Cum să minimizezi greșelile în foile de pontaj

Cât de des uiți să înregistrezi sau să pleci când lucrezi? Chiar dacă sunteți un lucrător bine organizat, punem pariu că, în zilele deosebit de aglomerate, completarea unei foi de pontaj vă scapă de obicei. Și această mică greșeală poate afecta acuratețea generală a foilor de pontaj.

Pentru a vă ajuta să înțelegeți mai bine subiectul erorilor de pontaj, vom face lumină asupra celor mai frecvente cazuri care se pot întâmpla la locul de muncă. Mai important, vă vom arăta cum să minimizați greșelile din foile de pontaj.

Foile de pontaj pe hârtie vs. digitale

Înainte de a aprofunda elementele de bază ale greșelilor de pontaj, să clarificăm mai întâi diferența dintre foile de pontaj pe hârtie și cele digitale.

Când folosesc foile de pontaj pe hârtie, angajații trebuie să își introducă manual orele de lucru. Apoi, ei predau o foaie de pontaj unui supervizor sau unui manager zilnic, săptămânal, bisăptămânal sau lunar. Foile de pontaj pe hârtie includ de obicei detalii precum:

• timpul de începere,
• Sfârșitul timpului,
• pauze de prânz,
• ore suplimentare.

Odată ce lucrătorii au terminat de completat foile de pontaj, este la latitudinea managerilor lor să calculeze numărul total de ore lucrate. În plus, unele foi de pontaj conțin categorii precum timpul de vacanță, concediu medical și altele.

Pe de altă parte, foile de pontaj digitale facilitează mult procesul de urmărire a orelor de lucru. Angajații își pot introduce manual orele la sfârșitul zilei sau pot urmări timpul cu un cronometru în timp ce lucrează. Apoi, o foaie de pontaj digitală va calcula automat orele totale de lucru pe zi, săptămână, lună sau an. În continuare, managerii sau supervizorii pot analiza timpul pe care angajații l-au înregistrat. O altă caracteristică convenabilă este că lucrătorii pot păstra o evidență a orelor facturabile și nefacturabile ale unui proiect.

Deci, care sunt avantajele cheie ale utilizării unei foi de pontaj de orice fel? Pe lângă timpul de înregistrare, foile de pontaj vă ajută:

• Urmăriți prezența și orele suplimentare, dar oferă și un indiciu mai bun despre cât ar trebui plătiți angajații.
• Fii cu ochii pe proiectele tale pentru a ști cu siguranță câte ore ai lucrat la anumite proiecte. Astfel, vei ști cât de mult ai nevoie pentru a percepe clienții tăi. În plus, foile de pontaj vă vor permite să faceți bugete de proiect mai bune.
• Urmați standardele și conformitatea industriei, cum ar fi Legea privind standardele echitabile de muncă (FLSA) și Agenția de auditare a contractelor de apărare (DCAA).

Care sunt cele mai frecvente erori de pontaj?

Chiar și atunci când sunteți familiarizat cu foile de pontaj și cum să le completați, este posibil să faceți greșeli. Și asta e perfect. Dar, iată un lucru, odată ce reușiți să recunoașteți cele mai frecvente erori de pontaj, veți fi mai puțin probabil să vă încurcați cu foile de pontaj.

Erori de tastare

Când vine vorba de foile de pontaj pe hârtie, angajații trebuie să le completeze manual. Mai târziu, managerii revizuiesc aceste foi de pontaj și analizează datele. Deci, după cum puteți ghici, dacă un angajat are un scris de mână ilizibil, managerii sau supraveghetorii ar putea interpreta greșit unele numere. De exemplu, numărul 1 poate arăta ca numărul 4 etc. Asta ne duce la următoarea noastră eroare.

Erori de calcul

Dacă managerii citesc greșit anumite părți ale unei foi de pontaj, nu vor putea calcula corect numărul total de ore lucrate. Pe lângă greșelile din cauza scrisului de mână ilizibil, alte tipuri de erori de calcul sunt inversarea numerelor și adăugarea celor greșite.

Ce înseamnă în practică? Dacă managerii calculează greșit, angajații nu vor primi o sumă adecvată de bani pentru totalul orelor lucrate. Prin urmare, lucrătorii vor fi plătiți mai puțin sau supraplătiți.

În plus, erorile de calcul pot afecta și clienții. Iată de ce: a avea foi de pontaj precise implică faptul că compania dumneavoastră poate crea facturi precise și pentru clienți. Dimpotrivă, foile de pontaj inexacte vor avea ca rezultat doar facturi inexacte.

Furtul de timp

Furtul de timp are loc atunci când angajații sunt plătiți pentru orele în care nu au lucrat. Această greșeală de pontaj se poate manifesta în mai multe moduri:

• muncitorii iau pauze prelungite
• lucrătorii trec sau trec în numele colegilor lor (buddy punch)
• lucrătorii își petrec timpul făcând activități personale (parcurgând rețelele sociale, site-uri web etc.)
• lucrătorii uită să intre sau să plece când lucrează.

Apropo de pumnul cu prietenii, acest tip de furt de timp costă companiile 50 de miliarde de dolari pe an, potrivit sondajului Statistic Brain.

Când vine vorba de angajați uituci, merită menționat că există acei lucrători care nu își înregistrează orele de lucru neintenționat . De exemplu, atunci când angajații au multe în farfurie pe parcursul zilei, completarea unei foi de pontaj este pur și simplu memoria lor. Pe de altă parte, unii lucrători își mențin în mod deliberat monitorul de timp chiar și atunci când au terminat cu munca lor. Așadar, atunci când angajații uită intenționat să se deconecteze, fac acest lucru pentru a câștiga mai multe ore lucrate (chiar dacă de fapt nu au investit atât de multe ore). Un comportament atât de dubios, nu?

Furtul de salarii

În timp ce furtul de timp este un eșec al angajatului, furtul de salariu este întotdeauna o eroare a angajatorului. Această greșeală de pontaj se întâmplă atunci când angajatorii își plătesc salariați mai puțin. Prin urmare, angajatorii încalcă reglementările Actului privind standardele echitabile de muncă (FLSA).

Există mai multe tipuri de furt de salariu, cum ar fi atunci când un angajator:

• nu reușește să ofere lucrătorilor salariile lor
• plătește angajaților mai puțin decât salariul minim
• nu plătește orele suplimentare ale angajaților sau munca în afara programului.

Foile de pontaj deteriorate

Acest tip de eroare se poate întâmpla numai dacă utilizați o foaie de pontaj pe hârtie. După cum vă puteți imagina, dacă vă păstrați foile de pontaj peste tot biroul, probabil că veți vărsa apă sau cafea din întâmplare. Astfel, astfel de foi de pontaj vor fi deteriorate, așa că va trebui să vă rescrieți din nou orele de lucru. În plus, managerul dumneavoastră va trebui să recalculeze toate datele.

Pe lângă aceste daune, foile de pontaj fizice pot fi ușor deplasate printre alte documente de lucru.

Cum să minimizezi erorile din foaia de pontaj?

Indiferent dacă utilizați foi de pontaj pe hârtie sau digitale, sunt șanse să vă confruntați cu unele greșeli pe care le-am menționat anterior. Pentru a vă ajuta să minimizați aceste erori, vă oferim câteva sfaturi practice.

Setați un sistem transparent de urmărire a timpului

Angajatorii și managerii ar trebui să stabilească un sistem clar de urmărire a timpului și să se asigure că toți angajații înțeleg aceste reguli. Prin urmare, lucrătorii vor ști exact cum să își înregistreze orele, ceea ce va reduce erorile de pontaj.

Orientările de urmărire a timpului ar trebui să includă aceste categorii:

• Metode de înregistrare a timpului . Cum doriți ca angajații dvs. să își înregistreze programul de lucru? De exemplu, adăugând manual timpul lor într-o foaie de pontaj de hârtie o dată pe zi sau pe săptămână. Sau, folosind o foaie de pontaj digitală. Dacă lucrătorii au probleme sau preocupări cu privire la sistemul de urmărire a timpului, asigurați-vă că rezolvați aceste probleme. Oferă angajaților toate detaliile despre cum să folosească corect foile de pontaj și unde să le depoziteze în siguranță, dacă optezi pentru foile de pontaj pe hârtie.
• Urmărirea pauzelor . În unele companii, evidența pauzelor din timpul zilei este obligatorie, în timp ce alte firme omit această parte. Dacă compania dvs. solicită angajaților să-și organizeze pauzele programate, spuneți-le cum să intre în acest segment. În plus, dacă dumneavoastră, în calitate de angajator, tolerați autentificarea timpurie sau târziu, informați-vă și angajații despre această regulă.
• Urmărirea orelor suplimentare. Dacă firma dvs. permite angajaților să lucreze ore suplimentare, asigurați-vă că informați lucrătorii. De asemenea, definiți situațiile în care se acordă orele suplimentare și spuneți lucrătorilor dumneavoastră cum să înregistreze aceste ore suplimentare. Astfel, veți evita orice risc de furt de salariu.

Un alt sfat valoros aici este să creați un document care să conțină toate informațiile esențiale despre sistemul de urmărire a timpului. Apoi, partajați acest document tuturor angajaților sau păstrați-l pe pagina wiki a companiei dvs.

Aveți o politică clară de furt de timp

Cea mai convenabilă modalitate de a preveni furtul de timp la compania dumneavoastră este să stabiliți politica oficială a companiei privind furtul de timp. Asigurați-vă că includeți:

• exemple de comportament care contează ca furt de timp,
• consecințele pe care angajații sunt pe cale să le experimenteze dacă încalcă aceste reglementări.

Managerii ar trebui să explice, de asemenea, ceea ce nu este considerat furt de timp. De exemplu, reamintiți-le angajaților că au dreptul să ia pauze pe parcursul zilei. Desigur, lucrătorii ar trebui să respecte regulile companiei privind pauzele și durata acestora.

Când vine vorba de furtul de timp, totul se referă la încurajarea onestității în rândul angajaților și al personalului. Dacă lucrătorii se simt de încredere și apreciați, este mai probabil să își îndeplinească munca cât pot de bine. Astfel, nu vor încerca să păcălească ceasul.

Utilizați șabloane de foaie de pontaj

În loc să vă faceți griji cu privire la aranjarea și completarea categoriilor vitale ale foilor de pontaj în fiecare zi, puteți încerca șabloanele de pontaj. Există diverse tipuri de șabloane, cum ar fi:

• lunar si semestrial
• săptămânal și bisăptămânal
• foaia de pontaj zilnică orară și zilnică a supraveghetorului
• fișa de pontaj a proiectului.

Deci, de exemplu, dacă sunteți angajator și vă plătiți lucrătorii o dată pe săptămână, puteți utiliza Foaia de pontaj săptămânal. În acest caz, angajații trebuie să noteze orele de început și de sfârșit, precum și ora prânzului. Există, de asemenea, coloane pentru adăugarea timpului de concediu și concediu medical. În plus, supervizorii pot calcula orele normale și suplimentare ale angajaților pentru a obține numărul total de ore lucrate.

Sursa: Șabloane imprimabile gratuite de foi de pontaj de la Clockify

Dacă preferați foile de pontaj pe hârtie, imprimați aceste șabloane în PDF și notați datele. Ca alternativă, dacă sunteți manager și doriți să examinați munca angajaților dvs., sfătuiți-vă angajații să își înregistreze orele în Foi de calcul Google sau formularele Documente Google ale acestor șabloane, apoi să le distribuiți cu dvs.

Șabloanele de foaie de pontaj sunt utile în special dacă faceți frecvent erori de calcul. Pentru a rezolva această problemă, asigurați-vă că utilizați versiunea Google Sheets a șabloanelor. Astfel, vă veți putea îmbunătăți abilitățile de calcul.

Examinați foile de pontaj înainte de a le trimite

Angajatorii și managerii ar trebui să le ofere angajaților lor șansa de a revizui foile de pontaj înainte de a le trimite superiorilor. Acesta este cel mai bun mod pentru lucrători de a observa erorile de la început și de a remedia eventualele greșeli înainte ca acestea să cauzeze alte probleme. După cum am explicat deja, trimiterea pontajelor corecte asigură plata corectă și scade riscul de furt de timp și salariu.

Completați foile de pontaj în fiecare zi

Poate că aveți un obicei de a vă conecta programul de lucru pentru întreaga săptămână vineri. Dar, ești sigur că îți vei aminti fiecare sarcină la care ai lucrat în timpul săptămânii? Dacă nu, veți avea câteva lacune în cronologia dvs. săptămânală.

Pentru a evita astfel de greșeli, luați în considerare completarea foii de pontaj în fiecare zi. De ce este atât de important? Ei bine, conform cercetării AffinityLive, angajații care își gestionează foile de pontaj o dată pe zi sunt mai precisi în păstrarea evidenței, comparativ cu lucrătorii care completează foile de pontaj o dată pe săptămână.

Acum, dacă ești îngrijorat că vei uita să-ți înregistrezi programul de lucru în fiecare zi, avem două soluții grozave pentru tine:

• Invitație în calendar. Adăugați o invitație în calendar pentru aceeași oră în fiecare zi, să spunem, ultimele 30 de minute ale zilei dvs. de lucru. Apoi petreceți câteva minute introducând datele în foaia de pontaj. În plus, managerii pot face invitații săptămânale pentru toți membrii echipei. Mai bine, liderii pot numi aceste invitații „Examinare pontaj”, care va fi un memento perfect pentru a vă verifica din nou foile de pontaj o dată pe săptămână.
• Memento Clockify. Dacă optați pentru o foaie de pontaj digitală, cum ar fi Clockify, asigurați-vă că încercați un memento pentru foaie de pontaj. În primul rând, va trebui să setați numărul țintă de ore (pe zi, săptămână sau lună) pe care echipa ar trebui să le urmărească. Apoi, alegeți dacă mementoul va fi trimis dacă cineva se înregistrează mai mult sau mai puțin decât orele vizate. Persoana care nu a urmărit numărul țintă de ore va primi un e-mail de la Clockify, arătând astfel.

Sursa: Ținte și mementouri în Clockify

Îți vei da seama că completarea foilor de pontaj în fiecare zi va deveni în curând noua ta rutină.

Concluzie

A greșeli la completarea foilor de pontaj se poate întâmpla destul de des. Pentru a preveni erorile de pontaj, cum ar fi furtul de timp și salariu, angajatorii sau managerii ar trebui să stabilească sistemul oficial de urmărire a timpului al companiei și politica de furt de timp. În ceea ce privește angajații, aceștia trebuie să își revizuiască cu atenție foile de pontaj înainte de a le trimite superiorilor. Acesta este cel mai bun mod de a detecta greșelile de la început. În cele din urmă, utilizarea șabloanelor de foaie de pontaj poate fi utilă pentru oricine, deoarece aceste șabloane reduc riscul erorilor de calcul.