresul care vine cu planificarea, prin atribuirea unor sarcini specifice în anumite zile.

Vardy își scria mai întâi sarcinile, apoi le eticheta în categorii separate. Apoi, pe baza acelor categorii, ar deduce ce fel de teme le-ar atribui pentru fiecare zi. Temele pe care le-a realizat au fost (începând de luni):

Optimizare, Video, Audio, Training, Deep Work, Familie/trebări casnice, Planificare

În același mod, pentru altcineva, temele ar putea arăta astfel:

Educație, familie/trebune, scris, comunicare (rețele sociale, e-mailuri, etc), clienți, planificare

Totul depinde de activitatea fiecărui individ, de stilul său de viață și de nivelul de energie. Unii oameni ar putea chiar să-și lase una dintre zile fără o temă, pentru a avea o pauză în volumul de muncă săptămânal. După cum am menționat, planificarea este un lucru foarte subiectiv, care necesită să construiți un cadru care să funcționeze pentru dvs.

3. Tematică verticală și orizontală

Tematica verticală este procesul de tematică a zilei de mai devreme, în care anumite sarcini vor cădea într-o anumită zi. În cazul lui Vardy, programul arăta astfel:

Tematica orizontală sunt sarcini care trebuie repetate zilnic – cum ar fi verificarea e-mailurilor, meditația, apelurile importante etc. Pe un calendar sau un program, de obicei arată astfel, de unde și numele:

Atunci când sunt combinate, tematica verticală și orizontală te face un maestru al planificării.

De ce?

Pentru că tematica verticală vă permite să rezervați zile pentru anumite sarcini importante pentru obiectivele dvs. Nu sunt termene stricte, pur și simplu un cadru care vă ajută creierul să se concentreze mai bine. Iar tematica orizontală este o metodă de programare concepută pentru acele sarcini pe care trebuie să le faci în fiecare zi.

Desigur, nu veți face o „zi de antrenament” ca temă, ci veți merge la sală doar marți. Tema este prea îngustă și funcționează mult mai bine ca piesă de puzzle în tema orizontală.

4. Cele 5 moduri pentru a vă clasifica sarcinile

Pentru a începe să vă clasificați sarcinile în teme, Vardy a realizat un scurt ghid despre cele 5 categorii de lucru bazat pe mod. Aceste moduri sunt:

1. Pe bază de temă: sarcini grupate pe baza unor categorii similare
   De exemplu: modul familie, lucru profund, scris etc.
2. Bazat pe resurse: sarcini grupate în funcție de instrumentele de care aveți nevoie pentru ele sau de locurile în care le finalizați
   Ex: Modul Word Doc
3. Pe bază de energie: sarcini combinate în funcție de cantitatea de energie necesară
   De exemplu: Mod ridicat, mediu, cu energie scăzută
4. Bazat pe activitate: Vardy le numește, de asemenea, bazate pe verbe. Sunt strâns legate de obiectivele tale pe termen lung.
   Ex: Comisionare, educare, instruire etc.
5. Bazat pe timp: cele mai familiare - sarcini grupate în funcție de cât timp durează pentru a le termina.
   Ex: modul 5 minute, modul 25 minute etc.

Un exemplu grozav despre modul în care modurile funcționează cu planurile zilnice și cum se leagă ele cu obiectivele tale generale vine din prezentarea lui Vardy.

Sursa: themorningeffect.com

Aici, sarcina de a răspunde la o factură aparține modului de e-mail (așa cum a clasificat-o în funcție de instrumentele de care are nevoie), intră în proiectul său lunar de coaching (ca un obiectiv mai mare) și este programată la momentul zilei în care el face e-mailurile lui.

În timp ce acest tip de planificare pare puțin complex, Vardy asigură în discuția sa pentru ProdCon că este nevoie pur și simplu de ceva timp și pași mici pentru a înțelege rapid cum funcționează crearea timpului și categoriile de mod. Învățarea acestora oferă un instrument excelent pentru a crea un cadru propriu care abia se va baza pe constrângerile de timp și, în schimb, se va concentra pe ceea ce este important pentru tine.

Metoda de grupare a sarcinilor

O altă metodă folosită în mod obișnuit pentru a vă planifica ziua este numită gruparea sarcinilor. Este mai puțin complex decât crearea timpului, dar surprinde aceeași esență. Deci ar putea fi un bun punct de plecare.

Când vă grupați sarcinile, grupați pur și simplu sarcini similare împreună - de exemplu, dimineața, vă ocupați de toată corespondența prin e-mail. Acestea includ facturi, feedback, stabilirea de întâlniri etc. În timp ce după-amiaza, vă concentrați pe sarcini de lucru profunde și lăsați orice alte probleme de e-mail pentru ziua următoare.

Agruparea sarcinilor pe parcursul zilei previne schimbarea contextului – momentul în care creierului tău îi este mai greu să se concentreze pe o nouă sarcină, deoarece este extrem de diferită de cea pe care tocmai o făceai.

De exemplu, în timp ce creați o întâlnire: ați adunat o listă de oameni, le-ați înștiințat despre aceasta și despre subiect, ați corectat invitația și, după 30 de minute, ați trecut brusc la a scrie feedback designerului pentru noua pagină de față. proiecta.

Creierul nostru are nevoie de 20 de minute pentru a se concentra pe o nouă sarcină, dacă nu are asemănări cu ceea ce făceam noi înainte.

Deci, gruparea sarcinilor vă ajută mintea să rămână pe banda corectă și să rămână productivă fără a depune mai mult efort.

Metoda de gamifying

Ceea ce fac aplicații precum Habitica, LifeRPG și EpicWin este să trateze programele zilnice ca pe niște jocuri video. Pentru cei care nu se pot vedea legați de programe stricte și interfețe sau jurnale minimaliste, planificarea gamificată poate fi soluția.

Sursa: androidauthority.net

Modul în care sunt concepute aceste aplicații este să vă ofere libertatea de a numi și eticheta fiecare sarcină și de a le atribui o anumită cantitate de puncte de experiență (EXP pe scurt). Și pe măsură ce le termini pe fiecare, obții acea cantitate stabilită de experiență, stimulându-te pe tine (sau personajul tău) pentru a deveni mai puternic. Este un ajutor vizual excelent pentru cei care au probleme în a vedea de fapt orice progres în sarcinile lor.

În același mod, pasionații de pix și hârtie fac jurnale sub formă de cărți RPG. Ryder Carroll, creatorul Bullet Journal , a făcut o intrare excelentă pe blog în care a descris metoda sa de planificare zilnică a RPG-ului.

Sursa: bulletjournal.com

Indiferent dacă vă decideți pentru o aplicație digitală sau vă creați propria carte de misiuni, gamificarea planificării zilnice este o metodă perfect viabilă. Face o călătorie mai interesantă în atingerea obiectivelor și face viața de zi cu zi un pic mai distractivă.

Cum să vă asigurați că planurile zilnice rămân

Acum că am discutat despre metodele planurilor zilnice, care sunt câteva moduri prin care vă puteți asigura că le respectați? Vom discuta trei moduri de a vă menține sarcinile gestionabile, astfel încât planificarea zilnică să nu se irosească.

Faceți sarcinile cât mai mici posibil

În acest moment, chiar și păsările mici știu că, cu cât sarcinile tale sunt mai mici, cu atât mai probabil le vei termina.

Ori de câte ori începeți să planificați, asigurați-vă că sarcinile nu vă iau mai mult de o oră.

Utilizați o metodă de rezolvare a sarcinilor care vi se potrivește

Când vrei să fii la curent cu sarcinile tale, există o mulțime de metode de gestionare a timpului din care să alegi, în funcție de modul în care abordezi munca. Unele dintre cele mai faimoase includ:

• Matricea Eisenhower

Sortarea sarcinilor în patru categorii diferite, în funcție de urgența și importanța acestora;

• Blocarea timpului

Aranjați-vă ziua în blocuri de timp destinate diferitelor sarcini (dependente de timp);

• Mănâncă broasca aia

Realizarea unei liste de sarcini bazate pe importanța sarcinilor – cele mai importante sunt pe primul loc;

• Prim-time biologice sau (ritmul circadian)

Efectuarea unui program bazat pe nivelul de energie pe parcursul zilei;

Fii creativ cu jurnalul

În ultimii câțiva ani, am văzut un boom în jurnalul bullet. Pinterest este plin de idei creative pentru a urmări obiceiurile, a scrie gânduri în jurnal sau pentru a-și planifica progresul în carieră.

Este abordarea estetică și o senzație aproape meditativă asupra procesului care îi atrage pe unii oameni la el. Pentru unii, este sentimentul de realizare, deoarece completează casetele de selectare cu evidențieri. Și pe măsură ce trece timpul, reușind să reflecte asupra călătoriei colorate pe care au făcut-o. Jurnalul creativ de tip bullet face ca planificarea zilnică să fie ceva de așteptat.

Sursa: fruitfullyalive.com

Dacă te consideri mai degrabă un tip vizual și, în același timp, ești în căutarea unui nou hobby hands-on, bullet journaling ar putea fi pentru tine. Ca un motivator și o înregistrare permanentă a realizărilor tale, este un loc minunat de a începe.

Revizuiește și încearcă din nou

Ultima, dar poate cea mai importantă parte a planificării zilnice, este revizuirea. Trebuie să-și facă un obicei din a-și urmări timpul și impresiile, revizuirea, analizarea datelor și reelaborarea programului.

Pentru că fără suficientă autoreflecție și fără a învăța din greșeli, este mai probabil să renunți cu totul la planificare. Deci, cum ar trebui să revizuiți pentru a învăța cât mai mult din asta?

Urmăriți timpul pentru a obține date exacte

Un jucător cheie în planificarea și revizuirea dvs. este instrumentul de urmărire a timpului. Deși nu trebuie să fii obligat de termene limită dacă alegi să nu o faci, singura modalitate reală de a afla cât de mult timp productiv sau pierdut aveți este să urmăriți fiecare activitate.

Acum, poate fi plictisitor să luați în considerare o altă aplicație de utilizat, doar pentru a urmări timpul. Dar, aplicațiile precum Clockify, de exemplu, au fost făcute pentru a se integra perfect în fiecare browser, platforme și aplicații majore. Îl puteți include în planificatorul zilnic în Google Calendar sau Todoist și faceți clic pe un singur buton pentru a porni cronometrul.

Și cu un efort minim, ajungi să ai un raport detaliat despre cum ți-a petrecut ziua și unde a trecut timpul.

Notează-ți impresiile

De fiecare dată când se întâmplă ceva care îți afectează planurile fie pozitiv, fie negativ – notează-l. O întâlnire a apărut brusc și ți-a distrus concentrarea? Scrie pe hartie. O sarcină ți-a luat surprinzător de mai puțin decât ai crezut că o va face? Scrie pe hartie. Sfatul unui coleg ți-a dat de gândit? Notați-l pentru a o gândi mai târziu.

Transformă-l într-un obicei și folosește notele post-it pentru a-ți aminti lucrurile mai ușor. Ai fi surprins cât de puține informații ne putem aminti de-a lungul zilei.

Și la sfârșitul zilei, puteți face un ritual de 10 minute pentru a vă consolida toate notele zilnice pentru o revizuire săptămânală mai mare.

Faceți o revizuire săptămânală sau bilunară

Fie că faceți o zi tematică pentru planificare, fie că alocați un bloc de timp pentru aceasta, este bine să vă păstrați obiceiul de a trece peste toate datele pe care le-ați cules și de a le analiza. Puteți identifica cu ușurință cele mai mari distrageri ale tale, cum variază nivelul de energie sau dacă sarcinile în sine nu sunt formulate suficient de bine.

Este remarcabil ceea ce puteți afla, pur și simplu urmărindu-vă progresul. Revizuind din când în când, îți vei aminti cu siguranță care sunt obiectivele finale și cum să le atingi mai repede. Fără el, ați avea mai multe șanse să repetați aceleași greșeli sau să ratați oportunitățile de a vă îmbunătăți productivitatea și fluxul de lucru.

Concluzie

Începeți prin a stabili obiective pe termen lung, apoi dezasamblați-le în trepte lunare, săptămânale și zilnice pentru a vă asigura că sarcinile dvs. sunt utile. Și eliminând presiunile de timp și urgență, puteți începe să apreciați acele sarcini și care este scopul lor.

Planificarea zilei este mai mult decât completarea unui calendar cu sarcini. Este vorba despre implicarea activă cu obiectivele pe termen lung și despre modul în care doriți să vă îmbunătățiți anumite aspecte ale vieții. Mai mult decât atât, dacă ne concentrăm pe importanța sarcinilor, în loc să ne potrivim cât mai multe lucruri în 24 de ore, planificarea ne poate face viața mai bogată.