De ce bazele de cunoștințe de noțiune nu sunt suficiente + 5 alternative

Am întâlnit recent pe cineva care explică cum folosirea Notion pentru planificarea personală le-a schimbat viața.

Asta a fost atunci când folosim Notion ca o echipă la locul de muncă. Nu am folosit niciodată Notion pe deplin și am fost intrigat de această postare despre Notion de uz personal. Așa că mi-am încercat mâna la Notion.

Nu am fost pe deplin impresionat.

A fost grozav pentru uz personal, în regulă, dar mi-am dat seama că nu era nici pe departe la fel de bun pentru lucrul în echipă. Pur și simplu nu avea unele dintre caracteristicile avansate necesare unei baze de date de cunoștințe.

Așa că am efectuat câteva cercetări personale despre alternative

Dar hei, înainte de a începe cu constatările mele, să aruncăm o privire la:

• Ce este Noțiunea,
• De ce s-ar putea să nu fie cel mai bun pentru o bază de cunoștințe și apoi
• Câteva instrumente grozave care pot înlocui Notion ca bază de cunoștințe

Să intrăm în asta.

Ce este Noțiunea?

Notion este un spațiu de lucru all-in-one care reunește funcții interesante precum luarea de note, urmărirea proiectelor, baza de cunoștințe și multe altele. Fiind potrivit pentru uz personal și corporativ, Notion este, de asemenea, un loc grozav pentru munca în colaborare și poate fi folosit offline. Cu designul său minim și ușurința ridicată de utilizare, a devenit din ce în ce mai popular de-a lungul anilor de când a fost lansat în 2016.

Este Notion un sistem de management al cunoștințelor?

Da.

Cu designul său de produs compact, dar extins și o interfață minimalistă, Notion poate fi utilizat ca sistem de management al sarcinilor personale și ca sistem de management al proiectelor, precum și ca sistem de management al cunoștințelor.

Deci, practic, Notion este un wiki personal sau de companie cu care poți lua notițe, stoca resurse ale companiei sau poți pune orice colecție de cunoștințe.

Dar asta nu înseamnă că este perfect.

Deoarece Notion este atât de versatil și flexibil când vine vorba de cazuri de utilizare, este împiedicat de însăși natura sa de a deveni o bază de cunoștințe cu drepturi depline.

Să vorbim despre motivul pentru care Notion ar putea să nu fie cea mai bună opțiune pentru tine dacă cauți un instrument de management al cunoștințelor pentru echipa/compania ta.

4 motive pentru care Notion ar putea să nu fie cea mai bună tăiere pentru bazele de cunoștințe

Există 4 motive pentru care probabil că puteți alege un instrument mai bun decât Notion pentru bazele dvs. de cunoștințe, indiferent dacă sunteți o întreprindere mică sau o întreprindere.

Acestea sunt:

1- Nu pot accepta instrumente de bază de cunoștințe cu drepturi depline

Noțiunea este un instrument de tip jack-of-all-trades.

Excelează la asta. Și problema este exact asta.

Ideea este că un prieten pe care l-ai avut la liceu care pur și simplu nu poate decide ce vrea să facă. Își încearcă totul și ajung să fie mediocri în orice.

Apoi se trezesc lucrând la o slujbă de la 9 la 5 pe care nici măcar nu și-au dorit să o facă cu prea multe informații despre orice altceva.

În plus, pe măsură ce Notion se îmbunătățește în tot ceea ce încearcă să exceleze, va trebui să taxeze mai mult. Pentru funcții pe care probabil că nu le veți folosi dacă sunteți în el pentru o bază de cunoștințe.

Gandeste-te de doua ori.

2- Proiectat pentru uz personal

Noțiunea nu este atât de rea dacă creați o bază de cunoștințe personală .

Nu atât pentru colaborare.

Motivul pentru care Notion este recomandat atât de mult de către persoane pentru uz personal este că a fost conceput pentru uz personal. Devine neglijent și foarte neorganizat atunci când este folosit de două sau mai multe persoane, să nu mai vorbim de echipe mari.

3- Nu este compatibil cu utilizarea pe mai multe canale

Una dintre cele mai mari probleme legate de utilizarea Notion ca bază de cunoștințe este faptul că nu poate fi utilizat într-un mediu diferit.

Trebuie să deschideți o filă nouă pentru a ajunge la Notion. De fiecare dată.

Evident, acest lucru nu este foarte de dorit atunci când doriți să creați o bază de cunoștințe care ar trebui să fie ușor de utilizat și accesibilă pentru toți.

4- Mult prea complicat

Notion se mândrește cu interfața lor de utilizare extrem de personalizabilă, cu panouri kanban, opțiuni de vizualizare și șabloane interesante.

Trebuie să le dăm, sunt destul de bune.

Dar ele sunt și motivul pentru care Noțiunea se poate complica uneori. McDonald's a devenit faimos când și-a standardizat meniul și l-a păstrat la mult mai puține opțiuni decât înainte.

Succesul este prin simplitate pentru ambele capete ale produsului.

Deci, per total, Notion este grozav atunci când îl utilizați ca bază de cunoștințe personale sau instrument de management de proiect. Dar hei, destul de vorbit despre Notion.

Să aruncăm o privire la câteva instrumente digitale care sunt alternative excelente la Notion.

Top alternative la Notion Knowledge Management

1- Guru

Organizați informațiile companiei. Accesați-l oriunde.

Și fac acest lucru posibil prin eficientizarea comunicării interne, ajutând la integrarea noilor angajați și făcând informațiile accesibile oriunde și oricând.

Integrarile sale demne de utilizare sunt un mare plus.

Caracteristici cheie ale Guru

Oferind funcții pentru diverse cazuri de utilizare concentrate, Guru are un set de caracteristici care vă evidențiază cu adevărat munca.

• Crearea și stocarea conținutului
• Gestionarea utilizatorilor, rolurilor și accesului
• Instrumente de colaborare
• Analytics
• Căutare inteligentă
• Impartasire de cunostinte
• Catalogare/Categorizare

Guru vs Noțiune

În ceea ce privește caracteristicile, Notion și Guru sunt foarte asemănătoare. Mai ales că este un instrument dedicat.

Cu toate acestea, ele diferă foarte mult.

O caracteristică pe care Guru o are pe care Notion nu o are sunt forumurile, care fac colaborarea mai ușoară. Guru pune bazele de cunoștințe disponibile pe diferite canale, în timp ce Notion nu.

În general, Notion este încă un instrument foarte popular, dar Guru pare să fie aproape la fel de popular, încât tocmai sa întâmplat să atragă mai puțină atenție.

Prețuri Guru

Guru are 3 planuri diferite și o versiune gratuită, precum și o opțiune de încercare gratuită. Aceste planuri sunt:

Starter – gratuit pentru 3 utilizatori, 5 USD pentru fiecare utilizator după 3/lună

Builder – 10 USD utilizator/lună

Expert – utilizator de 20 USD/lună

Știați că puteți utiliza Guru cu caracteristica centrului de resurse UserGuiding? Incearca!

2- Confluența

Atlassian's Confluence este un „ spațiu de lucru prietenos la distanță, unde cunoștințele și colaborarea se întâlnesc”, așa cum se spune pe prima pagină.

Și este foarte convingător privind recenziile pozitive.

La fel ca și Notion, Confluence este un instrument care ajută companiile să creeze wiki-uri, să creeze liste de verificare pentru integrare și să împărtășească cunoștințele interne. Cu toate acestea, deși Confluence este foarte asemănătoare cu Notion, există câteva diferențe fundamentale care fac din Confluence un instrument mai concentrat și mai experimentat.

Caracteristici cheie Confluence

• Gestionarea conținutului și a spațiului
• Feedback în conținut
• Managementul site-ului
• Personalizare
• Versiune și Istoricul versiunilor
• Șabloane

Confluență vs Noțiune

Deși am spus deja că Noțiunea și Confluența sunt destul de asemănătoare, ele sunt și destul de diferite acolo unde contează.

De exemplu, Confluence fiind un produs Atlassian, se integrează perfect cu Jira și alte instrumente Atlassian și, în general, are mai multe opțiuni de integrare decât Notion.

În timp ce Notion permite doar comentarea, Confluence permite utilizatorilor individuali să se comunice reciproc în cadrul instrumentului. indiferent de nivelul lor de companie.

Confluence este mult mai puțin flexibilă și personalizabilă decât Notion, cu toate acestea, acesta ar putea fi un profesionist, având în vedere cât de ușor devine să configurați și să utilizați instrumentul pentru prima dată.

Este corect să spunem că Confluence este o alternativă excelentă la Notion pentru mai multe opțiuni de colaborare și integrări.

Prețuri Confluence

Confluence oferă o versiune gratuită și alte trei planuri. Versiunea gratuită poate fi utilizată cu până la 10 utilizatori individuali, în timp ce celelalte planuri sunt facturate în funcție de numărul de utilizatori.

Standard – 5,50 USD per utilizator/lună

Premium – 10,50 USD din fiecare utilizator/lună

Enterprise – Personalizat, facturat anual

Știați că puteți utiliza Confluence cu funcția Centrului de resurse UserGuiding?

3- Document360

Document360 este, de asemenea, unul dintre cele mai populare instrumente, în special în rândul companiilor în creștere. Ajută le oferă creatorilor de conținut puterea, oferind în același timp simplității consumatorilor de conținut.

Puterea Document360 vine din designul elegant al bazei de cunoștințe și din bazele sale de cunoștințe interne și externe.

Așadar, dacă sunteți în căutarea unui instrument pentru a elimina povara de pe umerii echipei de asistență pentru clienți, păstrând în același timp cunoștințele interne într-o singură sursă, Document360 este cel potrivit.

Caracteristici cheie ale Document360

• Portal de autoservire
• Catalogare/Categorizare
• Discuții / Forumuri
• Management de conținut
• Căutare text integral
• Portal de autoservire

Document360 vs Notion

Probabil cel mai mare profesionist al preferinței Document360 față de Notion este capacitatea de a crea baze de cunoștințe atât interne, cât și externe.

În timp ce ambele instrumente fac posibilă invitarea utilizatorilor individuali la anumite documente, wiki-uri și tabele, Document360 le permite utilizatorilor să atribuie roluri utilizatorilor individuali pe care i-au invitat.

Document360 are o mulțime de integrări cu instrumente populare precum Google Analytics, Olark, Hotjar și Intercom, în timp ce Notion nu are atât de multe.

Prețuri Document360

Document360 oferă o versiune de încercare gratuită cu acces complet și are 4 planuri diferite.

Pornire – 79 USD pe proiect/pe lună

Afaceri – 239 USD pe proiect/pe lună

Enterprise – 399 USD pe proiect/pe lună

Enterprise Plus – Personalizat

Știați că puteți utiliza Document360 cu caracteristica centrului de resurse UserGuiding?

4- Baza de cunoștințe ProProfs

Evaluat printre cele mai bune software de bază de cunoștințe, ProProfs Kowledge Base este un instrument de bază de cunoștințe cu adevărat dedicat. La asta mă refer când spun că Notion nu se poate compara cu software-ul de bază de cunoștințe cu drepturi depline.

Ce face diferența?

Modul în care ProProfs știe exact ce vor să facă și ce fac. Concentrarea face o mare diferență.

Caracteristici cheie ProProfs

• Catalogare/Categorizare
• Instrumente de colaborare
• Management de conținut
• Discuții / Forumuri

• Managementul bazei de cunoștințe
• Portal de autoservire

ProProfs vs Notion

Una dintre cele mai importante diferențe dintre Notion și ProProfs este că ProProfs permite utilizatorilor să creeze și baze de cunoștințe externe, fie că este vorba de întrebări comune de asistență sau pentru un centru de ajutor autonom.

Deoarece ProProfs se ocupă și de afacerile externe ale bazelor dvs. de cunoștințe, vă ajută și cu clasamentele Google și SEO. În acest fel, permite utilizatorilor să vă găsească baza de cunoștințe și să interacționeze cu ea cu ușurință.

ProProfs Knowledge Base are un set remarcabil de integrări de la Google Apps, Jira și Salesforce la Zendesk și Freshdesk.

Prețuri ProProfs

ProProfs are o perioadă de încercare gratuită de 15 zile și are trei planuri diferite atât pentru Creatorul bazei de cunoștințe, cât și pentru Creatorul Centrului de ajutor.

Planuri pentru Centrul de Ajutor Public

Esențiale – 30 USD autor/lună

Premium – 40 USD autor/lună

Întreprindere – personalizat

Baza de cunoștințe privată

Esențiale – 2 USD utilizator/lună

Premium – 3 USD utilizator/lună

Întreprindere – personalizat

Știați că puteți utiliza baza de cunoștințe ProProfs cu funcția centrului de resurse UserGuiding?

5- ClickUp

În ceea ce privește popularitatea, ClickUp se numără printre instrumentele care se află în aceeași ligă cu Notion.

Și chiar ar putea să o asume cu ușurință.

Lucrul despre ClickUp este că, în esență, este un instrument de management al proiectelor care încearcă, de asemenea, să fie un instrument de bază de cunoștințe. Ceea ce este în esență cazul cu Notion, un instrument de luare de note care încearcă să devină un instrument de bază de cunoștințe.

Deci, care dintre obiectivele principale ale acestor instrumente sunt mai utile atunci când creați o bază de cunoștințe?

Acum, acesta nu este ceva pe care îl puteți decide fără să aruncați o privire asupra unor caracteristici.

Caracteristici cheie ClickUp

• Controale de acces/Permisiuni
• Alerte/Notificări
• Managementul misiunilor

• Managementul fluxului de lucru
• Chat în timp real
• Management de conținut

ClickUp vs Notion

Cel mai mare avantaj al ClickUp față de Notion este capacitățile sale de gestionare a sarcinilor. Puteți crea sarcini, le puteți pune date scadente, le puteți atribui utilizatorilor cu roluri specifice și chiar puteți crea sub-sarcini în cadrul acelor sarcini. Între timp, în Notion puteți face alocarea de bază fără multă urmărire a progresului.

Diferitele tipuri de vizualizare ale ClickUp, cum ar fi vizualizările calendar și volumul de lucru, le permit utilizatorilor să știe când fiecare utilizator are o sarcină datorată sau ce are fiecare utilizator în platou. În acest fel, este mai ușor pentru utilizatori să colaboreze și să solicite ca anumite cunoștințe să fie colectate pe baza de cunoștințe.

Deoarece ClickUp este în esență un instrument de management de proiect, este în mod natural mai ușor să legați documente, wiki-uri și orice fel de notă la sarcini și să le accesați prin sarcina dată. Deci, este corect să spunem că ClickUp are mai multe integrări în interiorul său și în afara instrumentului, comparativ cu Notion.

Prețuri ClickUp

ClickUp are o versiune gratuită și alte 4 planuri:

Nelimitat – 5 USD pe membru/pe lună

Afaceri – 9 USD pe membru/pe lună

Business Plus – 19 USD pe membru/pe lună

Întreprindere – personalizat

Știați că puteți utiliza ClickUp cu caracteristica centrului de resurse UserGuiding?

Concluzie

Un lucru este sigur: Noțiunea este un instrument competent.

Este, fără îndoială, printre cele mai bune de pe piață. Ceea ce ne face să căutăm alternative este faptul că s-ar putea să nu fie alegerea potrivită pentru toată lumea, în special pentru cei care nu au nevoie de toate meseriile pe care le stăpânește acest jack-of-all-trades.

Deci, sperăm că această listă de alternative va fi la îndemână pentru cei dintre voi care cred că Notion ar putea fi exagerat pentru voi.

Mult succes cu baza ta de cunoștințe!

întrebări frecvente

Este noțiunea un sistem de management al cunoștințelor?

Da, este. Dar Notion este, de asemenea, un instrument de luat note, precum și un software de management de proiect.

Cum folosești noțiunea de management al cunoștințelor?

Pentru a utiliza Notion ca sistem de management al cunoștințelor, utilizatorii își pot crea propriile wiki-uri, baze de cunoștințe și documente.

Ce este o bază de cunoștințe bună?

O bază de cunoștințe internă sau externă bună este una care este accesibilă, ușor de utilizat și clară în clasificare și definiție.

Pentru ce este baza de cunoștințe?

O bază de cunoștințe poate fi internă și externă, prima pentru angajați și documentația companiei, în timp ce cea de-a doua este pentru suportul cu autoservire pentru utilizatori.

Cum îți creezi o bază de cunoștințe personală?

Notion este un instrument excelent pentru crearea unei baze de cunoștințe personale, precum și a altor instrumente precum Guru, ClickUp, ProProfs Knowledge Base, Document360 și Confluence.

Cum configurez un sistem de management al cunoștințelor?

Pentru a configura o bază de cunoștințe internă sau externă, utilizatorii pot folosi un instrument fără cod precum Notion, Guru sau Confluence.

Este Obsidianul mai bun decât noțiunea?

Instrumente precum Obsidian și Notion au toate punctele lor forte, așa că depinde de caracteristicile pe care utilizatorii le caută pentru a decide care este mai bună.

Cum organizezi un sistem de management al cunoștințelor?

Cu instrumente precum Notion, Guru și Confluence, utilizatorii pot clasifica și cataloga cu ușurință bazele de cunoștințe.