Ghid personal de productivitate: maximizați productivitatea cu aceste metode și aplicații

Productivitatea personală joacă un rol important în activitățile noastre de zi cu zi, în special în cele legate de locul de muncă. Există acele zile norocoase când suntem suficient de eficienți pentru a ne îndeplini sarcinile cu ușurință. Din păcate, există și momente în care ne luptăm chiar și cu cele mai simple sarcini.

Dar, ghici ce, există multe moduri de a învinge această perioadă letargică.

În acest articol, vă vom arăta numeroși pași ușor de urmat care vă vor crește productivitatea, indiferent de aspectul acesteia; fie că este vorba de distrageri de atenție, dificultăți de concentrare, scăderi în calitatea muncii, ce vrei să spui. Iată la ce vă puteți aștepta:

Ghidul pas cu pas pentru productivitatea personală

Pasul unu: „Sunt cu adevărat neproductiv?”

Înainte de a ne arunca în fond, să vorbim despre ce este cu adevărat productivitatea. Pentru că credeți sau nu, conceptul în sine a fost denaturat de-a lungul timpului, iar imaginea cu care am ajuns nu ar putea fi mai divorțată de realitate.

Asteptari nerealiste

La fel ca în cazul aspectului fizic și al sănătății mintale, există o imagine a persoanei productive perfecte construită de social media. Lucrul la productivitatea ta nu înseamnă că vei trăi dintr-o dată acel stil de viață minimalist-luminos-apartament-și-pedant-de-vis-mobilier. Unul în care te vei trezi la 6 dimineața în fiecare zi, vei lua micul dejun, te vei face duș și te vei antrena înainte de ora 7 dimineața și vei termina totul perfect la timp.

Desigur, unii oameni pot avea acele rutine și pot menține o viață atât de minimalistă.

Dar, pentru propria noastră minte, cel mai bine este să privim astfel de imagini și postări perfecte ca un obiectiv atins prin ani de muncă și dăruire. Când porniți de la zero, pașii de bebeluș sunt mult mai buni pentru a vă menține motivat decât o panou de viziune a unei zile din viață Pinterest.

Ce este cu adevărat productivitatea

Conceptul de productivitate așa cum îl cunoaștem noi – raportul dintre input și output – își are rădăcinile în economie. Și în acest context, are sens, deoarece productivitatea are un impact direct asupra succesului diferitelor industrii.

Cu toate acestea, problema începe atunci când aplicăm același concept la productivitate în viața noastră personală. Nu suntem mașini și nici nu putem calcula munca cantitativ în același mod, motiv pentru care este necesar să o redefinim.

Productivitatea în viața personală poate însemna diferite lucruri în funcție de obiectivele persoanei:

• Pentru unii, productivitatea înseamnă lucrul mai rapid și reducerea timpului în urma proceselor lungi;
• Pentru alții, a fi productiv înseamnă a te concentra mai bine, a asigura rezultate mai calitative;
• Și apoi pentru unii, productivitatea înseamnă să învețe cum să fie mai bine organizați, să-și folosească ziua la maximum.

Când o privim în acest fel, productivitatea devine o abilitate cu căi diferite, toate ducând la același scop: a face o muncă mai bună.

Prin urmare, acest ghid se va baza pe deciderea în ce domeniu de productivitate doriți să îmbunătățiți și cum să o faceți.

Pasul doi: Alegeți un domeniu de productivitate pe care să vă îmbunătățiți

Viteza este ceea ce ne gândim de obicei mai întâi când cineva menționează productivitate. Cel mai adesea îl legăm cu lucrul mai rapid și mai mult în timpul alocat.

Vrei să fii mai rapid și mai eficient?

Pentru cei care simt că se luptă să facă lucrurile la timp pentru că lucrează încet, există mai multe moduri de a îmbunătăți viteza.

• Crește-te într-un program de somn constant

Trebuie să fii cel mai bun dacă vrei să performați mai repede. Și, desigur, nu te poți aștepta să fii la 100% dacă te trezești la 60%. Acum, pentru cei care au copii și bebeluși sau au mai multe locuri de muncă, poate fi dificil să mențină un program normal de somn.

Dar, dacă este posibil, e bine să creionezi în zilele în care vrei să te culci devreme. În acele zile, îți poți planifica munca și treburile, astfel încât să rămâi cu ceva timp pentru a avea grijă de programul tău de somn. Încercați să vizați cel puțin 7 ore și nu mai mult de 8.

• Exersați viteza în alte sarcini zilnice

Lucrul mai rapid nu vine dintr-o dată. Te îmbunătățești cu timpul, la fel ca și cu alte abilități: citit, scris, memorat etc. Așadar, este complet posibil să exersezi viteza în alte aspecte ale vieții tale și să vezi cum se transferă în munca ta.

De exemplu, spălați vase în timp ce prânzul se gătește pe aragaz. În același mod, puteți verifica e-mailul de pe telefon în timp ce Windows se actualizează, de exemplu.

De asemenea, dacă vrei să tastați mai rapid, pur și simplu introduceți versurile unui cântec pe care îl ascultați, sau a unui spectacol de gătit sau a unui film. Vedeți cât de mult text coerent puteți obține din el, în timp ce sunetul este încă în curs.

• Respectați un program

Pe de o parte, viteza este afișată în funcție de cât de repede efectuați sarcini individuale. Pe de altă parte, este vorba despre câte sarcini puteți finaliza în câteva ore, o zi sau o săptămână. În aceste cazuri, viteza se reflectă în cât de bine vă puteți respecta programul.

Pentru a evita amânarea și pentru a menține productivitatea prin rapiditate, respectați programul „la T”. Aceasta înseamnă să creați blocuri de timp în programul dvs. (perioade de timp pentru cât timp veți petrece pentru fiecare sarcină) și să începeți și să încheiați sarcinile pe loc.

Cum ajută acest lucru? Pur și simplu nu permiteți unei sarcini să intre în timpul necesar pentru cealaltă sarcină. Să presupunem că începeți A și îl terminați cu o jumătate de oră mai târziu decât era prevăzut. Asta înseamnă că vei avea fie 30 de minute mai puțin pentru a finaliza sarcina B , fie vei muta întregul program cu 30 de minute. În fiecare caz, vă încetiniți progresul.

În plus, păstrarea unui termen limită pentru fiecare sarcină vă va asigura că vă concentrați mai bine și veți fi mai înțelept cu privire la abordarea dvs. față de respectiva sarcină, pentru a ține pasul.

• Împărțiți-vă sarcinile

Acesta este un sfat binecunoscut. Pașii mai mici vă ajută să derulați proiecte sau sarcini mai mari.

Abordarea unei sarcini complexe în întregime poate necesita mult timp și energie. În plus, dacă nu ești sigur de unde să începi sau volumul mare de muncă te copleșește. Dar, dacă o descompuneți mai întâi în pași mici, nu numai că veți începe mai repede, dar vă veți face mai ușor să progresați într-un ritm constant.

Sarcinile mai mici, ușor de abordat, oferă motivația necesară pentru a continua să lucrezi.

• Ține totul la îndemână

Acum, acest sfat este puțin mai practic. Când aruncați o privire la biroul dvs., puteți spune cu adevărat că tot ceea ce aveți nevoie pentru lucru este la îndemână? Lucruri precum pixuri, creioane, hârtie suplimentară, post-it-uri, imprimanta, chiar și!

Dacă vrei să fii mai rapid, atunci nu poți să sari din scaun ori de câte ori ai nevoie de ceva. Dacă nu este pentru o pauză sau o întindere, desigur.

Cel mai bine este să păstrați toate lucrurile mici la îndemână fie pe birou, fie într-un sertar mic la îndemâna brațului. Lucruri ca:

• Material de birou: foarfece, post-it-uri, markere, agrafe, calculator, scotch, etc;
• Gustări (nuci, fructe) pentru acele momente critice de scădere a zahărului din sânge;
• Lichid (apă, suc, cafea, smoothie).

Cu cât te trezești de mai puține ori, cu atât sunt mai mici șansele ca ceva fără legătură să-ți capteze atenția, provocând o distragere a atenției.

• Aflați despre comenzile rapide de pe computer

Un alt mic truc frumos pentru a deveni mai rapid este să vă cunoașteți computerul și să-l organizați cât mai bine. Răspundeți timp liber, fără a mai scotoci prin foldere, filtrarea prin e-mailuri, răspunzând la ele individual și chiar folosind mouse-ul.
Iată ce poți face:

• Curățați-vă desktopul. Nu lăsați decât foldere esențiale pe el;
• Dacă sunteți un utilizator Windows, mutați toate programele în panglica de jos, deoarece este nevoie de un singur clic pentru a le porni, în loc de două, și nu vor ocupa spațiul necesar pe desktop;
• Fiecare sistem de operare are numeroase comenzi rapide – căutați online o listă și găsiți-le pe cele care vă ajută să navigați în sistem fără a fi nevoie de un mouse. La fel cum ctrl+C și apoi ctrl+V este mult mai rapid decât clic dreapta pentru a copia și lipi, există sute de comenzi rapide pentru deschiderea de e-mailuri, foldere noi, mutarea fișierelor etc.

Gestionează mai bine timpul

• Obțineți un avans puternic

Acest sfat a fost adaptat din articolul lui Simon Reynolds de pe Forbes . El susține că ar trebui să „prefacem că ziua noastră se termină la 11 dimineața”, adică creați o constrângere de timp în care trebuie să terminați toate sarcinile importante până atunci.

Reynolds aduce, de asemenea, un punct bun: de obicei, când ne așezăm la lucru, nu începem să lucrăm imediat. Este mai întâi cafeaua, poate o citire a unor știri online sau videoclipuri, o actualizare pe Twitter sau o discuție de dimineață cu colegii de serviciu.

Ceea ce sfătuiește el este să eviți acest ritual și, în schimb, să te scufundi direct în muncă. În timp ce un început obișnuit de dimineață de lucru poate face parte din programul tău, este mai probabil să fie o distragere a atenției. Vă poate face să vă începeți sarcinile mai încet și mai lent.

• Îmbunătățiți prioritizarea

Aici, pe blogul Clockify, suntem credincioși pasionați că prioritizarea este nucleul unui management excelent al timpului. Am făcut o mulțime de articole și exemple despre prioritizarea ca tehnică de gestionare a timpului. Și este unul în care credem cu fermitate că duce la o mai bună gestionare a timpului și în viața personală.

Există câteva abordări ale prioritizării, dar cea mai faimoasă trebuie să fie Matricea Eisenhower, unde decideți care sarcini sunt (ne)urgente și care sunt (ne)importante.

A ști ce sarcini au cea mai mare prioritate în funcție de importanța și urgența lor ridică o mare greutate de pe umeri. Puteți lua decizii mai informate cu privire la modul în care gestionați timpul. Și, de asemenea, care aspecte ale muncii tale necesită mai multă atenție, față de care, în mod surprinzător, nu.

• Stabiliți obiective clare

Ia-ți o jumătate de oră în fiecare duminică seara pentru a discuta cu tine care ar trebui să fie obiectivele tale pentru săptămâna următoare. Ce vrei sau trebuie să obții?

Poate doriți să finalizați un proiect din cauza unui termen limită încălcat?
Sau ai o întâlnire după ea care este mai importantă?

În conformitate cu sfatul privind prioritățile, este bine să știi ce sarcină (sau mai multe) este vitală pentru cariera ta pentru acea săptămână, așa că are prioritate maximă. Apoi, vă puteți programa din timp pentru a vă asigura că îi acordați cât mai mult timp posibil. Această abordare necesită ceva timp pentru a vă obișnui, dar gândiți-vă la ea ca la o pregătire a mesei, așa că multe gospodării jură.

De obicei, vor să economisească timp ne gândindu-se la ce să gătească pentru prânz în fiecare zi. Așadar, găsesc rețete pentru săptămână, cumpără toate ingredientele și planifică și pregătesc cât de mult pot în weekend. Acest lucru le oferă orei de masă o structură pentru săptămâna următoare, ceea ce elimină mult stres din procesul de gătit. Deci, se pot concentra asupra altor lucruri mai importante.

Puteți aplica aceeași metodă cu orice aspect al vieții care vă deraiează gestionarea timpului.

Fii mai concentrat/Elimină distragerile

Unii caută îmbunătățirea productivității pentru a se scăpa de distrageri. Ele funcționează rapid și eficient atunci când „în zonă”, dar problema este ajungerea în acea zonă. Bâzâit constant, notificări, discuții, conversații tentante pe film în camerele de chat etc.

• Evitați multitaskingul

Multitasking-ul este cunoscut pentru a crea o scădere a focalizării. Când treceți de la o sarcină la alta, este de obicei pentru:

• Preluarea unui apel;
• Răspunsul la un mesaj urgent de chat;
• Distragerile din exterior (cum ar fi animalele de companie, familia, copiii);
• intalniri,
• O sarcină mai ușoară (mai rapidă) la care te-ai gândit etc.

Ori de câte ori sunteți întrerupt sau treceți la o altă sarcină, faceți ceea ce se numește „schimbarea contextului”. Se știe că mutarea focalizării dintr-un loc în altul fără pauză provoacă o scădere semnificativă a focalizării. Și cu fiecare sarcină nouă pe care o începeți, aceasta scade și mai mult. Așa că, dacă este posibil, rămâneți la o singură sarcină până când ați terminat-o și plasați mementouri pentru cele noi care vă apar în cap.

• Nu te baza pe motivație

Așteptând ca o idee să apară sau să fiți în „dispoziția potrivită” pentru a lucra la o anumită sarcină, veți observa o scădere a productivității. Deși ați putea crede că motivația vă ajută să vă concentrați, este de fapt o problemă de disciplină. Puteți să vă faceți feng shui întregul birou, să vă faceți cel mai bun program vreodată – dar, în cele din urmă, niciun stimul exterior nu vă va face să vă concentrați mai bine decât propriul creier.

Deci, pentru a te disciplina în concentrare și pentru a evita amânarea, poți:

• Oferă-ți o numărătoare inversă de douăzeci de secunde, după care trebuie neapărat să începi munca;
• Aveți un pix și o hârtie pe partea în care veți scoate toate ideile proaste până o găsiți pe cea potrivită;
• Exersați să faceți pace cu schițele brute, greșelile inițiale și e-mailurile sau prezentările proaste, deoarece teama de imperfecțiune este ceea ce ne face deseori să amânăm;
• Faceți o listă de distragere a atenției

Ce modalitate mai bună de a elimina distragerile care îți distrug concentrarea făcând o listă cu ele? Treceți printr-o zi obișnuită de muncă și luați notă de fiecare distragere a atenției care vă iese în cale. Nu sunt întotdeauna rețele sociale sau e-mailuri și întâlniri neașteptate.

Poate fi să vă gândiți la ce să mâncați la prânz sau la ce alimente trebuie cumpărate sau poate un coleg a menționat un film într-o cameră de chat, iar acum căutați recenzii pe Google (sau plănuiți când să îl vizionați).

Notarea distragerilor poate da rezultate surprinzătoare. Dar, în principal, îți oferă o idee mai precisă despre ceea ce trebuie să lupți.

• Lucrați cu cineva, chiar dacă sunteți la distanță

Unii oameni sunt mai concentrați atunci când lucrează cu alții. Ei găsesc impulsul și energia de a avea pe alții lângă ei să lucreze, de asemenea, contribuind la atmosfera aglomerată. Acum, într-un moment în care atât de mulți dintre noi lucrăm de la distanță și singuri, poate fi dificil să găsim asta. Nicio cantitate de videoclipuri audio de la cafenea ASMR sau muzică de serviciu nu o poate înlocui.

Din fericire, există două soluții relativ noi pentru cei cărora le place să aibă „prieteni” de lucru:

• CAVEDAY

Caveday.org este un site web unde oamenii se pot înscrie pentru a deveni membri ai unei comunități de lucrători online. Au sesiuni de lucru cu focalizare profundă peste zoom, cu microfoane dezactivate. Înainte de fiecare sesiune, îi trimiteți administratorului sălii la ce intenționați să lucrați, apoi începeți. La sfârșitul fiecărei sesiuni, verificați împreună pentru a vedea dacă sarcinile au fost îndeplinite. În tot acest timp, grupul de alți lucrători la distanță se află și pe camera web, oferind cel puțin o aparență de spațiu de birou.

• „Învățați cu mine”.

Dacă nu vă place ideea de a face webcam-uri cu străini, există întotdeauna opțiunea de a întreba un coleg sau un prieten dacă ar dori să încerce aceeași abordare. Cu toate acestea, dacă acesta este și un „nu”, puteți alege YouTube. Și anume, videoclipuri preînregistrate cu oameni care studiază sau lucrează.

Pot fi liniștiți, cu muzică, cu ambianțe diferite și chiar să vă anunțe dacă folosesc tehnica Pomodoro și cum va fi structurat videoclipul lor.

Aveți rezultate mai bune

Productivitatea poate reflecta, de asemenea, calitatea muncii tale. Mai important – cât de multă muncă de calitate depui în timpul dat. Iată câteva sfaturi despre modalități de a vă îmbunătăți rezultatele finale:

• Aveți o persoană proprie de „asigurarea calității”.

La fel cum o companie are un departament QA, și tu poți avea unul pentru tine. Dacă sunt dispuși și capabili, le poți cere prietenilor din domenii similare sau colegilor să-ți evalueze munca pe măsură ce o faci sau în primele etape.

În plus, cu cât primiți feedback mai divers și mai frecvent, cu atât rezultatul final ar fi mai bun.

• Nu așteptați să întrebați

Continuarea punctului anterior ar fi să ceri feedback de îndată ce ai ceva de arătat. Așteptarea până la sfârșit pentru a cere comentarii poate provoca un eșec major chiar înainte de un termen limită (vorbind din experiența personală aici).

Deși s-ar putea să crezi că munca ta nu este suficient de bună pentru a fi privită sau evaluată de cineva și că are nevoie de mai mult timp, adevărul este că nu va fi niciodată. Cheia este să lăsați deoparte perfecționismul, deoarece feedbackul timpuriu vă va permite să remediați lucrurile la timp, mai rapid și cu mai puțin stres.

• Implementați corect feedback-ul

În sfârșit, în ceea ce privește feedback-ul, deși nu ar trebui să acceptați toate criticile care vă apar, nici nu ar trebui să le refuzați repede. Acest lucru merge mână în mână cu acceptarea faptului că feedback-ul asupra muncii tale nu este o critică la adresa ta ca persoană.

Alege oameni despre care știi că sunt obiectivi și ale căror opinii le prețuiești, chiar dacă nu-ți plac. Asigurați-vă că analizați criticile și aplicați modificările cu atenție, nu doar textual. De exemplu:

Dacă ei spun: „Nu-mi place A, ar trebui să folosești C”, acțiunea corectă ar fi să întrebi de ce nu le place A, nu să-l schimbi imediat în C. Vrei să știi de ce funcționează ceva (sau nu), așa că puteți aplica acel sfat în viitor. Și poate, după ce ei explică raționamentul, îți dai seama că nu prea funcționează bine și te hotărăști să nu-l iei.

Așadar, fiți atenți la toate feedback-urile pe care le primiți.

• „Eșuează mai repede”

Acesta trebuie să fie unul dintre cele mai bune sfaturi de care toată lumea se teme. „Eșuează mai repede” este un concept care te susține să faci greșeli. Pentru că dacă ne este frică să nu greșim, amânăm să lucrăm la lucruri și afectează foarte mult cât de productivi și motivați devenim. Ca să nu mai vorbim că ne împiedică creșterea intelectuală.

Așadar, dacă doriți să obțineți rezultate mai bune, va trebui să vă confruntați direct cu sarcini eșuate, proiecte și termene limită ratate. Analizându-le, puteți învăța și îmbunătăți. Așteptarea ideii perfecte, prelungirea termenelor limită, evitarea ajutorului - toate contribuie la productivitatea scăzută și la pierderea timpului.

Un fost angajator de-al meu spunea: notează 30 de idei. Nici mai mult, nici mai puțin. Pentru că din acele 30, 25 vor fi foarte rele, dar le vei pompa din creier. Și apoi vor mai fi și celelalte 5 care ar putea funcționa. Deci construiești pe ele.

• Stabiliți standarde realiste

Deși tuturor ne place să filmăm pentru stele (cum ne învață filmele), adevărul este că nu e nicio rușine să ne cunoaștem limitele. Nu ne naștem instantaneu uimitor în orice. În mod natural, unele lucruri vor dura ceva timp pentru a fi perfecte. Așadar, atunci când alegeți sarcini, metode sau termene limită, asigurați-vă că știți cât de bine se ridică nivelul de calificare la standardele stabilite de dvs. sau de alții.

Gândiți-vă la postările de locuri de muncă – nu ați aplica pentru o poziție care necesită un nivel C3 de limba spaniolă atunci când aveți doar A2.

Același lucru este valabil și pentru munca și abilitățile tale. Pune-ți mândria deoparte și asumă-ți sarcini pe care știi că le poți face bine și că sunt suficient de provocatoare pentru a-ți extinde setul de abilități. A mușca mai mult decât poți mesteca va avea un rezultat final de proastă calitate sau o muncă grăbită.

Ca să nu mai vorbim de mult stres.

Îmbunătățiți-vă abilitățile de rezolvare a problemelor

Uneori, productivitatea are de suferit pentru că nu putem rezolva problemele suficient de repede. Sau ne confruntăm cu o mulțime de provocări de lucru care necesită muncă în echipă sau „stingerea unor incendii mici” zilnic. Asistența pentru clienți, managerii de proiect și QA sunt doar câteva departamente care au acest tip de muncă zilnic.

• Nu te feri de ajutor

Majoritatea oamenilor vor dori să lucreze singuri la o problemă. Există un stigmat în jurul cererii de ajutor la locul de muncă: arată slăbiciune sau lipsă de pricepere, poate angajatorul o va înscrie în evidență ca un defect, le afectează încrederea etc.

Dar adevărul nu poate fi mai departe de el. Din ce în ce mai mulți directori executivi susțin colaborarea deschisă, iar colegii își cer ajutor unul altuia. La urma urmei, împinge proiectele înainte, se asigură că nu sunt ratate termene limită și le permite oamenilor să învețe noi trucuri ale meseriei.

• Faceți brainstorming des (și chiar în afara serviciului)

Brainstorming-ul este actul de a discuta sau de a „reduce idei unul de celălalt” cu un grup de oameni. Când aveți o problemă specifică pe care nu o puteți rezolva, o modalitate de a accelera procesul este să vă aduceți colegii și să organizați o întâlnire rapidă.

În timpul sesiunii de brainstorming, toată lumea oferă idei sau pune întrebări despre problemă, cu scopul de a ajunge împreună la cea mai bună soluție. Din nou, acest lucru vă face mai productiv, deoarece ideile altora vă alimentează propria „bancă de creier” pentru referințe viitoare, plus că accelerează întregul proces.

• Priviți hărțile mintale și alte tehnici

O metodă strâns legată de brainstorming este formarea hărților mintale. Ca ajutor vizual, o hartă mentală este o rețea de fraze cheie referitoare la problema pe care doriți să o rezolvați sau la o idee pe care doriți să o declanșați.

Hărțile mentale vă permit să vă îndepărtați (literal) de problemă și să vă scoateți gândurile din cap și pe o tablă sau o bucată de hârtie. Ajută la formarea de noi conexiuni pentru a ajunge mai rapid la o soluție.

Deveniți mai buni la organizare

Organizarea înseamnă a deveni un prioritizator mai bun. După cum afirmă Legea Parkinson: „Munca se extinde pentru a umple timpul disponibil pentru finalizarea acesteia”. Înseamnă că, dacă aveți o sarcină de 30 de minute, iar termenul limită este mâine, probabil o veți trage până în ultimele cinci minute înainte de termenul limită. Cu toate acestea, tot timpul până a doua zi, mintea ta va fi preocupată de gânduri despre asta și de anxietate dacă vei face sau nu termenul limită. Dar, în tot acest timp, vei amâna.

Așadar, pentru a vă organiza mai bine programul, iată câteva sfaturi.

• Organizează-ți spațiul fizic

Popularul YouTuber de productivitate Thomas Frank are un sfat genial pentru oricine dorește să-și îmbunătățească această abilitate: organizează spațiul din jurul tău ori de câte ori poți. Ați auzit adesea că un spațiu curat vă va motiva să fiți mai productiv. Cu toate acestea, dezvoltarea obiceiului de a pune lucrurile fizice înapoi la locul lor înseamnă mai mult crearea unei afinități pentru ordine.

Odată ce stăpâniți să vă păstrați instrumentele din spațiul de lucru, decorațiunile și alte lucruri în ordine, etichetate și la îndemână, va începe să se transfere în spațiul dvs. mental. Veți ști mult mai bine cum să vă organizați desktopul, fișierele de lucru, sarcinile și arhivele.

• Găsiți un sistem care funcționează pentru dvs

În videoclipul său, Frank continuă să sugereze că fiecare persoană are propriul sistem pentru a-și organiza gândurile, băncile de memorie, precum și spațiul fizic. Deci, pentru a forma corect acest nou obicei, cel mai bine ar fi să faceți câteva cercetări despre ce fel de organizator ați putea fi.

• Îmbunătățiți-vă prioritizarea

Modul în care prioritizați lucrurile (sarcini, obiective de viață, obiective de carieră) vă afectează direct programul și modul în care îl organizați. Când ajungi la sfârșitul zilei de lucru cu un sentiment profund că nu ai făcut suficientă muncă semnificativă, începi să crezi că ai fost neproductiv.

Când, în realitate, pur și simplu nu ți-ai prioritizat sarcinile suficient de bine pentru a te simți productiv. Iată cum puteți lucra la prioritizarea dvs.:

• Începeți să utilizați Matricea Eisenhower (pe care am atins-o mai sus);
• Atribuiți numere cu prioritate de la 1 la 10 (de la cel mai mic la cel mai mare);
• Încercați metoda „Mâncați broasca”;
• Formează o listă cu obiectivele tale de carieră pe termen lung, apoi descompune-le în altele mai detaliate. Apoi, bazați-vă programul în jurul acelor sarcini care contribuie la progresul obiectivului pe termen lung.

Pasul trei: Găsește-ți vinovatul de neproductivitate

Abordați problema de productivitate analizând-o în mod obiectiv. De multe ori ne este greu să recunoaștem cât de ușor suntem distrași și amânăm. Dar dacă dorim să ne îmbunătățim, trebuie să vedem mai întâi „partea urâtă”.

Factori care afectează productivitatea

• Procrastinare
• Așteptări mari
• Termenele limită nerealiste
• Volumul de lucru mai mare
• Oboseală și epuizare
• Comunicare slabă, lipsă de informare
• Feedback insuficient/Senzație de neapreciat

Toate acestea sunt motive pentru scăderi semnificative ale productivității. Mai ales dacă apar pe perioade mai lungi de timp.

Și astfel, a ști ce îți afectează negativ (și pozitiv) productivitatea este deja jumătate din luptă. Găsirea unei soluții permanente devine mult mai ușoară. Pentru a evita aprofundarea lipsei de productivitate în acest articol, avem multe mai multe resurse în altă parte:

Cum să identifici timpul pierdut și ineficiența

Confruntarea cu amânarea – de ce se întâmplă și cum să o remediați

Pasul patru: stabiliți obiective clare

Odată ce știți în ce domeniu de productivitate trebuie să vă îmbunătățiți, următorul pas este să vă stabiliți obiective foarte clare. Pentru a face progrese reale, aveți nevoie de repere de depășit. Este singura modalitate de a:

• Aflați dacă vă mișcați în direcția corectă;
• Aflați care metode funcționează mai repede decât altele;
• Identificați noi obstacole;
• Împingeți-vă înainte.

Când există criterii precise pe care trebuie să le îndepliniți într-un anumit timp, veți fi mai motivat și fluxul de lucru simplificat decât dacă nu ați avea niciunul.

Cum vă stabiliți obiectivele?

Am scris multe articole pe această temă, pe care le găsiți mai jos. Dar, în esență, există mai multe moduri.

• Stabilește-ți obiective din perspectiva dezvoltării generale a carierei tale;

Gândiți-vă pe termen scurt și lung, planificați educație suplimentară (cursuri, tutori, seminarii),...

• Utilizați metodologia obiectivelor SMART;

S pecific , măsurabil , realizabil , relevant, limitat în timp

• Obțineți câteva aplicații care să vă ajute să urmăriți progresul și să vă împingă;
• Încercați OKR (Obiective și rezultate cheie)

O metodă care a ajutat companii precum Google să ajungă acolo unde sunt astăzi.

Ce obiectiv trebuie să ai

Lăsând deoparte metodele, fiecare obiectiv trebuie să bifeze mai multe căsuțe pentru a fi considerat util și progresiv.

Trebuie să fie obiectiv – ceea ce înseamnă că nu ar trebui să te supra- sau subestimezi.

Stabiliți obiective în funcție de momentele realiste în care puteți finaliza sarcini sau proiecte și setați-le și dificultatea în consecință.

Scopul ar trebui să fie realizabil – așa că începeți cu pași mici, iar când simțiți ritmul (ce anume vă împinge să fiți mai productiv), încercați să extindeți aceste obiective.

De exemplu: În primul rând, încercați să lucrați cu concentrare profundă, neîntrerupt, timp de 25 de minute. Apoi, după o săptămână, măriți numărul la 40 de minute. După încă o săptămână, dacă obiceiul rămâne, stabilește-ți un nou obiectiv pentru 50 de minute.

Scopul trebuie să fie specific – exemplul de mai sus arată cum funcționează acest criteriu.

Fiecare obiectiv pe care îl setați trebuie să aibă un nivel definit de abilități pe care trebuie să-l atingeți și un interval de timp pentru a-l atinge. În caz contrar, este imposibil să urmăriți progresul.

Asigurați-vă că obiectivele dvs. au acești trei pași incluși în fiecare obiectiv pe care îl planificați, iar restul călătoriei este mult mai ușor.

Pasul cinci: Îmbunătățiți-vă vorbirea cu sine

O altă parte a călătoriei de a deveni mai productiv include schimbarea mentalității la una mai susținătoare.

Lucrul la îmbunătățirea abilităților și la construirea de noi obiceiuri nu este o ispravă ușoară. Mai ales dacă ai obiceiul de a te aștepta prea mult de la tine sau de a fi prea strict cu propriul progres. Severitatea cu noi înșine este unul dintre cele mai mari motive pentru care renunțăm la noi obiceiuri sau eșuăm la jumătate. Deci, cum poți fi cea mai bună majoretă a ta, în timp ce rămâi realist?

• Notează-ți discursul negativ

Așează-te și sapă adânc. Gândește-te la acest pas ca la un fel de sesiune de terapie cu tine însuți. Identificați toate modurile în care vorbiți negativ cu dvs., reproșați-vă pentru eșecurile dvs., găsiți scuze etc. Scrieți situațiile, sentimentele și rezultatele care au venit din acea discuție negativă.

Totuși, acesta este un proces și nu veți putea identifica toate modurile în care vă lăsați jos. Dar este important să înveți cum să descoperi comportamentul negativ, să te oprești și să găsești o nouă modalitate de a face față unei probleme sau unui obstacol. De exemplu, pierzi un termen limită, în timp ce un coleg care era mai puțin calificat a terminat chiar mai devreme.

Discuție negativă: „Ce s-a întâmplat? Ce este în neregulă cu mine? Am amânat prea mult/Nu am muncit suficient. Au lucrat ei mai multe ore suplimentare decât mine? Poate ar fi trebuit să lucrez mai multe ore…”

Și spirala continuă până când începi să te gândești cât de rău de persoană ești sau cât de incompetent ești (în propriul tău cap). Acest tip de gândire nu te ajută în niciun fel să te împingi înainte. În schimb, te blochează într-o buclă în care nu te gândești niciodată că ești suficient de bun și nici că te vei îmbunătăți vreodată.

Discuție pozitivă: „Ok, s-a întâmplat ceva aici. Ce am pierdut? Ce aș fi putut face mai bine? Este o greșeală și se întâmplă oricui – deci ce pot învăța din asta? X și Y par să fi distras atenția mea, așa că data viitoare voi încerca ceva diferit.”

Deși putem crede că în spatele discuțiilor noastre negative există o intenție bine intenționată de a ne împinge, discuția pozitivă este cea care dă rezultate reale. Este orientat spre obiective și soluții, nu se oprește asupra cauzelor și consecințelor mai mult decât este necesar și nu echivalează niciodată eșecurile și succesele tale în carieră cu tine ca persoană .

• Învață să îmbrățișezi eșecul

Eșecul este un proces perfect normal, comun și așteptat. Cele mai bune exemple sunt oriunde te uiți. Cunoaștem deja o zicală populară conform căreia nimeni nu ar trebui să-și compare propria viață cu „tamburul de evidențiere” al cuiva. Tesla, Apple, Sony și multe altele sunt companii care își afișează rolele de evidențiere, în timp ce în culise, există mii de greșeli și eșecuri pe care au fost construite produsele lor.

Thomas Edison ar fi fost întrebat odată ce a simțit când a eșuat de atâtea ori când a proiectat un bec, la care a răspuns: „Nu am eșuat de 1.000 de ori. Becul a fost o invenție cu 1.000 de pași.”

Și așa, obișnuiește-te cu eșecul și familiarizează-te cu el. Pentru că atunci când vă confruntați cu pașii greșiți, devine mai ușor să învățați din ele și să nu le repetați în viitor. Departe-le, analizează-le cauzele și răspunsurile tale și vezi cum te poți descurca mai bine data viitoare. Și dacă eșuezi din nou - asta este și valabil. Atata timp cat continui sa impingi si sa progresezi putin cate putin.

Pasul șase: Urmăriți-vă și înregistrați-vă progresul

Odată ce ați coborât frica de eșec și sindromul impostorului la niveluri gestionabile, puteți începe cu munca efectivă. Folosirea programelor prefabricate și respectarea obiectivelor pe care vi le-ați stabilit este doar jumătate din poveste. Urmărirea progresului este cealaltă jumătate.

De ce contează dacă urmăresc progresul sau nu?

Pentru ca productivitatea să se îmbunătățească, va trebui să știi unde faci derapajele, cât de des se întâmplă, să-ți găsești orele de vârf (când ești cel mai concentrat) și chiar modul în care pauzele de mâncare îți afectează fluxul de lucru.

• Mâncarea specifică te poate face mai mult sau mai puțin productiv. Perspectivele acestor date vă pot ajuta să știți ce alimente vă încetinesc metabolismul, determinându-vă să vă simțiți somnolent și să vă pierdeți concentrarea. Un cheeseburger dublu cu cartofi prăjiți și ceapă prăjită vă va face poftă de un pui de somn, în timp ce un pui la grătar de casă cu legume în lateral vă va lăsa să vă simțiți plin, fără somnolență. Aflați-vă alimentele care vă cresc productivitatea și faceți un plan de masă sănătos și personalizat.
• Folosind un instrument de urmărire a timpului, puteți spune ce sarcini durează mai mult sau mai scurt, ceea ce duce la realizarea unor estimări mai bune de timp în viitor. Îți poți structura ziua mult mai bine, ceea ce, la rândul său, duce la mai mult timp liber.
• Urmărirea timpului vă ajută, de asemenea, să observați cât de des vă distras atenția. Chiar dacă este pentru 5 minute o dată, minutele se pot acumula până la o oră sau chiar mai mult pe zi!

Fără informații vitale ca aceasta, este mai puțin probabil să faci progrese. There's a risk of constantly failing by breaking deadlines, task-hopping and losing focus, without ever really understanding why.

How to track

Tracking time is the best and most accurate when you do it digitally. Well-established apps like În concluzie

No one is born more or less talented in productivity. It is a learned skill. Something that requires plenty of time, patience, trial and error, and kindness to oneself. We've set out to give you a perspective on productivity that might help dispel its vague concept. After all, it's not just the ratio of input to output – in our personal lives and careers, it is a collection of skills to be used to work better, faster, and more mindfully.