„Întâlnirile sunt un simptom al proastei organizări. Cu cât sunt mai puține întâlniri, cu atât mai bine.” – Peter Drucker

Îi iubesc sau îi urăsc, întâlnirile reprezintă o mare parte din ceea ce numim muncă. Acesta este modul în care discutăm idei, împărtășim actualizări, facem brainstorming asupra proiectelor și realizăm lucrurile. Cu toate acestea, mulți lideri de afaceri consideră întâlnirile un rău necesar și este ușor de înțeles de ce – ne întâlnim prea des.

Din păcate, depășirea instinctului „să-i aducem pe toți într-o cameră” poate fi dificilă atât pentru liderii experimentați, cât și pentru noii manageri. Rezultatul? Angajații beneficiază de un timp de flux redus sau deloc , proiectele par întotdeauna amânate, iar productivitatea echipei are de suferit.

Cifrele nu mint!

Angajatul tău obișnuit participă la 62 de întâlniri în fiecare lună , petrecând o cincime întreagă din orele de lucru în întâlniri care, în cel mai bun caz, sunt neproductive. Mai sus pe scara corporativă, se înrăutățește – managerii de mijloc și conducerea senior petrec 35-50% din timp în întâlniri. În loc să fie un motor al productivității, una din două întâlniri de afaceri este considerată o pierdere de timp. În 2019, întâlnirile prost organizate au costat companiile din SUA 399 de miliarde de dolari.

Pentru a fi clar, nu putem scăpa de toate întâlnirile de afaceri – adesea ne ajută să lucrăm împreună, să luăm acțiuni colective și să ducem lucrurile la bun sfârșit – dar putem (și ar trebui) să fim pretențioși în privința celor pe care le găzduim, astfel încât să putem conduce întâlniri mai bune și obțineți mai multe rezultate. În plus, implementarea unor măsuri precum zilele fără întâlniri , așa cum sunt văzute în afaceri atât de diverse precum Facebook, Asana și Okta, poate ajuta la reducerea numărului de întâlniri neproductive și le poate oferi angajaților timpul înapoi pentru a se concentra pe munca reală care trebuie făcută.

Ce este o zi fără întâlniri?

O zi fără întâlniri este o zi pentru muncă concentrată. În esență, este o zi în fiecare săptămână fără întâlniri, așa că tu (și echipa ta) vă puteți concentra pe finalizarea lucrurilor. Poate fi în orice zi a săptămânii – unele companii aleg miercurea, în timp ce altora preferă joi pentru zilele fără întâlniri. Oricum, fiecare angajat știe să nu programeze întâlniri într-o zi fără întâlniri, cu excepția cazului în care este absolut necesar, astfel încât toată lumea să aibă timp neîntrerupt pentru a face cel mai bun lucru.

Avantajele zilelor fără întâlnire

• Ajută angajații să rămână concentrați fără întreruperi
• Atingerea unei „stare de flux” este mai ușoară, astfel încât productivitatea crește
• Permite tuturor, inclusiv managerilor, să fie „factori”
• Crește implicarea angajaților în întâlniri

Ajută angajații să rămână concentrați fără întreruperi

Întâlnirile neproductive sunt, evident, o pierdere de timp, dar fiecare întâlnire întrerupe, de asemenea, „fluxul” angajaților tăi la locul de muncă și consumă ore suplimentare de lucru. Chiar dacă este o întâlnire nebunește de productivă de 30 de minute, oamenilor le ia încă 23 de minute (în medie) pentru a reveni în ritm. Câteva astfel de întâlniri în fiecare zi și înainte de a-ți da seama, jumătate din ziua de lucru a trecut! Fără întâlniri, echipa ta se bucură de o zonă de lucru neîntreruptă, care este perfectă pentru muncă profundă și proiecte mai mari care continuă să fie lăsate deoparte.

Atingerea unei „stare de flux” este mai ușoară, astfel încât productivitatea crește

Când oamenii fac ceea ce iubesc fără distragere a atenției, ei intră într-o „stare de flux” care duce la rezultate stelare. Fără ca întâlnirile să întrerupă ziua de lucru, angajații pot verifica mai multe sarcini din listele lor de sarcini și pot fi mai productivi. Sau pot lucra prin sarcini mai complexe, consumatoare de timp în zilele fără întâlniri și pot aborda sarcini mai mici și mai ușor de gestionat în restul săptămânii.

Permite tuturor, inclusiv managerilor, să fie „factori”

Majoritatea managerilor sunt obișnuiți să programeze zile determinate, petrecând aproximativ 35% din orele de lucru până la genunchi în întâlniri. Implementarea unei zile fără întâlniri în întreaga afacere oferă tuturor, inclusiv managerilor, mai multe oportunități de muncă concentrată, astfel încât să poată fi „făcători”.

Crește implicarea angajaților în întâlniri

Prea multe întâlniri distrug nu doar productivitatea, ci și implicarea. Aproape 73% dintre angajați recunosc că fac alte activități într-o întâlnire , iar 39% spun că au adormit în timpul uneia. Eliminarea întâlnirilor din ecuație pentru o zi face de fapt mai ușor să programați întâlniri în restul săptămânii, deoarece toate programele angajaților dvs. sunt sincronizate. În plus, crește implicarea angajaților, deoarece oamenii tăi sunt mai puțin stresați și mai bine pregătiți pentru aceste întâlniri. După cum spune Jonathan Rosenberg, partener la Jackrabbit Mobile — o agenție de design și dezvoltare mobilă din Austin, Texas, care a adoptat nu una, ci două zile fără întâlniri în fiecare săptămână —, „toată lumea este destul de concentrată pe colaborarea în zilele de întâlnire”.

Cum să implementați zilele fără întâlnire

• Obțineți acceptare din partea echipei dvs
• De acord cu o zi a săptămânii
• Curățați-vă calendarul
• Comunicați și încurajați
  

Odată ce ești convins că mai puțin înseamnă mai mult, cel puțin atunci când vine vorba de întâlniri, iată cum poți începe cu zilele fără întâlniri și le împletești în cultura ta de echipă.

Obțineți acceptare din partea echipei dvs

Prezentați-vă propunerea pentru ziua fără întâlniri și cereți feedback. Colaboratorii individuali vor fi ușor de vândut, le va plăcea mai mult timp pentru munca concentrată. Pentru manageri — explicați cum o zi fără întâlniri le oferă timp să caute în listele lor nesfârșite de lucruri de făcut și să lucreze mai mult.

De acord cu o zi a săptămânii

A face pe toți să cadă de acord într-o zi fără întâlniri poate fi dificil. Efectuați un sondaj la nivel de companie ( poate desfășurați un sondaj pe un canal Flock?) pentru a identifica ce funcționează pentru toată lumea (sau pentru majoritatea oamenilor). Echipelor distribuite sau de la distanță le poate fi mai ușor să efectueze un apel pe baza suprapunerilor de fus orar.

Curățați-vă calendarul

Anulați întâlnirile care nu adaugă valoare. Scapa de intalnirile de status; utilizați în schimb un sistem de management de proiect pentru a urmări progresul. Reprogramați primăriile, înregistrările în echipă și 1:1 în alte zile ale săptămânii. Colaborați cu managerii pentru a vă asigura că această acțiune se repetă în întreaga afacere pentru calendarul fiecărui angajat.

Comunicați și încurajați

Este esențial ca fiecare angajat să știe la ce să se aștepte de la zilele fără întâlniri și beneficiile pe care sperați să le obțineți. Asigurați-vă că setați așteptările corecte, nu numai în ceea ce privește întâlnirile, ci și despre modul în care angajații pot profita la maximum de zilele fără întâlniri.

Rețineți că uneori ar putea fi necesar să programați o întâlnire într-o zi fără întâlniri, așa că stabiliți în mod clar această așteptare în avans. Dacă vedeți întâlniri programate într-o zi desemnată fără întâlniri, încurajați-vă echipa să le mute și reiterați modul în care zilele fără întâlniri beneficiază afacerea în ansamblu.

ooo

Cel mai important, rămâneți flexibil și deschis pentru a încerca noi modalități de a face zilele fără întâlniri să se potrivească în programul echipei dvs. Amintiți-vă că zilele fără întâlniri sunt pentru toți membrii echipei dvs., nu doar pentru colaboratorii sau managerii individuali. Conduceți prin exemplu și încurajați pe toți – inclusiv managerii și liderii – să folosească zilele fără întâlniri. Și din când în când, interogați-vă echipa pentru a obține feedback despre a face întâlnirile dvs. mai eficiente și mai eficiente.

Ce părere aveți despre introducerea unei zile fără întâlniri în afacerea dvs.? Aveți întrebări despre cum să o implementați în organizația dvs.? Vorbeste cu noi. :)