Outlook pentru e-mail de afaceri | Configurare, alternative și comparație

În această era a informației, în ciuda creșterii aplicațiilor de mesagerie, e-mailul este încă alegerea preferată pentru mulți oameni. E-mailul rămâne un instrument incredibil de eficient pentru companii pentru a comunica cu colegii și clienții, indiferent de dimensiune. E-mailul este cea mai populară formă de comunicare profesională. Cu 4 miliarde de utilizatori de e-mail în întreaga lume, e-mailurile de afaceri sunt necesare pentru a crea conștientizarea mărcii.

Multe sisteme de e-mail sunt pe piață, iar Microsoft Outlook este unul dintre ele. Există o mulțime de avantaje ale e-mailului de afaceri Outlook . Acest blog vă va ghida prin funcțiile Outlook pentru întreprinderi mici , cum să îl configurați și câteva dintre alternativele sale.

Ce este Outlook Business Email?

Outlook este un software puternic și personal de gestionare a informațiilor de la Microsoft. Nu este nevoie să utilizați mai multe platforme pentru operațiunile dvs., deoarece oferă capabilități complete de e-mail, calendare integrate, liste de activități și multe altele. Acest lucru îl face o soluție versatilă pentru comunicare și organizare în afaceri.

Oferă o opțiune de integrare multi-platformă, funcții bine gândite, cum ar fi protecția împotriva ransomware-ului și un instrument de sugestie de scriere. Mai mult, puteți utiliza și servicii de e-mail de la terți, cum ar fi Gmail, cu Outlook.

Cât costă Outlook Business Email?

Pentru a utiliza Outlook pentru e-mailul de afaceri, aveți nevoie de un abonament Microsoft 365. Costul variază în funcție de planul pe care îl alegeți. Chiar și planul de bază, Microsoft 365 Business Basic, vă oferă acces la Outlook și la alte aplicații esențiale precum Word, Excel și PowerPoint.

Planul Mircosoft 365 Family Home (99,99 USD pe an sau 9,99 USD lunar) ar putea fi suficient pentru antreprenorii solo. Cu toate acestea, un plan de afaceri este recomandabil dacă doriți să îl utilizați pentru planificarea afacerii, să utilizați Outlook la nivelul întregii organizații sau să colaborați cu echipe.

Plan de abonament Microsoft 365 și caracteristici pentru Outlook

Toate planurile de afaceri Microsoft 365 includ versiuni web și mobile ale Outlook. Cu toate acestea, pentru aplicațiile desktop, aveți nevoie de planul Standard sau Premium. Iată o scurtă prezentare generală:

Cum configurezi Outlook Business Email cu un abonament Microsoft 365?

Vă puteți înscrie fie pentru un plan Microsoft 365, fie pentru un plan Outlook. Vom discuta ambele metode. Configurarea Outlook pentru e-mailul de afaceri este ușoară. Puteți urma acești pași:

Pasul 1. Alegeți un plan Microsoft 365.

Accesați site-ul web oficial Microsoft 365 pentru a alege un plan accesibil pentru afacerea dvs.

• Căutați planuri cu e-mail de afaceri Outlook făcând clic pe „Microsoft 365” în partea de sus a paginii.
• Apoi, alegeți butonul „Afaceri”.
• Odată ce aveți instrumentele de care afacerea dvs. are nevoie, apăsați butonul „Cumpărați acum”.
• Vi se va solicita să completați informațiile necesare, inclusiv detaliile de plată.

Pasul 2. Conectați-vă domeniul (sau cumpărați unul nou).

În pasul următor, selectați dacă doriți să utilizați deja propriul nume de domeniu comercial sau să cumpărați unul nou pentru configurarea e-mailului de afaceri Outlook.

• Dacă aveți propriul domeniu, selectați „Folosiți un nume de domeniu pe care îl dețineți deja”.

Sursă

• Apoi, introduceți numele domeniului dvs. în bara de mai jos și apăsați „verificați proprietatea” pentru a începe procesul de verificare a domeniului. Verificarea continuă după adăugarea setărilor DNS ale domeniului dvs.

Sursă

• Dacă nu aveți propriul domeniu, atunci puteți achiziționa unul de la Microsoft.

Pasul 3. Creați-vă adresa de e-mail.

• Apoi, trebuie să adăugați ID-ul de utilizator de e-mail și să creați o parolă confirmată pentru a finaliza procesul de configurare a e-mailului de afaceri Outlook.
• ID-ul dvs. de utilizator este numele de utilizator pe care îl doriți pentru adresa dvs. de e-mail (de exemplu, numele dvs.@domeniul dumneavoastră.com).
• După ce ați completat adresa de e-mail și parola dorite, faceți clic pe butonul „Înscriere”.

Pasul 4. Finalizați achiziția.

Pasul final este să adăugați detaliile de plată și facturare la e-mailul dvs. de afaceri Outlook.

• Înainte de facturare, vi se va cere să selectați numărul de conturi pe care doriți să le achiziționați. Aici, puteți adăuga mai mulți utilizatori pentru afacerea dvs. în cadrul aceluiași plan.
• După ce ați introdus numărul de conturi de cumpărat, apăsați butonul „Următorul” și introduceți detaliile de facturare.
• Acum, faceți clic pe „Următorul” din nou și introduceți informațiile de plată.
• După ce finalizați plata, vă puteți accesa contul nou creat folosind e-mailul de afaceri Outlook.

Cum configurezi un cont de afaceri Outlook fără a cumpăra Microsoft 365?

Deoarece Outlook este o platformă de e-mail individuală în Microsoft 365 Suite, poate fi achiziționată și utilizată ca aplicație independentă. Iată pașii pe care trebuie să îi urmați pentru a configura un cont Outlook:

Pasul 1. Alegeți-vă planul.

• Alegeți oricare dintre planurile de afaceri disponibile.
• Adăugați detaliile corespunzătoare pentru a vă achiziționa abonamentul.

Sursă

Pasul 2: Adăugați domeniul dvs.

• La fel ca atunci când achiziționați Microsoft 365, puteți adăuga domeniul dvs. existent sau puteți cumpăra unul nou.
• Verificați sistemul dvs. de nume de domeniu (DNS).

Pasul 3: Configurați adresa de e-mail și parola

• De asemenea, puteți adăuga alți utilizatori și alias-uri pentru o gestionare ușoară.

Utilizarea e-mailului de afaceri Outlook

Odată ce e-mailul dvs. Outlook pentru afaceri este configurat, este ușor să îl utilizați:

• Deschideți Outlook și adăugați acreditările contului dvs. de e-mail.
• Compuneți e-mailuri noi, organizați-vă căsuța de e-mail cu dosare și reguli și gestionați mai multe conturi de e-mail.
• Personalizați-vă vizualizarea, semnalați e-mailurile importante și păstrați-vă programul cu calendare și sarcini integrate.

6 moduri de a utiliza e-mailul Microsoft Outlook ca un profesionist

Iată cele 6 moduri dovedite pe care fiecare industrie ar trebui să le urmeze pentru a crea un Outlook eficient pentru e-mailul de afaceri:

1. Organizați-vă eficient căsuța de e-mail.

Nu lăsați căsuța dvs. de e-mail să devină o mizerie aglomerată! Utilizați sistemul de foldere Outlook pentru a vă clasifica e-mailurile în funcție de importanță, proiecte sau expeditori. Creați reguli pentru a sorta mesajele primite în dosarele lor, păstrându-vă căsuța de e-mail ordonată și organizată automat.

2. Stăpânește arta reamintirii e-mailurilor.

Outlook vă permite să reapelați sau să anulați trimiterea e-mailurilor, cu condiția ca destinatarul să folosească și Outlook. Deschideți e-mailul trimis, căutați în meniul derulant „Acțiuni” și selectați „Amintiți acest mesaj”.

3. Introduceți o ușoară întârziere.

Luați în considerare configurarea unei scurte întârzieri pentru e-mailurile trimise pentru a evita trimiterile accidentale. În acest fel, puteți detecta erori sau puteți face modificări de ultim moment înainte ca e-mailul să părăsească căsuța de e-mail. Opțiunea „Livrare întârziată” din Outlook facilitează realizarea acestui lucru.

4. Setați răspunsuri automate în afara biroului.

Pleci într-o vacanță sau plănuiești să fii departe de biroul tău pentru o perioadă lungă de timp? Anunțați persoanele de contact prin configurarea unui răspuns automat în afara biroului. Acest pas simplu asigură că oamenii vă cunosc indisponibilitatea și pot redirecționa problemele urgente către altcineva.

5. Goliți căsuța de e-mail cu un clic.

Dacă nu doriți să vedeți mai multe e-mailuri din aceeași conversație, funcția „Curățare” a Outlook va fi utilă! Îndepărtează mesajele redundante, lăsându-vă cu un fir de e-mail curat pentru fiecare conversație.

6. Creați șabloane de e-mail reutilizabile

Dacă introduceți în mod repetat același conținut de e-mail, economisiți timp creând șabloane reutilizabile. Caracteristicile „Ouick Parts” ale Outlook vă permit să salvați fragmente de text utilizate frecvent, pe care le puteți insera în noile e-mailuri cu doar câteva clicuri.

Top 2 alternative de e-mail Outlook pentru utilizare în afaceri

Microsoft Outlook are caracteristici de top, dar s-ar putea să nu se potrivească tuturor. Dacă încă nu sunteți sigur, am prezentat patru dintre cele mai bune alternative pentru e-mailul de afaceri Outlook: Neo și Google Workspace. Fiecare are avantajele și dezavantajele sale pentru a vă ajuta să faceți o alegere mai bună.

1. Neo

Neo este o platformă excelentă de găzduire a e-mailurilor, concepută pentru afaceri și antreprenori. Acesta își propune să conecteze acești profesioniști în afaceri cu publicul lor țintă prin campanii eficiente de e-mail și funcții de management optimizate. În plus, oferă o perioadă limitată de încercare gratuită, planuri plătite la prețuri accesibile și mai multe funcții actualizate.

Caracteristicile cheie ale Neo

• Scriere inteligentă pentru compunerea de e-mailuri asistată de AI
• Creare complementară a site-ului web de o pagină cu adresa de e-mail a lui Neo ca domeniu al site-ului web
• Citiți chitanțele pentru informații despre ratele de deschidere a e-mailurilor
• Șabloane de e-mail pre-proiectate pentru crearea ușoară a campaniei
• Caracteristici Designer de semnături, Rezervare întâlniri și Reguli de e-mail

Avantajele lui Neo

• Adrese de e-mail profesionale cu domenii personalizate gratuite
• Site gratuit de o pagină pentru a vă îmbunătăți prezența pe web
• Performanță de încredere și asistență pentru clienți 24/7
• Protecție antispam și antivirus de ultimă generație
• Șabloane de e-mail pentru campanii eficiente de marketing prin e-mail

Dezavantajele lui Neo

• Perioada de probă gratuită limitată
• Domeniul gratuit are doar o extensie .co.site
• Spațiul de stocare în cel mai înalt nivel este de doar 100 GB per cont

2. Google Workspace

E- mailul de afaceri bogat în funcții din Outlook poate fi copleșitor pentru începători. Dacă echipa ta este deja obișnuită cu Google Suite, utilizarea Gmail pentru afaceri (parte a Google Workspace) ar putea fi o opțiune mai prietenoasă pentru începători. Google Workspace, fost G Suite, este o platformă de e-mail integrată cu Google Apps, care vă ajută să vă desfășurați fără probleme operațiunile.

Caracteristici cheie ale Google Workspace

• 15 GB spațiu de stocare gratuit pentru e-mail
• Aproape 99% protecție împotriva spamului
• Sugestii de text pentru o compunere mai rapidă a e-mailurilor
• Posibilitatea de a anula trimiterea e-mailurilor
• Accesibilitate pe dispozitive și browsere

Avantajele Google Workspace

• Opțiuni extinse de integrare a aplicațiilor terță parte
• Interfață ușor de utilizat și funcții de colaborare
• Versiune gratuită cu spațiu de stocare și caracteristici ample
• Funcționează pe toate sistemele de operare
• Integrare perfectă cu aplicațiile Google

Dezavantajele Google Workspace

• Opțiuni limitate de asistență pentru clienți
• Există mai puține opțiuni de personalizare încorporate în comparație cu Outlook

Comparație rapidă și evaluările noastre

Vom compara diferitele caracteristici ale Outlook cu alternativele sale. Vom alege evaluarea pe baza mai multor factori ai acestor platforme, inclusiv ușurința lor de utilizare, caracteristicile unice și capacitatea de a îndeplini cerințele comune.

Încheierea

În lumea de astăzi, în care miliarde de oameni folosesc e-mailurile, o strategie unică de marketing a devenit esențială pentru a capta atenția oamenilor. Fiecare organizație desfășoară acum discuții profesionale și schimburi oficiale de informații prin e-mail.

Microsoft Outlook ar putea fi partenerul tău perfect în efortul tău de extindere. Poate face mult mai mult decât să stocheze informații de contact, să trimită mementouri și să-ți organizeze calendarul cu liste de sarcini. Deși Microsoft Outlook pentru afaceri este o alegere populară, s-ar putea să nu se potrivească cel mai bine tuturor.

Platformele precum Neo merită luate în considerare pentru cei care caută o soluție mai prietenoasă pentru începători sau mai rentabilă. Dacă doriți să creșteți prezența mărcii dvs. prin campanii eficiente de marketing prin e-mail, bucurându-vă în același timp de capabilități profesionale de e-mail, Neo apare ca cel mai important candidat.

Nu uitați că testarea mai multor opțiuni este cea mai bună modalitate de a determina care furnizor de servicii de e-mail este cea mai bună alternativă de e-mail pentru afaceri Outlook pentru nevoile dvs. de afaceri. Așadar, alege-ți planul și înscrie-te astăzi pentru a-ți dezvolta afacerea și a-ți stabili marca!

întrebări frecvente

1. Cum creez un e-mail Outlook Business prin achiziționarea unui plan Microsoft 365?

Configurarea e-mailului de afaceri Outlook este simplă. Iată pașii pe care îi puteți urma:

• Vizitați site-ul web Microsoft 365.
• Alege un plan.
• Conectați-vă domeniul (sau cumpărați unul nou).
• Creează-ți adresa de e-mail.
• Finalizați achiziția.

2. Care sunt câteva caracteristici cheie ale Outlook pentru afaceri?

Următoarele sunt caracteristicile cheie ale Outlook pentru afaceri:

• Căutare intuitivă,
• Programarea și personalizarea e-mailului,
• securitate avansată,
• Gestionarea eficientă a e-mailului și
• Capacități de automatizare a sarcinilor/fluxului de lucru.

3. Pot să reamintesc sau să anulez trimiterea unui e-mail în Outlook?

Outlook vă permite să reapelați sau să anulați trimiterea e-mailurilor, cu condiția ca destinatarul să folosească și Outlook. Deschideți opțiunea trimisă, accesați meniul „Acțiuni” și selectați „Amintiți acest mesaj”.

4. Outlook oferă șabloane de e-mail?

Caracteristicile „Quick Parts” ale Outlook vă permit să salvați fragmente de text utilizate frecvent și să le inserați în noi e-mailuri ca șabloane reutilizabile. Acest lucru vă ajută să economisiți timp prin automatizarea sarcinilor.