Deplasarea dincolo de Excel sau Note: Sfaturi esențiale pentru eficientizarea operațiunilor IMM-urilor

Când ți-ai început afacerea, aveai doar o mână de clienți. Era logic să stocați și să gestionați detaliile lor într-o foaie de calcul Excel .

Dar pe măsură ce compania ta a crescut, la fel și baza ta de clienți. Astăzi, dumneavoastră sau reprezentanții dvs. de vânzări trebuie să parcurgeți sute (dacă nu mii) de rânduri dintr-o foaie de calcul pentru a găsi detaliile necesare despre client.

Dacă IMM-ul tău s-a confruntat cu aceste provocări, nu ești singur. Un act recent ! Raportul sondajului CRM a arătat că 39% dintre proprietarii de IMM-uri folosesc foi de calcul pentru a gestiona informațiile despre clienți.

Dar, cu transformarea digitală care devine norma pentru companii din toate industriile, notele și foile de calcul nu mai sunt potrivite pentru gestionarea relațiilor cu clienții și pentru satisfacerea nevoilor dvs. de afaceri . Iată de ce trebuie să le înlocuiți cu o soluție CRM scalabilă și ce să luați în considerare atunci când încetați să utilizați Excel ca CRM.

Motive pentru a nu mai folosi note și Excel pentru a gestiona datele clienților

În primul rând, foile de calcul Excel sunt excelente pentru stocarea seturi de date din diverse surse, cum ar fi Quickbooks și LinkedIn , pentru efectuarea de calcule rapide și pentru crearea de diagrame și grafice. În mod similar, aplicațiile de luare de note vă pot ajuta să notați rapid concluziile cheie dintr-o interacțiune cu clientul .

Dar când vine vorba de managementul eficient al relațiilor cu clienții (CRM), aceste capacități nu sunt suficiente. Iată câteva dezavantaje comune ale utilizării Excel ca sistem CRM:

Probleme de control al versiunilor

Imaginează-ți asta: partajați foaia de calcul cu datele clienților echipei dvs. de vânzări. Fiecare membru al echipei descarcă fișierul pe computerul său și actualizează detaliile relevante după ce vorbește cu un client. Nu va trece mult până când trebuie să vă ocupați de date duplicat sau inexacte, ceea ce duce la comunicări inconsecvente.

Lipsa accesibilității

Foile de calcul nu sunt deosebit de compatibile cu dispozitivele mobile. Acest lucru îngreunează reprezentanții de vânzări să acceseze și să actualizeze datele clienților în timp ce aceștia sunt în mișcare și poate afecta rezultatele întâlnirilor în persoană cu clienții.

Preocupările legate de securitate

Dincolo de protejarea foii de calcul cu datele clienților cu o parolă, Microsoft Excel nu oferă funcții de securitate robuste. Nu puteți face mare lucru pentru a preveni accesul neautorizat la datele sensibile . Mai rău, dacă un angajat descarcă fișierul pe computerul său și părăsește compania dvs., poate continua să utilizeze datele clienților dvs. .

Capacități de analiză limitate

Notele și foile de calcul pot împacheta o mulțime de date utile despre comportamentul clienților, istoricul achizițiilor, solicitările de servicii și multe altele. Cu toate acestea, le lipsesc funcții de analiză sofisticate care să transforme datele disponibile în informații utile.

Provocări de scalabilitate

Pe măsură ce baza dvs. de clienți crește, gestionarea datelor clienților în foi de calcul va deveni un coșmar. Imaginați-vă că defilați printre rânduri nesfârșite pentru a afla când a fost contactat ultima dată un potențial client. Sau trimiterea unui SMS de urmărire la un număr de telefon greșit, deoarece un reprezentant de vânzări a uitat să actualizeze detaliile. Acest tip de ineficiență poate duce la alunecarea clienților potențiali din pâlnie.

De ce software-ul CRM este mai bun decât foile de calcul

Știați că peste un sfert dintre IMM-urile care au început să folosească software-ul CRM au înregistrat o creștere semnificativă a veniturilor și a creșterii companiei? Dar veniturile îmbunătățite nu sunt singurul motiv pentru care ar trebui să utilizați software-ul CRM în loc de Excel . Există multe motive pentru care ar trebui să utilizați un CRM în loc de Excel .

Gestionare îmbunătățită a datelor clienților

O platformă CRM precum Act! CRM oferă un tablou de bord centralizat pentru a colecta, stoca și gestiona informațiile despre clienți. Acesta creează o singură sursă de adevăr, iar angajații din diferite departamente pot folosi partajarea fișierelor și pot face referire la aceasta înainte de a interacționa cu clienții. Dacă editează orice informație, modificările se reflectă în timp real . Acest lucru oferă tuturor o vizualizare unificată și actualizată a fiecărui client, îmbunătățind experiența utilizatorului . De asemenea, accelerează luarea deciziilor și simplifică procesele de afaceri .

Act! chiar oferă filtre de căutare avansate pentru a ajuta angajații să găsească rapid informațiile necesare. Acest lucru facilitează interacțiunile fără întreruperi cu clienții și în cele din urmă îmbunătățește experiența de cumpărare.

În plus, soluțiile CRM cu servicii cloud fac posibil ca mai mulți membri ai echipei să acceseze și să lucreze cu datele clienților simultan, indiferent de locația acestora. Acest lucru le face deosebit de potrivite pentru echipele hibride sau la distanță, în comparație cu cele locale .

O perspectivă mai profundă asupra ciclului de viață al clienților

Cu o soluție CRM, cunoștințele dvs. despre clienți nu se limitează la câteva câmpuri precum numele, numărul de telefon și data ultimei achiziții. În schimb, o platformă precum Act! vă permite să mapați întreaga călătorie a unui prospect și vă ajută să înțelegeți unde se află acesta în pâlnia de vânzări.

Cu aceste informații, vă puteți adapta eforturile de marketing și vânzări pentru fiecare client potențial, în loc să urmați o abordare de tip cookie-cutter. De asemenea, puteți monitoriza modul în care diferiți clienți potențiali se deplasează prin pâlnia de vânzări și puteți identifica punctele de fricțiune care alungă potențialii.

Eficiență sporită cu fluxuri de lucru automatizate

Sistemele CRM moderne vin cu un spectru larg de capabilități de automatizare . De exemplu, Acționează! vă permite să configurați mementouri și alerte automate. Puteți chiar să atribuiți anumite sarcini reprezentanților de vânzări și să lăsați software-ul să le notifice automat. Aceste funcții sunt utile pentru a asigura urmăriri în timp util și pentru a maximiza conversiile .

În plus, Acționează! vă permite să configurați fluxuri de lucru automate care sunt declanșate pe baza acțiunilor specifice ale clientului. De exemplu, puteți configura un e-mail de bun venit care se trimite automat când un nou client potențial intră în canalul dvs. În mod similar, atunci când un client finalizează prima achiziție, puteți trimite un sondaj prin e-mail.

Astfel de fluxuri de lucru automatizate elimină nevoia de urmăriri manuale și ajută la simplificarea operațiunilor . Echipele de asistență pentru clienți și de vânzări se pot concentra în schimb pe sarcini mai importante, cum ar fi creșterea ratelor de reținere și de conversie.

Analiză și raportare avansată

O soluție CRM de ultimă oră nu stochează doar informații despre clienți. Vă ajută să analizați datele disponibile și să urmăriți valorile esențiale, cum ar fi costul de achiziție a clienților (CAC), valoarea de viață a clientului (CLV) și scorul de satisfacție a clienților (CSAT).

Cu aceste valori la îndemână, echipele de marketing și vânzări pot lua decizii mai informate. În plus, puteți transforma aceste informații în rapoarte semnificative, care sunt utile pentru generarea de previziuni ale veniturilor.

Acces din mers

Multe platforme CRM, inclusiv Act!, oferă aplicații mobile care facilitează accesul angajaților la datele și informațiile despre clienți oriunde s-ar afla.

Aplicația mobilă Act! (Android și iOS ) oferă reprezentanților de vânzări informații despre conducere și destinație. De asemenea, pot actualiza informațiile unui client în aplicație, asigurându-se că alți membri ai echipei sunt pe aceeași pagină. De asemenea, este posibil să personalizați notificările pentru a îmbunătăți productivitatea reprezentanților de vânzări și pentru a construi echipe de înaltă performanță .

Beneficii aditionale

Platformele CRM oferă câteva alte beneficii, inclusiv automatizarea și personalizarea marketingului integrat , împreună cu o bibliotecă de șabloane de e-mail , precum și numeroase integrări cu instrumente terțe. Act! chiar folosește măsuri de securitate robuste, cum ar fi criptarea și autentificarea cu mai mulți factori , pentru protecția datelor clienților .

Trecerea de la foile de calcul la CRM: considerente cheie

În timp ce software-ul CRM oferă mai multe beneficii, este esențial să găsiți cea potrivită pentru afacerea dvs. mică . Nu toate platformele CRM sunt create egale, iar soluția greșită poate adăuga mai multe blocaje decât rezolvă.

Iată câteva sfaturi pentru a identifica platforma CRM potrivită pentru optimizarea proceselor și creșterea nestingherită pentru afacerea dvs.

Subliniază-ți nevoile și bugetul

Platformele CRM oferă o gamă largă de funcții, de la fluxuri de lucru automate și comenzi rapide la date, până la managementul pipeline și raportare. Cu toate acestea, este posibil ca afacerea dvs. să nu aibă nevoie de toate caracteristicile oferite. Evaluează-ți cerințele unice și creează o listă de elemente obligatorii. Apoi, definiți un buget realist bazat pe nevoile dvs. și căutați CRM-uri cu prețuri în intervalul respectiv.

Verificați compatibilitatea

Indiferent de platforma CRM pe care o selectați, asigurați-vă că este compatibilă cu stiva dvs. de tehnologie existentă. Căutați integrarea cu instrumente utilizate în mod obișnuit, cum ar fi Google Workspace , Microsoft 365, Shopify, aplicații de calendar și multe altele. De asemenea, verificați dacă poate funcționa pe sistemul dvs. de operare , cum ar fi Windows sau macOS .

Luați în considerare curba de învățare

Găsirea unei soluții CRM pline de caracteristici este doar jumătate din muncă. De asemenea, trebuie să vă asigurați că angajații dvs. îl folosesc la maximum. Acest lucru face ca este crucial să se evalueze abilitățile lor tehnice actuale și să se determine dacă pot folosi noul software CRM. De asemenea, ar putea fi necesar să implementați un program de instruire pentru a asigura o trecere fără probleme de la foile de calcul la CRM.

Crește-ți jocul CRM cu Act!

Stocarea datelor clienților în foi de calcul va aduce doar afacerea dvs. mică până acum. Dacă doriți să construiți relații de durată cu clienții și să creșteți vertiginos al companiei, folosind o soluție puternică precum Act! este nenegociabila. Cu funcții avansate, cum ar fi fluxurile de lucru automatizate și raportarea, puteți alimenta clienții potențiali mai eficient și vă puteți crește vânzările.

Începeți perioada de încercare gratuită de 14 zile pentru a experimenta Act! și înțelegeți cum vă poate conduce eforturile de marketing și vânzări.