Cum și de ce să măsurați și analizați productivitatea angajaților

Măsurarea productivității angajaților poate aduce schimbări vitale în modul în care funcționează o companie. Ea influențează pozitiv atât nivelul micro (angajat), cât și cel macro (companie). Dorim să vă oferim un ghid aprofundat care abordează:

• Importanta masurarii productivitatii angajatilor
• Ce metode și metrici să utilizați și
• Cum variază metodele în funcție de companiile individuale

Ce este productivitatea în afaceri

Productivitatea poate fi ușor înțeleasă greșit pentru eficiența producției.

Producția este cantitatea de ieșire bazată pe input. Deci, a calcula cantitatea de producție pe care o obțineți pe baza timpului, resurselor și banilor investiți nu este de fapt productivitate.

Productivitatea este cât de eficient sunt folosite resursele, banii și timpul pentru a produce rezultatul. Ca bază de plecare, următoarea este formula pentru măsurarea productivității angajaților:

Ieșire/Intrare = Productivitate

Intrare

Intrarea este numărul de unități (muncă, ore de lucru, energie, bani) investite în producerea unui articol sau furnizarea unui serviciu.

În funcție de industrie, intrarea poate fi orice:

• Kilowați de putere (cu mașini care operează)
• Ore lucrate (locuri unde salariul este calculat pe oră)
• Volume (lire sau kilograme)

Ieșire

Ieșirea este numărul de articole/bunuri produse sau servicii furnizate, pe baza cantității de intrare.

De exemplu, un designer depune trei ore de muncă pentru a produce cinci schițe pentru logo-ul unei companii.

După formulă, se reduce la:

5 curenți/3 ore de lucru = 1,6 curenți pe oră

Sau puteți calcula productivitatea în funcție de cât câștigă o companie pe oră într-un interval de timp dat:

Bunuri în valoare de 120.500 USD/1.730 de ore = 69,65 USD (70 USD) pe oră

Sau cât de mult contribuie fiecare angajat în parte la rezultat. Ați folosi aceleași câștiguri, doar împărțiți-le la numărul de angajați:

Bunuri în valoare de 120.500 USD/45 de angajați = 2.677 USD per angajat

Deși formula în sine este simplă, are nevoie de o anumită extindere atunci când o aplicăm la locul de muncă modern. Și iată de ce.

Unde apele se înnoroiesc

Măsurarea productivității nu este niciodată la fel de simplă ca utilizarea modelului de ieșire/intrare.

Frederick Winslow Taylor, un inginer mecanic din secolul al XIX-lea, a început să analizeze productivitatea încă de când el însuși era muncitor manual.

El a observat productivitatea ca pe o progresie a aptitudinilor cuiva. De exemplu, un pescar pe o barcă, care folosește o plasă pentru a prinde pește. În primul rând, Taylor urmărește și analizează fiecare pas al procesului și le-ar găsi pe cele care ar putea fi eliminate. Așa-numitele „pierderi de timp”. Eliminarea acelor pași inutile și lăsarea doar a celor esențiali îl ajută pe pescar să fie mai eliberat și mai productiv.

În al doilea rând, el ar argumenta că putem găsi o modalitate de a-și reproiecta uneltele – reparați barca, sau găsiți una mai bună, obțineți o plasă mai robustă etc. Și, cu siguranță, pescarul ar fi și mai productiv. După cum explică Peter F. Drucker în lucrarea sa, din punct de vedere istoric, am văzut această metodă funcțională de sute de ani. Eliminarea pașilor inutile și îmbunătățirea instrumentelor lucrătorilor crește productivitatea. Și continuă și acum: comparați doar computerele personale din 1995 și cele din 2020 – și ce pot face PC-urile de astăzi pentru muncitorul obișnuit.

Dar ce se întâmplă dacă încercăm să aplicăm aceeași metodă, de exemplu, unui lucrător în resurse umane?

Instrumentele reproiectate și îmbunătățite fac rezultate mai bune?

Sunt capabili să ajungă la mai multe persoane dintr-un birou?

Ceea ce ridică întrebarea – productivitatea HR este calculată în funcție de câți angajați cu care vorbesc într-o zi sau cât de bine îi ajută cu problemele lor? Ce măsurăm?

Pentru a măsura cu precizie și a îmbunătăți productivitatea, mai întâi trebuie să discerneți dacă compania dvs. efectuează lucrări manuale sau cunoștințe .

Munca manuală vs munca prin cunoaștere

Munca manuală se concentrează în principal pe cantitate, urmărind în același timp atingerea cerințelor minime de calitate. Se vede mai ales în fabrici, fabrici, linii de asamblare... orice tip de producție de masă. Muncitorului i se oferă instrumente și know-how, folosind abilitățile pe care le cunoaște deja. Și aceleași resurse pe care le obțin sunt lăsate în urmă odată ce părăsesc compania.

Munca de cunoaștere se concentrează pe cantitate și calitate în mod egal. Unele exemple includ educația (numărul de studenți nu este la fel de important ca cunoștințele pe care le transferă), sănătatea (medici, asistente, tehnicieni de laborator) și multe altele. În timp ce li se oferă instrumente cu care să lucreze, lucrătorii în cunoștințe sunt responsabili pentru propria lor învățare, împărtășirea abilităților, inovarea și li se oferă mai multă autonomie. Și atunci când părăsesc o companie, cunoștințele pe care le-au dobândit merg cu ei.

Și deoarece munca manuală pură poate fi măsurată cu o formulă simplă precum cea de mai sus, munca de cunoaștere conține mai mulți factori care trebuie abordați. Pentru a menține acest articol destul de scurt, ne vom ocupa doar de munca de cunoștințe.

Atunci, care sunt valorile bune pentru a măsura productivitatea angajaților?

Cum se măsoară productivitatea

După cum am menționat, nucleul muncii cunoștințelor se reflectă într-o singură întrebare:

„Care este sarcina?”

Pentru un manager de proiect, sarcina poate fi ceva diferit în fiecare zi. Într-o zi, își petrec cea mai mare parte a timpului răspunzând la e-mailuri, contactând clienții și participând la întâlniri de birou. În timp ce a doua zi, aceștia ar putea să analizeze progresul proiectului, să schimbe termenele limită, să discute pașii suplimentari cu liderii departamentului și multe altele.

Pentru un funcționar de magazin, se pare că sarcina este deja cunoscută – vinde produse. Cu toate acestea, ei trebuie să aprovizioneze rafturile, să rotunjească banii la sfârșitul turei, să facă acte de rezerve, să primească transporturi, să curețe...

Deci, pentru a măsura cu exactitate productivitatea, Drucker susține că începe prin a întreba următoarele:

• Care este sarcina ta?
• Care ar trebui să fie sarcina ta?
• Ce eșecuri vă fac sarcinile mai dificile?
• Ce pași ar trebui eliminați?

Numai atunci când un angajat reflectă asupra acestor întrebări poate începe să renunțe la pașii inutile care împiedică productivitatea. Aceste răspunsuri îi vor ajuta să găsească modalități de a rezolva anumite probleme, ajutând la creșterea productivității.

1. Metoda productivităţii muncii

Productivitatea parțială a muncii

Această metodă folosește cea mai simplă formulă de productivitate pe care am menționat-o mai sus - raportul dintre input și input.

Acesta calculează și arată raportul unei singure intrări, de exemplu, câte ore sunt necesare pentru a proiecta un logo. Orele de muncă sunt cea mai comună intrare, pur și simplu pentru că este aspectul cheie al economiei și al productivității angajaților. Alte intrări sunt:

• Forța de muncă/muncă
• Costurile energiei
• Materialele folosite
• Capital/financiar

Întreprinderile preferă uneori metoda productivității parțiale a muncii, deoarece calculează o intrare independent de colectiv, datele sunt ușor de interpretat, îmbunătățit și comparat cu alte industrii. Deci, șeful echipei noastre de proiectare ar putea compara producția de trei ore a designerului lor cu alți designeri de același calibru.

Dar, în același timp, nu arată productivitate în contextul întregii performanțe, ceea ce poate da rezultate înșelătoare.

Productivitatea muncii multifactoriale

Această metodă de productivitate calculează producția în raport cu forța de muncă și capitalul, deoarece cele două sunt de obicei tratate ca cele mai importante intrări.

Producție/(Input de muncă (ore lucrate) + Intrare de capital ($ investit)) = Productivitate multifactorială

Productivitatea multifactorială vă ajută să identificați producția ținând cont de intrări mai importante. Așa se calculează și productivitatea la nivel național. Cu toate acestea, omite totuși alte intrări, astfel încât nu puteți obține niciodată o imagine exactă a productivității generale a companiei.

Productivitatea totală a muncii

În sfârșit, productivitatea totală a muncii încorporează toate inputurile de mai sus în formula:

Producția totală/Toate intrările (materiale + ore de muncă + energie + capital + alte cheltuieli) = Productivitate totală a factorilor

Producția totală din această metodă se referă la toate valorile tangibile ale producției, nu doar valoarea monetară sau numărul de articole/produse/servicii. Include:

1. Numărul de produse finite
2. Dividende
3. Interes, și
4. Alt venit

Această metodă este excelentă atunci când o companie trebuie să-și vadă productivitatea generală, dar se dovedește a fi dificil de calculat, de exemplu, și, de asemenea, nu poate identifica cât de mult a afectat productivitatea fiecare intrare individuală. Deci, ar trebui să strângem date suplimentare pentru citiri mai precise.

2. Metoda orelor lucrate

Orele de muncă par să fie cea mai comună unitate de intrare atunci când se calculează productivitatea angajaților. Locul de muncă modern impune lucrătorilor să-și asume sarcini care nu sunt neapărat în centrul atenției descrierii postului lor. Vă amintiți exemplul designerului?

În cazul lor, alte responsabilități ar include participarea la sesiuni de brainstorming, întâlniri stand up, răspunsul la e-mailuri, monitorizarea progresului noilor recrutori etc. Ei nu doar cercetează și proiectează site-ul web și ilustrațiile companiei. Și cu cât urcă mai sus, responsabilitățile se schimbă.

Deci măsurarea orelor lucrate pare a fi cea mai fiabilă modalitate, întrucât angajații sunt și ei plătiți pe oră.

Metoda orelor lucrate are trei subcategorii: ore productive , unități pe oră și ore pe unitate.

Ore productive

Măsurarea productivității numai prin ore productive înseamnă că vă veți concentra doar pe timpul petrecut de angajați pentru sarcinile care le-au fost date. Singura modalitate de a colecta cu acuratețe aceste informații este utilizarea unui sistem de urmărire a timpului.

Introduceți un software de urmărire a timpului la nivel de companie și îi cereți oamenilor să înceapă să cronometreze fiecare sarcină importantă. Anumite produse, cum ar fi Clockify, le permit să eticheteze fiecare sarcină într-o categorie adecvată (remedieri de erori, Jira, întâlniri, scrierea rapoartelor etc.). Și puteți filtra aceste etichete pentru a vedea cât timp a fost petrecut pe anumite sarcini, față de timpul petrecut pe cele care nu contribuie la progresul proiectului.

Sistemul de etichetare din Clockify arată care sarcini obțin cel mai mult sau cel mai puțin timp.

Sarcinile de etichetare pot furniza rapoarte de productivitate cu adevărat detaliate, atâta timp cât sunt utilizate cu exactitate. Puteți găsi ghiduri pe această temă aici:

Clasificarea intrărilor de timp

Unități pe oră

Din nou, pentru a putea folosi formula productivității, ar trebui să decidem ce folosim ca intrare și ieșire.

De exemplu, o companie a generat 130,00 USD în produse în patru luni. A fost nevoie de 15 angajați, 22 de zile lucrătoare pe lună și 8 ore de lucru pe zi.

Producția este de 130.000 USD. Intrarea este orele acumulate necesare angajaților pentru a genera acel venit. Deci, trebuie să calculăm mai întâi intrarea. Calculul va merge cam așa:

Producția noastră definită este de 130.000, dar pentru a afla câte ore a fost nevoie pentru a produce capitalul, trebuie să înmulțim valorile tuturor factorilor. Rezultatul este 10.560 de ore pentru a face un produs.

Și pentru a obține valoarea productivității, trebuie să împărțim cele două valori. Putem observa apoi că 22 de angajați produc 12,3 unități pe oră într-un interval de 4 luni

Acest tip de calcul este utilizat de obicei de companiile de producție complexe, cum ar fi Sony , Volkswagen, Siemens, Bosch etc.

Unități pe oră

Și pentru a calcula câte unități fac angajații pe oră, trebuie pur și simplu să inversăm formula de productivitate de mai sus.

Dacă fac 12,3 unități pe oră, atunci ar trebui să împărțim 60 de minute la 12,3.

În economia cunoașterii, această formulă este aplicabilă dacă doriți să calculați, de exemplu, numărul de apeluri de vânzări pe oră pe care fiecare vânzător le face, sau în telemarketing și servicii pentru clienți.

Este, de asemenea, potrivit pentru întreprinderile de producție mai mici și pentru locuri de muncă precum andocare, încărcare, prelucrare a alimentelor etc.

Cum se adaptează formula de productivitate

Am spus că economia cunoașterii are mai mulți factori de care trebuie să ia în considerare. Angajații nu au „doar acea sarcină”. Majoritatea vor avea sarcini care nu sunt în întregime în fișa postului, ceea ce le va afecta productivitatea.

Deci, cum îl puteți calcula cu precizie, ținând cont de diferiții factori?

Creați o linie de bază

Pentru a putea analiza rezultatele, mai întâi trebuie să creați o linie de bază – punctul de referință în raport cu care vă veți măsura rezultatele de productivitate.

Aceasta înseamnă să comparați costurile acceptabile, așteptate (câți bani, energie, forță de muncă, ore intră în producție) cu rezultatele reale.

În exemplul designerului nostru, 1,6 schițe pe oră ar putea fi nivelul de productivitate așteptat pentru managerul lor - linia de bază. Cu toate acestea, dacă linia de bază este, să zicem, 2 drafturi pe oră, atunci managerul ar putea spune că designerul are performanțe slabe.

Iată pașii specifici pentru a adapta formula de ieșire/intrare la propriile nevoi:

Pasul 1: Determinați intrarea dvs

Decideți ce aspect al productivității doriți să evaluați. Asta determină intrarea ta.

Pot fi ore de muncă, unități produse, ore productive, cost pe oră etc.

Pasul 2: Determinați rezultatul

Rezultatul este rezultatul final: produsul final. Poate fi un proiect de marketing, achiziție de clienți, vânzări de succes într-o lună, venituri etc.

Pasul 3: Aplicați formula

După ce ați decis cu privire la valorile de intrare și de ieșire, pur și simplu utilizați-le în formula de bază și calculați rezultatul.

Ieșire/Intrare = Productivitate

Pasul 4: comparați-l cu linia de bază

Când obțineți rezultatele, comparați-le cu ceea ce ați stabilit că este un nivel productiv. Poate fi numărul de ore lucrate sau cantitatea de resurse/bani cheltuiți pentru a produce o parte a unui produs și așa mai departe.

În funcție de factorii pe care îi includeți, calculul poate deveni puțin mai complex, ca în exemplele noastre de mai sus.

3. Măsurarea productivității în afară de cifre

Deși nu este o măsurătoare a productivității în sine, analiza productivității prin obiective poate fi mult mai utilă decât cifrele simple. Mai ales în economia cunoașterii.

Din cauza numeroaselor aspecte care afectează productivitatea cuiva, nu ne putem baza doar pe cifre. Deci, pe lângă abordarea formulată, veți dori să utilizați una (sau mai multe) dintre următoarele metode:

Măsurarea prin managementul timpului

Cea mai utilizată metodă de măsurare a productivității angajaților este cât de bine își gestionează timpul. Fie că își iau mai mult sau mai puțin timp pentru anumite sarcini, cât timp este petrecut cu lucruri ușoare sau irosit. Studiile efectuate sunt uluitoare și dezvăluie multe despre obiceiurile noastre.

Ceva la fel de simplu ca o foaie de pontaj vă poate oferi o imagine de ansamblu excelentă asupra întregii echipe și a contribuțiilor fiecărui angajat la producția generală.

Iată un exemplu de foaie de pontaj individuală și de echipă în Clockify și un raport generat pe baza valorilor urmărite în timp.

Cu un instrument digital de urmărire a timpului, puteți aloca angajații unui proiect și le puteți urmări timpul pentru fiecare dintre sarcinile lor. Le pot chiar eticheta, astfel încât să puteți urmări cu ușurință ce aspect al proiectului sunt mai productivi. De asemenea, puteți vedea unde se confruntă cu obstacole și le puteți aborda la timp.

Măsurarea prin obiectivele stabilite

Două companii din aceeași industrie pot fi la fel de productive și de succes, dar au totuși metode extrem de diferite.

Se poate concentra pe descoperirea unui nou teren, construirea de produse mai bune, asumarea riscurilor prin inovare. Acest lucru îi menține pe clienții implicați și așteaptă să vadă ce urmează.

Celălalt lucrează la îmbunătățirea experienței utilizatorilor deja existente, perfecționându-și serviciile și făcându-le mai accesibile unui public mai larg. Moemen Ahmed de la Gleeds Construction Consultancy a dat un exemplu grozav cu BMW și Toyota :

„ Ambele companii sunt bine stabilite, cu o lungă moștenire de succes, cu toate acestea, fiecare dintre ele implementează o strategie total diferită.

Toyota este destul de renumită pentru strategia sa de „Calitate totală”, care tinde să se concentreze pe furnizarea celei mai largi piețe vizibile cu un produs care deține toate funcționalitățile necesare cu o calitate excelentă și la un preț fezabil pentru majoritatea consumatorilor. Toyota a condus și a fost pionier în acest tip de strategie, în special în anii 1980 și 1990 și s-a dovedit a fi un mare succes în a-și îndeplini promisiunile consumatorilor din întreaga lume.

Pe de altă parte, BMW este o companie care se străduiește să implementeze înaltă tehnologie și funcționalități suplimentare pentru consumatorii săi. Strategia BMW se concentrează pe livrarea unui produs de top care oferă consumatorului prestigiu și experiență luxoasă la un preț relativ ridicat. BMW nu vizează o porțiune largă din întreaga piață auto, ci se concentrează doar pe sectoare de top. ”

Studiile au arătat că angajații care sunt conștienți de obiectivele globale ale companiei lor sunt mult mai productivi. Se simt mai conectați și au un sentiment de scop și loc în structura companiei. Pentru a măsura productivitatea din stabilirea obiectivelor, puteți încerca să:

• Stabiliți repere care împing organizația mai aproape de obiectiv
• Stabiliți termene limită mai mici, cantități de timp realizabile pentru fiecare departament
• Observați gestionarea volumului de muncă al angajaților
• Întâlni cu

În cele din urmă, ați putea folosi calculul orelor productive pentru a vedea timpul necesar pentru a atinge punctul de referință.

Cu toate acestea, puteți obține același lucru fără formule - dacă a fost atins reperul, sunteți pe drumul cel bun. Dar dacă nu a fost, puteți începe să identificați problemele din fiecare departament și să găsiți modalități de a le readuce pe drumul cel bun.

Măsurarea prin obiective

Cu această metodă, puteți vedea cum producția fiecărui angajat contribuie la operațiunile la scară mai mare ale companiei.

O modalitate fiabilă este utilizarea evaluărilor de performanță. Acestea sunt metode de urmărire și observare a performanței generale la locul de muncă a unui angajat și pot varia de la urmărirea prezenței până la relațiile între birouri și agreabilitatea. În cele din urmă, vă oferă o idee despre productivitatea angajaților la un nivel mai empiric.

Măsurătorile sunt în mare măsură descriptive, folosesc obiective specifice și se bazează pe evaluări regulate 1:1 (la fiecare una, trei sau șase luni). Am scris o arhivă despre urmărirea performanței, care considerăm că poate fi utilă atunci când folosim această metodă.

• De ce și cum să creați standarde de performanță (cu exemple)
• Managementul performanței: sfaturi pentru crearea unui cadru eficient
• Cum să urmăriți performanța angajaților (cu șabloane)
• Cum se calculează și se evaluează performanța angajaților
• Analiza performanței: 6 metode comune

Măsurarea cu feedback-ul de 360 ​​de grade

Acest tip de măsurare se bazează pe colectarea de informații de la colegii unui anumit angajat. Prima utilizare cunoscută a acestei metode a fost de către Esso Research and Engineering Company în anii 1950 și de atunci a suferit numeroase adaptări și modificări.

Cu toate acestea, ideea de bază rămâne aceeași: productivitatea unei persoane este evaluată de oamenii cu care lucrează zilnic. Și nu doar din propriile departamente.

Unii sunt îngrijorați că această metodă poate fi nesigură. Nu se poate ști niciodată cât de obiectivi pot fi colegii cuiva și, mai mult, să-i evalueze doar pe baza performanței lor în muncă. Din fericire, facem pași în remedierea acestei probleme, oferind instruire adecvată pentru feedback la 360 de grade.

În cele din urmă, este recomandat doar pentru întreprinderile mici, deoarece angajații lor vor avea mai multe oportunități de colaborare și contact.

Este esențial să decideți asupra unei perioade limită în care puteți evalua dacă metoda vă este potrivită. În plus, veți urmări schimbările în cererile pieței și ale clienților, deoarece peisajul economic se schimbă din când în când, indiferent de industrie.

Reevaluarea metodelor și adaptarea lor la fiecare șase luni până la un an (chiar mai devreme, dacă este necesar), este o modalitate bună de a ține cont de măsurătorile productivității. Pentru că dacă costurile cu forța de muncă sunt reduse, clienții țintă se schimbă sau resursele cresc exponențial, toate vor afecta în mare măsură modul în care se realizează munca.

Ce afectează productivitatea angajaților în cadrul unei companii?

Acum vom arunca o privire la unele dintre departamentele din cadrul unei companii (în special IT) și la toți factorii care explică nivelurile de productivitate ale acestora.

Pentru a obține experiență directă, am intervievat câțiva dintre liderii echipei Clockify pentru opiniile lor despre măsurarea productivității și modul în care o abordează.

Relații Clienți

În primul rând, a fost propriul nostru lider de asistență pentru clienți, Jovana Kandic, despre modul în care observă productivitatea și factorii care sunt măsurați și analizați:

„ În general, productivitatea în asistența clienților este măsurată prin numărul de bilete rezolvate, timpul primei rezoluții, timpul primului răspuns,... Și asta este doar în ceea ce privește biletele. De asemenea, ne uităm la numărul de mesaje de chat acceptate, procentul de apeluri pierdute sau renunțate, timpul mediu de răspuns și altele asemenea.

Este foarte măsurabil, pentru că avem o mulțime de metrici, dar există și riscul de a pierde punctul central în toate datele. ”

Acesta este un alt punct în favoarea unei abordări mai empirice pentru măsurarea productivității, acolo unde este posibil. A te baza prea mult pe numere poate dăuna angajaților, mai ales atunci când factorii externi nu sunt luați în considerare.

Resurse umane

De asemenea, i-am cerut Biljanei Rakic, șefa departamentului de resurse umane la Clockify, părerea ei asupra subiectului:

„ Ne uităm la valori cantitative, cum ar fi câți angajați am abordat pentru consultanță și evaluare într-o lună, de exemplu. Dar luăm în considerare și satisfacția generală și câte traininguri și cursuri putem oferi într-un an.

În plus, monitorizăm și măsurăm procesul de recrutare - numărul de candidați contactați, rata de răspuns și altele asemenea. De asemenea, am început să includem sondaje de satisfacție, în care potențialii candidați pot evalua experiența cu reprezentantul HR.”

Programatori

În cele din urmă, programatorul nostru principal, Ljubomir Simin, ne-a împărtășit cei doi cenți despre modul în care gestionează valorile de productivitate:

„ Ei bine, pe de o parte, aveți metrici cuantificabile – cum ar fi numărul de comitări de cod sau operațiuni pe GitLab, activitatea de control al sursei (număr de modificări, recenzii etc.). Datele sunt oarecum sintetice, dar oferă o bază de referință.

Pe de altă parte, există metrici bazate pe rezultate – a respectat persoana respectivă termenele limită, câte erori au existat etc. Eu personal prefer să măsurez productivitatea pe baza unor termene limită mai mari, când se referă la caracteristici mai importante pe care dorim să le implementăm. Sarcinile mai mici, cum ar fi cele pe care le faci mai multe pe zi, au un impact foarte mic, într-adevăr. Cu toate acestea, evaluăm totul într-o formă sau alta în timpul evaluărilor de performanță.”

De ce ar trebui să măsurați productivitatea angajaților

Acum, toate aceste informații ridică întrebarea: merită cu adevărat calcularea productivității angajaților și analiza tuturor acestor date?

Beneficii pe scară largă ale măsurării productivității

1. O mai bună utilizare a resurselor

După cum am menționat anterior, productivitatea este rezultatul cât de bine sunt utilizate resursele și abilitățile pentru a produce un rezultat. Cunoașterea modului în care lucrează angajații dvs., ce software folosesc și cum comunică cu colegii vă poate oferi o idee despre unde resursele dvs. sunt subutilizate sau dacă trebuie să introduceți ceva nou.

Veți ști dacă să obțineți un software nou, să oferiți formare și cursuri suplimentare, dacă sunt prea multe ore suplimentare etc.

2. Identifică pașii inutile

Îți amintești exemplul cu pescarul, de la început? Productivitatea înseamnă conservarea energiei angajaților pentru a-i ajuta să se concentreze asupra sarcinilor care contează. Ei nu ar trebui să-l cheltuiască pe sarcini care pot fi eliminate sau îndeplinite de alții.

Angajații neîmpovărați sunt mai productivi, mai fericiți și dornici să muncească mai mult (nu mai mult, totuși – așa că nu folosiți această oportunitate pentru a le spori volumul de muncă!).

3. Reduce costurile la toate nivelurile

Când calculezi productivitatea pe baza raportului dintre producție și capitalul investit, în timp poți vedea unde să faci modificări bugetare. Poate că unele procese vă costă mai mult decât este necesar, lucru de care nu ați fi conștient fără datele de productivitate pe care le-ați adunat de-a lungul timpului.

Același lucru este valabil și pentru costurile de timp, energie și forță de muncă.

4. Te face adaptabil la piata

Este ca și cum ai ține un deget pe pulsul companiei. Când piața se schimbă, se vor schimba și strategiile companiei dvs. de a ține pasul cu cererea, concurenții și tendințele. Angajații ar putea suferi sub presiune și politici crescute sau modificate.

Urmărirea productivității acestora printr-o metodă stabilită poate semnala probleme mult mai devreme, înaintea oricărei daune permanente.

5. Reflectă performanța sistemului

Când ești conștient de nivelurile de productivitate ale angajaților tăi, în timp, acesta va arăta cât de bine funcționează sistemul tău. Va fi mai ușor să implementați modificări și veți ști exact când, unde și cum și fără a prejudicia compania. Fără timp pierdut, nici pierderi financiare și tranziții mai puțin stresante.

Beneficiile individuale ale măsurării productivității

1. Mai puțin timp pierdut

Motivele pentru timpul pierdut pot fi multe. Cu toate acestea, unul dintre cei mai mari factori pare să fie întotdeauna rețelele sociale, timpii de nefuncționare mai lungi în pauze, întârzierea sarcinilor de finalizare și așa mai departe. Măsurarea productivității poate dezvălui aceste zone de inactivitate și cât de des apar.

În timp ce puteți închide ochii la ceva timp pierdut dacă se întâmplă rar, prea mult poate provoca amânări grele, ceea ce duce la muncă grăbită și stres din cauza termenelor limită iminente. Și majoritatea angajaților nici măcar nu sunt conștienți de cât timp au petrecut navigând fără minte!

Pe măsură ce le urmăriți timpul și analizați rapoartele, puteți folosi aceste date pentru a explica modul în care această distragere înșelător de scurtă se adună mult. Indiferent dacă sunt conștienți sau nu de asta, angajații vor începe să fie mai atenți și împreună vă puteți stabili chiar obiective pentru a le reduce timpul de navigare.

• Cum să identifici timpul pierdut
• Cele mai bune modalități de a urmări orele angajaților

2. Cresterea productivitatii

Un sistem stabilit de analiză a productivității eficientizează etica în muncă a oamenilor. Știind că munca lor este evaluată și recompensată în consecință, este mai probabil să se simtă împliniți și motivați să muncească mai mult.

Mai multă satisfacție la locul de muncă duce la mai puțin stres și la mai puține cifre de afaceri pentru companie.

3. Angajati mai calificati

După cum am menționat mai devreme, rezultatele măsurătorilor de productivitate pot indica în timp util lacune în fluxul de lucru și pot identifica cu exactitate motivul. În timp ce mulți dintre ei pot fi factori care sunt în afara controlului tău (chestiuni de familie, probleme de bani, sănătate mintală sau fizică etc.), cei pe care îi poți vedea și controlați le lipsește abilitățile sau direcția.

Puteți remedia acest lucru organizând o formare adecvată, perfecționând abilități specifice, oferind materiale de lectură sau mentori pentru a ajuta la eliminarea eventualelor lacune în cunoștințe.

4. Angajații mai motivați

Măsurarea productivității înseamnă că vă puteți evalua angajații mai des. Aceasta este o oportunitate de a le reaminti direcția companiei și de a le face să cunoască rolul lor în ea. Astfel, îi ajutați să-și formeze idealuri și obiective profesionale care se pot alinia cu cele ale companiei.

Le permite să se simtă mai puțin ca un roți de dințat într-o mașină și mai mult ca o parte integrantă a imaginii.

În cele din urmă, antrenorul de productivitate și autorul cărții The Productivity Zone Penny Zenker oferă un argument pentru a determina ceea ce considerați productivitate și modul în care cunoașterea acestora poate face sau distruge un plan de îmbunătățire a productivității. În acest interviu, ea vorbește despre gestionarea energiei, de ce termenele limită mai scurte pot fi mai bune și despre modul în care metodele de productivitate trebuie adaptate fiecărei persoane în parte.

In concluzie

Măsurarea productivității este un subiect care acoperă atât de multe căi diferite. Cu acest articol, am vrut să vă prezentăm câte fațete există. Și în timp ce formulele și valorile pot părea complexe, ideea de bază rămâne incredibil de simplă: Productivitate = Ieșire/Intrare.

Cu toate acestea, ceea ce putem concluziona din cercetările, lucrările și mărturiile experților publicate aici este că bazarea numai pe date vă poate afecta analiza. Trebuie să aveți o anumită formă de intrare de la persoană la persoană și feedback de la alți angajați pentru a vă forma o imagine completă a productivității unei persoane.

Pentru că, în cele din urmă, productivitatea este afectată de mulți factori. Și pe care decideți să le luați în considerare depinde de idealurile și obiectivele proprii ale companiei dvs. Sperăm că acest articol a oferit câteva informații utile despre principiile generale (și unele mai specifice) de măsurare a productivității. Noroc!