Cum să te organizezi și să-ți organizezi timpul ca freelancer

Freelancing înseamnă mai mult decât să-ți ordonezi ordonat programul zilnic, să ai contactele și resursele sub control, să fii super productiv și să-ți începi ziua la 8 dimineața. A ști să te organizezi ca freelancer înseamnă, de asemenea, să înveți să-ți înțelegi timpul și resursele ca instrumente pentru a deveni prolific și mulțumit cu acest stil de viață.

În acest articol, vom discuta despre cum să abordăm cei trei mari factori din viața fiecărui freelancer: timpul, resursele și mintea. Odată ce vă familiarizați cu toate cele trei, vă va fi mai ușor să vă formați propriul program. S-ar putea chiar să găsiți lucruri noi despre care nu știați că trebuie abordate în propriul flux de lucru zilnic.

Organizează-ți timpul pentru a fi la curent cu toate

Desigur, mai întâi vom dori să aflăm cum să ne organizăm timpul.

Pentru că timpul este întotdeauna esențial și avem nevoie de mai mult, nu? Iată câteva sfaturi despre cum să vă organizați mai bine ziua.

Urmăriți-vă timpul pentru a găsi timpul care se scurge

În centrul organizării timpului este disciplina.

Respectarea unui program este unul dintre cele mai dificile obiceiuri de luat, deoarece avem tendința de a ne abate. Fie că este vorba de amânare din cauza creierului nostru de maimuță sau de factori externi precum copiii, îngrijirea celor dragi, comisioane și așa mai departe.

Acesta este motivul pentru care, oricât de plictisitor ar părea, trebuie să începem să ne urmărim timpul. Chiar înainte de a vă construi programul, petreceți o săptămână luând notă de fiecare activitate în care vă petreceți timpul. Urmărește-ți chiar și cei mai obișnuiți factori care distrag atenția, cum ar fi Facebook sau Instagram, discuțiile cu prietenii și colegii de muncă sau doar atenția ta dislocată.

Odată ce reușiți să însumați acel timp la sfârșitul zilei, veți avea o idee mai clară despre cum să evitați să faceți aceste greșeli. Ca rezultat, programul dvs. va fi mai organizat și mai precis.

Important este să respectați un program

Cu toții lucrăm în moduri diferite. Unii oameni funcționează mai bine dimineața, în timp ce alții pot atinge orele de vârf abia seara.

Deci, este esențial să știi când ești cel mai productiv pentru a-ți face cel mai bun program.

Altfel, îți organizezi orbește timpul. Sarcinile importante ar putea cădea în intervale de timp atunci când energia ta este mai scăzută, în timp ce cele banale obțin orele de vârf. Destul de curând, rămâi în urmă și te uiți în josul orelor lungi de muncă și orelor suplimentare.

Important este să știi că asta nu înseamnă că trebuie să-ți începi ziua de lucru la 8 AM. Începând cu ora 11 AM este la fel de valabil. Nu funcționează la fel pentru toată lumea.

Structura contează.

Organizați-vă obiectivele pe termen lung, apoi lucrați spre cele mai mici

Abilitățile dumneavoastră de organizare se vor îmbunătăți drastic dacă încercați să planificați lunile următoare, apoi săptămânile și apoi treceți la sarcinile zilnice.

Și iată de ce.

Stabilește-ți obiectivele pe termen lung

Un prieten liber profesionist mi-a dat odată de gândit: alocă-ți timp pentru a-ți planifica obiectivele pe termen lung. Mai ales dacă freelancerul este jobul tău cu normă întreagă.

Și prin asta, nu a vrut să spună „termină proiectul A în două săptămâni”. Era mai mult despre a pune întrebări:

Unde vreau să fiu peste două luni?

Câți clienți noi vreau să obțin în următoarele șase luni?

Cum pot intra într-o comunitate de freelancing?

Foaia de parcurs ar putea arăta astfel:

Imaginează-ți cariera independentă luni sau chiar ani de-a lungul timpului îți va oferi un cadru solid. Îți găsești o cale și știind în ce direcție mergi, toate alegerile de programare și resurse sunt mai utile.

Stabilește-ți obiectivele pe termen scurt

Urmând tabelul de mai sus, devine mai clar cum vă puteți programa săptămânile și zilele. Nu vei lucra de zi cu zi la obiective pe termen scurt, ci vei avea ceva specific spre care să lucrezi.

Termenele limită devin mai strânse și au mai mult sens. În plus, ajungi să te stresezi mai puțin pentru lucrurile mărunte, pentru că vei avea întotdeauna în minte imaginea de ansamblu.

Planificați-vă orele de lucru

Există mai multe moduri de a aborda orele de lucru. Și așa cum am menționat, acestea vor diferi de la o persoană la alta.
Iată cum își organizează în mod normal liber profesioniștii orele de lucru:

1. Lucrul în două-trei bucăți pe parcursul zilei, cu pauze mai lungi pentru comisioane sau timp liber între ele.
2. Lucrul în mai multe bucăți, mai scurte, care se extind pe parcursul zilei (fie că este vorba de conflicte din viața personală sau din cauza fusurilor orare ale clienților și colaboratorilor)
3. Lucrul într-o singură bucată de 8 ore, ca și cum ar fi o muncă de birou de la 9 la 5.

Toate cele trei metode sunt valabile și cel mai bine este să acordați o săptămână pentru fiecare dintre ele pentru a vedea care ți se potrivește cel mai bine.

Organizați-vă spațiul și resursele pentru o productivitate maximă

În secțiunea următoare, vom discuta de ce trebuie să vă organizați nu numai spațiul de lucru, ci și alte aspecte ale vieții personale.

Înțelegerea bine a programelor, altele decât munca dvs., vă poate oferi practica necesară pentru a face față mai multor obligații sau pentru a jongla cu succes cu cele pe care le aveți deja.

Aflați cum să automatizați unele dintre sarcinile dvs

Căutând sfaturi de la freelanceri înșiși, m-am adâncit în comunitatea de independenți Reddit. Și printre o mulțime de sfaturi utile privind motivația, clientul și managementul proiectelor, am găsit unul care s-a remarcat cu adevărat.

Freelancerul în cauză a menționat cum boala lor cronică i-a forțat să-și organizeze resursele astfel încât fluxul de lucru să nu fie perturbat niciodată. Lucrează ore foarte limitate pe săptămână, așa că programul trebuie să fie etanș. Și, pentru a fi sincer, este un program din care putem învăța cu toții:Am automatizat o serie de e-mailuri de bun venit informative și utile pentru clienți noi și am automatizat canalul principal de vânzări

Acesta este un lucru deosebit de util de automatizat, deoarece vă scutește de a fi nevoit să veniți cu un nou e-mail de salut de fiecare dată. De asemenea, puteți seta căsuța de e-mail pentru a sorta e-mailurile la sosire în categorii corespunzătoare.Am realizat procese de lucru repetabile, registre de lucru, foi de lucru și ateliere de lucru pentru a facilita clientului meu să ofere conținut și informații de care am nevoie de la ele. Trebuie doar să iau tot ce am nevoie din acest arsenal.

În loc să aveți o corespondență lungă prin e-mail cu clientul, pur și simplu lăsați-l să completeze un formular economisește mult timp pentru ambele părți.Am un antrenor pentru când mă simt blocat și nu știu de ce

Antrenorii de productivitate au crescut în popularitate. Începem încet să acceptăm că nu toți avem o disciplină grozavă, că suntem capabili să o învățăm și să o aplicăm sau să ieșim singuri din rutina profesională. Deci, a avea un antrenor care să te ghideze în afara unei probleme organizaționale odată ce ai epuizat toate resursele este o alegere excelentă.Am o mică rețea de alți proprietari de afaceri mici care lucrează în apropierea mea. Sfatuiesc clientii sa lucreze si cu acesti co-creatori minunati. Cu alții, am parteneriate în care oferim servicii complete și practic „împărțim factura”.

O modalitate foarte bună de a stabili conexiuni semnificative și de a descărca munca care ar putea face mai mult rău decât bine productivității tale. În plus, vă puteți permite servicii care altfel ar fi fost în afara intervalului dvs. de preț.

Practicați organizarea în alte domenii ale vieții dvs

Este dificil să menții o carieră bine organizată dacă alte aspecte ale vieții tale îți alunecă printre degete.

Acum, asta nu înseamnă că ar trebui să fii o putere organizațională. Este mai mult despre organizarea conștientă a altor lucruri din viața ta pentru a obține suficientă „practică”.

1. De exemplu, începeți să sortați și să stocați documente importante (dacă nu sunteți deja), cum ar fi rapoarte medicale și financiare, corespondență importantă, contracte etc. Acest lucru vă va ajuta să vă obișnuiți cu compartimentarea.
2. Alocați o zi pe săptămână pentru a vă planifica mesele - în ce zile veți găti, când veți comanda și când faceți cumpărăturile. Gândește-te doar la tot timpul și stresul economisit, pentru că vei avea mesele planificate. Unul dintre cele mai rele lucruri este să-ți dai seama că ai o sarcină de terminat, dar ți-e foame, este ora prânzului și fie trebuie să-ți aloci timp pentru a găti, să pierzi timpul răsfoind restaurante sau să mănânci orice gustări ai pentru a scăpa de foame. .
3. Programează orele regulate de curățenie în casă. Chiar dacă există trei vase în chiuvetă - spălați-le. Sortați lucrurile de pe rafturi, curățați biroul, aruncați tot ce nu mai folosiți.

Cu cât treceți mai mult prin mișcările fizice de sortare și organizare, cu atât va fi mai ușor să faceți același lucru pentru fișierele și procesele dvs. legate de muncă (documentația proiectului, rapoartele de cheltuieli, facturile, gestionarea sarcinilor și termenele limită etc.).

Atinge echilibrul mental prin organizarea minții tale

Deși am discutat despre modul în care organizarea înseamnă crearea acelei „memorii musculare” prin practică, totul este inutil dacă nu suntem conștienți de asta. Nicio cantitate de sarcini de programare într-o zi sau într-o săptămână nu va fi suficientă dacă nu ne facem gândurile mai organizate.

Aici vom vorbi despre atingerea concentrării maxime și despre modul în care aceasta se reflectă asupra programului nostru, despre cum să fim mulțumiți de sarcinile realizate mai degrabă decât de perfecte și despre practicile conștiente pentru a ne antrena creierul pentru a deveni organizați.

Cu aceste sfaturi, vei putea depăși orice stres mental care vine cu a rămâne la curent cu lucrurile. În plus, vă va ajuta la pregătirea și reorganizarea atunci când veți întâlni obstacole.

Aflați despre starea fluxului și exersați-o

Mihaly Csikszentmihalyi, un psiholog maghiar reputat, a fost primul care a inventat termenul „stare de flux” și l-a recunoscut în mintea umană. El a remarcat că este momentul în care un individ devine atât de absorbit în munca sa, încât toate distragerile și chestiunile din exterior devin lipsite de importanță.

Cum arată starea de curgere?

1. Concentrare completă și totală asupra sarcinii în cauză;
2. Obiectivele și recompensele sunt clare, există feedback instantaneu;
3. Percepția asupra timpului este schimbată (nu te mai gândi la asta – o oră poate părea zece minute, sau zece minute par a fi o oră);
4. Munca este fără efort;
5. Obțineți un sentiment de control complet asupra muncii;
6. Sarcinile sunt destul de provocatoare pentru a face efortul distractiv;
7. Procesul se simte plin de satisfacții;
8. Tot sentimentul de sine a dispărut (fără stres, griji, distrageri etc.).

Cum se intră în starea de curgere?

Dr. Travis Bradberry, autorul cărții Emotional Intelligence 2.0 a citat numeroase studii care arată cum creierul nostru are nevoie de timp pentru a se cufunda pe deplin într-o sarcină. Așadar, este inutil să te stresezi pentru a nu intra imediat în canelura.

Mai ales dacă ni se pare că sarcina este plictisitoare sau pur și simplu nu ne place.

Pentru a intra într-o stare potențială de Flow, Bradberry recomandă să rămâneți la el timp de douăzeci de minute. Persistența pentru acel timp crește șansele de a ajunge la el. Acest lucru ne readuce să nu ne umorăm creierul de maimuță care vrea să fugim pentru că nu ne place munca.

Uneori, trebuie să ne îngrijim mințile și să fim stricti în privința asta.

Lucrează să faci lucrurile mai degrabă decât să le faci perfecte

Terminarea unei sarcini este mult mai utilă decât zgomotul la ea până când este perfectă.

Dacă te lupți să începi ceva pentru că ți-e frică să nu greșești sau să ai primele încercări de foarte slabă calitate, încearcă să te concentrezi oricum pe începerea lucrării .

Erik Fisher are un episod grozav de podcast pe această temă, cu Jon Acuff. Ei discută despre începutul pur și simplu, indiferent cât de rău credem că va fi începutul. Pune idei proaste pe hârtie, fă un brainstorming și eliberează cât mai multe ciorne pe jumătate. Este singura modalitate de a finaliza sarcinile mai repede ȘI de a ajunge la acel rezultat perfect.

Diversifică-ți sarcinile zilnice

Aceasta este o luptă personală cu care mă confrunt din când în când.

La joburile mele anterioare, am învățat că mă descurc cu cât mai multe sarcini am pe parcursul zilei.

Mai ales cu cât sunt mai diverse. Obișnuiam să lucram în design de jocuri, așa că ziua mea consta în:

• verificarea cu alți membri ai echipei, deoarece sarcinile noastre erau interdependente;
• efectuând QA pe construirea jocului;
• scrierea documentului de proiectare a jocului;
• discutați cu producătorul schimbările, termenele limită și posibilele rețineri;
• luarea de note în timpul întâlnirilor și redactarea sarcinilor echipei după acestea;

Și mult mai mult, în funcție de cât de departe eram cu producția.

Cu toate acestea, acum ca scriitor, ziua mea se rezumă la sarcini legate de scrierea unuia sau două articole.

Și dacă tot ce trebuie să fac este să scriu un articol, voi începe rapid să amân, deoarece creierul meu continuă să facă aceleași sarcini mereu. Și așa, am învățat să îmi ofer diferite tipuri de sarcini pentru a menține ziua dinamică.

• Cercetez subiecte noi potențiale și notez resurse;
• Vorbesc cu alți scriitori pentru a face schimb de idei și pentru a obține feedback;
• Fac un brainstorming cu colegul meu SEO despre noile abordări ale conținutului;
• Sugerez idei noi conducerii echipei noastre și cer sarcini diverse;
• Întreb împreună cu colegii de muncă despre munca lor și încerc să învăț ici și colo;

Îmi satisface mâncărimea pentru diverse sarcini și îmi menține programul suficient de dinamic pentru a mă menține productiv.

Dacă întâmpinați probleme de concentrare, ca și mine, atunci căutați activități alternative pentru a vă umple timpul – cursuri online gratuite, ascultarea de podcasturi și luarea de note, înscrierea la ateliere etc.

Abține-te de la multitasking cât poți de mult

Am discutat deja despre multitasking în mai multe articole, așa că nu voi vorbi despre asta și aici.

Ideea de bază este să vă concentrați pe o singură sarcină la un moment dat. Studiile au arătat că concentrarea noastră scade în momentul în care trecem de la o sarcină la alta. Acest fenomen se numește schimbare de context .

Ceea ce este interesant este că, dacă ținem cont de Flow și de cum durează 20 de minute pentru a te concentra pe deplin, este mai ușor de înțeles de ce multitasking-ul este rău pentru tine. Întregul tău program ar putea fi aruncat, provocând întârzieri, stres și vinovăție.

Exersați să vă organizați gândurile

Nathanial Drew a realizat un videoclip interesant despre cum să-ți organizezi mai bine gândurile.

În timp ce el se concentrează în principal pe efectul pe care îl are asupra procesului creativ, ideile funcționează la fel de bine indiferent de domeniul în care te afli.

• Continuă să eliberezi spațiu în capul tău

După cum spune Drew: „sunt o grămadă de prostii acolo”. Suntem suprastimulați tot timpul. Uneori, nici măcar nu ne putem concentra pe un videoclip de 10 minute. Deci, pentru a ne putea organiza gândurile, trebuie să ștergem memoria pe termen scurt cât de des putem.

Acest lucru se face cel mai bine notând lucrurile în loc să memorezi „pentru mai târziu”. Cum ar fi e-mailurile, numele locurilor, persoanele de contact, programarea și așa mai departe. Făcând acest lucru, creierul tău se poate reorienta asupra memoriei pe termen lung și procesării adecvate a informațiilor.

• Tratează-ți ideile ca pe un vinificator

Drew folosește această metaforă pentru a ilustra cum, pentru a continua cu o idee, trebuie să testezi și să sacrifici fiecare dintre ele care îți vine în minte. La fel cum testezi strugurii într-o vie. Unele idei vor părea grozave, dar nu vor da cel mai bun rezultat final.

Când vrei să devii mai organizat, există atât de multe resurse. Doar pentru a aborda sarcinile zilnice, puteți alege între matricea Eisenhower, „mâncând broasca”, blocarea timpului și principiul Pareto, pentru a numi câteva. Dar pentru a ști care dintre ele funcționează cel mai bine, trebuie să le încerci. Poate că cea mai bună metodă pentru tine se dovedește a fi cea pe care nici nu ai luat-o în considerare!

• Discutați metodele dvs. cu alții

Faceți schimb de idei, cereți feedback și experiențele altora. În timp ce încercarea și eroarea sunt inevitabile, uneori poți evita greșelile învățând de la alții. Discutați cu prietenii, familia, alți profesioniști pe care îi cunoașteți sau postați online. Scoate-ți ideile și experiențele acolo.

Bucurați-vă de a face greșeli

Un lucru pe care îl susțin cu tărie atunci când scriu articole ca acestea este să accept eșecurile. Este ceva cu care mă lupt și eu și, într-un fel, s-ar putea să repet acest sfat pentru a mă ține sub control.

După cum am spus mai devreme, nu vei fi perfect de la început. Vor fi greșeli de programare, vei fi distras, resursele și documentele tale vor fi o mizerie, vei pierde lucrurile/contactele, vei lăsa biroul să se dezorganizeze sau vei lucra mai multe zile la rând. Gestionarea timpului va fi o mizerie din când în când.

Mass-media convențională întărește ideea că a te organiza și a-ți înainta cariera este la fel de ușor ca să urmezi câteva tutoriale YouTube. Deci presiunea este imediat acolo. Dar cu cât mai devreme îți dai seama că se vor face greșeli și înveți să te ierți, cu atât mai repede vei ajunge la cea mai bună versiune a ta.

Ține cont de faptul că trebuie să înveți din greșelile tale, altfel nu există progres. Vei fi blocat într-o rutină de carieră, cu o buclă de eșec și dezgust de sine.

Încheierea

Există atât de multe moduri de a te organiza ca freelancer. După cum am văzut, poate cea mai importantă organizație se află în perspectiva noastră despre munca pe care o avem, carierele noastre și în mintea noastră. Pentru a înțelege cu adevărat timpul și programul nostru, sunt multe pregătiri și modificări pe parcurs.

Pur și simplu tratează-ți abilitățile de organizare ca pe o oportunitate constantă de învățare. Schimbați-l așa cum credeți de cuviință și învățați din sinele vostru trecut.