Am încercat analiza Pareto pentru a afla mai multe despre eficiență

Să vă spun adevărul, eram puțin îngrijorat să includ analiza Pareto în munca mea zilnică. Nu este că nu m-a intrigat - a făcut-o, motiv pentru care m-am hotărât să o încerc - dar ideea de a trece prin terminologia economică și jargonul m-a oarecum neliniștit.

Pentru a ajunge la fundul acestui principiu enigmatic, m-am gândit că va trebui să cuceresc niște paradoxuri economice și secrete de mult uitate ale meseriei.

Ei bine, după ce am făcut cercetări aprofundate pe această temă și am avut câteva discuții prietenoase la locul de muncă, mi-am dat seama că principiul Pareto este o tehnică de gestionare a timpului care poate fi stăpânită, utilizată și aplicată cu ușurință în diferite domenii.

La fel ca toți scriitorii, deseori mă confrunt cu blocajele mentale și cu lipsa de inspirație – motiv pentru care m-am gândit că aceasta ar putea fi doar metoda care să mă ajute:

• Identificați problemele la locul de muncă,
• Urmărește rădăcinile problemelor mele și
• Organizați-mi mai bine volumul de muncă.

Așadar, am testat principiul Pareto și iată explicația despre cum s-a desfășurat totul.

În această postare pe blog, voi aborda:

• Ce este analiza Pareto?
• De ce m-am hotarat sa o incerc?
• Relatarea mea despre modul în care s-a desfășurat analiza.
• Avantajele și dezavantajele și
• Evaluarea generală a analizei Pareto.

Ce este analiza Pareto?

Este suficient să spunem că m-am simțit confuz când am auzit prima dată de analiza Pareto. La prima vedere, definiția suna destul de simplă - „ O analiză statistică de luare a deciziilor folosită în mod obișnuit pentru a identifica și a atrage atenția asupra cauzelor cruciale ale problemei”.

Acum, care este captura?

Ei bine, analiza Pareto afirmă în continuare că majoritatea problemelor dintr-un proiect pot fi adesea urmărite până la 20% din cauze .

Cu alte cuvinte, concentrându-vă pe cele 20% esențiale din cauzele problemei, ulterior veți putea face față celor 80% dintre problemele care decurg din acestea.

Originile analizei Pareto

Un economist și filozof italian, Vilfredo Pareto, a observat pentru prima dată acest principiu spre sfârșitul secolului al XIX-lea și l-a numit regula 80/20 .

Și anume, Pareto a observat că 80% din terenul din toată Italia era deținut de 20% din populație.

După cercetări aprofundate, Pareto și-a dat seama că distribuția 80/20 poate fi observată în domeniul economiei, sub premisa: „ Niciun individ nu poate fi îmbunătățit fără a înrăutăți cel puțin un individ sau un criteriu de preferință”.

După ce cercetările și lucrările sale au fost adaptate de Joseph M. Juran, consultant în management, s-au născut principiul și analiza Pareto.

Pentru ce este folosită analiza Pareto?

Deci, pentru ce este folosită analiza Pareto?

Ei bine, răspunsul general la această întrebare este - luarea deciziilor. Totuși, este mai mult.

Un răspuns mai concis ar consta într-un proces pas cu pas de determinare a problemelor importante și de învățare a modului de abordare a acestora. Cei pe care îi abordezi sunt cei 20% care vor duce la 80% din beneficiul proiectului.

Principalii pași ai regulii 80/20 merg după cum urmează:

• Formați o listă de probleme comune și plasați-le pe axa x în ordinea descrescătoare a apariției.
• Numărați frecvența apariției lor și afișați-le în procentele corespunzătoare pe axa y.
• Adăugați o curbă procentuală cumulativă în diagramă - această curbă este egală cu (frecvența aparițiilor) / (suma aparițiilor totale) * 100.
• Desenați o linie din partea dreaptă care începe la marcajul de 80% până când intersectează curba.
• Totul din stânga va fi problemele tale vitale, în timp ce partea dreaptă reprezintă 80% din cauzele mai banale.

Dacă întâmpinați probleme în a înțelege acest proces, nu vă faceți griji - la fel am făcut și eu până când am pus totul pe hârtie și am încercat. Totul va deveni mult mai clar odată ce vei parcurge exemplul meu.

De ce am decis să încerc analiza Pareto?

În timp ce scrii, nu te poți gândi la toate complexitățile procesului.

În realitate, atunci când vine inspirația, un scriitor este capabil să scrie blocuri uriașe de text fără probleme.

Cu toate acestea, odată ce este timpul să revizuiți textul și să-l corectați, toate detaliile ies la iveală, cum ar fi:

• Greseli de scriere,
• Nechibzuinţă,
• Greșeli structurale,
• Utilizarea necorespunzătoare a semnelor de punctuație și
• Multe alte detalii la care nu te gândești neapărat în timpul goanei inițiale de inspirație.

Prin urmare, în încercarea de a fi mai eficient, am căutat pe Internet o modalitate de a-mi izola erorile critice și de a le elimina pentru a-mi îmbunătăți scrisul. Atunci am dat peste analiza Pareto și am decis să o încerc.

Iată cum a mers întregul proces când am început să-mi analizez tiparele de scriere.

Încercarea analizei Pareto: un cont personal

După ce am citit o grămadă de articole și am descifrat o grămadă de mumbo jumbo economic, am decis să notez tot ce aveam nevoie pentru a începe cu analiza Pareto.

Cu toate acestea, nu a durat mult până a apărut prima problemă - Cum voi testa această tehnică?

Ca scriitor, nu a existat o modalitate posibilă de a documenta fiecare greșeală pe care am făcut-o, mai ales dacă am făcut-o în timpul scrierii. Dacă aș petrece prea mult timp stresându-mă pentru a documenta fiecare greșeală și problemă, mi-ar împiedica scrisul.

În plus, întregul proces ar dura cel puțin o săptămână de scriere.

Așa că, am decis să scriu o postare pe blog așa cum aș face de obicei, să las editorul și corectorul să parcurgă textul și să găsească greșelile pentru mine. În acest fel, aș avea practic toate informațiile de care am nevoie pentru a face o analiză Pareto pas cu pas.

Așa că, am făcut-o, am obținut rezultatele înapoi și am început să notez informațiile esențiale, începând cu problemele - adică cauzele ineficienței mele de scriere.

Pasul #1: Colectarea problemelor și numărarea frecvenței acestora

După cum am menționat anterior, primul pas în efectuarea analizei este formarea unei liste cu cele mai frecvente probleme cu care vă confruntați.

În cazul meu, aș aștepta ca editorul să distrugă meticulos un text pe care l-am scris anterior și aș folosi rezultatele corecturii pentru a-mi efectua analiza.

Odată ce am trecut de rușinea de a-mi căuta greșelile, am clasificat greșelile și le-am clasificat în 7 grupuri distincte pe care le-aș folosi pentru analiza mea.

Grupurile pe care le-am creat au fost următoarele:

• Propoziții lungi,
• Probleme de link,
• fraze neclare,
• Titluri neclare,
• Surse inadecvate,
• Semne de punctuatie,
• Greșeli structurale și
• Probleme cu imaginile.

Odată ce am avut greșelile mele într-o listă cu marcatori în fața mea, a venit timpul să trec la numărarea frecvenței lor (și să mă simt și mai rău).

Pentru a vă scuti de detaliile de a verifica o grămadă de numere, voi ajunge direct la miezul problemei.

Odată ce am numărat greșelile și le-am plasat în ordine descrescătoare, lista cu marcatori arăta după cum urmează:

• Semne de punctuatie,
• Propoziții lungi,
• fraze neclare,
• Probleme de link,
• Surse inadecvate,
• Titluri neclare,
• Greșeli structurale și
• Greșeli vizuale.

Pentru a simplifica lucrurile, am convertit numărul de erori în procente și apoi am decis să le vizualizez folosind un grafic.

Pasul #2: Crearea curbei Pareto

Acum vine partea grea – adică punctul principal al analizei.

Curba Pareto este folosită pentru a reprezenta vizual legătura dintre numărul total de probleme și frecvența acestora.

Formula exactă este după cum urmează:

{ Frecvența aparițiilor } / { suma totală a aparițiilor } * 100

Iată cum ar arăta conversia într-o foaie de calcul:

Din fericire, suma totală a greșelilor pe care le-am avut s-a ridicat la 99 și, din moment ce calculez procente, acestea nu au variat de frecvență cu o marjă uriașă.

După cum puteți vedea, majoritatea problemelor cu care m-am confruntat în timp ce îmi corectam greșelile au fost semne de punctuație - coșmarurile multor scriitori.

Pasul #3: Finalizarea diagramei Pareto

Acum, era timpul să finalizezi diagrama creând o axa y pe partea dreaptă și desenând o linie dreaptă, orizontală spre stânga. Linia a început la marcajul de 80% și s-a întins până a ajuns în punctul în care a lovit curba.

Apoi, am tras o linie dreaptă paralelă cu axa y, care a creat o divizare între partea stângă și cea dreaptă - adică rezultatele.

Totul din stânga a reprezentat 20% din suma tuturor problemelor care erau cruciale, conform analizei Pareto.

Pe de altă parte, partea dreaptă a reprezentat cele 80% care au fost considerate neesențiale.

Reprezentarea finală a arătat astfel:

Pasul 4: Analiza rezultatelor

Primul gând care mi-a venit în minte a fost — Era atât așteptat, cât și neașteptat.

Știam că semnele de punctuație îmi pun adesea probleme în timp ce scriu. Dar, habar n-aveam că propozițiile lungi și frazele confuze au o prezență atât de puternică în munca mea.

Acest lucru m-a determinat să parcurg câteva dintre textele mele anterioare și comentariile pe care corectorii le-au lăsat asupra lor. Deloc surprinzător, a existat un model care a coincis cu analiza mea Pareto.

Un alt punct interesant este că majoritatea problemelor mai mici și nesemnificative pot fi urmărite până la cele vitale - primele 20%.

De exemplu, dacă mă grăbesc în timp ce scriu, fac greșeli structurale, ceea ce duce la o greșeală SEO sau două, ceea ce afectează și mai mult calitatea muncii mele.

Una peste alta, cu siguranță a existat loc de îmbunătățire, iar diagrama Pareto a fost punctul de plecare.

Avantajele analizei Pareto

Profitul imediat care vă vine în minte este eficiența cu care vă veți putea desfășura munca după ce vă veți stabili 20%. Analiza Pareto se bazează pe strângerea numerelor și pe găsirea problemelor care te încetinesc în fiecare zi.

De exemplu, oamenii care pot beneficia cu adevărat de pe urma acestui tip de analiză sunt cei care lucrează săptămânal la multe sarcini și întâmpină adesea erori care îi împiedică să performeze la un nivel optim.

Codificatorii, dezvoltatorii și managerii de proiect sunt cei care vin în minte atunci când vorbim despre analiza Pareto. Dar, evident, scriitorii pot găsi, de asemenea, multe beneficii analizându-și munca și greșelile în acest fel.

În plus, odată ce ați înțeles, analiza Pareto este un instrument excelent pentru a vă ajuta să recunoașteți unde ar trebui să vă concentrați mai mult eforturile, în special în timpul orelor de vârf biologice.

Dezavantajele analizei Pareto

Dacă excludem timpul pe care mi-a luat-o să-mi dau seama de acest principiu, a durat încă câteva ore până am reușit să fac o listă completă cu toate greșelile și calculele necesare pentru a crea diagrama.

Este suficient să spunem că analiza Pareto este o tehnică oarecum consumatoare de timp și nu are sens să te bazezi pe ea dacă nu îndeplinești sarcini și proiecte similare în fiecare zi.

Totuși, rezultatul se bazează pe statistici, ceea ce vă va conduce în continuare să luați decizii îmbunătățite și va duce la o mai bună utilizare a timpului.

Personal, nu am atât de multe sarcini diferite săptămânal, dar cu siguranță voi încerca Pareto și pe diferite proiecte.

Evaluarea mea generală a analizei Pareto

Deși mi-a luat mult timp să-mi dau seama, trebuie să recunosc că această tehnică funcționează cu adevărat.

Scriitorii tind uneori să argumenteze când vine vorba de munca lor, dar cifrele nu mint. Odată ce m-am uitat în urmă, mi-am dat seama că cele 20% cruciale dintre problemele pe care le-a subliniat Pareto au fost cele cu care m-am luptat cel mai mult în general.

Pe de altă parte, analiza Pareto poate necesita ceva mai mult timp și efort, motiv pentru care evaluarea mea pentru această tehnică este:

EVALUAREA FINALA :

Concluzie: Gânduri finale asupra analizei Pareto

Pareto este grozav, eficient și cu adevărat te face să te întrebi - Cum nu mi-am dat seama mai devreme?

Cu siguranță îl recomand colegilor mei și tuturor celor care se luptă să determine cauzele care le îngreunează zilele de lucru.

Analiza Pareto este bine structurată, organizată și, fără îndoială, o metodă unică de a vă îmbunătăți eficiența.

️ Echipa noastră de la Clockify explorează multe tehnici de gestionare a timpului, pe care de multe ori le încercăm noi înșine și despre care ne dăm opiniile sincere. Dacă aveți gânduri sau recomandări, asigurați-vă că ne anunțați la [email protected] și este posibil să includem contribuția dvs. într-una dintre următoarele postări de blog. Dacă ți-a plăcut să citești acest articol, împărtășește-l cu cineva căruia i-ar putea fi util.