Managementul performanței: sfaturi pentru crearea unui cadru eficient pentru organizația dvs

Managementul performanței s-a schimbat semnificativ în ultimii zece ani. Și pe măsură ce fața locului de muncă modern continuă să se schimbe și astăzi, felul în care privim performanța angajaților se schimbă odată cu aceasta. Multe companii au renunțat la evaluările anuale ale performanței și au optat pentru managementul continuu al performanței. Ele sunt mai concentrate pe fericirea și creșterea individului în companie și sunt benefice pentru managerii care doresc să facă tot posibilul pentru a menține ratele de rotație scăzute.

Dacă doriți să vă revitalizați sistemul de management al performanței, atunci nu căutați mai departe. Mai jos am compilat o listă de pași care pun bazele unui sistem eficient de management al performanței, centrat pe angajați.

De ce ar trebui să vă schimbați procesul de management al performanței

General Electric a avut aceeași metodă de management și revizuire a performanței încă din anii 70, până în anii 00. Șefa lor de resurse umane, Susan Peters, a menționat într-un interviu că aceste practici au devenit mai degrabă un ritual, decât un instrument pentru a menține compania să avanseze. Ea a fost bucuroasă să vadă restructurarea lor a sistemului, deoarece ea însăși a spus că spațiul de lucru devine din ce în ce mai „milenial”.

Managementul performanței vechi de zeci de ani pur și simplu nu va mai funcționa.

Poate cel mai rezonant exemplu din lumea afacerilor, trecerea cu 180 de ani a Microsoft la un sistem complet diferit de management al performanței a determinat destul de multe companii să urmeze exemplul. Adobe, Cisco și IBM, pentru a numi câteva, au renunțat la infama metodă „curba clopotului” pentru una care era mai flexibilă și reflecta forța de muncă modernă.

Și, deși nu au văzut schimbări revoluționare, ei au remarcat că angajații au devenit mai motivați, a existat o cifră de afaceri mai mică și rezultatele au fost mai bune.

În schimb, evaluările anuale, împreună cu metodele slab structurate de management al performanței, au avut tendința de a pune angajații în față unii cu alții, provoacă frecări, stres și rate ridicate de rotație.

Elementele de bază ale unui sistem de management eficient

Prin cercetarea noastră, am descoperit că patru elemente notabile se repetă în continuare de mai multe ori în timpul interviurilor CEO, al webinarilor și rapoartelor de resurse umane și al revistelor de afaceri.

1. Aflați ce anume face ca procesul dvs. actual să fie defect
2. Crearea unui cadru de management al performanței
3. Rămâneți la curent cu gestionarea timpului și
4. Oferirea de feedback semnificativ prin recenzii

1. Analizați-vă practicile curente

Când vine vorba de implementarea unei noi practici de management al performanței, mai întâi trebuie să aruncați o privire atentă la cea pe care ați avut-o până acum. Carrie Herzog de la Terra Information Group a ținut un webinar despre managementul performanței, unde a discutat despre acest lucru ca fiind primul pas pentru orice companie.

După cum recomandă Herzog pe baza propriei experiențe, HR trebuie să analizeze în mod obiectiv procesul de management al performanței în vigoare și de ce nu funcționează. Ar trebui să analizezi:

• Cum își văd angajații evaluările de performanță;
• Cât de des faci acele recenzii;
• Dacă sunt arhivate și uitate sau utilizate pentru documentare și îmbunătățire ulterioară;
• Dacă recenziile provoacă fricțiuni între angajați, formând un teren propice pentru competitivitate în loc de colaborare;
• Cât de detaliate sunt rapoartele;
• Cât de mult acordați atenție procesului, nu doar rezultatului final al muncii unui angajat;
• Evaluarea dvs. de performanță se bazează pe casete de selectare sau pe un sistem de notare 1-5?

2. Creați un cadru de management al performanței

Următorul pas al procesului constă în formarea unui plan ferm pe care îl vei urma pe tot parcursul anului. Mai jos este o listă de lucruri esențiale cărora să le acordați atenție pentru un management eficient al performanței.

Stabiliți obiective anuale

În primul rând, va trebui să adoptați o atitudine de gândire înainte.

Întrebați-vă despre obiectivele companiei pentru anul următor. Cum poate fiecare departament, echipă și individ, în această ordine, să contribuie la imaginea de ansamblu? Scopurile și obiectivele fiecărei echipe (și individuale, ulterior) vor trebui apoi aliniate cu cele ale întregii companii.

Pentru că performanța unui individ ar trebui să aibă un efect de ondulare care să ajute să împingă compania înainte.

Companiile care au folosit analize anuale unice ale performanței pot fi prea târziu pentru a observa cum munca unui angajat s-a îndepărtat de obiectivele generale. Și, în cele mai multe cazuri, se întâmplă din cauza neglijării de a urmări progresul lor și de a-și realini obiectivele individuale în timp. Destul de des, angajații nu știu care sunt scopurile și obiectivele companiei!

Fă-ți obiective mai mici

Planul anual se concentrează pe domenii mai mari de îmbunătățire, dar pentru a vă putea menține gestionarea performanței într-un ritm constant, veți avea nevoie de mai multe cantități de timp „ușor de digerat”.

În funcție de obiectivele și direcția companiei, perioadele de urmărire nu ar trebui să depășească șase luni. În mod ideal, ți-ai împărți anul în trei sau patru perioade cruciale, iar la sfârșitul fiecărei perioade, ar fi analiza performanței unui angajat.

Este o modalitate excelentă de a urmări progresul în trepte mai mici. Abordați obiective mai mari pas cu pas, oferind angajaților sau echipelor suficient timp pentru a învăța și a se adapta.

Creați un plan de performanță (îmbunătățire).

Cheia fiecărui proces de management al performanței este planul său.

Împreună cu departamentul dvs. de resurse umane, puteți elabora un plan trimestrial sau lunar mai detaliat pentru:

• Domenii de urmărit (productivitate, eficiență, comunicare, punctualitate, ingeniozitate, etc);
• Ce învățare suplimentară le puteți oferi;
• Datele pentru revizuirea managementului performanței;
• Planuri de urgență în cazul în care obiectivele pentru perioada respectivă nu au fost îndeplinite.

Am abordat aceste puncte și multe altele în două articole detaliate despre ghidurile de planificare a performanței individuale și în echipă. Le poți arunca o privire aici:

• Totul despre planurile de performanță
• Dezvoltați un plan de performanță al echipei în patru pași

După formarea unui plan de performanță, devine mult mai ușor să supraveghezi progresul pe care îl fac angajații.

Urmăriți progresul

În timp ce puteți urmări modul în care se descurcă angajații prin raporturile de urmărire a timpului sau puteți judeca eficiența acestora în funcție de termenele limită pe care le îndeplinesc, există și alte căi care compun performanța unui angajat.

Thomas Kolopoulos de la Delphi Group a scris despre o practică pe care compania sa o folosește: evaluarea 360 în timp real . Se bazează pe evaluarea progresului performanței unui angajat și în funcție de fiabilitatea acestuia, comunicarea cu colegii, interacțiunile, consistența și așa mai departe.

În acest fel, se obține o imagine completă a modului în care un angajat se descurcă la o scară mult mai mare decât doar statistici. Prin formulare anonime, angajații sunt rugați din când în când să-și descrie relația de muncă cu un anumit coleg (comunicarea lor, dinamica, rezolvarea problemelor etc.). Apoi datele colectate sunt revizuite și evaluate de HR sau manager și utilizate în raportul de management al performanței.

Respectați orele de check-in stabilite

Deși ați crede că a avea o întâlnire cu un angajat la fiecare trei luni este o problemă, luați în considerare alternativa.

O revizuire anuală ar cere să petreceți ore întregi culegând date din ultimele 11 luni și să faceți un comentariu generalizat asupra eticii în muncă a unei persoane. Adăugați la asta faptul că probabil va trebui să faceți mai multe analize de performanță într-o singură zi - veți petrece mai mult timp în întâlniri făcând același lucru de nenumărate ori.

Cu managementul continuu al performanței, petreceți mult mai puțin timp pregătindu-vă, iar întâlnirile în sine durează mai puțin. Puteți finaliza toate recenziile de performanță mult mai rapid și cu un timp de pregătire mai scurt (deoarece le-ați urmărit datele în mod regulat).

Faceți o revizuire anuală

În cazul managementului continuu al performanței, o revizuire anuală are mult mai mult sens. În exemplul pe care l-am oferit aici, până la sfârșitul anului veți avea trei check-in-uri mai mari cu angajatul (sau cu echipa). Acest lucru vă va oferi o imagine de ansamblu mai detaliată a progresului general pe care l-au făcut.

În plus, angajatul are o idee mult mai clară despre ceea ce v-ați concentrat, în calitate de manager, pe măsură ce le-ați urmărit progresul. Așadar, au avut suficiente oportunități de a aborda în timp util orice probleme sau lacune de-a lungul drumului.

3. Păstrați un program strâns

Managementul timpului este o parte importantă a oricărui sistem bun de management al performanței. Iată un exemplu de factori la care trebuie să lucrezi, pentru a stabili un management al timpului de calitate la nivel de departament.

Persoane fizice:

• Urmăriți timpul pentru propriile sarcini;
• Luați notă de ce sarcini le-au luat mai puțin și mai mult timp decât se aștepta;

(acestea sunt folosite pentru analize și analize ulterioare ale performanței, deoarece este o perspectivă valoroasă)

• Comunicați cu colegii lor în mod clar și fără bariere;

(cum ar fi timiditatea, introversia, discuțiile ulterioare etc.)

• Abordați distragerile și lucrați la ele singur sau cu ajutorul managerului;
• Fii atent la apropierea termenelor limită.

Un angajat este tratat ca o singură unitate care are propriul volum de muncă de îndeplinit într-o zi, săptămână sau lună. Tehnicile individuale de gestionare a timpului și îmbunătățirea sunt lăsate la preferințele lor, cu ajutorul și îndrumarea managerului.

Echipe:

• Pe lângă termenele limită și sarcinile individuale, echipele au termene limită (etape) și criterii de îndeplinit. Acestea ar trebui să fie suma tuturor sarcinilor individuale.

(de exemplu: echipa de marketing trebuie să atingă 10 postări noi pe blog într-o lună, care este împărțită între personalul de redactare la cotele lor individuale)

• Acordați un cod de comunicare;

(când comunică prin chat, când prin e-mail, când ar trebui să trimită mesaje sau să sune sau să vină la biroul cuiva pentru a discuta lucrurile în persoană)

• Întâlnirile au propriul set de reguli care asigură cea mai mare eficiență;

(o limită de timp privind cât de mult poate dura o întâlnire, câte pe săptămână, în ce moment al zilei, precum și cine trebuie să participe la ei și să țină un program).

• Examinați rezultatele colective pentru a identifica problemele și succesele în ceea ce privește gestionarea timpului și pentru a găsi modalități de a îmbunătăți sau repeta bunele practici.

Echipele sunt formate din mai mulți angajați, dar odată cu aceștia, managementul timpului trebuie abordat la o scară mai mare. Anumite practici de management al timpului vor fi generalizate și utilizate de întreaga echipă, indiferent de preferințele individuale. În mod similar, echipa alege împreună un teren comun în ceea ce privește comunicarea, eticheta orelor suplimentare și transparența volumului de muncă. Nu te vei uita la performanța fiecăruia, ci la rezultatele colective, care vor depinde de cât de bine colaborează membrii echipei.

4. Faceți-vă recenziile semnificative

Chiar și recenziile au propria lor etichetă. Procesele moderne de management al performanței recomandă întâlniri frecvente individuale cu angajații pentru a reevalua obiectivele, a discuta progresul și pașii următori. Desigur, feedback-ul dumneavoastră în aceste întâlniri va trebui să fie cât mai informativ și util posibil.

Ca un mic ajutor, am compilat o listă de lucruri pe care le puteți ține cont în timpul acestor întâlniri, precum și feedback scris.

1. Analizați atât eșecurile, cât și succesele

Deși poate fi tentant să te concentrezi doar asupra aspectelor negative și asupra modului în care poți învăța din ele, poate fi teribil de demotivant. Este important să analizăm și succesele.

Aflați ce a făcut ca anumite rezultate să aibă atât de mult succes și identificați practici excelente. Poate că unii angajați s-au dovedit a fi buni comunicatori, așa că metodele lor pot fi utile altora, sau cineva a gestionat cu ușurință o presiune mare asupra termenului limită și veți dori cunoștințele lor despre gestionarea stresului.

Toate acestea sunt oportunități grozave de a învăța din succes, la fel de mult ne uităm la necazurile noastre și vedem cum putem face mai bine. Lucrați la disecarea bunelor practici, astfel încât să puteți repeta rezultate excelente.

2. Abțineți-vă de la feedback generalizat

Este întotdeauna un plus să recunoști efortul unui angajat. Nu uitați decât să evitați expresii precum:

• „Am observat că ai muncit din greu în ultimul timp”,
• „Etica ta de lucru este bună/ grozavă/ admirabilă”,

Sau orice altă declarație generală care va dezvălui de fapt că nu le-ați acordat atenție. Dacă ai urmărit îndeaproape performanța cuiva, atunci nu ar trebui să fie prea dificil să găsești una sau două cazuri în care ar putea excela. Abordarea unor situații specifice este un feedback mai valoros și precis.

3. Formulează-ți critica

Critica trebuie formulată corect pentru ca aceasta să se cufunde. Dacă o livrați prost, există doar două moduri în care poate merge:

• Angajatul devine defensiv, găsește scuze și începe să se afunde și mai mult, începând să se simtă nesigur sau
• Simte critica ca pe un atac și, cel mai probabil, o va îndepărta, fără a aplica sfaturi sau sugestii noi.

Lucrați cu un reprezentant de resurse umane pentru a găsi cea mai bună modalitate de a aborda fiecare angajat sau echipa în ansamblu. În timp ce vrei să fii direct și la obiect, contextualizează problema, cere-le părerea despre ea și ce ar face ei diferit în retrospectivă. Arată-le că ești acolo pentru a ajuta și nu a judeca.

4. Oferiți soluții și sugestii

Scopul acestor întâlniri unu-la-unu este de a discuta despre performanța unui angajat, dacă va trebui să schimbați ceva în scopurile și obiectivele acestuia și cum se pot îmbunătăți în viitor.

Cuvântul cheie este discuția. Trebuie să fie comunicare în două sensuri.

Evitați să aruncați toate statisticile, datele și recenziile de la alți manageri și colegi, apoi să întrebați dacă persoana are întrebări. Faceți-vă timp pentru a parcurge informațiile și faceți o pauză din când în când pentru a le lăsa și pe ei să vorbească. De asemenea, lăsați-i să vă întrebe tot ce doresc.

5. Încearcă să nu fii „executiv”

Tratați-vă unii pe alții la fel de egali cât puteți. Poate fi un proces de învățare, dar cu cât încerci mai mult, cu atât va fi mai ușor. Poate fi tentant să vă împărtășiți anii de experiență și să oferiți mai multe sfaturi din partea dvs. de conducere.

Acest lucru nu poate decât să creeze o divizare între dvs. și angajat și să-i facă să se simtă vorbiți cu desăvârșire. Concentrați-vă pe ei și pe performanța lor și păstrați-vă poziția și influența deoparte.

6. Pune întrebări și implică-te

După cum am menționat anterior, păstrați întâlnirile într-o stradă cu două sensuri.

Nu vorbi prea mult și prea mult timp. Cereți opinii ori de câte ori puteți și vedeți cum se deschid angajații în timp. Vrei să construiești o relație profesională care se bazează pe încredere și comunicare deschisă.

Numai atunci vor fi pe deplin receptivi la feedback, vor fi mai înclinați să se îmbunătățească și chiar vor aștepta cu nerăbdare evaluarea performanței. Păstrați aceste întâlniri o conversație, nu un depozit de informații.

In concluzie

Managementul performanței este un proces în mai multe etape. Multe companii și-au schimbat recenziile anuale cu managementul continuu al performanței care oferă. Și deși poate suna ca o mulțime de muncă, dacă puneți un sistem solid de management al performanței, acesta devine ușor de manevrat și stăpânit. Tot ce aveți nevoie este o privire de ansamblu asupra a ceea ce trebuie să fie remediat în managementul dvs. actual, un nou cadru sau plan de management al performanței, un program solid de care să vă respectați și o etichetă bună de evaluare a performanței.