Cum te ajută cronometrarea personală să fii la curent cu lucrurile

Urmărirea proiectelor tale personale și atingerea obiectivelor personale poate fi la fel de grea și consumatoare de timp precum munca; necesită adesea același nivel de dăruire.

Pentru a putea realiza totul, aveți nevoie de bune abilități de gestionare a timpului și de organizare. Indicarea timpului este o opțiune bună pentru ca întregul proces să meargă mai ușor.

În acest articol, vom trece peste tot ce trebuie să știți despre cronometrarea personală – ce este, de ce este importantă și cum să urmăriți timpul personal.

Ce este cronometrarea?

Potrivit dicționarului, cronometrarea înseamnă „înregistrarea timpului, urmărirea orelor lucrate de angajați”.

Cronometrarea este cea mai des folosită în lumea afacerilor, deoarece, după cum spune faimoasa proverbă, „timpul este bani”. Companiile și freelancerii își urmăresc orele de lucru, astfel încât să poată factura cu acuratețe, să fie transparenți, să planifice proiecte mai ușor, să optimizeze procesele de lucru și să îmbunătățească managementul muncii.

Un (foarte) scurt istoric al cronometrului

Oamenii au încercat să urmărească timpul încă de la începuturile civilizației.

Unul dintre primele instrumente au fost ceasurile cu umbră. Ele constau dintr-un băț așezat vertical în pământ care forma o umbră și repere de-a lungul căii umbrei care împărțeau o zi în segmente.

Chiar și în societățile antice, era important să se măsoare timpul pentru ca muncitorii să poată fi plătiți cu exactitate. Fapt amuzant: conform acestui articol din DailyMail, din moment ce economia se baza pe redistribuirea mărfurilor, muncitorii din Mesopotamia și Egipt primeau bere ca salariu, printre altele.

Deoarece cadranele solare sunt inutile când soarele nu strălucește, aveam nevoie de ceva diferit; tehnologia a progresat la dispozitive mecanice (ceasuri cu apă, ceasuri lumânări și clepsidră, printre altele). În secolul al XVII-lea, a avansat și mai mult, când au fost inventate ceasurile cu pendul. Cu toate acestea, rotația Pământului a fost cel mai important „ceas”.

Tehnologiile de cronometrare au evoluat în continuare după Revoluția Industrială, pe măsură ce relația dintre un angajator și angajați a început să fie definită de bunul, vechiul principiu „timpul este bani” pe care l-am menționat deja.

Se crede că primul ceas pentru urmărirea prezenței este cel creat în 1888 de Willard Le Grand Bundy, un bijutier din New York. Brevetul său vorbește despre înregistratoare mecanice de timp pentru muncitori într-un mod care a implicat că înregistratoarele anterioare au existat deja; cu toate acestea, a făcut unele îmbunătățiri, cum ar fi fiecare angajat având propria sa cheie.

Un an mai târziu, acele ceasuri au început să fie produse în masă. Cu toate acestea, ca și restul tehnologiei din acea vreme, erau voluminoase și complicate de utilizat.

În zilele noastre, totul se face digital, iar tehnologia este suficient de avansată încât, chiar dacă nu sunteți o afacere, vă puteți urmări timpul pentru propriile proiecte și obiective personale, rapid și ușor.

De ce este importantă cronometrarea?

Iată care sunt cele mai importante beneficii ale cronometrarii, precum și de ce ar trebui să luați în considerare includerea acesteia în viața de zi cu zi și atunci când lucrați la proiectele personale.

Cum cronometrarea vă îmbunătățește productivitatea

Unul dintre cele mai mari avantaje ale urmăririi timpului este că vă îmbunătățește productivitatea. Iată cum:

Modul psihologic în care îmbunătățește productivitatea

Ați auzit vreodată de efectul Hawthorne?

Efectul Hawthorne este un termen care se referă la tendința de a munci mai mult și de a performa mai bine atunci când știi că ești observat și/sau evaluat.

A primit numele după cercetările efectuate la Hawthorne Western Electric Plant (de unde și numele) din Illinois, SUA, în anii 1920.

Inițial, a fost realizat pentru a studia efectul luminii asupra productivității lucrătorilor. Când iluminarea s-a îmbunătățit, a crescut și productivitatea. Cu toate acestea, productivitatea s-a îmbunătățit din nou când iluminarea a fost diminuată, deși era de așteptat să se înrăutățească. Cercetătorii erau perplexi.

Productivitatea lucrătorilor s-a îmbunătățit ori de câte ori condițiile de lucru s-au schimbat (în bine sau în rău), fie că a fost vorba de iluminat, orele de lucru sau pauzele de odihnă.

S-a dovedit că nu variabilele mediului de lucru au schimbat comportamentul, ci faptul că au fost observate. Potrivit multora, efectul Hawthorne este inevitabil în cercetările și studiile care folosesc oamenii ca subiecți.

Acum, cum vă poate ajuta asta pe dvs. și productivitatea dvs.?

Nu va exista o entitate misterioasă Fratele Mare care să vă urmărească și să vă evalueze atunci când începeți să cronometrați, nu vă faceți griji. Creierul nostru funcționează într-un mod în care, atunci când știm că ceea ce facem este măsurat, în mod subconștient încercăm mai mult și, în consecință, performam mai bine. Folosiți ciudata noastră psihologică înnăscută în avantajul dvs.: măsurați-vă propriul timp.

Modul practic în care îmbunătățește productivitatea

Amânarea este adesea cel mai mare dușman al productivității, iar timpul de urmărire poate ajuta în acest sens.

Dacă vezi un cronometru care funcționează, adică având o reprezentare vizuală a fiecărei secunde care trece, te va împiedica să pierzi momente valoroase – te va încuraja să abordați sarcina imediat. De asemenea, știind că dacă parcurgeți Instagram timp de o oră, va trebui să-l notați, vă face puțin mai ușor să rezistați nevoii de a merge pe rețelele de socializare.

Sau, așa cum ne tot spunem, „Îmi voi verifica rețelele sociale pentru un minut și apoi mă voi întoarce imediat la muncă”.

O altă problemă este multitasking-ul: chiar dacă vrei să faci mai multe în mai puțin timp, ajungi să-ți pierzi concentrarea și, de fapt, să realizezi mai puțin.
Când utilizați aplicații de urmărire a timpului, nu puteți pune două intrări în același timp, ceea ce vă obligă să vă concentrați pe o singură sarcină odată. Efectuarea sarcinilor una câte una te face mai eficient. Când treci de la o sarcină la alta, creierul tău are nevoie de ceva timp pentru a se obișnui cu un alt mod de a gândi, ceea ce te face să pierzi concentrarea și să devii mai puțin productiv.

Lucrurile faci mai repede și mai bine atunci când nu faci mai multe sarcini.

Nikolas Baron, care a lucrat ca manager SEO și consilier de creștere pentru companii precum Grammarly, Ticketmaster și Honey, a spus în articolul publicat de inc.com:

„În loc să răspund la un apel, să verific e-mailul și apoi să mă deplasez înainte și înapoi între mai multe sarcini pe care le am în desfășurare, urmărirea timpului mă încurajează de fapt să mă concentrez pe o activitate pentru o perioadă lungă de timp pentru a-mi îmbunătăți concentrarea și productivitatea. De asemenea, urmărirea timpului este o modalitate excelentă de a-mi aminti să mă ridic și să mă mișc la fiecare 50 de minute pentru a-mi limpezi capul și a-mi reîmprospăta perspectiva.”

Calitatea vieții este îmbunătățită

Când începeți să vă urmăriți timpul, veți avea acces la date care vă arată cât de exact îl petreceți. S-ar putea să vă confruntați cu o realizare dureroasă că pierzi mult prea mult timp cu lucruri care nu contează cu adevărat. Oricât de neplăcut ar fi inițial, poți folosi asta ca o oportunitate de a face o schimbare și de a începe să petreci mai mult timp cu lucrurile pe care le prețuiești.

Cu ce ​​petreci prea mult timp? Cu ce ​​nu petreci suficient timp? Programul tău reflectă valorile tale și obiectivele pe care încerci să le atingi? Dacă nu, ce poți schimba?

Dacă răspunzi la aceste întrebări și implementezi schimbările necesare, calitatea vieții tale se va îmbunătăți pe măsură ce îți vei dedica timpul și energia în lucrurile care contează și care te împlinesc.

A avea un echilibru între viața profesională și viața privată

Până acum, am vorbit despre cum vă ajută cronometrarea:

• Aflați cât timp durează fiecare dintre sarcinile dvs.
• Află care sunt prioritățile tale,
• Identificați sarcinile neesențiale și care necesită timp,
• Rămâi concentrat pe munca ta,
• Minimizați amânarea,
• Evitați multitaskingul.

Toate aceste lucruri te pun pe calea cea bună pentru a-ți face un program care să îți permită să ai un echilibru sănătos între muncă și viață. Vă permite să vă organizați mai bine și să faceți suficient timp pentru tot ceea ce este important, inclusiv sănătatea, somnul și viața socială, nu doar munca 24/7.

Sfat suplimentar atunci când faceți un program: luați în considerare momentul din zi în care sunteți cel mai productiv – pentru unii oameni poate fi dimineața devreme, iar pentru alții, noaptea târziu. Dacă îți adaptezi programul la ritmul tău natural, vei fi mai concentrat și vei face lucrurile mai repede. Lucrează mai inteligent, nu mai greu!

Cum urmăresc timpul personal?

Ai decis că vrei să începi să-ți urmărești timpul, dar nu ești sigur cum? De fapt, este mai ușor decât ai putea crede. Niciuna dintre metode nu necesită mai mult de câțiva pași simpli.

Alegeți o metodă de cronometrare

Primul pas este alegerea unei metode. Puteți folosi creion și hârtie sau o foaie de calcul, dar este cel mai rapid și mai ușor de utilizat software de urmărire a timpului. Chiar și în cadrul software-ului de cronometrare, există diferite opțiuni dintre care puteți alege, în funcție de preferințele dvs.

Urmărirea timpului folosind un cronometru este simplă și foarte utilă dacă doriți sau trebuie să fiți precis când urmăriți.

Tot ce trebuie să faci este

1. porniți un cronometru,
2. indicați la ce proiect sau sarcină lucrați și
3. opriți cronometrul când terminați de lucrat la acel proiect.

Foile de pontaj sunt o modalitate rapidă de a adăuga o mulțime de intrări simultan.

1. Selectați un proiect la care lucrați,
2. Scrie cât de mult ai lucrat la acea sarcină,
3. Adăugați un rând pentru fiecare sarcină/proiect la care ați lucrat în ziua respectivă.

Urmărirea manuală a timpului este perfectă pentru a vă urmări toate sarcinile dintr-o singură mișcare. Vă permite să adăugați intrări de timp una câte una, să specificați orele de început și de sfârșit și data.

Un instrument de urmărire automată a timpului este grozav dacă doriți să urmăriți ceva ce se face pe computer. Nu trebuie să faci nimic, înregistrează automat timpul petrecut cu activitatea pe computer. Este cea mai rapidă metodă dintre toate, dar nu poate fi folosită pentru sarcini și activități care nu sunt digitale.

De asemenea, puteți utiliza tehnica de blocare a timpului folosind vizualizarea calendar dacă sunteți o persoană vizuală. Definiți blocuri de timp specifice pentru sarcinile, evenimentele și activitățile din viața dvs. și apoi le adăugați în calendar.

Faceți recenzii săptămânale

În fiecare săptămână, verificați-vă tabloul de bord și un raport detaliat sau săptămânal despre aplicația de urmărire a timpului. Este important să faceți acest lucru, astfel încât să puteți evalua modul în care vă petreceți timpul și dacă ar trebui să faceți modificări în programul dvs.
Când începeți să cronometrați, veți deveni în mod natural mai conștient de unde se duce timpul dvs., dar vizualizarea tuturor datelor vă va ajuta să obțineți o imagine completă. Va fi mai ușor să planificați și să vedeți defectele programului dvs., precum și modalitatea optimă de a-l îmbunătăți.

Concluzie

Cronometrarea este o practică excelentă pentru a-ți atinge obiectivele personale dintr-o varietate de motive, cel mai important fiind că îți crește productivitatea și te ajută să-ți petreci timpul pe lucrurile pe care le prețuiești și care contează pentru tine, îmbunătățindu-ți astfel calitatea vieții.

Cea mai ușoară opțiune este să obțineți o aplicație de urmărire a timpului și să o utilizați într-un mod care funcționează cel mai bine pentru dvs., indiferent dacă decideți să completați foile de pontaj, să înregistrați timpul sau să utilizați o altă metodă.

Indiferent pe care o alegeți, va fi un pas înainte către gestionarea bună a timpului și realizarea proiectelor dvs. personale.