Ghidul pentru începători pentru sistemele telefonice cu mai multe linii și cele mai bune alegeri de telefon

Dacă compania dvs. se dezvoltă rapid, sunt șanse să fi depășit sistemul telefonic al companiei.
Incapacitatea de a gestiona multe apeluri simultan vă costă vânzările și dăunează experienței clienților. Un sistem telefonic cu mai multe linii oferă funcții esențiale, cum ar fi reținerea apelurilor și multe altele.
Cea mai bună parte este că nu veți mai avea nevoie de alte mufe de telefon sau de modificări ale numerelor dvs. de telefon. Există câteva modalități de a configura un sistem telefonic de afaceri pentru a accepta mai multe linii.
Acest ghid vă va ajuta să găsiți sistemul de telefonie multilinie potrivit care se potrivește nevoilor dvs.

• Ce este un sistem telefonic cu mai multe linii?
• Cum funcționează sistemele telefonice cu mai multe linii?
• Tipuri de telefoane cu mai multe linii
• Cum să configurați un sistem telefonic cu mai multe linii
• Caracteristici avansate ale sistemului telefonic
• Beneficiile unui sistem telefonic cu mai multe linii

Ce este un sistem telefonic cu mai multe linii?

Un sistem telefonic cu mai multe linii vă permite să gestionați două sau mai multe apeluri simultan. Le permite angajaților să plaseze apeluri în așteptare, să formeze numere interne sau externe și să revină la linie.
Telefoanele cu mai multe linii diferă de telefoanele cu o singură linie care poate menține doar un apel telefonic la un moment dat. De asemenea, au un număr de telefon alocat. Când linia este în uz, apelanții vor fi direcționați către un mesaj vocal sau un semnal de ocupat.

Când angajați noi angajați și extindeți baza de clienți, abordarea cu o singură linie vă împiedică creșterea.
Companiile pot configura un sistem telefonic cu mai multe linii în unul din două moduri principale:

• Sistem telefonic cu mai multe linii la locație – Acest sistem de telefonie la nivel local învechit necesită echipamente de telecomunicații. Exemplele includ o centrală de sucursală privată (PBX) sau o unitate de sistem cheie (KSU). Ambele au nevoie de multe abilități tehnice pentru a le gestiona.
• Sistem telefonic cu mai multe linii bazat pe cloud – Acest sistem de telefonie modern există în cloud pentru a oferi linii telefonice nelimitate pentru telefoane. Sistemele de telefonie cloud nu necesită ca utilizatorii să fie la fața locului pentru a ajunge la un ton de apel. Exemple în acest sens includ serviciile de telefonie VoIP mai noi și unele IP PBX.

Proprietarii de afaceri rareori au atins sistemele telefonice tradiționale după ce le-au instalat. În cea mai mare parte, un singur dispozitiv cu mai multe linii și numere de telefon le satisface nevoile de afaceri.
La un moment dat, sistemele PBX erau la prețuri accesibile pentru configurat și întreținut. Pe măsură ce tehnologia a evoluat, tehnicienii calificați au devenit puțini. Hardware-ul și talentul le fac să fie destul de scumpe de păstrat. De asemenea, le lipsesc funcționalitatea vitală pentru lucrul de la distanță.
Sistemul de telefonie cu mai multe linii bazat pe cloud folosește tehnologia Voice over Internet Protocol ( VoIP ). Acest sistem de telefonie mai nou funcționează folosind o conexiune la internet, mai degrabă decât linii separate. Aceste sisteme telefonice sunt mai capabile și mai rentabile pentru companiile de toate dimensiunile.

Cum funcționează un sistem telefonic cu mai multe linii?

Un sistem telefonic cu mai multe linii creează o rețea telefonică internă cu extensii separate. Această funcționalitate le permite operatorilor să rețină apelurile primite și să vadă prezența în timp real a altor extensii.
Tradiționale și bazate pe cloud sunt două tipuri de sisteme telefonice care acceptă mai multe linii telefonice. Ar trebui să cunoașteți diferențele dintre fiecare tip de sistem telefonic.

Sisteme telefonice tradiționale cu mai multe linii

Sistemele telefonice analogice cu mai multe linii sunt disponibile în două variante.
Primul este cazul în care o singură linie fixă ​​oferă funcționalitate pe două linii folosind firele existente. Le-ai conecta la mufele telefonice folosind fire galbene și negre. Va trebui să plătiți pentru o linie suplimentară de la compania de telefonie pentru a o folosi. Telefoanele analogice pot schimba liniile și pot plasa apeluri în așteptare folosind butonul flash.
Al doilea tip este un Private Branch Exchange - sau PBX pe scurt. Acceptă mai multe linii telefonice prin linii fixe de bază sau trunchiuri. Acestea oferă caracteristici ale telefonului, cum ar fi mesageria vocală, redirecționarea apelurilor și difuzorul. Dacă trebuie să formați 9 pentru a ajunge la o linie exterioară, aveți un PBX.
Apelanții vor primi un semnal de ocupat atunci când liniile dvs. de intrare sunt în uz. Această limitare este o preocupare notabilă pentru o afacere care trebuie să se dezvolte.
Sistemele telefonice tradiționale au nevoie de telefoane de birou care pot accepta mai multe linii. Aceste telefoane oferă funcții precum căști sau capabilități de telefon fără fir (DECT). Cu toate acestea, popularitatea sa continuă să scadă în favoarea alternativei sale: VoIP.
Sistemele telefonice cu mai multe linii care rulează în cloud oferă cele mai bune sisteme VoIP și PBX. Să ne uităm sub capotă pentru a vedea cum funcționează.

Sisteme de telefonie cu mai multe linii bazate pe cloud

Succesorul sistemului telefonic tradițional este sistemul de telefonie cloud. Ele oferă capabilități multi-linie cu scalabilitate nelimitată. În plus, oferă multe caracteristici de afaceri la cerere incluse.

Cum este posibil acest lucru?
Acest tip de sistem telefonic cu mai multe linii utilizează Voice over Internet Protocol. Ocoliți compania de telefonie locală în întregime cu VoIP. În calitate de furnizor de încredere VoIP pentru afaceri , Nextiva oferă un sistem de telefonie complet în cloud cu un timp de funcționare impresionant.
Un sistem de telefonie cloud convertește apelurile în pachete de date. Le transmite unui centru de date din apropiere. În câteva milisecunde, telefonul IP convertește sunetul în sunetul pe care îl puteți auzi. Furnizorul VoIP oferă un PBX virtual dedicat utilizatorilor săi din clasa business.
„Virtual” este o distincție importantă atunci când vine vorba de sistemele telefonice cu mai multe linii.
Extensiile telefonice nu sunt linii telefonice fizice. Nu există nici mufe de telefon. Sunt reprezentări logice pentru un PBX în cloud pentru a pune apeluri în coadă sau pentru a oferi parcare apel. Puteți pune la coadă până la 525 de apeluri pe linie. Sunt multe apeluri!
Atâta timp cât ai o conexiune de încredere la internet, poți avea câte linii vrei.

Tipuri de telefoane cu mai multe linii (și cazuri de utilizare)

Alegerea telefoanelor pentru compania dvs. nu trebuie să fie un joc de noroc. Există câteva tipuri de telefoane de utilizat cu sistemul dvs. telefonic cu mai multe linii. Să ai mai multe rânduri nu înseamnă întotdeauna mai bine.
Am defalcat telefoanele în funcție de numărul de linii, împreună cu exemple.

Telefoane cu 2 linii

Un sistem telefonic cu două linii este ideal pentru întreprinderile mici care au un volum de apeluri previzibil.
Exemple de cazuri de utilizare a companiilor care ar putea folosi două linii includ:

• Solopreneurs cu o linie pentru vânzări și o a doua pentru service.
• Birouri mici cu doi angajați, deci au fiecare câte o linie.
• Mici comercianți cu amănuntul să accepte apelurile primite și o linie pentru management.

Puteți găsi telefoane de birou VoIP cu două linii la aproximativ 80 USD. Poly VVX 150 este o alegere excelentă pentru cei cu buget redus.

Telefoane cu 4 linii

Dacă descoperiți că angajații trebuie să pună apeluri în așteptare, să transfere la cald, un telefon cu patru linii este potrivit.
Consultați aceste exemple de telefon cu patru linii în uz:

• Agenții mici cu reprezentanți de vânzări și manageri de cont pentru a răspunde apelurilor primite de la clienți.
• Echipele de servicii pentru clienți cu reprezentanți de asistență apelează înapoi clienții, vânzătorii și angajații.
• Recepționerii care au nevoie să răspundă și să transfere apeluri multiple primite.

Prețurile pentru telefoanele cu patru linii încep de la aproximativ 160 USD per telefon. Poly VVX 250 sau Cisco IP Phone 6851 sunt alegeri excelente pentru un telefon VoIP rezistent.

Telefoane cu 6-12 linii

Următorul nivel de telefoane cu mai multe linii oferă performanțe mai bune decât telefoanele VoIP mai mici. Au chipset-uri mai rapide, mai multă memorie și chiar mai multă personalizare decât telefoanele standard. La acest nivel, ele oferă funcții avansate, cum ar fi prezența liniei și tastele soft.
Acestea vor fi cea mai bună opțiune pentru aceste nevoi de afaceri:

• Asistenți executivi care monitorizează și trebuie să cunoască starea liniei executivului lor.
• Supraveghetori de echipă care trebuie să monitorizeze mai multe apeluri simultan.
• Directori superiori de cont care trebuie să verifice inventarul și prețurile cu managementul.

Telefoanele de birou de peste cinci linii sunt de obicei peste 250 USD. Telefonul rentabil Nextiva X-885 VoIP acceptă 12 linii pentru doar 190 USD.
Pentru flexibilitate maximă, încercați telefonul Nextiva X-835 VoIP. Iată o recenzie de la pasionatul de sisteme de telefonie pentru afaceri, Prince Rich:

Video: Analiza dispozitivului Nextiva X-835 de către Rich Technology Group

Număr flexibil de linii telefonice

Provocarea de a alege un telefon cu un număr predefinit de linii telefonice disponibile? Trebuie să înțelegeți nevoile dvs. de comunicare în afaceri și să vă anticipați cerințele viitoare.
Indiferent de numărul de linii pe care compania ta le folosește, este întotdeauna mai bine să ai telefoane care pot face față mai multor. Este important de subliniat că aceste telefoane au nevoie doar de un singur fir, ceea ce face instalarea simplă.
Ce se întâmplă dacă aveți nevoie de patru linii telefonice în cea mai mare parte a anului, dar până la zece în sezoanele mai aglomerate?
Cu sistemele telefonice tradiționale, nu puteți crește rapid volumul apelurilor. Și dacă angajați în mod agresiv, va trebui să adăugați mai multe linii și să cumpărați telefoane noi.
Aici intervine VoIP găzduit . Când nevoile dvs. se schimbă, puteți adăuga mai multe linii telefonice atunci când aveți nevoie de ele chiar din tabloul de bord administrativ.
În loc să cumpere telefoane noi, aceștia pot folosi o aplicație pentru telefonul de afaceri pe smartphone-ul lor. Bum, gata!

Cum să configurați un sistem telefonic cu mai multe linii

Dacă mergeți pe traseul tradițional al sistemului telefonic, veți avea nevoie de compania de telefonie pentru a instala fiecare linie. De asemenea, va trebui să rezervați un buget considerabil pentru un PBX local și un tehnician pentru a configura totul. Va trebui să configurați telefoanele de birou pentru a interfața cu PBX-ul dvs.
Un sistem telefonic cu mai multe linii bazat pe cloud este o alternativă mai simplă. Tot ce aveți nevoie este o conexiune la internet și durează doar aproximativ 20 de minute.

Iată cei patru pași pentru a configura sistemul dvs. de telefonie virtuală cu mai multe linii:

1. Alegeți un serviciu telefonic de afaceri. Selectați un plan în funcție de nevoile dvs. de afaceri. Nextiva are o gamă largă de planuri telefonice pline de funcții puternice. De asemenea, îl puteți încerca gratuit.
2. Atribuiți extensii de telefon. În portalul dvs. de administrare, puteți începe să adăugați extensii interne ale fiecărui membru al echipei. Acest lucru facilitează apelarea internă și transferurile de apeluri.
3. Înregistrați-vă salutările pe telefon. Încărcați salutul personalizat sau înregistrați unul de pe telefon (sau computer). Lăsați o primă impresie de durată atunci când oamenii vă sună compania.
4. Începeți să faceți și să răspundeți la apeluri: dacă nu aveți încă un telefon VoIP, nu trebuie să așteptați să sosească unul. Începeți cu smartphone-ul dvs. iOS sau Android datorită unei aplicații softphone .

Veți avea un sistem telefonic cu mai multe linii în mai puțin de o oră. Telefoanele VoIP de la Nextiva sunt echipate cu toate setările dvs., așa că trebuie să le conectați.

Funcții avansate într-un sistem telefonic cu mai multe linii

Ce poți face cu un sistem telefonic cu mai multe linii? Ele oferă mult mai mult decât mai multe extensii telefonice. Unele caracteristici variază între PBX-urile locale și sistemele de telefonie în cloud.
Să ne aprofundăm în principalele funcții VoIP pe care veți dori să le aveți în sistemul dvs. de telefonie cu mai multe linii.

1) Însoțitor automat

Un însoțitor automat direcționează apelurile primite către persoana sau echipa potrivită, pe baza introducerii de la tastatură a apelantului.
Utilizarea unui însoțitor automat îmbunătățește experiența clientului prin reducerea timpului de așteptare. De asemenea, vei transmite o imagine a unei afaceri profesionale, indiferent de dimensiunea companiei tale.
Economisiți timp datorită acestor scripturi de însoțitor automat gata făcute.

2) Apel în așteptare și parcare apel

Apel în așteptare vă permite să întrerupeți un apel, astfel încât să puteți vorbi cu un coleg sau să răspundeți la un alt apel. Parcarea apelurilor este similară, dar cu avantajul suplimentar de a permite altora să recupereze apelul pe care l-ați pus în așteptare.
Apelurile în așteptare și parcare vă oferă avantajul de a rezolva fiecare apel de la client. De asemenea, muzica în așteptare implică apelanții și anunță mesaje personalizate, cum ar fi opțiunile de plată.

3) Analiza apelurilor

Măsurarea volumelor de apeluri și asocierea acestora cu activitatea de afaceri vă ajută să vă extindeți organizația. Serviciul de telefonie prin internet de calitate business de la Nextiva afișează date despre apeluri în timp real și analize de afaceri.
Dintr-o privire, supervizorii pot vizualiza rapoarte și pot crea tablouri de bord personalizate pentru ca conducerea și personalul să aibă rezultate optime.

4) Redirecționarea apelurilor

Funcția de redirecționare a apelurilor vă permite să transferați apeluri către orice număr de telefon sau dispozitiv. În funcție de furnizorul dvs., puteți direcționa și apelurile către mesageria vocală, telefonul de birou sau telefonul mobil.
Redirecționarea apelurilor vă ajută să rămâneți operațional, inclusiv atunci când sunteți în afara biroului. Puteți elimina apelurile pierdute și oportunitățile de afaceri pierdute.

5) Dirijarea apelurilor

Dirijarea apelurilor este o caracteristică VoIP care direcționează apelurile primite către orice persoană pe baza oricăror criterii pe care le definiți. Această logică include ora, ID-ul apelantului și selecțiile operatorului automat.
Puteți direcționa apelurile către echipa dvs. utilizând oricare dintre aceste politici:

• Round-robin: apelurile sunt distribuite în mod egal în întreaga echipă
• Regular: apelurile sunt preluate în ordine cronologică
• Uniformă: apelurile ajung la agentul care a fost disponibil cel mai mult timp
• Simultan: toate telefoanele sună, iar agentul care îi răspunde primul preia apelul
• Ponderat: setați un raport de apeluri care urmează să fie direcționate către fiecare agent

6) Mesaje vocale de afaceri

Dacă nu preluați apelul la timp, permiteți apelanților să lase un mesaj vocal. Aceasta înseamnă că nu veți pierde un potențial lead sau șansa de a încânta un client. În caz contrar, ei se pot adresa concurenților dvs.
Mesajul vocal de afaceri poate trimite, de asemenea, transcrieri de mesagerie vocală către e-mailul sau mesajul text. Păstrați-vă la curent cu mesajele vocale, astfel încât să puteți urmări în timp util.

7) Ecran pop

Ecranul pop afișează informații în timp real despre apelanți în momentul în care sună telefonul. Call Pop de la Nextiva evidențiază date precum sentimentul clienților și interacțiunile anterioare. Acest lucru se integrează cu CRM-ul dvs. duce experiența clienților la următorul nivel.

8) Numere gratuite

Numerele de afaceri gratuite vă ajută să obțineți o prezență națională. Numerele gratuite au un prefix 800/888/866 care nu taxează apelanții de pe linia fixă.
Stabiliți încredere cu publicul dvs. și urmăriți apelurile primite în campaniile de marketing. De asemenea, puteți obține un număr gratuit, cum ar fi 1-800-CONTACTS și puteți construi un brand și mai puternic.

9) Conferințe audio

Utilizați un apel conferință pentru a găzdui întâlniri folosind telefonul sau o conexiune la internet. Apelurile în conferință sunt un element de bază pentru orice sistem de telefonie modern, dar de obicei este un supliment pentru setările de telefon fix.
Apelurile prin conferință reunesc participanții fără un PBX costisitor sau un serviciu terță parte. Vă puteți bucura de întâlniri productive cu colegii, partenerii sau clienții. O soluție VoIP bazată pe cloud înseamnă că participanții experimentează și calitatea apelurilor HD.

10) Înregistrarea apelurilor

Înregistrarea apelurilor telefonice crește responsabilitatea și oportunitățile de antrenament cu echipa ta. Descoperă perspective puternice despre potențialii dvs. și experiența clienților.
Adaptat de la centrele de apeluri cu volum mare, înregistrarea apelurilor VoIP nu are nevoie de casete sau echipamente. Personalizați această funcție pentru a înregistra toate apelurile, selectați utilizatori sau la cerere.

Beneficiile unui sistem telefonic cu mai multe linii

Mai aveți nevoie de convingerea cu privire la avantajele unui sistem telefonic cu mai multe linii? Iată câteva avantaje de luat în considerare.

Costuri mai mici

Mersul pe traseul sistemului de telefonie din cloud este cel mai bun mod de a oferi mai multe linii telefonice echipei tale.
Un sistem de telefonie fixă ​​bazat pe Plain Old Telephone System (POTS) costă în medie 50 USD pe linie. Acest plan de apeluri este de obicei doar pentru apeluri locale. De asemenea, îi lipsește oricare dintre funcțiile telefonului de afaceri pe care companiile le folosesc astăzi.
Nu este un secret, companiile au trecut de la AT&T, Verizon, CenturyLink și Frontier pentru cloud. Economisesc cu până la 65% din costurile de comunicații.
Sistemele de telefonie VoIP costă mai puțin de 20 USD pe linie în fiecare lună. De asemenea, nu veți plăti pentru instalare, un server PBX sau taxe de taxă, datorită apelurilor nelimitate .

Fiabilitate

Sistemul dvs. telefonic trebuie să fie fiabil și sigur. Sistemele telefonice locale vă lasă vulnerabil la întreruperi de curent sau de rețea.
Sistemele telefonice VoIP se bazează pe mai multe centre de date pentru redundanță. Afacerea ta funcționează neîntrerupt, indiferent de ceea ce se întâmplă cu infrastructura de telefonie.
În plus, furnizorii de servicii de top respectă standardele, inclusiv PCI, SOC 2 și HIPAA . Concentrați-vă pe clienții dvs. în loc să vă faceți griji pentru auditurile de securitate. Ura!

Flexibilitate

Să presupunem că angajați de la distanță, deschideți noi birouri sau treceți la o forță de muncă hibridă. În acest caz, aveți nevoie de un sistem telefonic care să permită angajaților să lucreze de oriunde.
Un sistem tradițional de telefonie cu mai multe linii îi limitează la birou. Comunicarea este dificilă atunci când lucrează de la distanță .
Un sistem de telefonie bazat pe cloud vă oferă flexibilitatea de a vă echipa echipa cu instrumentele de care au nevoie. Ei pot lucra din confortul telefonului lor mobil și al unei conexiuni la internet.

Scalabilitate

Dacă compania ta este în creștere și nu vrei ca tehnologia să stea în cale, un sistem VoIP în cloud este cel mai bun pariu. Vă permite să adăugați linii telefonice cu ușurință. Chiar și adăugarea mai multor locații la același sistem telefonic se poate face fără nicio abilitate tehnică.
Când aveți o creștere a cererii sau creșteți numărul de angajați, serviciul dvs. de telefonie nu vă va reține. Încercați să apelați la coada pentru o altă modalitate de a vă extinde echipa de servicii clienți.
Furnizorii de telefonie în cloud precum Nextiva se laudă cu un timp de funcționare și disponibilitate impresionant de 99,999%.

Comoditate

Un sistem telefonic cu mai multe linii simplifică viața dumneavoastră și a angajaților dumneavoastră. Ei devin mai productivi și pot propulsa compania înainte.
Datorită funcțiilor precum însoțitorii automati și numerele gratuite, veți câștiga încredere în rândul clienților dvs. Dacă trebuie să configurați un centru de apeluri de intrare , puteți face acest lucru în mai puțin de o zi.
S-au dus vremurile în care compania ta de telefonie te lasă blocat. Dacă aveți vreodată nevoie de o mână de ajutor, contactați-ne 24/7.

Experimentați cel mai bun sistem de telefonie pentru afaceri

Atunci când alegeți un sistem de telefonie pentru afaceri, gândiți-vă la nevoile dvs. astăzi și peste câțiva ani. Care este modul ideal în care doriți să interacționați cu clienții? Platforma dvs. de comunicații poate face sau distruge succesul dvs.
Un sistem telefonic cu mai multe linii la sediu vă poate limita potențialul. Vă reține prin creșterea costurilor și prin refuzul echipei dumneavoastră de funcționalitatea avansată de care are nevoie.
Sistemele de telefonie bazate pe cloud sunt standardul de aur pentru startup-uri, mijlocii și întreprinderi deopotrivă. US News a numit Nextiva cel mai bun serviciu de telefonie pentru afaceri la nivel național în 2020 și 2021.
Nextiva oferă un sistem telefonic complet cu mai multe linii pentru mai puțin de jumătate din costul liniilor fixe. Obțineți totul începând de la 18,95 USD/lună și nu vă veți mai uita în urmă.