Analiză paralizie, de ce ucide productivitatea și cum să o depășești

Paralizia de analiză este un ucigaș ascuns de productivitate. Nu este discutat pe scară largă în mass-media, pentru că de multe ori credem că cu cât avem mai multe informații despre ceva, cu atât ne putem decide mai bine. Când, în realitate, de cele mai multe ori devenim paralizați până la punctul de a renunța.

În acest articol, vom discuta ce este paralizia de analiză, cum îți afectează productivitatea și sfaturi practice pentru a nu fi consumat de ea.

Ce este paralizia de analiză?

Paralizia de analiză este ceea ce mi se întâmplă din când în când, când încerc să caut o aplicație de urmărire a obiceiurilor.

Voi deschide magazinul de aplicații și voi începe să răsfoiesc. Tot ce știu este că vreau o aplicație ușor de urmărit, simplă și colorată, care să mă facă să vreau să mă înregistrez în fiecare zi și să-mi marchez sarcinile ca finalizate. Ceva care să-mi dea un sentiment de realizare, cum ar fi Duolingo, de exemplu.

Nu ar trebui să fie prea greu de găsit, nu?

Cu excepția faptului că, ori de câte ori încep să caut una, ajung să analizez fiecare detaliu și să nu pot decide care aplicație ar fi cea mai bună pentru mine. Se pare că pot găsi cu succes ceva în neregulă cu fiecare aplicație la care mă uit. Și în cele din urmă, pur și simplu închid magazinul de aplicații și decid să mă ocup de alegere în altă zi.

Imagine: civilengineeringcentral.com

Același lucru s-ar putea să se fi aplicat și pentru dvs., de exemplu, alegerea unui aparat electrocasnic, a unui monitor de computer (sau a altor componente), la care bancă să vă înscrieți, la ce grădiniță să vă aduceți copilul sau chiar unde să mergeți la cină.

Cum arată paralizia de analiză?

În cazul meu, de a găsi cea mai bună aplicație, am observat că este întotdeauna același ciclu:

• Găsesc o aplicație în rezultatele căutării
• Trec prin capturile de ecran pentru a vedea interfața de utilizare și unele dintre opțiuni
• Mă uit la recenzii
• Am recitit recenziile, de data aceasta incepand cu cele mai mici scoruri

(pentru că TREBUIE să văd posibilele erori și dezavantaje)

• Mă hotărăsc să revin asupra ei dacă nu găsesc ceva mai bun
• Continuați să răsfoiți până când găsesc o altă aplicație
• Clătiți și repetați

Și după 20 de minute până la o jumătate de oră, închid magazinul de aplicații și spun că mă voi ocupa în altă zi.

Paralizia de analiză este peste tot în jurul nostru

Barry Schwartz a susținut o discuție TED uimitoare (și încă relevantă, 13 ani mai târziu!) despre paralizia analizei. Sau ca worder id: paradoxul alegerii.

El susține că suntem mai predispuși la această boală modernă, deoarece viața noastră a devenit exagerată în alegeri. Diferite tipuri de produse alimentare de marcă, haine, electronice, destinații de vacanță... Și când te confrunți cu un număr atât de copleșitor, devine, în mod ironic, mai dificil să te decizi doar pentru unul singur. Întotdeauna există impresia că vom face o alegere greșită.

Când are loc paralizia analizei?

Paralizia analizei apare atunci când nu suntem siguri care ar fi cea mai bună alegere posibilă. Desigur, dorim rezultatul cel mai favorabil unei probleme sau unei sarcini. Pentru că simțim că decizia are o anumită greutate, este cu atât mai important să alegem ceea ce trebuie. Și când nu ne putem da seama care este cea mai bună decizie, mintea noastră se oprește.

Ann Langley, profesor la departamentul de științe administrative din Montreal, a scris o lucrare interesantă despre paralizia de analiză. Ea a observat diferite companii și situații în care proiectul lor a fost afectat de paralizia analizei. Declanșatorii specifici pentru aceste situații au inclus:

• Colectarea mai multor date pentru a convinge conducerea superioară să urmeze un anumit traseu;
• Conflict intern în care părțile care reprezintă diferite metode au încercat să influențeze restul echipei de partea lor (după cum ilustrează Langley: o persoană găsește date pentru a o bloca pe alta, apoi cealaltă găsește date pentru a debloca blocarea și continuă să meargă în cerc);
• A crede într-un anumit aspect al proiectului este mai important decât a fost;
• Persoana (persoanele) sunt prea adânci în supraanalize și nu mai pot privi datele în mod obiectiv.

Descoperirile ei, deși fascinante și cu siguranță utile, reflectau în principal locul de muncă în ansamblu. Ei au ilustrat paralizia analizei în cadrul unui sistem, în care mai mulți oameni sunt implicați în procesul de luare a deciziilor.

Dar ce se întâmplă când aceeași problemă se întâmplă la o persoană?

Cum afectează paralizia analizei productivitatea

După cum am menționat, paralizia analizei face aproape imposibilă luarea unei decizii. Fie că este vorba despre alegerea modului de sortare a e-mailurilor de serviciu, ce software să folosească pentru o anumită sarcină sau cum să atribuiți sarcini membrilor echipei.

În primul rând, când ești prins în acest „bloc”, amâni decizii importante (sau neimportante). Numai acest lucru cauzează:

• Scăderea inutilă a energiei mentale;
• Procrastinare;
• Sentiment crescut de presiune, urgență și panică;
• Sentimente de inadecvare;
• Frica de esec;
• Scăderea încrederii în sine;

Și acesta este doar o parte din bagajele care apar atunci când începem să ne supraanalizam alegerile. Devine rapid clar cum nicio persoană normală nu ar putea deveni productivă într-un astfel de mediu.

În timp ce paralizia analizei poate veni dintr-un loc bun – unul în care doriți să luați cea mai informată decizie – este fără îndoială unul dintre cele mai debilitante lucruri care se pot întâmpla. Și dacă nu este tratat la timp, acest fenomen poate deveni rapid un mod de viață foarte stresant.

Cum se rezolvă paralizia de analiză

Următoarele sfaturi sunt destinate momentelor în care observați prea târziu că ați cedat paraliziei de analiză. Nu sunt metode pentru o soluție pe termen lung, ci ceva ce poți face în acel moment pentru a te ieși.

Amintiți-vă pentru ce analiză ar trebui să fie folosită

În lucrarea menționată mai sus, Langley începe prin a spune că analiza în sine nu este un lucru rău. Are scopul lui. Dar odată întâlnit cu factori precum incertitudinea, teama de eșec, discordia de conducere sau indecizia, se transformă în paralizie de analiză.

Apoi ea subliniază diferite motive pentru analiză, ca o reamintire a motivului pentru care o facem în primul rând. Aceasta înseamnă că cineva poate reveni la această listă înainte de orice analiză în viitor, pentru a se menține pe drumul cel bun.

Efectuăm analize din următoarele motive:

1. Informații – Dorința de a aduna informații pentru a elimina incertitudinea cu privire la o sarcină. Datele ne ajută să analizăm sarcina sau o problemă și să găsim cursul adecvat de acțiune sau să ne validăm ipotezele.
2. Comunicare – Folosirea analizei pentru a comunica alegerile noastre cu ceilalți. Să presupunem că vrei să arăți liderul echipei tale de ce te-ai hotărât pe ruta A în loc de B sau să redactezi un raport ca freelancer pentru clientul tău.
3. Direcție și control – Langley explică acest lucru ca fiind un punct în care liderii de echipă, managerii sau directorii executivi le cer angajaților să efectueze o analiză pentru a lua o decizie importantă. Cum ar fi testarea bazei de utilizatori pentru o caracteristică specifică sau colectarea de informații de pe piață despre un aspect al afacerii.
4. Simbolismul unui act – O persoană ar putea decide, de asemenea, să adune date pentru că vrea să-și arate îngrijorarea. De exemplu, nu sunteți direct implicat într-o anumită sarcină, dar aveți sentimentul că cursul lor de acțiune poate cauza mai multe probleme decât soluții. Așadar, adunați date pentru a demonstra asertivitatea și vă pasă de modul în care se face munca.

Deși aceste elemente sunt o bună reamintire, Langley susține, de asemenea, că analiza formală poate fi și o pierdere de timp. Când devine politizat, folosit ca o cârjă sau un obstacol pentru a obstrucționa în mod intenționat un coleg care nu ne place.

„Analiza formală ar fi mai puțin necesară dacă oamenii și-ar putea executa singuri deciziile și nimeni nu ar trebui să convingă pe nimeni de nimic. De fapt, cu cât puterea de decizie strategică este împărțită între oamenii care nu prea au încredere unii în alții, cu atât analiza mai formală poate deveni importantă.” Ann Langley

Deci, s-ar putea să te trezești copleșit de paralizia analizei într-o echipă în care colegii nu au încredere unii în alții și trebuie să furnizeze dovezi de cele mai multe ori. Sau când nu ai suficientă încredere în tine sau ești îngrijorat, ideile și deciziile tale trebuie să fie justificate și susținute cu munți de dovezi.

Ia o a doua pereche de ochi

De cele mai multe ori, rămânem blocați în a supraanaliza atât de mult, încât este aproape imposibil să ne dăm înapoi și să obținem o viziune obiectivă asupra situației.

Cererea de ajutor, fie de la un coleg, de la un lider de echipă sau de la cineva în care ai încredere, te poate scoate din acea groapă. Vedeți dacă pot face o mică cercetare, să le prezinte datele condensate sau pur și simplu să caute sfaturi despre cum ar gestiona această supraîncărcare de informații.

Găsiți un compromis

Compromisul este atunci când încerci să găsești o cale de mijloc între două părți aflate în conflict, dar la fel de valide. Un manager ar putea încerca să găsească o cale de mijloc între doi angajați fermi în echipă folosind metoda lor pentru o singură sarcină.

În același mod, poți fi managerul care găsește un compromis între două abordări diferite.

Dacă ați pariat argumentele pro și contra și ambele metode (sau instrumente sau abordări) vi se par valide, pur și simplu mergeți cu una și găsiți o modalitate de a o folosi pe cealaltă ca opțiune de rezervă.

Pune-ți următoarele 4 întrebări

Când toate celelalte nu reușesc, poate fi necesar să vă întoarceți la planșa de desen. Acum, asta nu înseamnă că trebuie să renunți complet la cercetare și să începi din nou. Pentru că acum, a privi dilema în mod obiectiv este aproape imposibil.

Ceea ce trebuie să faceți este să minimizați daunele, să conservați energia și să vă regrupați. Și puteți obține un curs mai bun de acțiune punându-vă aceste 4 întrebări:

1. Cât de importantă este această decizie?
2. Rezultatul deciziei mele afectează pe altcineva mai departe în dezvoltarea proiectului?
3. Trebuie să iau această decizie acum? Pot dormi pe el?
4. Poate decizia mea să provoace probleme suplimentare? Cum pot preveni acest lucru?

Prima situație care vă vine în minte este atunci când vă confruntați cu un termen limită „a doua zi”. Gândiți-vă la un student care știe că cel mai probabil va eșua la o lucrare care va avea loc mâine. Ei vor începe aproape instinctiv să se gândească la diferite moduri de a compensa lucrarea – cere o prelungire, muncă suplimentară pentru a compensa punctele pierdute, calculează de câte puncte au nevoie pentru orice lucrări viitoare pentru a garanta o notă finală bună etc.

Cum să preveniți paralizia analizei

În această secțiune, vom arunca o privire asupra modalităților prin care vă puteți înarma pentru a vă asigura că paralizia analizei este îndepărtată din viața voastră. Deoarece „o cusătură în timp economisește nouă”, veți descoperi că există mai multe sfaturi și trucuri aici decât în ​​secțiunea anterioară.

Deoarece paralizia analizei provoacă multă suferință mentală, probleme de încredere, eșecuri în carieră și stres, veți descoperi că majoritatea acestor sfaturi se vor adresa tocmai acestui lucru.

Învață să-l recunoști când apare

Cea mai bună armă din armura ta este capacitatea de a simți paralizia analizei înainte de a-și ridica capul urât. Potrivit Crystal Raypole de la healthline.com, în mod normal, atunci când trebuie să iei o decizie, vei avea o listă mentală sau literală cu mai multe opțiuni, apoi vei restrânge-o.

Unii indicatori ar putea fi:

• Deschiderea celei de-a 5-a file în Google pentru că nu ai încredere în celelalte 4 surse este suficient;
• O listă de argumente pro și contra mai mult de 5-10 articole;
• Petreceți mai mult de o zi cercetând decizii mai mici, mai puțin importante;
• Gândiți-vă asupra datelor în timpul liber (obsedat de ele).

Prinderea ciclului de ruminare mult mai devreme vă va economisi mult timp. Veți putea să vă opriți și să vă reconsiderați următoarea mișcare – pentru a obține o a doua opinie, pentru a merge cu instinctul sau pentru a evalua dacă decizia este atât de importantă, încât necesită ore de cercetare.

Limitați-vă timpul de lucru

Mai exact, limitați timpul pe care îl petreceți cercetând. Oferă-ți un termen limită, o oră limită când te vei opri și vei lua decizia. Dacă nu sunteți dispus să fiți strict cu timpul de lucru, veți folosi orice oportunitate pentru a căuta mai multe date sau alte opțiuni pentru a gestiona o sarcină.

Câteva moduri prin care vă puteți programa timpul de cercetare:

• Începeți să utilizați blocarea timpului (avem un tutorial de blocare a timpului și șabloane gratuite aici);
• Împărțiți-vă cercetarea în segmente mai mici și limitați-o la intervale scurte (15 minute pentru fiecare articol, de exemplu);
• Utilizați o aplicație de blocare a timpului;
• Faceți cercetarea după cele mai importante sarcini

Cercetarea te poate lăsa epuizat din punct de vedere mental, lăsând puțină sau deloc energie pentru sarcini mai importante.

A alege când și pentru cât timp să-ți cercetezi opțiunile, resursele și informațiile economisește energie și ajută creierul tău să se disciplineze pentru a-și lua mai puțin timp pentru a se gândi la alegerile sale.

Practicați alegerile mai mici

Dacă descoperiți că indecizia este cea mai mare cauză a paraliziei analizei pentru dvs., atunci vă poate ajuta să exersați cum să luați decizii rapide în situații mai puțin intense. Sau transformă-l într-un joc.

De exemplu, alegeți un film de pe serviciul dvs. de streaming în funcție de miniatură și nu de recenzii. Sau alegeți o masă pe care nu ați încercat-o niciodată, fără să căutați ingredientele (cu excepția cazului în care aveți alergii, desigur). Fă o plimbare în cartierul tău pe un traseu aleatoriu, doar lasă-ți picioarele să te poarte.

Și, deși aceste exemple pot suna puțin riscante, sunt suficient de inofensive pentru a-ți arăta că lumea nu se destramă pe baza deciziilor tale. Vei supraviețui unei mese mediocre sau unui bulevard zgomotos. Lasă-ți creierul să se obișnuiască cu faptul că nu totul poate fi calculat și este în regulă.

Limitați-vă resursele

Uneori, găsirea unei surse de încredere poate fi un declanșator pentru paralizia analizei. Suntem absorbiți de numărul mare de site-uri web și, în scurt timp, avem peste 10 file deschise și continuăm să deschidem altele noi pentru a (in)valida o sursă.

Fă-ți timp pentru a face o listă de site-uri web de renume, în care știi că poți avea încredere. Întreabă printre colegii tăi. Marcați-le și sortați-le, astfel încât, atunci când începeți o nouă sarcină sau proiect, vă veți petrece mai puțin timp întrebându-vă dacă informațiile pe care le găsiți sunt sau nu credibile.

Evaluează-ți deciziile după importanță

Pentru cei care tratează toate deciziile în mod egal, încercați să le evaluați pe o scară. În acest fel, știi care decizii necesită timp și analiză și care necesită reacții rapide. Păstrează-ți energia.

Faceți o listă cu tot ce trebuie făcut în acea zi (la serviciu, acasă sau ambele), apoi acordați-le o evaluare de la 1 la 5. Tratează sarcinile cu un scor mai mic ca pe ceva care nu ar trebui să îți ia mai mult de un minut sau două, și cele care au un scor mai mare ca lucruri care au nevoie de o zi (sau mai multe).

Şansele sunt că nu toate sarcinile vor fi un 5 într-o anumită zi.

Aliniați deciziile cu obiectivele dvs

Să presupunem că construiești un site web. Și trebuie să decideți ce aspect al primei pagini funcționează cel mai bine.

Puteți petrece zile întregi jucându-vă cu opțiunile, făcând capturi de ecran fiecare posibilitate, apoi primind feedback de la prieteni, familie, Reddit, Instagram... sau puteți lansa site-ul ca atare și remediați lucrurile pe măsură ce trece timpul. Depinde dacă:

1. Trebuie să lansați site-ul cât mai curând posibil sau
2. Trebuie să impresionați clienții care vă așteaptă portofoliul.

Ține-ți mereu cont de obiectivele tale. Dacă scopul tău este să construiești un portofoliu impresionant, bineînțeles că vei cheltui timp și resurse pentru a găsi cea mai bună opțiune. Dar dacă nu aveți o bază de clienți, dar doriți să începeți cât mai curând posibil, atunci nu este nevoie să blocați.

Fii confortabil cu incertitudinea

Mintea ta trebuie să se obișnuiască cu faptul că nu vei putea prezice fiecare rezultat. Dacă există zece opțiuni din care să alegeți, ar trebui să vă pregătiți pentru mai mult de un rezultat posibil cu fiecare. Și nu numai că este imposibil, dar este și efort mental și o pierdere de timp.

Fă-ți un obicei din a te întreba „ce ar fi dacă...” cât mai puțin posibil. Odată ce ați eliminat o opțiune sau ați decis împotriva a ceva, lăsați-o deoparte. Concentrați-vă pe alegerile rămase.

Învață-ți creierul că, indiferent de calea pe care o urmezi, succesul nu este garantat. Poți face tot posibilul doar la un moment dat.

Lucrează la încrederea ta

După cum am menționat, paralizia analizei poate cauza (dar poate fi și rezultatul) stimei de sine scăzute. Când nu simți că ideile tale țin apă, că opinia ta este valabilă sau că altcineva are mai multă credibilitate decât tine, colectarea datelor este singura modalitate prin care poți obține validarea.

Pentru a evita acest declanșator al paraliziei analizei, lucrează la încrederea în tine. Există diverse metode de a învinge procrastinarea care te împing să ai mai multă încredere în tine și în alegerile tale. Ai încredere în tine că poți face față oricărei consecințe care ar putea veni dintr-o alegere greșită și vei începe încet să iei decizii dificile fără să te gândești prea mult.

Cei 9 pași ai lui Stacey Barr pentru a evita paralizia analizei

Stacey Barr, un specialist în măsurarea performanței, a subliniat un ghid excelent despre cum să evitați paralizia analizei. Când vine vorba de structurarea procesului dvs. de cercetare, astfel încât să nu declanșați cercul vicios al colectării datelor, ea recomandă să-l împărțiți în 9 pași:

• Exprimați întrebarea

Formulați întrebarea corect și clar. Scrie-l undeva. De multe ori pierdem întrebarea de bază în marea de informații. Așadar, să-l ții în fața ochilor în orice moment te va ajuta să faci efort concentrat.

• Ce fel de răspuns cauți? (pentru a ajuta la alegerea metodei de cercetare)

Aceasta determină tipul de cercetare pe care doriți să o faceți. Comparați două lucruri? Faceți o listă cu toate metodele posibile de a aborda o sarcină? Gândiți-vă la forma pe care o va lua răspunsul, care vă poate ajuta și să restrângeți numărul de surse.

• Ce fel de analiză vei folosi?

Barr spune că ar trebui să vă întrebați – prin ce fel de proces trebuie să treceți pentru a obține răspunsul în forma pe care ați configurat-o? Ai nevoie de un rezumat? Un raport detaliat? O analiză predictivă?

• Ce fel de date ai nevoie?

De exemplu, orele lucrate la un proiect, valorile de performanță, intervalele de valori etc. Acest lucru vă ajută să vă gândiți în avans la modul în care vor fi prezentate datele.

• Adunați datele
• Sortați datele și validați-le

Pasul anterior include colectarea datelor fără a fi încă prea detaliat. Numai când aveți toate resursele disponibile ar trebui să începeți să verificați greșelile mai aprofundate. În tot acest timp, totuși, rezistând impulsului de a reveni la pasul 5. Acel pas este făcut și nu poți decât să mergi înainte.

• A analiza

Aplicați analiza pe baza criteriilor pe care le alegeți.

• Interpretați rezultatele

Rezumați sau explicați concis constatările. Asigurați-vă că informațiile sunt clare și de înțeles, indiferent dacă sunt pentru dvs. sau pentru altcineva.

• Răspunde la întrebare

Abordarea lui Barr este de o valoare imensă pentru analizele formale la locul de muncă. Cu toate acestea, cu câteva modificări, puteți adapta pașii pentru a se potrivi unei analize mai informale. Cum ar fi alegerea celei mai bune platforme de utilizat pentru managementul proiectelor.

In concluzie

Paralizia de analiză este o problemă foarte reală și una dintre cauzele majore pentru amânare. Productivitatea noastră este influențată nu doar de timpul pierdut cu cercetarea, ci și de energia noastră mentală care este epuizată și de încrederea noastră în sine. Deși există modalități de a ne scoate din ciclul supragândirii, cea mai bună metodă de a combate acest fenomen este să lucrăm pentru a fi mai atenți – să cercetăm mai inteligent, să ne limităm timpul, să ne obișnuim cu incertitudinea și să lucrăm la încrederea în sine – doar pentru numiți câteva.

Deoarece paralizia analizei poate avea declanșatori diferiți, soluțiile pot varia și ele. Faceți un efort conștient pentru a afla care sunt acei factori declanșatori pentru dvs. și sunteți pe cale să vă recuperați rapid.