Ghidul suprem pentru mutarea PBX-ului la VoIP

„Vrem să facem lucrurile încet, cu o grămadă de probleme tehnologice, luând ore întregi pentru a răspunde la apelurile clienților sau pentru a le rezolva problemele de bază.”

… nu a spus nicio treabă, niciodată.

Când clienții își pun încrederea și banii în afacerea dvs., se așteaptă exact opusul. Și asta se străduiește să le ofere companiile mari – întreprinderile mici și întreprinderile deopotrivă.

Dar modul în care lucrează în prezent acele companii – care combină adesea munca la birou cu abordări de la distanță și hibride – provoacă cu adevărat partea de comunicare în afaceri a lucrurilor.

Cum vă puteți asigura că comunicarea, la nivel intern și cu clienții, funcționează în continuare fără probleme și rezolvă problemele în mod eficient?

Cu un sistem telefonic PBX convențional, nu poți. Dar cu un PBX bazat pe cloud , cerul este limita, deoarece îl puteți modela exact în funcție de nevoile afacerii și stilului dvs. de lucru.

Dacă vă gândiți să vă înlocuiți PBX-ul cu un sistem telefonic VoIP, acest ghid este pentru dvs.

De ce companiile înlocuiesc sistemele PBX

Centrală telefonică privată ( PBX ) operează pe rețeaua telefonică internă a unei companii. Este puternic. Acesta gestionează apelurile către și dinspre lumea exterioară și oferă funcții precum salutări personalizate și rutare a apelurilor.

Dar, configurația PBX are limitări semnificative. Cu cât sunteți o afacere mai rapidă, mai flexibilă și mai modernă, cu atât mai mare devine bariera unui PBX tradițional.

Iată ce face ca sistemul dvs. de telefonie local să fie o problemă:

• Cost ridicat de instalare: echipamentele, instalarea și spațiul, cum ar fi o cameră de server, reprezintă o cheltuială destul de mare. Configurarea PBX costă în jur de 1.000 USD pentru fiecare utilizator, plus costurile hardware.
• Provocări de întreținere: aveți nevoie de un expert IT de gardă sau intern pentru orice depanare. Costurile curente ale unui sistem PBX pot fi de până la 100 USD pe lună pentru fiecare utilizator.
• Opțiuni limitate de scalabilitate, flexibilitate și upgrade: Fiecare utilizator nou necesită adăugarea unei noi linii telefonice fizice, iar deschiderea de noi locații sau birouri este un efort mare și costisitor.
• Dependența de infrastructura fizică: Multe modificări pe care doriți să le faceți sistemului dvs. telefonic PBX necesită prezența unui expert, precum și un potențial timp de nefuncționare.
• Lipsa integrării cu instrumente moderne de afaceri: doriți să vă integrați cu un CRM, un instrument de webinar sau o aplicație de chat în echipă? Ghinion.

Cea mai bună cale? O abordare de comunicații unificate care poate face totul - telefon de afaceri, e-mail, video și colaborare într-un singur loc și pe orice dispozitiv.

Avantajele alegerii unui serviciu de telefonie VoIP

Urmărirea traseului bazat pe cloud îmbunătățește totul despre sistemul dvs. telefonic de afaceri, inclusiv:

Scalabilitate și flexibilitate

Nevoile afacerii tale pentru linii telefonice se schimbă în timp? Gândiți-vă: adăugarea de noi linii telefonice pentru noii angajați, extinderea capacității call center-ului în timpul sărbătorilor și reducerea acesteia după, sau deschiderea de noi locații și birouri temporare sau permanente.

Cu cloud PBX, nu aveți nevoie de infrastructură fizică suplimentară, fire de cupru noi sau de un consultant în locația dvs. Este nevoie doar de o modificare a tabloului de bord administrativ al sistemului dvs. telefonic, astfel încât să vă puteți scala sistemul telefonic în câteva ore, nu în săptămâni.

Economii

Costurile inițiale ale PBX-ului găzduit sunt scăzute până la deloc, deoarece singurul hardware de care aveți nevoie este un router de internet și dispozitive conectate la internet, cum ar fi laptopuri și smartphone-uri, nu camere uriașe de servere sau telefoane analogice. Utilizarea telefoanelor IP cu sistemul dvs. poate fi grozavă, dar este opțională.

În plus, plătiți un abonament lunar stabil, previzibil, care poate fi de până la 25 USD pe lună per utilizator, iar furnizorul dvs. VoIP se ocupă de orice întreținere necesară. Este fără mâini și rentabil.

Articol înrudit

Cât costă Business VoIP în 2023?

Funcții avansate și integrări

S-ar putea să fi fost mulțumit de apelurile telefonice de bază până acum, dar VoIP le supraalimentează cu funcții de apelare, cum ar fi mesageria vocală către e-mail, asistent automat, înregistrarea apelurilor, gestionarea avansată a apelurilor, rutarea și multe altele. Există, de asemenea, un bonus de canale suplimentare, cum ar fi conferințe video și mesaje SMS.

De asemenea, vă permite să vă integrați telefonia cu instrumente puternice pe care le utilizați deja, cum ar fi o platformă de asistență, un instrument CRM sau o platformă de colaborare. În loc să săriți de la un instrument la altul pentru a înregistra conversațiile cu clienții, totul se întâmplă automat.

Mobilitate și lucru la distanță

Aveți angajați care lucrează de acasă sau călătoresc regulat? VoIP permite oricui din afacerea dvs. să vă acceseze sistemul telefonic oriunde are o conexiune la internet.

Acest lucru se datorează unui softphone : o aplicație mobilă care vă permite să efectuați și să primiți apeluri de la numărul de telefon al companiei dvs.

În acest fel, poți continua să vorbești cu clienții sau să colaborezi intern fără un moment de fricțiune.

Fiabilitate și timp de funcționare

Telefonia bazată pe cloud este sigură și fiabilă. De exemplu, rețeaua Nextiva se bazează pe mai multe centre de date de calitate operator - dacă există o problemă cu unul dintre ele, altele sunt acolo, astfel încât sistemul dvs. telefonic să poată continua să funcționeze fără probleme indiferent.

Criptarea apelurilor, cele mai înalte standarde de securitate și monitorizarea non-stop sunt cele care asigură un timp de funcționare de 99,999%. Cu VoIP, nu veți pierde nicio clipă cu clienții dvs.

Lista de verificare finală a migrației PBX

Un plan de înlocuire cu succes a PBX este compus din patru etape:

• Etapa 1: Planificarea pre-migrare
• Etapa 2: Pregătiri tehnice
• Etapa 3: Migrație
• Etapa 4: Post-migrare

Acoperim fiecare pas pe care trebuie să-l faceți în fiecare etapă pentru a trece fără probleme de la sistemul dvs. telefonic PBX la un sistem Voice over IP bazat pe cloud.

Etapa 1. Planificarea sistemului telefonic înainte de migrare

În etapa de planificare, există trei sarcini esențiale pe care trebuie să le îndepliniți. Este posibil să aveți deja un avans în modernizarea sistemului de telecomunicații al companiei dvs.

Listați cerințele de care aveți nevoie de la sistemul dvs. de telefonie

Pentru a alege serviciul telefonic de afaceri potrivit pentru dvs., începeți cu o listă cu ceea ce aveți nevoie, astfel încât să îl puteți asocia ulterior cu un furnizor care oferă aceste funcții.

• Numărul de linii și extensii: Câți angajați aveți care au nevoie de propria linie telefonică? Dar departamentele și extensiile de telefon specifice pentru fiecare?
• Funcții de comunicare obligatorii: luați în considerare minutele naționale și internaționale, apelurile telefonice HD, asistentul automat, rutarea apelurilor, funcțiile de mesagerie vocală, filtrarea și înregistrarea apelurilor, redirecționarea apelurilor și muzică personalizată în așteptare.
• Integrarea instrumentelor de afaceri: enumerați tipurile de instrumente și furnizorii specifici pe care doriți să îi integrați cu noul dvs. sistem de telefonie. De exemplu, dacă aveți nevoie de o integrare CRM, rețineți dacă este Salesforce, HubSpot sau altceva. Luați aceeași abordare cu ajutorul biroului de asistență, productivitate și instrumente de colaborare.

Stabiliți-vă bugetul și costurile pe care le veți suporta

Migrarea la un sistem de telefonie cloud, numită configurarea în sine, nu va fi o cheltuială mare. Nu aveți nevoie de ore de timp de tehnician. Cu majoritatea furnizorilor, tot ce aveți nevoie este ca furnizorul dvs. să vă furnizeze detaliile contului și fie să vă transferați numerele existente, fie să vă creați altele noi.

Dacă nu le aveți deja, iată ce s-ar putea adăuga la costurile VoIP : o conexiune de bandă largă de calitate, porturi Ethernet, adaptoare și telefoane IP (dacă aveți nevoie de ele).

În acest moment, acordați-vă timp pentru a evalua ceea ce plătiți deja în mod continuu pentru sistemul dvs. telefonic PBX, posibil în jur de 100 USD pe utilizator în fiecare lună, plus orice întreținere regulată și hardware pe care ați avut nevoie să îl înlocuiți în timp.

Comparați-l cu ceea ce vă percepe majoritatea furnizorilor de servicii VoIP lunar per utilizator, de obicei variind de la 30 USD la 50 USD pentru seturi bogate de caracteristici.

Folosiți aceste informații pentru a estima costurile inițiale și bugetul lunar de care aveți nevoie.

Căutați și alegeți furnizorul de servicii ideal

Cercetați-vă pentru a găsi un furnizor care se potrivește nevoilor și bugetului dvs.

Veți găsi că cele mai bune opțiuni de pe piață sunt site-uri de recenzii precum GetVoIP, G2 și Trustpilot. Analizați site-ul fiecărui furnizor și luați notă de:

• Caracteristici oferite: Inclusiv caracteristici esențiale și suplimente opționale
• Prețul: cum se schimbă în funcție de funcțiile de care aveți nevoie, de frecvența de plată pe care o alegeți și de numărul de utilizatori pe care îi veți avea
• Număr de telefon existent: dacă vă port numărul actual, astfel încât să îl puteți folosi în continuare fără întreruperi
• SLA: acordul de nivel de servicii al furnizorului și timpul mediu de funcționare

În cele din urmă, analizați recenziile de la clienți similari cu dvs. - din aceeași industrie, de dimensiuni similare și cu nevoi comparabile cu ale dvs. - pentru a restrânge selecția furnizorului VoIP.

Articol înrudit

Comentarii Nextiva: Ce spun peste 8.400 de recenzii verificate ale clienților

Etapa 2: Pregătirea rețelei și a mediului

Iată ce contează în etapa de pregătire tehnică:

Efectuați o evaluare a rețelei

Sistemul dvs. de telefonie VoIP nu va funcționa fără o conexiune la internet. Și nu orice fel - aveți nevoie de o conexiune de bandă largă de mare viteză, evaluată pentru cel puțin 100 kbps pentru fiecare linie telefonică, încărcare și descărcare.

Acest lucru ar trebui să fie ușor pentru majoritatea furnizorilor de servicii de internet de calitate, dar luați ceva timp pentru a verifica acest lucru cu furnizorul dvs. de telecomunicații pentru numărul de linii telefonice de care aveți nevoie în acest moment și numărul la care ați putea crește în viitor.

De asemenea, asigurați-vă că implementați Quality of Service (QoS), care este o metodă care prioritizează traficul de rețea care trece printr-un router. VoIP poate suferi de congestionarea rețelei și de fluctuații , creând ecouri, întârzieri și apeluri întrerupte.

Veți dori ca setările dvs. să prioritizeze traficul vocal. Iată ce trebuie să știți:

Luați măsurile de securitate relevante

Fiecare apel telefonic, fie cu un client sau cu un coleg, trebuie să fie criptat. În caz contrar, vă expuneți afacerea la o încălcare a datelor, phishing, spam și programe malware - și la o scădere a încrederii clienților.

Măsurile cheie de securitate VoIP includ conformitatea SOC 2 (pentru confidențialitate, securitate, disponibilitate și integritatea datelor), conformitatea PCI (pentru plățile cu cardul) și ISO/IEC 20071 (pentru amenințări de securitate).

De asemenea, aveți nevoie de criptarea apelurilor cu standarde precum Transport Layer Security și Secure Real-Time Transport Protocol, care vă protejează toate apelurile împotriva interceptării.

Și dacă lucrați cu date deosebit de sensibile, cum ar fi informații despre pacienți, asigurați-vă că furnizorul dvs. ales respectă HIPAA.

Testați fiecare integrare pe care doriți să o utilizați

În etapa de planificare, ați identificat instrumentele cu care doriți să vă integrați serviciul VoIP. Acum, este timpul să punem la încercare acele integrări.

De exemplu, dacă integrați serviciul dvs. de telefonie cu un CRM, cum ar fi HubSpot, testați dacă informațiile de la furnizorul dvs. VoIP ajung fără probleme în HubSpot și invers. Dacă nu, discutați cu furnizorul dvs. pentru a explora soluțiile și a investiga dacă aceasta ar putea fi o problemă pe termen lung.

Vrei să te asiguri că totul funcționează fără probleme, astfel încât să te poți baza pe furnizorul tău pentru mulți ani de acum înainte.

Etapa 3. Configurarea sistemului telefonic

Etapa de migrare este din punct de vedere tehnic în afara listei dvs. de activități - aceștia sunt pașii pe care furnizorul dvs. de servicii îi va gestiona pentru dvs.

Totuși, merită să știi ce urmează; aceste procese cheie vor avea loc în această etapă a procesului de înlocuire a PBX-ului.

Faceți backup pentru toate configurațiile PBX-ului dvs., mesajele vocale și toate datele relevante

Nu vrei să începi de la zero cu noul tău sistem de comunicare.

Nu este nimic mai rău decât să știi că există un număr de telefon, o notă, un mesaj vocal, o setare deja activată, doar ca să realizezi că nu le mai ai.

Acest scenariu vă încetinește munca, îi face pe clienți să aștepte mai mult timp pentru sprijinul dvs. și este frustrant pentru toți cei implicați.

Documentați configurația dvs. PBX existentă cât mai bine puteți, astfel încât să nu ghiciți mai târziu. De aceea, un furnizor solid se va asigura că puteți începe și funcționa exact de unde ați rămas cu configurarea anterioară a PBX-ului.

Portați numerele de telefon existente la noul serviciu telefonic

Portarea numerelor este procesul de transfer al numerelor de telefon existente între operatorul anterior și furnizorul de servicii către cel nou.

Pentru tine, înseamnă că va trebui să dovediți că dețineți numerele pe care doriți să le portați. Specialiștii în portare ai furnizorului dvs. vor lucra apoi cu transportatorii pentru a se asigura că totul se deplasează corect.

Discutați cu furnizorul dvs. pentru a vă testa numerele existente după ce sunt portate pentru a verifica că sunt funcționale și funcționează impecabil - doriți să vă asigurați că clienții dvs. nu ajung într-o fundătură atunci când vă contactează.

Articol înrudit

Ce este apelarea directă internă (DID) și am nevoie de ea?

Configurați configurația sistemului pentru a se potrivi nevoilor și fluxurilor dvs. de lucru

Verificați de două ori cum este configurat sistemul dvs. de telefonie și dacă se potrivește cu ceea ce aveți nevoie pentru a face.

Aceasta poate include:

• Schema de numerotare extensie pentru fiecare locație sau departament.
• Numere gratuite pentru clienții non-locali în geolocații cheie.
• Dirijare avansată a apelurilor și fluxuri de apeluri bazate pe programul de lucru, meniuri, extensii sau departamente.
• Mesaje primite de la mesagerie vocală, inclusiv salutări, redirecționare, mesaje vocale către e-mail și mesaje vocale către text.
• Muzică personalizată pentru apelanții aflați în așteptare, în coadă sau în curs de transfer.

Acesta este modul în care vă veți asigura că puteți începe funcțional din prima zi a noului dvs. sistem de telefonie, fără sughițuri sau frustrări ale clienților.

Antrenează-ți și împuternicește-ți angajații

Cel mai bun instrument de afaceri este cel pe care îl folosiți în mod regulat.

De aceea, trebuie să vă asigurați că toți angajații sunt încorporați și confortabil folosind noul dvs. sistem de telefonie.

Există două modalități cheie de a asigura acest lucru:

• Rulați sesiuni de antrenament concentrate care evidențiază caracteristicile și funcționalitățile esențiale ale noilor dvs. telefoane și aplicații. Când angajații știu de ce este capabil sistemul dvs., ei vor fi împuterniciți să profite la maximum de el și să lucreze eficient.
• Oferiți acces la o bază de cunoștințe de resurse, ghiduri și tutoriale pentru referințe viitoare. Pentru aceasta, sprijiniți-vă de furnizorul dvs. - de exemplu, centrul de asistență Nextiva este plin de videoclipuri și ghiduri pentru diferite funcții, dispozitive și obiective.

Etapa 4: Lansarea sistemului telefonic VoIP după migrare

Acestea sunt ultimele lucruri de făcut după ce migrarea PBX este finalizată:

Testați cu atenție funcțiile de gestionare a apelurilor

Oferă tot ceea ce contează pentru tine cu noul tău serviciu de telefonie un test amănunțit.

Aceasta poate include:

• Efectuarea de apeluri telefonice simultane pentru a asigura un sunet clar și de calitate chiar și în perioadele mai aglomerate
• Apelarea diferitelor extensii și numere de telefon la diferite momente pentru a verifica dacă fluxurile de apeluri funcționează conform așteptărilor
• Verificarea faptului că integrările instrumentelor de afaceri funcționează în ambele direcții
• Lăsarea mesajelor vocale de testare pentru a vă asigura că mesajele primite și redirecționarea funcționează
• Testați rutarea apelurilor pentru a confirma că funcționează corect

Monitorizați performanța sistemului și optimizați acolo unde este necesar

Rulați teste de performanță regulate, cum ar fi un test de viteză, pentru a crea condiții optime pentru apeluri vocale de înaltă calitate. Orice problemă de rețea, lățime de bandă mai mică decât se aștepta sau setări de rețea mai puțin decât ideale vă pot afecta experiența clientului.

Cu Nextiva Speed ​​Test , puteți examina:

• Latența
• Viteza de descărcare și încărcare
• Pierdere de pachete
• Jitter

Dacă vedeți mai puțin de 100 kbps pentru fiecare linie telefonică, mai mult de 0% pierdere de pachete, peste 70 ms ping sau peste 70 ms jitter, merită să contactați furnizorul dvs. de servicii de internet. De asemenea, poate fi rentabil să vă revizuiți configurația QoS

Colectați feedback despre noul sistem de la angajați

Căutați în mod proactiv feedback de la angajați despre noul sistem și despre experiența lor cu acesta.

Trimiteți un sondaj cu întrebări precum:

• Ce funcții ați folosit până acum?
• Ce funcționalități folosiți zilnic?
• Ați întâmpinat probleme sau provocări cu noul sistem de telefonie?
  • Dacă da, ați reușit să o rezolvați singur și/sau cu ajutorul echipei de asistență a furnizorului?
• Vă lipsește vreo capabilitate a sistemului telefonic de înainte de migrare?
• Sunteți capabil să vă desfășurați comunicarea eficient și fără probleme în mod regulat?

Utilizați aceste răspunsuri pentru a dezvolta potențiale îmbunătățiri și pentru a genera sondaje viitoare după ce a trecut mai mult timp.

Asigurați suport continuu din partea furnizorului dumneavoastră pentru toți angajații

Furnizorul dvs. de VoIP de afaceri ar trebui să ofere asistență atât de bine încât nu va trebui să vă faceți niciodată griji că angajații individuali se confruntă cu o problemă de serviciu.

În timpul instruirii și în mod continuu, informați-vă în mod clar echipa cu privire la cele mai bune modalități de a obține asistență și la standardele pe care le așteptați de la acesta.

Cei mai buni furnizori se asigură că sunteți întotdeauna mulțumit de serviciul lor, nu doar în timpul instalării și integrării — asistența pentru clienți ar trebui să reflecte acest lucru.

Abordarea Nextiva față de asistența clienților se numește Amazing Service - ne asigurăm că tehnologia noastră funcționează pur și simplu. Dar dacă trebuie să ne contactați, ne vom ocupa de tot.

Serviciul continuu cu mănuși albe este modul în care clienții noștri pot câștiga, din nou și din nou.

Lista de verificare pentru migrarea PBX la VoIP

Etapa 1. Planificarea migrației PBX

• Listați tot ce aveți nevoie de la sistemul dvs. de telefonie
• Stabiliți-vă bugetul și costurile pe care le veți suporta
• Căutați și alegeți furnizorul de servicii ideal

Etapa 2. Pregătirea rețelei și a mediului

• Efectuați o evaluare a rețelei
• Luați măsurile de securitate relevante
• Testați fiecare integrare pe care doriți să o utilizați

Etapa 3. Configurarea sistemului telefonic

• Faceți backup pentru toate configurațiile PBX-ului dvs., mesajele vocale și toate datele relevante
• Portați numărul de telefon existent la noul serviciu telefonic
• Configurați configurația sistemului într-un mod care să corespundă nevoilor și fluxurilor dvs. de lucru
• Antrenează și împuternicește membrii echipei tale

Etapa 4. Lansarea sistemului de telefonie VoIP

• Testați cu atenție fiecare funcție de gestionare a apelurilor
• Monitorizați performanța sistemului și optimizați acolo unde este necesar
• Colectați feedback despre noul sistem de la angajați
• Asigurați-vă asistență continuă din partea furnizorului dvs

Migrațiile de telecomunicații sunt ușoare cu Nextiva

Companiile inteligente și ambițioase știu că timpul se scurge pentru vechiul lor sistem PBX. Ei doresc un serviciu telefonic modern, flexibil, care să crească și să se adapteze nevoilor lor.

Luați-o de la Shelby American când și-au mutat sistemul telefonic PBX în cloud. Au vrut să îmbunătățească experiența clienților, să îmbunătățească comunicarea în echipă și să simplifice funcțiile comune de administrare.

Migrarea PBX-ului companiei a fost rapidă și fără probleme, iar apelurile pe care s-au bazat foarte mult pentru a-și menține afacerile au continuat să vină fără probleme – chiar și pe fondul cererii în creștere a clienților.

Aceasta este cheia: alegerea unui furnizor care vă va ajuta să vă înlocuiți sistemul PBX, ghidându-vă la fiecare pas.

Veți obține asta atunci când alegeți serviciul telefonic pentru afaceri Nextiva. Veți lăsa luptele PBX-ului dvs. în trecut și veți comunica mai inteligent în prezent și viitor.