Alegerea unui sistem telefonic pentru mai multe locații de birou în 2024

Încercarea de a transfera un apel între mai multe locații de birou este un coșmar. Trebuie să-l antrenezi pe apelant să rămână în așteptare, să te deconectezi manual, apoi să reapelezi celălalt birou și să te rogi ca cineva să ridice telefonul prompt. Odată conectat, trebuie să prezentați din nou apelantul de la început.

Este și mai rău atunci când trebuie să organizați o întâlnire la nivel de companie sau o conferință telefonică . Fără o modalitate ușoară de a apela, vă bazați pe trimiterea prin e-mail a mai multor linii de conferință și coduri de acces către diferite echipe și locații de birou.

Dacă acest scenariu de comunicare dezarticulat sună familiar, probabil că utilizați sisteme de telefonie învechite în mai multe locații și birouri. Din fericire, există o modalitate mult mai bună, datorită comunicațiilor unificate (UC).

Să vedem cum vă puteți adresa tuturor nevoilor afacerii dvs. printr-o platformă de comunicații fără întreruperi, bazată pe cloud, pentru voce, video, mesagerie și partajare de fișiere.

De ce doriți un sistem telefonic unificat pentru mai multe locații

A avea o soluție cu adevărat UC pentru o afacere cu mai multe site-uri oferă beneficii incredibile în comparație cu constrângerile setărilor tradiționale de soluții de telefonie deconectate. Iată câteva avantaje cheie:

Experiențe mai bune pentru clienți

Sistemele de telefonie PBX tradiționale la sediu funcționează izolat de fiecare locație, fără integrare inerentă între ele. Prin tranziția la un sistem de telefonie bazat pe cloud, distrugeți aceste bariere și creați o platformă de colaborare unică, fără întreruperi pentru întreaga organizație, în fiecare locație.

Iată un exemplu rapid: Să presupunem că operați un lanț de restaurante popular într-un oraș mare. Clienții formează adesea numărul greșit sugerat de Google pentru a face rezervări. Cu un sistem telefonic unificat, personalul dvs. poate transfera apelul în locația dorită fără a-l forța să închidă și să formeze un număr de telefon nou, necunoscut.

Cu un furnizor de comunicații unificate precum Nextiva, echipa ta poate colabora prin telefon, video, mesagerie și partajare de fișiere într-o singură aplicație. Acest lucru permite comunicarea și colaborarea fără întreruperi, indiferent de distanța fizică sau locație.

Colaborare îmbunătățită

Majoritatea sistemelor telefonice cu mai multe locații combină instrumente esențiale de colaborare la locul de muncă, cum ar fi videoconferințele HD, apeluri vocale/VoIP, mesagerie în echipă, partajarea ecranului și backup/partajarea fișierelor într-o singură interfață intuitivă. Această convergență permite echipelor și angajaților distribuiti din toate locațiile biroului dvs. să se conecteze și să colaboreze fără efort folosind instrumentele de care au nevoie la cerere.

De exemplu, membrii echipei de la distanță pot trece de la un apel vocal la o întâlnire video cu partajarea ecranului. De asemenea, pot partaja și colabora la fișiere, documente sau actualizări prin canalele integrate de mesagerie pentru echipă.

Articol înrudit

Sisteme telefonice de birou la distanță: caracteristici, costuri și beneficii

Experiență îmbunătățită a angajaților

Cu o soluție de comunicare bazată pe cloud, personalul dvs. poate accesa capabilitățile complete de comunicare și colaborare de pe orice dispozitiv cu conexiune la internet - inclusiv smartphone-urile și tabletele atunci când lucrează de la distanță sau călătoresc.

Acest lucru oferă o experiență mai mobilă și flexibilă a forței de muncă decât sistemele telefonice tradiționale legate de locațiile fizice ale biroului. Angajații tăi pot efectua și primi apeluri, pot participa la întâlniri video, pot verifica mesageria vocală și pot discuta cu colegii, indiferent dacă se află la birou, acasă sau pe drum.

Management simplificat pentru IT

Unul dintre cele mai mari avantaje ale unei soluții de comunicații unificate este capacitățile de administrare centralizată pe care le oferă personalului IT sau administratorilor printr-un singur portal de management bazat pe web.

În loc să gestioneze sisteme PBX locale separate în mod independent la fiecare locație de birou, echipa dvs. IT poate folosi un sistem de telefonie în cloud pentru a gestiona centralizat toate aprovizionarea utilizatorilor, setările, rutarea apelurilor , politicile de securitate, actualizările de sistem și depanarea dintr-o singură consolă unificată.

Scalabilitate pentru creștere

Adăugarea de site-uri la sistemul dvs. telefonic existent cu mai multe birouri este simplă și ușoară, deoarece afacerea dvs. se extinde și crește în noi locații sau piețe.

Serios, este ușor de punctat-clic. Nu aveți nevoie de un plan de migrare pe mai multe luni (sau mai mulți ani). Nu este nevoie de instalări complexe la fața locului sau reconfigurari ale noilor sisteme hardware sau PBX.

Deoarece serviciul UC trăiește în cloud, administratorul trebuie pur și simplu să furnizeze noua locație și utilizatorii folosind portalul de management centralizat. Acest lucru vă permite să scalați cu ușurință funcționalitatea și să vă adaptați la creșterea afacerii fără întreruperi majore ale sistemului sau resurse tehnice în comparație cu setările tradiționale on-prem.

Articol înrudit

Ghidul suprem pentru mutarea PBX-ului la VoIP

Eficiența costurilor

Cu un PBX în cloud , eliminați costurile majore de cheltuieli inițiale necesare pentru achiziționarea, implementarea și întreținerea hardware-ului și infrastructurii PBX complexe în fiecare locație de birou pe care o operați.

În schimb, plătiți o taxă lunară previzibilă de abonament per utilizator pentru serviciile UCaaS în toate locațiile dvs. Acest model de preț oferă o mai bună predictibilitate a costurilor și poate fi mai rentabil pe termen lung decât costurile combinate ale echipamentului, întreținerii și asistenței locale.

Ce să căutați atunci când alegeți o soluție de comunicații unificate

Odată cu creșterea cererii pentru cloud UC, nu lipsesc furnizorii de VoIP și UCaaS care încearcă să răspundă nevoilor companiilor cu mai multe locații precum a dvs.

Dar nu toate soluțiile sunt create egale, așa că iată câțiva factori de căutat:

1) Nevoi centralizate

Capacitatea de bază de care aveți nevoie este un furnizor de servicii UC care vă poate unifica nevoile de comunicare și colaborare în afaceri într-o soluție unică, complet integrată, în fiecare birou și locație. Aceasta ar trebui să includă:

• Cloud VoIP/apeluri vocale : Apeluri vocale/video și capabilități de conferințe ușor de utilizat pentru apelurile primite și asistența clienților
• Mesagerie unificată: Poștă vocală integrată, chat, SMS, fax și chiar capabilități de transcriere de la mesageria vocală la e-mail
• Întâlniri online : videoconferință HD cu partajare a ecranului
• Instrumente de colaborare : partajarea fișierelor, backup și canale de mesagerie în echipă
• Aplicații mobile : Posibilitatea de a accesa toate instrumentele de pe orice dispozitiv/locație

Dacă compania dvs. este investită în aplicații Microsoft 365 sau Office, este ideală găsirea unei soluții UC care să ofere o integrare profundă cu Microsoft Teams. Acest lucru vă permite să efectuați/primiți apeluri, să vizualizați mesajele vocale și să partajați fișiere direct în interfața Teams pe care personalul dvs. o folosește deja în fiecare zi.

2) Integrare și confort pentru utilizator

Veți dori un sistem de telefonie VoIP care să fie rapid și ușor de implementat în întreaga organizație, fără antrenare majoră a utilizatorilor sau obstacole de gestionare a schimbărilor. Soluțiile de gestionare a apelurilor bazate pe cloud au un avantaj inerent față de sistemele on-premise rigide în ceea ce privește instalarea ușor de utilizat și interfețele intuitive.

Furnizori de top UC, cum ar fi Nextiva, oferă o experiență de utilizator modernă, cu un design de interfață curat și simplu în aplicațiile lor mobile și desktop. Angajații dvs. ar trebui să fie capabili să efectueze apeluri intuitiv, să gestioneze întâlniri, să acceseze mesageria vocală, chat și să poată utiliza celelalte capabilități unificate ale sistemului fără o intensificare sau instruire extinsă.

Funcțiile de apelare ale sistemului, în special, ar trebui să fie ușor de utilizat – de exemplu, ar trebui să fie posibilă transferul apelurilor între locații și extensii cu doar câteva clicuri.

3) Comunicare cu mai multe locații

Facilitarea comunicării fără fricțiuni între site-uri este o necesitate. Căutați o platformă de comunicare de afaceri cu capabilități robuste de gestionare a apelurilor, cum ar fi:

• Transferuri și redirecționare a apelurilor independente de locație : Cu doar câteva clicuri, angajații pot transfera fără efort apeluri vocale între diferite birouri, extensii și dispozitive mobile/utilizatori la distanță.
• Recepționerii virtuali : direcționați eficient apelanții către persoana/departamentul potrivit, folosind un recepționer virtual avansat pentru a oferi apelanților un meniu pentru a ajunge la echipa sau biroul potrivit.
• Director corporativ unificat : găsiți și conectați-vă rapid cu colegii din orice locație, prin simpla căutare în directorul centralizat după nume sau departament.

Un sistem UC care oferă diferite locații cu independență face comunicarea în organizația dvs. cu mai multe site-uri.

4) Administrare centralizată

Administrarea și supravegherea centralizate sunt o capacitate crucială care simplifică foarte mult implementările UC pe mai multe site-uri și sarcinile de management în curs.

Cu vizibilitatea în timp real a datelor privind starea și performanța sistemului în toate locațiile, echipa dvs. IT poate depana rapid problemele, poate optimiza rutarea apelurilor și poate asigura un timp de funcționare constant pentru infrastructura dvs. de comunicații. Analiza unificată oferă, de asemenea, informații valoroase cu privire la volumele de apeluri, modelele de utilizare, comportamentele de colaborare în echipă și multe altele pentru a conduce strategii de afaceri mai bune.

Articol înrudit

5 cei mai buni furnizori UCaaS: caracteristici cheie, cazuri de utilizare și prețuri

Unificați-vă comunicațiile de afaceri cu Nextiva

Obțineți mult mai multă funcționalitate cu un sistem de telefonie bazat pe cloud conceput pentru mai multe locații și birouri. Iată câteva moduri prin care vă puteți îmbunătăți comunicațiile corporative:

• Colaborare perfectă între locații prin instrumente integrate de voce, video, mesagerie și partajare de fișiere
• O experiență îmbunătățită a serviciului de telefonie mobilă pentru angajați, cu acces la comunicații de oriunde
• Administrare simplificată prin administrare și aprovizionare centralizată
• Funcții robuste de gestionare a apelurilor pe mai multe site-uri și mai multe linii, cum ar fi transferuri, însoțitori și integrare în agendă
• Scalabilitate fără upgrade complexe pentru a adăuga cu ușurință noi locații pe măsură ce creșteți,
• Eficiență din punct de vedere al costurilor cu prețuri previzibile pentru abonament în cloud pentru fiecare utilizator

Atunci când evaluați soluțiile de comunicare pentru afaceri , acordați prioritate celor care oferă o experiență intuitivă pentru utilizator, capabilități centralizate, unificate, optimizare în mai multe locații, securitate/fiabilitate robustă și o experiență dovedită în serviciul companiilor ca a dvs.

Nextiva apare ca furnizorul UCaaS all-in-one preferat, adaptat companiilor cu mai multe locații din SUA. Platforma sa de comunicații în cloud integrează strâns apeluri VoIP, conferințe video, mesagerie în echipă, aplicații mobile și instrumente de productivitate într-o singură soluție ușor de utilizat.

Caracteristicile cheie pentru mai multe site-uri includ transferuri fără întreruperi de apeluri între locații, gestionarea centralizată a tuturor birourilor, integrări CRM și prețuri per utilizator care simplifică scalarea. Cu instruire încorporată, asistență 24/7 și timp de funcționare la nivel de întreprindere, Nextiva oferă un sistem de telefonie VoIP gata de viitor pentru întreprinderile mici, mijlocii și mari cu locații multiple.

Preluați controlul asupra nevoilor dvs. de comunicare astăzi. Unificați-vă întreaga organizație cu Nextiva și deblocați o colaborare îmbunătățită, mobilitate și economii de costuri în toate locațiile dvs.