De ce și cum să creați standarde de performanță într-o organizație (plus exemple)

Fiecare loc de muncă are propria sa descriere a ceea ce trebuie făcut atunci când lucrează în acea poziție. În plus, există standarde de performanță. Ei dovedesc cum să îndeplinească aceste sarcini pentru a face treaba bine.

Deci, atunci când vă evaluați angajații, veți compara performanța acestora cu standarde predeterminate - standarde de performanță. Asigurați-vă că aceste standarde se bazează pe poziții specifice, nu pe indivizi.

Acest articol vă va ghida prin toate detaliile despre standardele de performanță, cum ar fi:

• scopul standardelor de performanță,
• cele trei niveluri de performanță,
• ce trebuie luat în considerare la stabilirea standardelor de performanță,
• cum să creați un standard de performanță și
• exemple de standarde de performanță.

Care este scopul standardelor de performanță?

Înainte de a explora scopul standardelor de performanță, să facem un pas înapoi și să definim managementul performanței.

Managementul performanței este procesul de comunicare între angajatori și angajați.

Acest proces presupune, de asemenea, oferirea de feedback lucrătorilor. Pentru a ști cum să-și desfășoare munca cu succes, angajații trebuie mai întâi să vadă standardele de performanță pentru acea poziție.

Scopul standardelor de performanță este de a se asigura că atât angajatorii, cât și angajații sunt pe aceeași pagină în ceea ce privește așteptările la locul de muncă. De aceea, managerii trebuie să ofere noilor lor angajați standardele de performanță în prima lună de angajare.

Standardele de performanță echipează, de asemenea, angajații cu perspective de performanță specifice pentru fiecare abilitate.

În plus, standardele de performanță încurajează comunicarea între manageri/angajatori și lucrători.

Când vine vorba de evaluări, managerii folosesc standardele de performanță ca ghid. Apoi, ei compară performanța angajaților cu acest model fix. În acest fel, există o evaluare egală pentru toți angajații din aceeași poziție.

În ceea ce privește standardele de performanță, toți lucrătorii sunt egali și ar trebui tratați la fel. Potrivit Comisiei pentru șanse egale din SUA, atât angajații cu dizabilități, cât și cei fără acesta, „trebuie să îndeplinească aceleași standarde de producție, fie că sunt cantitative sau calitative”.

Standardele de performanță ar trebui să fie:

• specific,
• realizabil,
• Ușor de înțeles,
• relevante pentru poziție și
• usor de masurat.

Odată ce un angajator sau un manager a evaluat angajații, așteptările acestora pot fi:

1. Atins – dacă un angajat a demonstrat performanță adecvată,
2. Depășit – dacă performanța este peste bine și
3. Nerealizat – dacă performanța este sub nivelurile standardelor de performanță.

Deci, în cazul unei performanțe insuficiente, angajatorul sau supervizorul trebuie să emită un Plan de îmbunătățire a performanței (PIP). Scopul acestui document este de a ajuta un angajat să-și îmbunătățească performanța.

PIP are loc în ultima fază a ciclului de management al performanței – faza de revizuire. Pe scurt, aceasta este faza în care managerii urmăresc performanța angajaților prin efectuarea de evaluări. Am menționat anterior că acest ciclu începe cu stabilirea standardelor de performanță.

Acum, managementul performanței include trei niveluri în cadrul organizației.

Care sunt cele trei niveluri de performanță?

Managementul performanței se poate concentra asupra întregii organizații sau departamentelor acesteia. În plus, poate sublinia performanța individuală a angajaților. Astfel, pot exista trei niveluri de management al performanței:

1. management strategic al performanței,
2. managementul performanței operaționale și
3. managementul performanței individuale.

Managementul strategic al performanței

Scopul acestui nivel este atingerea obiectivelor organizaționale generale. Astfel, acesta este cel mai înalt rang de utilizare a standardelor de management al performanței în organizație.

Pentru a atinge aceste obiective, conducerea companiei se străduiește să răspundă la următoarele întrebări:

• Are această companie o strategie pentru a-și atinge obiectivele? Dacă da, implementează compania această strategie?
• Aduce organizația rezultatele așteptate?

Managementul performantei operationale

Intenția aici este de a obține obiective operaționale. Acest nivel se concentrează pe procesele din cadrul organizației, cum ar fi proiecte sau activități. Astfel, intenția este de a afla dacă aceste proiecte/activități specifice funcționează.

Pentru a atinge aceste obiective, conducerea companiei trebuie să răspundă la următoarele întrebări:

• Fiecare departament sau proiect își îndeplinește obiectivele?
• Sunt activitățile operaționale aliniate cu strategia organizațională? Dacă da, cum promovează aceste activități strategia organizațională?
• Sunt proiectele sau activitățile suficient de eficiente sau ar trebui schimbate?

Managementul individual al performanței

În sfârșit, acest nivel pune accent pe performanța fiecărui angajat din companie. Acest proces începe cu stabilirea obiectivelor și standardelor de lucru, revizuirea performanței angajaților și îmbunătățirea abilităților de învățare ale fiecărui angajat.

Pentru a îndeplini aceste obiective, conducerea companiei trebuie să obțină răspunsuri la aceste întrebări:

• Cum lucrează indivizii?
• Cum își pot crește performanța?

Când revizuiți munca angajaților, standardele de performanță sunt punctul dvs. de referință. Aceste standarde sunt vitale deoarece analizează diverse domenii de performanță. Să aruncăm o privire la cum să stabilim corect standardele de performanță și la ce să luăm în considerare atunci când facem acest lucru.

Ce trebuie luat în considerare la stabilirea standardelor de performanță?

Pentru a vă asigura că standardele sunt potrivite pentru o anumită poziție, iată patru puncte pe care ar trebui să le luați în considerare:

1. Standardele trebuie să fie motivaționale.
2. Standardele nu ar trebui să fie prea ușor și nici prea dificil de atins.
3. Anunțați angajații dvs. că le analizați performanța.
4. Stabiliți o perioadă de probă.

Standardele trebuie să fie motivaționale

Având standarde de performanță motivaționale, lucrătorii vor fi mai inspirați să-și facă treaba mai bine. În plus, dacă sunt capabili să-și vadă progresul în cadrul unui proiect, aceasta va fi și forța lor motrice. Astfel, vor avea mai multe șanse să atingă niveluri excepționale de performanță.

În calitate de lider, vă puteți încuraja lucrătorii să-și urmărească programul de lucru. Urmărirea timpului angajaților este benefică și pentru angajații dvs., deoarece aceștia își vor putea revizui progresul proiectului. Deci, ei vor descoperi ce parte a proiectului au terminat și ce mai trebuie făcut. În plus, lucrătorii vor continua să își îndeplinească sarcinile cât mai bine.

În cazul în care trebuie să monitorizați cine a lucrat la ce sarcini și pentru cât timp, puteți utiliza Clockify ca un instrument gratuit de urmărire a prezenței angajaților.

Standardele nu ar trebui să fie prea ușor și nici prea dificil de atins

Dacă standardele de performanță conțin sarcini prea simple, acestea vor fi prea ușor de realizat. Deci, angajații nu vor fi motivați pentru că nu vor fi provocați să termine o anumită sarcină.

Pe de altă parte, standardele de performanță nu ar trebui să fie prea complicate. Dacă sunt, lucrătorii se vor lupta pentru a finaliza aproape fiecare sarcină. Prin urmare, nivelurile lor de performanță pot scădea.

Dar cum găsești echilibrul potrivit între acestea două? Asigurați-vă că standardele de performanță ar trebui să fie suficient de îndrăznețe. În acest fel, lucrătorii vor trebui să caute o strategie ideală pentru a-și finaliza sarcinile. Ori de câte ori reușesc, angajații vor simți că lucrează pentru a-și atinge obiectivele. Astfel, ei vor fi mai entuziasmați de meseria lor.

Anunțați angajații dvs. că le analizați performanța

În cazul în care există un nou angajat, un supervizor trebuie să informeze un angajat despre standardele de performanță care îi reglementează postul. La fel, toți ceilalți lucrători trebuie să știe că compania le evaluează performanța.

Deci, un manager trebuie să fie transparent cu privire la standardele de performanță. Pe tot parcursul anului, liderii ar trebui să reamintească angajaților aceste măsuri. Dacă lucrătorii au nevoie de o explicație pentru o parte a standardului, managerii ar trebui să le ofere clarificări.

Stabiliți o perioadă de probă

Ca manager, nu trebuie să stabilești singur standarde de performanță. Lăsați personalul de HR să vă ajute să scrieți aceste măsuri.

Pe lângă echipa de resurse umane, puteți include și membrii echipei dvs. Acest pas este crucial deoarece angajații dvs. pot avea unele îngrijorări cu privire la măsurile actuale. Dacă da, ajustați aceste părți ale standardului de performanță.

Apoi, ar trebui să începeți să testați aceste noi măsuri prin stabilirea unei perioade de probă, care poate dura de la șase până la opt săptămâni. În acest fel, veți primi feedback direct de la angajații dvs. Odată ce perioada de probă s-a încheiat, întrebați-vă angajații dacă aceste standarde sunt potrivite pentru ei. Din nou, dacă există probleme curente, asigurați-vă că modificați ușor măsurile.

Includerea angajaților tăi în crearea standardelor de performanță va spori încrederea între tine și ei. În plus, atunci când lucrătorii iau parte la un astfel de proces, ei se vor simți ca membri valoroși ai companiei. În plus, acest lucru va crește și productivitatea angajaților.

Am acoperit câteva considerații generale pentru crearea unui standard de performanță. Acum, să aruncăm o privire la câteva reguli practice pentru redactarea acestor măsuri.

Cum creezi un standard de performanță?

Să presupunem că tu și echipa ta doriți să creați un nou standard de performanță pentru mai multe poziții în cadrul echipei. Dacă încă nu sunteți sigur cum să începeți și ce cerințe ar trebui să acoperiți, iată câțiva pași simpli pentru a ușura acest proces.

Concentrați-vă pe poziție, nu individual

Amintiți-vă că măsurile pe care le scrieți ar trebui să se refere la o poziție, nu la o persoană. Deci, dacă există patru angajați în aceeași funcție, standardele de performanță pentru aceștia ar trebui să fie aceleași.

Dacă mai mult de un angajat îndeplinește aceeași sarcină, standardele ar trebui să fie identice pentru realizarea acestei sarcini specifice. Această regulă se aplică chiar dacă acești lucrători se află în poziții diverse în cadrul companiei.

Decideți ce sarcini ar trebui incluse în standard

Nu ar trebui să încorporați fiecare sarcină în măsurile de performanță. Stabiliți ce sarcini sunt cele mai importante pentru fiecare poziție. Apoi, scrieți standarde de performanță numai pentru aceste sarcini.

Alegându-le pe cele mai semnificative, veți avea un scurt standard.

Alegeți parametrii care fac o performanță de succes

Pentru a îndeplini cu succes un loc de muncă, angajații trebuie să îndeplinească anumite criterii. Iată câțiva indicatori ai unei performanțe eficiente:

• precizie,
• efectuarea sarcinilor de serviciu la timp,
• satisfacția clientului,
• dând semne de conducere,
• fiind productiv,
• dând dovadă de inițiativă,
• dând dovadă de creativitate și
• calitate de muncă.

Dar, sunt mai multe. Un angajat cu performanțe peste așteptări va prezenta calități precum:

• profesionalism,
• respectând constant protocoale profesionale,
• performanța lor se îmbunătățește constant,
• făcând mereu tot ce e mai bun,
• fiind meticulos,
• având idei și soluții vizionare și
• exprimându-și propriile opinii.

Gândiți-vă la ratele de eroare

Standardele de performanță trebuie să fie întotdeauna clare și specifice, astfel încât angajații să poată lucra cu ușurință în conformitate cu aceste standarde. Dacă doriți să evaluați performanța indivizilor sau a echipelor, puteți face acest lucru și cu indicatori cheie de performanță (KPI).

În general, KPI vă poate ajuta să aflați cum funcționează compania dvs. și dacă își dorește atingerea obiectivelor. După cum vă puteți imagina, toți lucrătorii trebuie să-și alinieze performanța cu obiectivele companiei. În plus, trebuie să-și facă treaba urmând standardele de performanță.

Dar, ce se întâmplă atunci când un angajat prezintă performanțe inferioare, sub standardele acceptabile? Planul de îmbunătățire a performanței menționat mai sus este una dintre soluții.

Înainte de a începe cu acest plan, mai întâi, va trebui să decideți câte erori sunt prea multe. De exemplu, un angajat poate avea o performanță sub nivelurile potrivite de două ori. Dar, dacă acest lucru se întâmplă din nou, îi puteți acorda un rating „Este nevoie de îmbunătățire”.

Este posibil să aveți un plan diferit pentru setarea ratelor de eroare. Indiferent ce ai alege, trebuie doar să rămâi la acel plan.

Creați standarde pentru performanță solidă mai întâi, apoi pe celelalte

Când creați standarde de performanță, începeți mai întâi cu aspectele pozitive. Deci, puteți începe prin a nota calitățile unei performanțe solide. Apoi, continuați cu calitățile performanței așteptate mai sus.

Odată ce aveți aceste două categorii, concentrați-vă pe indicatorii care sunt sub nivelurile solide. Puteți folosi expresii ca aceasta:

1. Un angajat dovedește o performanță solidă atunci când...
2. Un angajat dovedește o performanță peste așteptată atunci când...
3. Un angajat dovedește o performanță sub adecvată atunci când...

Explicația în profunzime pentru fiecare propoziție va depinde de poziția angajatului.

Dacă sunteți dornic să vedeți cum arată aceste standarde de performanță în practică, continuați să citiți.

Care sunt exemplele de standarde de performanță?

Standardele de performanță pot varia în funcție de poziție și fișa postului. Singurul lucru care este comun tuturor standardelor de performanță este că ele demonstrează cum trebuie făcută treaba cuiva.

Standarde de performanță pentru profesori

Să aflăm cum ar arăta standardele de performanță pentru profesori.

După cum puteți vedea din tabelul de mai sus, fiecare măsură are o explicație aprofundată. Deci, fiecare profesor nou va trebui să revizuiască aceste standarde în prima lună de angajare.

Scopul acestor măsuri este de a găsi modalitățile adecvate de prezentare a curriculum-ului studenților. Pentru a face acest lucru, profesorii pot folosi toate resursele disponibile, astfel încât elevii să poată înțelege totul cu ușurință. În plus, profesorii trebuie să mențină relații pozitive cu părinții sau tutorii elevilor.

Standarde de performanță pentru asistenții administrativi

Iată un exemplu de standarde de performanță pentru asistenții administrativi.

Când vine vorba de asistenți administrativi, standardele lor de performanță includ supravegherea funcțiilor de asistență, aranjarea corespondenței și asigurarea faptului că toate fișierele și bazele de date sunt bine organizate și actualizate. În plus, asistenții administrativi trebuie să se asigure că aranjamentele de călătorie sunt în limitele bugetului și că documentele de călătorie conțin informații exacte.

Standarde de performanță pentru furnizorii de asistență tehnică

Acum, să aruncăm o privire la un exemplu de standarde de performanță pentru furnizorii de asistență tehnică.

După cum puteți vedea din acest tabel, standardele de performanță pentru această ocupație sunt menținerea suportului tehnic, formularea de recomandări utilizatorilor și rămânerea la curent cu cele mai recente tendințe în acest domeniu. Scopul acestor măsuri este de a se asigura că furnizorii de asistență tehnică oferă utilizatorilor doar informații exacte. În plus, furnizorii de asistență tehnică trebuie să acționeze prietenos și să fie cât mai receptivi.

Standarde de performanță legate de obiectivele companiei

Acum, potrivit lui Lenny Pollack, profesor de practică la Universitatea Penn State, puteți, de asemenea, să legați standardele de performanță cu responsabilitățile și obiectivele companiei.

Deci, de exemplu, unul dintre obiectivele companiei este îmbunătățirea serviciului clienți. Să luăm un hotel ca exemplu al acestei companii. Prima persoană pe care o vezi când intri este o recepționeră. Desigur, responsabilitatea unui recepționer este de a saluta vizitatorii.

Dar, modul în care recepționerul va saluta vizitatorii este ceea ce contează. Pentru a îmbunătăți serviciile pentru clienți, recepționerul trebuie să fie prietenos și să primească vizitatorii cu un zâmbet. În plus, recepționerul trebuie să le ofere câte informații despre hotel au nevoie. Mai mult, dacă vizitatorii au vreo îngrijorare, recepționerul trebuie să găsească o modalitate de a rezolva aceste probleme.

Respectand aceste standarde de performanta, receptionera va prezenta performante excelente si va atinge scopul companiei.

Concluzie

Pentru angajați, standardele de performanță sunt un ghid cu privire la modul de a-și face treaba corect. Pentru manageri, aceste măsuri reprezintă un punct de comparație atunci când evaluează performanța angajaților.

Standardele de performanță trebuie să fie specifice, ușor de înțeles și realizabile. În acest fel, angajații vor fi motivați să-și alinieze performanța cu măsurile stabilite.

În funcție de performanța angajaților în ultima perioadă, liderii își pot marca munca ca fiind o performanță solidă, peste așteptată sau sub cea adecvată. Este la latitudinea managerului să decidă care este limita atunci când vine vorba de performanțe nesatisfăcătoare.

Acest articol a subliniat cele mai semnificative aspecte ale standardelor de performanță. De asemenea, am acoperit câteva exemple ale acestor măsuri. Ori de câte ori te străduiești să creezi standarde de performanță, poți să treci prin asta încă o dată.