Cum să gestionați riscurile: un ghid pentru managerii de proiect

Publicat: 2022-05-07

Cinci sfaturi eficiente pentru managerii de proiect pentru a reduce riscurile și a avea o rată de succes mai mare.

În calitate de manager de proiect, care este primul lucru care îți vine în minte când citești „riscuri de management de proiect”?

Dacă doriți să vă faceți proiectele fără erori, expresia „riscuri de management al proiectelor” poate părea alarmantă. Riscurile vin în toate formele și dimensiunile, dar asta nu înseamnă că nu poți face nimic în privința lor. Un risc poate fi o oportunitate de urmărit sau o amenințare de evitat – totul depinde de modul în care îl asumi.

Gestionarea riscurilor este esențială pentru succesul proiectului dumneavoastră. Dar cum gestionați corect riscurile? De unde începi? Cum te asiguri că proiectele tale nu dau peste cap?

Pentru a vă ajuta, răspundem la toate aceste întrebări în acest blog. De asemenea, împărtășim sfaturi practice pentru a gestiona în mod adecvat și eficient riscurile, astfel încât proiectele dvs. să nu se destrame.

Cum influențează riscurile succesul proiectului?

Termenul „risc” este folosit în mod obișnuit în multe aspecte ale vieții. Când vine vorba de managementul proiectului, riscul este definit ca orice obstacol sau eveniment nedorit care afectează obiectivul proiectului. Ar putea fi orice, de la o întârziere în finalizarea unei sarcini până la creșterea costurilor.

Riscurile influențează succesul general al proiectului în mai multe moduri:

  • Acestea cresc șansele ca ceva să meargă prost și să afecteze negativ rezultatul proiectului.
  • Acestea duc la întârzieri în finalizarea proiectului sau, mai rău, la anularea completă.
  • Acestea provoacă o creștere a costurilor, ceea ce dăunează rezultatului proiectului.

Pe scurt, riscurile au potențialul de a avea un impact negativ asupra succesului proiectului; prin urmare, ele trebuie tratate ca atare. Din acest motiv, abilitatea de a gestiona riscurile de proiect este considerată o abilitate esențială atunci când angajați manageri de proiect.

Conform sondajului Capterra 2021 Emotional Intelligence in Workplace, 52% dintre managerii de proiect au recunoscut că abilitatea de a gestiona riscurile de proiect este o parte critică a performanței lor la locul de muncă și este inclusă în evaluarea lor anuală. (Vezi metodologia sondajului aici.)

Riscurile afectează în principal următoarele aspecte ale unui proiect:

  • Domeniul de aplicare: Riscurile duc la modificări ale domeniului de aplicare al proiectului, impactând timpul necesar pentru finalizarea proiectului.
  • Program: Riscurile întârzie programarea proiectului, impactând data de finalizare și costul total al proiectului.
  • Cost: Riscurile cresc costurile asociate cu proiectul, împiedicând bugetul general al proiectului.
  • Calitate: Riscurile afectează calitatea rezultatelor proiectului, împiedicând reputația proiectului.
Riscurile managementului de proiect

1. Faceți din identificarea riscurilor o activitate de echipă

Când vine vorba de managementul riscului de proiect, unul dintre cele mai importante lucruri pe care le puteți face este să transformați identificarea riscurilor într-o activitate de echipă. Prin implicarea întregii echipe, veți avea mai multe șanse să identificați riscul potențial asociat cu proiectul dvs.

De asemenea, prin implicarea echipei dumneavoastră în procesul de identificare a riscurilor, veți primi acceptarea din partea acestora pentru implementarea strategiilor de management al riscului. Iată cum puteți face din identificarea riscului de proiect o activitate de echipă:

  • Rugați-i pe toți să-și contribuie cu ideile în timpul întâlnirilor: acest lucru va permite echipei dvs. să analizeze diferite scenarii de risc și să propună soluții posibile. În timpul acestor sesiuni de brainstorming, cereți membrilor echipei să raporteze și riscurile pe care le întâmpină în afara întâlnirilor echipei, în timpul operațiunilor zilnice de afaceri.
  • Asigurați-vă că toată lumea înțelege procesul de gestionare a riscurilor: acest lucru vă va ajuta să vă asigurați că toți membrii echipei dvs. sunt pe aceeași pagină cu privire la modul de gestionare a riscurilor.

Sfaturi pentru a face identificarea riscurilor o activitate de echipă mai eficientă

Aceste sfaturi vă pot ajuta echipa să identifice și să abordeze toate riscurile potențiale, ajutând la evitarea problemelor și întârzierilor:
  • Discutați riscurile cu toți membrii echipei și ajungeți la un consens cu privire la care sunt cele mai importante de abordat.
  • Fii realist. Nu încercați să identificați riscurile care este puțin probabil să apară sau despre care nu puteți face nimic.
  • Fă-ți timp pentru evaluarea riscurilor. Nu vă grăbiți prin proces, deoarece acest lucru poate duce la rezultate inexacte.
  • Utilizați o varietate de metode de identificare a riscurilor, deoarece acestea vă pot ajuta să vă asigurați că toate riscurile potențiale sunt identificate.
  • Urmăriți în mod regulat pentru a vă asigura că riscurile sunt gestionate eficient.

Odată ce ați identificat riscurile, colaborați cu echipa pentru a dezvolta strategii pentru a le atenua sau a le evita. Acest lucru poate implica dezvoltarea planurilor de urgență, modificarea programului proiectului sau chiar efectuarea de modificări la bugetul proiectului.

Sfat pro:
Deoarece software-ul de management integrat al riscurilor (IRM) ajută la identificarea și urmărirea riscurilor legate de programul, bugetul, resursele și calitatea proiectului, managerii de proiect și echipele lor pot folosi software-ul pentru a detecta și gestiona cu ușurință riscurile potențiale în timp real.

2. Determină-ți toleranța la risc

Toleranța la risc este cantitatea de risc pe care managerii de proiect sunt dispuși să o accepte pentru a atinge obiectivul proiectului. Se referă la nivelul de incertitudine care este acceptabil și la cantitatea de pierdere potențială care este tolerabilă.

O modalitate de a determina toleranța la risc este utilizarea caracteristicii de gestionare a riscurilor a software-ului dvs. de management de proiect. Acest lucru vă va permite să introduceți toate riscurile asociate cu proiectul dvs. și apoi să identificați probabilitatea fiecăruia. Puteți utiliza rezultatul pentru a crea un plan de răspuns la risc.

De exemplu, dacă este puțin probabil să apară un risc, dar ar avea un impact sever asupra unui proiect, este posibil să doriți să luați măsuri pentru a-l evita. Pe de altă parte, dacă un risc este mai probabil să apară, dar ar avea doar un impact minor, puteți decide să îl acceptați.

Sondajul Capterra pentru utilizatorii de management de proiect din 2021 arată că 43% dintre managerii de proiect au funcții de gestionare a riscurilor în software-ul lor de management de proiect și le folosesc în mod proactiv. (Vezi metodologia sondajului aici.)

Luați în considerare acești factori atunci când determinați toleranța la riscul proiectului dvs.:

  • Importanța scopului proiectului
  • Impactul riscurilor potențiale asupra obiectivului proiectului
  • Probabilitatea apariției riscurilor
  • Capacitatea echipei dvs. de a gestiona riscurile potențiale

3. Decideți ce risc să gestionați

Nu toate riscurile proiectului pot sau ar trebui gestionate. Trebuie să cântăriți potențialele beneficii și costuri ale gestionării riscurilor cu potențialele beneficii și costuri ale negestionării acestora. Odată ce ați identificat și evaluat riscurile, decideți asupra cărora să luați măsuri în funcție de toleranța dvs. la risc și de resursele disponibile cu dvs.

Puteți decide să gestionați toate riscurile identificate sau doar câteva dintre ele. De exemplu, dacă aveți toleranță scăzută, puteți alege să abordați doar riscurile cele mai grave, adică riscurile care reprezintă o amenințare semnificativă pentru obiectivul proiectului dumneavoastră. Indiferent de riscurile pe care alegeți să le gestionați, asigurați-vă că aveți un plan adecvat de diminuare a riscurilor pentru a le aborda.

Luați în considerare acești factori atunci când decideți ce riscuri să gestionați:

  • Severitatea impactului: Dacă un risc este probabil să aibă un impact sever asupra proiectului dumneavoastră, trebuie să-l prioritizați.
  • Probabilitatea de apariție: dacă un risc este foarte probabil să apară, trebuie să luați măsuri pentru a-l atenua sau evita.
  • Resurse disponibile: dacă aveți resurse limitate, este înțelept să vă cheltuiți mai întâi timpul și banii pentru cele mai grave riscuri.
  • Toleranța la risc: Unele riscuri sunt mai acceptabile decât altele. Decizia dumneavoastră asupra riscurilor pe care să le acordați prioritate se bazează pe toleranța dumneavoastră la risc.

4. Elaborați un plan pentru a reduce riscul

După ce ați decis ce riscuri să gestionați, va trebui să dezvoltați un plan de acțiune pentru evitarea sau abordarea acestor riscuri, precum și să stabiliți cine este responsabil pentru fiecare sarcină din plan. Planul ar trebui să fie adaptat riscurilor specifice cu care vă confruntați și resurselor disponibile.

În plus, planul dvs. va implica probabil o combinație de strategii - dezvoltarea planurilor de urgență, modificarea programului proiectului și efectuarea de modificări la bugetul proiectului. De asemenea, va trebui să stabiliți un proces pentru monitorizarea și actualizarea planului pe măsură ce proiectul dumneavoastră progresează.

Luați în considerare acești factori atunci când faceți planuri pentru a evita sau aborda riscurile:

  • Cine este responsabil pentru fiecare sarcină? Este esențial să identifici cine este responsabil pentru fiecare sarcină, astfel încât toată lumea să știe ce trebuie să facă.
  • Ce ar trebui făcut? Asigurați-vă că fiecare sarcină este clar definită, astfel încât să nu existe confuzii cu privire la ceea ce trebuie făcut.
  • Când trebuie făcut? Asigurați-vă că fiecare sarcină are o dată limită, astfel încât să fie finalizată la timp.
  • Cum se va face? Asigurați-vă că fiecare sarcină este desemnată unui membru al echipei care are abilitățile și resursele necesare pentru a o îndeplini.

Cheia pentru crearea unui plan solid de management al riscului este utilizarea software-ului potrivit de management de proiect cu funcționalitate de planificare a proiectelor. Software-ul ajută la identificarea riscurilor potențiale de la început, la dezvoltarea strategiilor necesare și la atenuarea amenințărilor pentru a preveni eșecurile proiectelor.

5. Urmăriți riscul pe parcursul ciclului de viață al proiectului

Odată ce ați dezvoltat un plan de diminuare a riscurilor, va trebui să îl urmăriți pe tot parcursul ciclului de viață al proiectului. Acest lucru vă va ajuta să identificați noi riscuri pe măsură ce apar și să determinați dacă riscurile existente se înrăutățesc sau se îmbunătățesc.

Urmărirea riscurilor include monitorizarea acestora pentru modificări ale severității sau probabilității, precum și urmărirea progresului eforturilor dvs. de atenuare și evitare. Puteți face acest lucru utilizând diverse instrumente și tehnici, cum ar fi crearea unui registru de risc sau organizarea de întâlniri regulate de risc.

Am vorbit cu Eric McGee, un inginer senior de rețea la TRG Datacenters, care gestionează toate proiectele care se ocupă de ingineria rețelelor și a sistemelor, despre importanța de a avea un registru de risc și cum îl folosește pentru a îmbunătăți monitorizarea și evaluarea riscurilor.

Eric ne-a spus că abordarea sa de bază pentru gestionarea riscurilor proiectului este de a crea un registru de risc în care el și echipa sa notează toate pericolele potențiale ale proiectului. Deoarece registrul de risc este adesea prezentat sub formă de diagramă, cu fiecare risc detaliat și cu nivelul de prioritate, impactul potențial și acțiunile de atenuare sugerate afișate în mod clar, gestionarea riscurilor devine simplă.

„Includerea informațiilor calitative și cantitative într-un registru de risc face evaluarea și vizualizarea riscurilor mai cuprinzătoare.”

Eric McGee

Inginer senior de rețea la TRG Datacenters

Luați în considerare acești factori atunci când urmăriți riscurile de-a lungul ciclului de viață al proiectului:

  • Ce trebuie urmărit? Asigurați-vă că urmăriți informațiile corecte pentru a identifica orice riscuri noi sau potențiale.
  • Cine îl va urmări? Atribuiți pe cineva să urmărească riscurile, astfel încât acestea să fie monitorizate și abordate la timp.
  • Când ar trebui să-l urmăriți? Urmăriți riscurile de-a lungul ciclului de viață al proiectului, astfel încât să puteți identifica riscurile noi sau potențiale pe măsură ce apar.
  • Cum ar trebui să-l urmăriți? Definiți procesul de urmărire, astfel încât toată lumea să știe ce trebuie făcut.

Creați un sistem de raportare a noilor riscuri pe măsură ce apar și comunicați-le tuturor părților interesate de proiect în mod regulat. Efectuați evaluări periodice ale riscurilor, actualizați registrul de riscuri în consecință și stabiliți acțiuni de atenuare ori de câte ori este necesar. De asemenea, efectuați o revizuire post-proiect pentru a învăța din orice riscuri care s-au materializat în timpul proiectului.

Sfat bonus: profitați de riscuri

Unele riscuri, dacă sunt gestionate corespunzător, pot beneficia de fapt de proiectul dumneavoastră. Acestea sunt cunoscute sub denumirea de „oportunități”. O oportunitate este un risc pozitiv care, dacă este gestionat corect, poate duce la un rezultat mai bun pentru proiect.

De exemplu, lansarea unui nou produs poate prezenta riscuri multiple, dar oferă și o oportunitate de a câștiga cotă de piață. Dacă gestionați bine lansarea, compania dumneavoastră poate valorifica oportunitatea și își poate îmbunătăți poziția pe piață.

Utilizați managementul riscurilor pentru a asigura succesul proiectului

Toate proiectele au anumite riscuri inerente, dar folosirea sfaturilor menționate mai sus vă va ajuta să dezvoltați o strategie solidă pentru gestionarea acestor riscuri.

Puteți îmbunătăți șansele de succes a proiectului identificând riscurile de la început, determinându-vă toleranța la risc, decidend ce riscuri trebuie gestionate, elaborând planuri pentru prevenirea și abordarea acestora și monitorizarea acestora pe parcursul ciclului de viață al proiectului.

Odată ce proiectul este finalizat, nu uitați să evaluați eficacitatea eforturilor dumneavoastră de management al riscului. Acest lucru vă va ajuta să învățați din experiențele dvs. și să faceți îmbunătățiri pentru proiectele viitoare.

Cauți software de management al riscului? Consultați lista Capterra cu cele mai bune soluții software de gestionare a riscurilor. De asemenea, urmăriți acest videoclip pentru a înțelege avantajele și dezavantajele utilizării software-ului de gestionare a riscurilor, astfel încât să selectați instrumentul potrivit.


Metodologia sondajului

Capterra a efectuat sondajul privind utilizatorii de management de proiect în martie 2021 în rândul a 422 de manageri de proiect din SUA, dintre care 367 sunt utilizatori de software de management de proiect. Respondenții calificați sunt factori de decizie sau au o implicare semnificativă în managementul zilnic al proiectelor din cadrul organizației lor. Am formulat întrebările pentru a ne asigura că fiecare respondent a înțeles pe deplin sensul și subiectul la îndemână.

Capterra a efectuat sondajul Emotional Intelligence in the Workplace în decembrie 2021 în rândul a 528 de profesioniști din SUA care gestionează proiecte la întreprinderile lor mici și mijlocii. Respondenții au fost verificați pentru statutul de angajare (cu normă întreagă), dimensiunea afacerii (2 până la 500 de angajați) și implicarea în managementul de proiect (extrem de implicat).