Estimarea parametrică în managementul proiectelor

De câte ori ai încercat să prezici durata proiectului tău, doar pentru a descoperi că estimarea ta a fost complet nerezolvată?

Ce zici de estimarea bugetului proiectului tău sau a numărului de oameni necesari de la început până la sfârșit?

În cazul în care estimările dvs. nu dau bine de fiecare dată sau sunteți doar nou în managementul proiectelor, sunteți în locul potrivit. Suntem pe cale să ne aprofundăm în una dintre cele mai frecvent utilizate metode de estimare a managementului de proiect, care ar putea să vă salveze ziua — estimarea parametrică .

Dar, ce este exact estimarea parametrică și, mai important, cum o puneți în practică?

Ei bine, continuați să citiți, pentru că în această postare pe blog vom:

• Vă prezentăm definiția estimării parametrice (+ un exemplu de estimare parametrică),
• Vă informăm despre diferența dintre estimarea parametrică și cea analogă,
• Aruncă puțină lumină asupra principalelor beneficii ale utilizării estimării parametrice în managementul proiectelor și
• Îndrumați-vă prin cei 4 pași pentru utilizarea estimării parametrice în proiectele dvs., astfel încât să știți exact ce să faceți dacă doriți să începeți imediat să utilizați această metodă.

Ce este estimarea parametrică?

Estimarea parametrică este una dintre cele mai precise metode statistice pentru estimarea cantității totale de:

• Timp,
• Bani, și
• Resurse necesare pentru un anumit proiect.

Potrivit PMBOK, estimarea parametrică este „O metodă de estimare în care un algoritm este utilizat pentru a calcula costul sau durata pe baza datelor istorice și a parametrilor proiectului”.

Deci, numai prin combinarea datelor statistice cu cele istorice un manager de proiect va putea găsi o corelație statistică între variabilele relevante și să obțină cele mai precise estimări cu privire la proiectul lor curent.

Cu toate acestea, este important să rețineți că estimarea parametrică este de obicei utilizată în faza de planificare a proiectului, cu mult înainte de execuția propriu-zisă a proiectului.

Dar, în cazul în care sunteți încă puțin derutat de această metodă de estimare, să aruncăm o privire mai atentă la modul în care funcționează de fapt estimarea parametrică.

Exemplu și formulă de estimare parametrică

Aceasta este formula pe care trebuie să o utilizați pentru estimarea parametrică:

E_parametric = (A_vechi / P_vechi) x P_curr

Formula de estimare parametrică de mai sus cuprinde următoarele elemente:

• E_parametric este estimarea parametrică ,
• A_old este valoarea istorică a costului sau a timpului ,
• P_old este valoarea istorică a parametrului și
• P_curr este valoarea parametrului din viitorul tău proiect.

Acum, să vedem cum funcționează de fapt acest calcul.

Să presupunem că doriți să preziceți cât timp va dura designerului dvs. pentru a termina 20 de ilustrații. Înainte de a ajunge la calcul, va trebui mai întâi să obțineți toate valorile istorice.

Deci, proiectul tău anterior a implicat 1 persoană responsabilă cu proiectarea a 15 ilustrații și le-a luat 70 de ore să termine totul. Având în vedere acest lucru, iată cum s-ar stivui unitățile dvs.:

• A_vechi , timpul istoric al sarcinii trecute este de 70 de ore,
• P_old , valoarea istorică a parametrului este de 15 ilustrații și
• P_curr , valoarea parametrului în viitorul tău proiect este de 20 de ilustrații .

Acum că ați obținut aceste informații, le puteți folosi pentru a ajunge la noua estimare:

E_parametric = (70 / 15) x 20

După cum se vede în formula de mai sus, mai întâi, calculați timpul necesar pentru a finaliza o ilustrație:

70/15 = 4,66

Apoi, după ce obțineți numărul exact de ore, înmulțiți această unitate cu valoarea parametrului din viitorul proiect:

4,66 ore x 20

În cele din urmă, ajungeți la estimarea parametrică, care este 93,3 în acest caz.

Luând în considerare toate lucrurile, este sigur să spunem că designerul tău va termina 20 de ilustrații în 93,3 ore.

Estimarea parametrică vs. estimarea analogă

Dacă ați dat vreodată peste metode de estimare în managementul proiectelor, trebuie să fi observat că estimarea parametrică merge frecvent mână în mână cu estimarea analogă.

Dar de ce este așa? Sunt aceleași metode?

Ei bine, nu tocmai.

Chiar dacă estimarea analogă necesită să utilizați datele disponibile din proiectele dumneavoastră anterioare, așa cum este cazul metodei parametrice, cele două metode diferă atât în ​​ceea ce privește acuratețea, cât și domeniul de aplicare .

Cu alte cuvinte, veți ajunge la o estimare analogă bazată pe date istorice, dar nu va trebui să intrați în detalii, ca în cazul metodei de estimare parametrică. Trebuie doar să vă amintiți un proiect trecut de anvergură similară, să aruncați o privire la durata/costul/bugetul proiectului respectiv și să faceți estimarea pe baza analogiei.

Deci, în cazul în care sunteți pe cale să inițiați un proiect care implică designerul dvs. să creeze 20 de ilustrații și doriți să aflați exact cât timp ar dura noul proiect, așa puteți prezice durata proiectului pe baza analogului. metoda de estimare:

Deoarece ai fost deja responsabil de un proiect similar înainte, știi că ultima dată când designerul tău și-a asumat o sarcină similară, a avut nevoie de 70 de ore pentru a o finaliza. Pe baza acestui fapt, preziceți că noul dvs. proiect va dura aproximativ 80 de ore pentru a fi finalizat, dat sau primit.

Estimarea parametrică, pe de altă parte, ia în considerare diferența dintre un proiect vechi și un proiect nou la nivel de unitate. Aceasta înseamnă că, în loc să vă bazați predicția pe asemănări, mai întâi va trebui să calculați numărul de ore necesare proiectantului pentru a termina o ilustrație. Apoi, numai după înmulțirea produsului cu numărul de ilustrații care trebuie completate acum, veți obține estimarea de timp pe care o căutați.

Cele mai importante beneficii ale utilizării estimării parametrice

Chiar dacă există o gamă largă de metode de estimare a proiectelor pe care le-ați putea folosi pentru a vă menține cifrele sub control, estimarea parametrică vine cu o mână de avantaje care ar putea schimba modul în care vă faceți predicțiile proiectului.

Să trecem peste unele dintre cele mai comune.

Beneficiul #1: Estimarea parametrică vă ajută să obțineți numere precise

În comparație cu alte metode de estimare a managementului de proiect, estimarea parametrică pare o metodă unică pentru o predicție precisă. În timp ce alte metode, cum ar fi PERT, se bazează pe ce se întâmplă dacă, estimarea parametrică ajută la prezicerea:

• Bugetul,
• Resurse și
• Durata proiectului dvs. pe baza datelor anterioare.

Deoarece datele pe care vă bazați sunt dovezi dure (așa s-a desfășurat proiectul dvs., până la urmă), atunci când aplicați formula de estimare parametrică, ar trebui să puteți prezice fiecare aspect al proiectului cu precizie.

De asemenea, pentru a putea prelua procesul de calcul în primul rând, va trebui să parcurgeți unități separate ale proiectelor dumneavoastră anterioare, ceea ce ajută la creșterea preciziei estimării finale.

Beneficiul #2: Estimarea parametrică vă conduce să stabiliți obiective realizabile

De îndată ce ați terminat de a ajunge la estimarea finală, veți putea identifica exact unde va trebui să faceți modificări, astfel încât să puteți finaliza rezultatele cheie ale proiectului.

Uneori, veți putea să vă măriți capacitatea echipei sau să vă măriți bugetul. Alteori, va trebui să faceți o întorsătură ușoară față de rezultatul dorit.

Oricare ar fi, bazarea pe estimarea parametrică vă poate ajuta să stabiliți un obiectiv de proiect pe care dvs. și echipa dvs. l-ați putea atinge.

Însăși metoda necesită să cercetați mai profund datele anterioare pentru o estimare mai precisă. Deci, obiectivele pe care le-ați stabilit ar fi în cele din urmă mai ușor de gestionat, deoarece veți vedea exact ce aspect al proiectului dumneavoastră ar putea fi o piatră de poticnire și vă veți modifica obiectivele în consecință.

Beneficiul #3: Estimarea parametrică vă ajută să reduceți sarcinile repetitive

Deși nu există două proiecte exact la fel, anumiți pași tind să repete proiectul în interior și proiectul în afara.

Luați bugetul, de exemplu. De câte ori a trebuit să stabiliți valoarea de bază a costurilor în timpul fazei de planificare a proiectului? Și prin câte faze de planificare a proiectului ați trecut până în acest moment?

Dacă răspunsul tău constă într-un număr mai mare de 1, trebuie să fi observat că uneori pur și simplu pierzi timpul examinând anumite aspecte ale proiectului de mai multe ori în timpul planificării.

De exemplu, volumul de lucru al echipei de conținut este format din 20 de articole pe săptămână, iar acest lucru a rămas neschimbat de-a lungul a zeci de proiecte.

Așadar, în loc să evaluați fiecare sarcină în mod individual din când în când, vă puteți baza pur și simplu pe estimarea parametrică pe care o faceți o dată și să reutilizați acele informații ori de câte ori sunteți pe cale să estimați bugetul sau durata producției de conținut.

Cu toate acestea, rețineți că, dacă apar anumite modificări în ceea ce privește capacitatea, volumul de lucru sau bugetul echipei de conținut, va trebui să ajustați și valorile parametrilor, adică refaceți calculul folosind aceeași formulă de mai sus.

4 pași pentru utilizarea estimării parametrice în managementul proiectelor

Acum că am trecut peste toate detaliile despre metoda de estimare parametrică, s-ar putea să vă întrebați - dar cum exact pot face ca estimarea parametrică să funcționeze?

Pentru a face să ajungeți la partea de jos a numerelor cât mai posibil, am împărțit execuția estimării parametrice în 4 pași simpli.

Să aruncăm o privire la fiecare dintre ele.

Pasul #1: Aflați care părți ale unui proiect sunt eligibile pentru estimare

Înainte de a începe să revizuiți datele din proiectele anterioare, va trebui să determinați exact unde ar trebui să utilizați estimarea parametrică.

Cu alte cuvinte, mai întâi va trebui să aruncați o privire asupra proiectului dvs. și să-l împărțiți în diferite etape. Puteți utiliza structura de defalcare a lucrărilor (WBS) în acest scop și puteți împărți întregul proiect în bucăți mai mici și mai ușor de gestionat.

Apoi, după ce ați decis dacă doriți să preziceți bugetul, durata, resursele sau toate cele de mai sus pentru faza proiectului dvs., urmează problema acurateței și a datelor.

Deoarece acuratețea estimării dvs. merge mână în mână cu cantitatea de date anterioare disponibile, înainte de a vă gândi măcar să vă scufundați în calcul, puneți-vă aceste trei întrebări mari:

1. Cât de precisă ar trebui să fie estimarea mea?
2. Câte date am la îndemână?
3. Parametrul meu este conectat la valorile istorice?

Deci, să presupunem că încă mai căutați o modalitate de a estima cu exactitate cât timp designerul dvs. va lucra la acele 20 de ilustrații. Aceasta ar însemna că ați dori să măsurați timpul. Deoarece aveți suficiente date dintr-un proiect similar dinainte, veți măsura acest parametru în raport cu timpul necesar pentru a termina 15 ilustrații.

Dar, în cazul în care nu sunteți destul de mulțumit de răspunsurile pe care le dați la întrebările menționate mai sus, este posibil să doriți să vă reconsiderați utilizarea acestei metode, deoarece s-ar putea să nu vă conducă la cele mai precise predicții.

Pasul 2: Obțineți datele istorice

După ce ați selectat fazele exacte ale proiectului la care va trebui să aplicați estimarea parametrică și ați decis dacă această metodă este potrivită pentru dvs., acum ar fi momentul să treceți efectiv la datele istorice.

În cazul în care echipa ta a urmărit toate activitățile lor legate de proiect, probabil vei putea obține rapid cele mai detaliate informații despre proiectele tale anterioare.

De exemplu, o aplicație de urmărire a timpului și a cheltuielilor poate stoca datele de cheltuieli ale proiectelor anterioare și vă poate oferi o mână de ajutor ori de câte ori aveți nevoie să estimați bugetul viitorului proiect.

Totuși, în cazul în care nu ați acordat exact atât de multă atenție stocării informațiilor despre proiect sau pur și simplu nu ați lucrat la un proiect similar înainte, există încă modalități prin care puteți utiliza metoda de estimare parametrică.

Puteți consulta bazele de date disponibile public pentru industria dvs. și puteți vedea cum datele pe care le obțineți de acolo corespund parametrilor actuali ai proiectului dvs.

Pasul 3: Verificați dacă parametrii dvs. sunt validi

După ce datele dvs. istorice sunt toate la locul lor, importanța întrebării numărul 3 - dacă parametrul dvs. este conectat la valorile istorice - iese la suprafață.

Acum va trebui să vă evaluați parametrii și să vedeți cum se leagă aceștia cu datele istorice pe care le-ați obținut.

De exemplu, s-ar putea să observați că numărul de ilustrații este într-un fel corelat cu timpul necesar designerului pentru a le termina. Aceasta înseamnă că veți putea include atât unitatea de măsură (15 ilustrații) cât și timpul (70 de ore) în calcul, le veți înmulți cu parametrul dvs. (20 de ilustrații) și veți obține o estimare parametrică validă.

Cu toate acestea, rețineți că exemplul de mai sus este o ilustrare simplificată a modului în care arată testarea parametrilor în practică. În cazul în care aveți de-a face cu un proiect mai complex, este posibil să fie nevoie chiar să apelați la analiști de date și/sau instrumente statistice pentru asistență.

Pasul #4: Calculați estimarea parametrică

Acum că ați evaluat validitatea parametrului dvs., obținerea unei estimări parametrice devine o chestiune de secunde.

Pur și simplu puneți formula în acțiune înmulțind unitățile pe care le-ați obținut din datele istorice și împărțind produsul la parametrul curent.

Pentru a vă ajuta să evitați derularea inutilă, vom lăsa și aici formula de estimare parametrică:

E_parametric = (A_vechi / P_vechi) x P_curr

Încheiere: urmăriți proiectele dvs. și încercați estimarea parametrică

Nu este un secret pentru nimeni că estimarea proiectului necesită timp.

Cu toate acestea, metoda corectă de estimare a proiectului vă poate economisi câteva săptămâni pe termen lung.

Estimarea parametrică, de fapt, vă permite să faceți exact asta.

Îndemnându-vă să vă regândiți obiectivele proiectului și conducându-vă să automatizați sarcini repetitive, această metodă de estimare a proiectului vă ajută să profitați la maximum de fiecare minut mai târziu în timpul fazei de execuție a proiectului.

Totuși, pentru a pune în aplicare cu succes estimarea parametrică, va trebui să acordați o atenție deosebită fiecărui proiect și să vă asigurați că documentați în detaliu fiecare proces.

Apoi, cu o bază de date mare și cu formula de estimare parametrică la îndemână, nimic nu vă va împiedica să obțineți cele mai precise estimări ale proiectului.

(Cu excepția faptului că variabilele dvs. nu sunt corelate cu parametrii dvs., dar asta nu este nimic pe care un pic de statistică nu poate rezolva.)

️ Ați folosit vreodată estimarea parametrică în faza de planificare a proiectului? Cât de aproape a fost estimarea dumneavoastră de rezultatul final al proiectului? Anunțați-ne la [email protected] pentru a avea șansa de a fi prezentate în acest sau unul dintre articolele noastre viitoare. De asemenea, dacă ți-a plăcut acest articol, împărtășește-l cu altcineva despre care crezi că l-ar fi util.