Ghidul cumpărătorului pentru software-ul pentru call center outbound

Publicat: 2024-04-27

Dacă desfășurați campanii de vânzări și marketing la scară largă, aveți nevoie de software pentru call center outbound. Acesta va oferi toate instrumentele și funcțiile necesare pentru a coordona campaniile de call center pe mai multe canale, pentru a asigura eficiența și pentru a oferi în mod constant cea mai bună experiență pentru clienți.

Ce este software-ul Outbound Call Center?

Software-ul pentru call center outbound este un instrument specializat conceput pentru a facilita și gestiona activitățile de comunicare de ieșire ale unui call center. Automatizează și eficientizează procesul de efectuare a apelurilor către clienți sau potențiali în diverse scopuri, cum ar fi vânzări, actualizări pentru clienți, stabilirea de întâlniri sau studii de piață.

O funcție cheie a acestui software este de a îmbunătăți productivitatea unui centru de apel de ieșire. Reușește acest lucru utilizând funcții precum apelare automată și sisteme inteligente de rutare a apelurilor, care ajută la conectarea rapidă a agenților centrului de apeluri la clienți sau potențiali.

Software-ul pentru call center oferă instrumente pentru monitorizarea în timp real a performanței, ajutând managerii să ia decizii bazate pe date pentru a îmbunătăți operațiunile.

Spre deosebire de software-ul pentru call center inbound, care abordează întrebările clienților, soluțiile outbound call center sunt utilizate în mod obișnuit pentru vânzări, servicii pentru clienți și alte campanii de call center .

Caracteristici cheie de căutat într-un software de centru de apeluri de ieșire

Cele mai bune soluții de call center outbound oferă următoarele capabilități:

1. Sisteme automate de apelare

Sistemele de apelare automată sunt caracteristicile de bază ale unui software de call center de ieșire. Ele optimizează procesul de apelare prin automatizarea secvenței de apelare, crescând semnificativ eficiența prin reducerea timpului de inactivitate al agentului.

Există trei tipuri principale de dialere:

Apelare automată predictivă-vs-automatizată

2. Apel scripting

Centrele de apeluri de ieșire au un software de scriptare a apelurilor încorporat pentru a ghida conversațiile cu clienții.

Software-ul vă permite să creați șabloane pre-scrise pentru diferite contexte de conversație cu clienții, cum ar fi apelurile la rece, răspunsul la întrebările clienților, depanarea problemelor și reducerea situațiilor frustrante. Agenții pot folosi aceste scripturi așa cum sunt sau le pot modifica pentru a se potrivi cu interacțiunea specifică cu clientul.

De exemplu, în industriile în care conformitatea cu reglementările este obligatorie, scripturile asigură că toate informațiile necesare sunt transmise corect și că sunt respectate liniile directoare legale. Acest lucru reduce riscul de neconformitate și potențialele probleme legale.

Scripturile de apel asigură o livrare consistentă, indiferent de agentul cu care interacționează clienții, îmbunătățind experiența generală a clienților.

3. Înregistrarea și monitorizarea apelurilor

Atunci când selectați software pentru call center, acordați prioritate funcțiilor avansate de înregistrare și monitorizare a apelurilor care oferă urmărirea în timp real a interacțiunilor agent-client.

Captură de ecran a ecranului de înregistrare și monitorizare a apelurilor

Această funcționalitate este esențială pentru supravegherea calității apelurilor și pentru a se asigura că agenții oferă o experiență constantă a clienților de înaltă calitate. De asemenea, joacă un rol crucial în conformitate, permițând managerilor să verifice dacă conversațiile respectă reglementările din industrie și politicile companiei.

În plus, apelurile înregistrate servesc drept material de instruire util. Prin revizuirea interacțiunilor din viața reală, agenții noi și cei existenți pot învăța strategii de comunicare eficiente și pot remedia rapid orice deficiențe ale abordărilor lor, îmbunătățind astfel performanța lor generală .

Acest lucru este aplicabil și echipelor de vânzări, deoarece le permite să analizeze conversațiile pe măsură ce se întâmplă, identificând indicii cheie ale clienților care pot semnala noi oportunități de vânzări sau domenii în care este nevoie de instruire suplimentară pentru produse. Aceste informații imediate îi ajută pe profesioniștii în vânzări să își adapteze strategiile din mers, crescând semnificativ probabilitatea de a încheia tranzacții.

4. Raportare și analiză

Alegeți software pentru call center cu funcții robuste de raportare și analiză . Cel puțin, software-ul ar trebui să vă permită să monitorizați valorile cheie, cum ar fi numărul de apeluri de intrare, de ieșire, abandonate și pierdute în fiecare zi.

Veți folosi aceste informații pentru a optimiza operațiunile centrului de apeluri. De exemplu, dacă observați că primiți multe apeluri de intrare într-un anumit moment al zilei, puteți desemna mai mulți agenți pentru a acoperi perioada respectivă.

Cu toate acestea, pentru a profita cu adevărat de puterea analizei, căutați funcții care depășesc valorile simple. Soluțiile software avansate oferă informații detaliate despre duratele apelurilor, timpii de așteptare și ratele de rezoluție. Ele oferă, de asemenea, instrumente pentru o analiză mai profundă, inclusiv detectarea tendințelor, prognoza sarcinii de vârf și segmentarea comportamentului.

5. Integrare CRM

Un software bun pentru call center se integrează cu instrumentul dvs. de management al relațiilor cu clienții (CRM) pentru un schimb de date fără întreruperi. Această integrare facilitează schimbul fără probleme de date între cele două sisteme, asigurând că agenții au acces imediat la profiluri complete și actualizate ale clienților, inclusiv istoricul achizițiilor, preferințele clienților, înregistrările serviciilor și scorurile de sănătate.

Cu integrarea CRM , fiecare interacțiune din cadrul centrului de apel outbound este actualizată instantaneu în CRM, menținând o vedere consecventă și actuală a stării clientului. Această sincronizare ajută la personalizarea interacțiunilor cu clienții, deoarece agenții sunt întotdeauna informați despre cele mai recente evoluții din călătoria fiecărui client . De asemenea, previne dublarea eforturilor și reduce șansa de erori, care pot apărea atunci când agenții trebuie să comute între mai multe platforme.

Calatoria clientului

Actualizările clienților din centrul de apeluri de ieșire sunt reflectate automat în instrumentul CRM. Agenții pot folosi, de asemenea, butonul încorporat click-to-dial pentru a iniția apeluri clienților din instrumentul CRM fără a trece la software-ul call center de ieșire.

În plus, sistemele CRM integrate includ de obicei funcții de îmbunătățire a productivității, cum ar fi funcționalitatea clic pentru apelare. Această caracteristică permite agenților să inițieze apeluri direct din cadrul CRM, făcând simplu clic pe numărul de telefon al unui client, ceea ce elimină nevoia de a apela manual sau de a comuta între aplicații. Acest lucru nu numai că accelerează timpul de răspuns, dar asigură și un flux de lucru mai fluid, permițând agenților să petreacă mai mult timp interacționând cu clienții.

6. Comunicare omnicanal

Coordonarea comunicării cu clienții pe canale poate fi o provocare. De aceea, un software bun pentru call center outbound vă permite să centralizați toate punctele de contact ale clienților dvs. - de la e-mail la rețelele sociale și chat live - într-un singur loc.

Beneficiul cheie al comunicării omnicanal este că asigură coerența interacțiunilor cu clienții. De exemplu, dacă un potențial client contactează mai întâi prin e-mail și apoi urmează cu un apel telefonic, agentul care gestionează apelul va avea acces imediat la conversația prin e-mail. Această continuitate elimină nevoia clienților de a repeta informațiile, îmbunătățind astfel experiența clienților și reducând timpul petrecut pentru fiecare interacțiune.

omnicanal-cx-beneficii

Această abordare integrată permite servicii personalizate pentru clienți. Cu vizibilitate deplină asupra călătoriei clientului pe canale, agenții pot aborda în mod proactiv preocupările, anticipa nevoile și pot oferi soluții personalizate bazate pe interacțiunile anterioare.

Cazuri de utilizare a software-ului Call Center de ieșire

O soluție de call center outbound are mai multe aplicații de afaceri, inclusiv:

1. Vânzări și generare de clienți potențiali

Software-ul de vânzări outbound oferă soluții de telemarketing end-to-end, cum ar fi integrarea CRM, apelarea predictivă și urmărirea performanței, pentru vânzări la scară largă și campanii de generare de clienți potențiali.

Integrarea CRM oferă agenților acces la informații actualizate despre clienți și potențiali, inclusiv detalii de contact, interacțiuni anterioare și istoricul achizițiilor, pentru a personaliza argumentele de vânzări și pentru a îmbunătăți șansele de succes.

Agenții pot iniția apeluri din CRM sau din software-ul de apelare de ieșire printr-un buton click-to-call în loc de apelare manuală. Puteți, de asemenea, să configurați dialerele predictive pentru a forma automat numere și pentru a direcționa apelurile la care ați răspuns către agenții disponibili pentru o eficiență sporită a centrului de apeluri.

Software-ul urmărește și analizează valorile de performanță, cum ar fi volumul apelurilor, ratele de conversie și durata medie a apelurilor , ajutând managerii să-și optimizeze vânzările și campaniile de generare de clienți potențiali și să îmbunătățească rezultatele în timp.

Mediu-Handle-Time-calcul

2. Sondajele de satisfacție a clienților

Centrele de contact outbound au încorporate instrumente de sondaj pentru măsurarea sentimentelor clienților după fiecare interacțiune cu afacerea dvs.

Puteți crea sondaje privind satisfacția clienților și scorul net al promotorilor și le puteți administra automat la sfârșitul fiecărei interacțiuni cu clientul prin e-mail, chat live sau SMS. Apoi, puteți filtra rezultatele după cele mai pozitive și cele mai negative răspunsuri.

Ce este un scor net de promotor

Agenții pot apela clienții din aceste categorii pentru a le înțelege mai bine perspectivele și pentru a colecta feedback aprofundat în timp real.

3. Cercetare de piata

Soluțiile software pentru call center outbound sunt utile pentru colectarea de date primare pentru cercetarea pieței. Datele primare se referă la datele pe care o companie le colectează direct de la clienții săi, de obicei prin sondaje, sondaje și conversații unu-la-unu.

Pentru colectarea de date cantitative la scară largă, puteți utiliza instrumentele de sondaj încorporate ale software-ului pentru a administra sondaje și sondaje în toate punctele de contact ale clienților, inclusiv rețelele sociale, e-mailurile și chatbot-urile live. Luați în considerare organizarea de conversații telefonice directe cu grupuri de focalizare de dimensiuni mici, pe segmente de clienți, pentru feedback calitativ.

Instrument încorporat pentru sondajul clienților Nextiva

4. Încasarea datoriilor

Software-ul pentru call center de ieșire vă poate ajuta să simplificați recuperarea datoriilor prin scripturi de apel și mesaje automate de urmărire.

Puteți crea scripturi de apel care respectă Actul echitabil de colectare a datoriilor (FDCPA) pentru a vă ghida reprezentanții prin conversațiile privind recuperarea datoriilor. Acest lucru asigură că toate apelurile respectă regulile FDCPA.

Un mesaj automat poate fi redat înainte de a conecta apelurile la un agent live, informând destinatarii că apelul este o încercare de a colecta o datorie.

În loc să urmăriți manual plățile, puteți programa software-ul centrului de apeluri pentru a trimite mesaje sau e-mailuri preînregistrate către debitorii care au ratat plăți în anumite programe, făcând colectarea datoriilor mai eficientă.

5. Stabilirea întâlnirii

Software-ul pentru call center outbound se poate dubla ca un sistem de programare centralizat. De exemplu, puteți bloca programul de lucru standard pentru întâlniri, astfel încât clienții să știe când agenții sau agenții de vânzări sunt disponibili pentru întâlniri. Puteți configura răspunsuri automate pentru solicitările de programare făcute în afara programului de lucru și puteți redirecționa aceste solicitări către agenții live.

Odată ce o întâlnire este confirmată, software-ul va trimite clienților mementouri prin e-mail sau mesaj text la intervale specifice, astfel încât să nu o piardă. Mai mulți agenți pot vizualiza și gestiona același program, limitând rezervările duble sau conflictele de programare.

Cei mai buni furnizori de call center outbound

Iată cele mai bune soluții de call center outbound pentru organizația dvs. Citiți în continuare pentru a vedea ce caracteristici și prețuri se remarcă pentru apelurile de ieșire.

1. Nextiva

Centrul de apel Nextiva

Nextiva este o soluție robustă de call center bazată pe cloud, cu capabilități de ieșire. Spre deosebire de centrele de apel tradiționale, care sunt limitate la o anumită locație, Nextiva gestionează toate apelurile prin internet, permițând o comunicare flexibilă și distribuită. Acest lucru înseamnă că agenții dvs. pot oferi aceeași experiență clienților de oriunde, fie la locație, fie de la distanță.

Caracteristici de top

De ce să alegeți Nextiva?

Mobilitate la nivel de întreprindere

Sistemele VoIP Nextiva oferă o mobilitate de neegalat la nivel de întreprindere, permițându-vă să desfășurați afaceri fără probleme, indiferent dacă lucrați de la distanță sau de la birou.

Cu aplicația NextivaONE, afacerea dvs. obține o soluție robustă și sigură pentru mobilitate deplină. Această tehnologie vă asigură că puteți rămâne mereu conectat și puteți gestiona operațiunile de afaceri din orice locație, sporind flexibilitatea și eficiența.

Aplicația facilitează comunicarea fiabilă și integrează diverse funcții de afaceri într-o singură platformă, eficientizând procesele și sporind productivitatea. Prin adoptarea Nextiva, vă echipați afacerea cu un instrument puternic care sprijină o forță de muncă dinamică și modernă.

Securitate și fiabilitate concepute pentru întreprinderi

Securitatea și fiabilitatea Nextiva sunt concepute special pentru nevoile întreprinderii, asigurându-vă că infrastructura dumneavoastră de comunicații nu vă dezamăgește niciodată. Dispunând de opt puncte de prezență și centre de date de calitate operator, Nextiva oferă un timp de funcționare impresionant de 99,999% .

Aceasta înseamnă că puteți menține constant o comunicare impecabilă cu clienții dvs., fără întrerupere. Utilizând una dintre cele mai fiabile rețele de voce din lume, pregătite pentru întreprindere, Nextiva vă oferă o platformă perfectă, sigură și robustă, care poate face față oricăror cerințe de afaceri.

Acest nivel ridicat de fiabilitate și securitate asigură că fiecare interacțiune este protejată, oferindu-vă liniștea sufletească pentru a vă concentra pe dezvoltarea afacerii și îmbunătățirea relațiilor cu clienții.

Voce acționabilă și analiză de afaceri

Cu tablouri de bord și panouri de perete personalizabile, Nextiva vă permite să vă adaptați instrumentele de monitorizare pentru a răspunde nevoilor organizației dvs., îmbunătățind supravegherea și performanța de conducere la toate nivelurile.

Analizele gata de utilizare vă asigură că puteți lua rapid decizii informate, puteți optimiza operațiunile și puteți crește productivitatea în întreaga companie. Folosind aceste analize puternice, vă poziționați afacerea pentru a excela prin îmbunătățirea continuă a strategiilor și atingerea obiectivelor cheie de performanță.

Partenerul dvs. de comunicații pentru întreprinderi

Nextiva se evidențiază ca partener principal de comunicare pentru întreprinderi, susținut de un serviciu pentru clienți premiat. Nextiva a obținut evaluări de top de la autoritățile lider din industrie, cum ar fi Gartner și Frost & Sullivan.

Pentru a arăta angajamentul nostru față de excelență, Nextiva vă asigură că aveți acces 24/7 la echipa noastră de asistență pentru clienți, care este gata să vă asiste în orice moment. În plus, vă puteți îmbunătăți experiența cu suplimentele noastre de Servicii profesionale, care oferă consultații practice adaptate nevoilor dumneavoastră specifice de comunicare.

Alegând Nextiva, selectați un partener recunoscut pentru dedicarea sa față de calitate și satisfacția clienților, asigurându-vă că comunicațiile companiei dumneavoastră sunt în mâinile experților.

Urmăriți și analizați întregul pipeline pentru informații valoroase de afaceri ascunse

Prin monitorizarea întregii călătorii a clienților – de la generarea inițială de clienți potențiali până la sfârșitul ciclului de viață – puteți surprinde fiecare interacțiune de-a lungul drumului. Această urmărire și analiză cuprinzătoare oferă o imagine detaliată a angajamentelor clienților dvs., permițându-vă să rafinați strategiile, să îmbunătățiți relațiile cu clienții și să stimulați creșterea afacerii.

Cu Nextiva, obțineți instrumentele necesare pentru a înțelege nuanțele operațiunilor dvs. și pentru a lua decizii bazate pe date care să vă propulseze compania înainte.

Prețuri

Planul de call center Nextiva începe de la 50 USD pe utilizator/lună . Cu aceasta, obțineți cozi de apeluri nelimitate, distribuție inteligentă a apelurilor și până la 500 de apeluri în coadă.

2. Cinci9

Centrul de apel Five9

Five9 este o soluție de call și contact center care se adresează în principal întreprinderilor mijlocii și întreprinderilor cu nevoi complexe. Oferă apelare predictivă bazată pe inteligență artificială, comunicare omnicanal și analiză avansată pentru a îmbunătăți implicarea clienților și a optimiza productivitatea agenților.

Caracteristici de top

Prețuri

Planul Five9 pentru doar voce costă 175 USD/lună și oferă funcții combinate de apeluri (intrare și ieșire), înregistrare a apelurilor și asistență pentru clienți 24/7. Pentru a accesa mai multe funcții și platforme, va trebui să faceți upgrade la planurile sale de nivel superior.

3. Genesys

Centrul de apel Genesys

Genesys este o platformă de centru de contact extrem de personalizabilă, care oferă soluții de apelare, inclusiv angajarea forței de muncă și instrumente de automatizare. Este, de asemenea, găzduit în cloud, oferind flexibilitate pentru centrele de apeluri pentru întreprinderile.

Caracteristici de top

Prețuri

Planul Genesys numai pentru voce costă 75 USD/lună și oferă campanii de ieșire vocale, tablouri de bord de performanță și răspuns vocal interactiv cu voce.

Ce să luați în considerare atunci când alegeți software-ul pentru call center outbound

Dincolo de funcții, ar trebui să luați în considerare scalabilitatea, prețul, ușurința de utilizare și securitatea atunci când alegeți o soluție software pentru call center. Să examinăm mai departe aceste criterii.

1. Prețuri

Alegeți software pentru call center outbound care oferă cea mai bună valoare pentru bugetul dvs. Dacă sunteți o afacere mică, luați în considerare alegerea unui furnizor de call center care oferă planuri de prețuri flexibile, fără a vă bloca în contracte costisitoare pe termen lung.

De asemenea, ar trebui să verificați costurile ad-hoc în afara taxelor lunare de abonament, cum ar fi taxele de întreținere și de licență, deoarece acestea se pot acumula rapid. O soluție de call center de ieșire poate avea o taxă de bază scăzută, dar adăugarea tuturor celorlalte taxe vă poate exploda bugetul, așa că asigurați-vă că puteți acoperi confortabil toate costurile pe termen lung înainte de a investi.

2. Scalabilitate

Alegeți o soluție de call center care se adaptează organizației dvs. Ar trebui să își poată extinde lățimea de bandă pentru a se adapta schimbărilor de afaceri, cum ar fi creșterea numărului de clienți, agenți și canale.

Schimbarea software-ului pentru call center la fiecare câteva luni face ca echipa dvs. să fie ineficientă. De fiecare dată când este implementat un nou software, echipa trebuie să învețe dezavantajele noului sistem, ceea ce poate fi consumator de timp și confuz. Această curbă de învățare poate reduce productivitatea, deoarece membrii echipei se luptă să navigheze prin software și să se adapteze la caracteristicile acestuia.

3. Ușurință în utilizare

Asigurați-vă că software-ul pentru call center este ușor de configurat și utilizat. În mod ideal, nu ar trebui să aveți nevoie de abilități și cunoștințe tehnice avansate pentru a implementa software-ul pentru centrul dvs. de apeluri.

Ar trebui să aibă resurse de autoservire pentru depanarea problemelor în mod independent. O echipă de asistență receptivă ar trebui, de asemenea, să fie în așteptare pentru a vă răspunde la întrebări și pentru a vă ajuta dacă este necesar.

4. Securitate

Asigurați-vă că software-ul are caracteristici de securitate robuste pentru a proteja datele sensibile ale clienților. Ar trebui să ofere criptare a apelurilor vocale pentru a proteja informațiile schimbate în timpul apelurilor de ieșire și de intrare.

De asemenea, ar trebui să respecte standardele globale de securitate precum SOC 2, HIPAA și PCI pentru a garanta securitatea datelor pe toate canalele.

Faceți ieșirea ușor cu Nextiva

Nu trebuie să investiți în software separat pentru call center pentru campaniile de intrare și de ieșire. Vă puteți bucura de ce este mai bun din ambele lumi cu Nextiva.

Nextiva oferă o platformă robustă cu capabilități de ieșire pentru generarea de clienți potențiali, vânzări și cercetare de piață și funcții de apelare inbound pentru a răspunde întrebărilor clienților. Este accesibil, ușor de utilizat și se adaptează la afacerea dvs.

Aflați mai multe despre soluțiile complete de contact Center Nextiva pentru afacerea dvs.

Soluția dvs. completă pentru call center.

Vedeți de ce mărcile de top folosesc Nextiva pentru a gestiona apelurile la scară. Ușor de folosit. Configurare rapidă.

Vorbeste cu un expert.

Întrebări frecvente ale centrului de apeluri de ieșire

Pot folosi un centru de apeluri de ieșire pentru serviciul clienți?

Da, un centru de apel de ieșire poate fi folosit pentru serviciul clienți. Centrele de apel de ieșire sunt de obicei asociate cu sensibilizarea proactivă a clienților, cum ar fi vânzările și actualizările de produse, dar sunt eficiente și pentru urmărirea serviciilor, sondajele de satisfacție și asistența proactivă. Această abordare ajută companiile să abordeze problemele înainte ca clienții să inițieze contactul.

De exemplu, soluțiile de ieșire Nextiva oferă multe integrări utile de centre de contact cu instrumente CRM, permițând agenților să acceseze istoriile detaliate ale clienților și achizițiile anterioare. Această personalizare îmbunătățește experiența serviciului clienți, îmbunătățind satisfacția și reținerea.

Cum pot îmbunătăți reputația numerelor noastre de ieșire?

Pentru a îmbunătăți reputația apelurilor dvs. de ieșire, utilizați un furnizor VoIP compatibil STIR/SHAKEN . Acest lucru ajută la informarea altor companii de telefonie că apelurile dvs. sunt sigure, securizate și de încredere. De asemenea, asigurați-vă că apelurile dvs. de ieșire durează mai mult de 30 de secunde, reducând în mod eficient percepția de spam și îmbunătățind ratele de răspuns. În plus, instruirea agenților pentru a gestiona apelurile în mod profesional crește reputația campaniei dvs.

Nextiva oferă funcții precum apelare predictive și scripturi de apel pentru a îmbunătăți calitatea apelurilor. Aceste instrumente asigură că apelurile sunt programate bine și că conversațiile sunt compatibile cu TCPA .

Pot distribui apeluri de ieșire și de intrare către aceiași agenți?

Da, prin operațiuni combinate ale centrului de apeluri , atât apelurile de ieșire, cât și cele de intrare pot fi distribuite acelorași agenți. Această strategie crește flexibilitatea și eficiența, optimizează personalul și reduce timpul de nefuncționare prin echilibrarea volumului de muncă dintre agenți.

Soluții precum cele de la Nextiva acceptă medii mixte, permițând agenților să comute fără probleme între apelurile de intrare și de ieșire. Această configurație nu numai că sporește eficiența, ci și abilitățile agenților în diverse interacțiuni cu clienții, creând o forță de muncă mai adaptabilă.