Există o modalitate de a maximiza eficiența (timpului)?

Te-ai gândit vreodată că nu sunt suficiente ore în zi pentru a realiza totul?

Pe partea negativă, nu este foarte probabil să avem mai mult de 24 de ore în curând.

Pe partea pozitivă, nu aveți nevoie de mai mult de 24 de ore - există numeroase modalități de a profita la maximum de timpul pe care îl aveți deja.

În acest articol, vom analiza modalități de a maximiza eficiența și de a folosi cât mai bine timpul nostru.

Mituri despre eficienta muncii

Înainte de a ne scufunda în secretul eficienței (timpului), trebuie să dezvăluim câteva mituri populare.

A fi eficient înseamnă a munci cât mai mult posibil

Se întâmplă vreodată să petreci toată ziua îndeplinind sarcini mai puțin importante din lista ta de lucruri de făcut, fără să le abordezi pe cele cu prioritate? Sau, îți petreci tot timpul scriind liste de sarcini, cercetând și gândindu-te la fiecare rezultat posibil... fără să faci vreo muncă reală?

Dacă rar ai timp pentru familie și prieteni, dacă faci mereu ceva, dar nu te apropii de obiectivele tale și dacă te simți vinovat atunci când nu lucrezi - cu siguranță ești ocupat, dar ești productiv?

Ocuparea nu înseamnă neapărat productivitate. Finalizarea sarcinilor este un indicator mai bun al productivității decât timpul petrecut lucrând.

Lucrul de acasă este mai puțin eficient

Uneori există o concepție greșită că lucrul de acasă înseamnă, în esență, să te uiți la Netflix în pijamale și să te joci cu animalele de companie în timp ce laptopul tău de la serviciu este deschis lângă tine.

Studiile recente diferă – lucrul de acasă pare a fi mai productiv decât lucrul de la birou. Un studiu realizat de Universitatea Stanford pe parcursul a 9 luni, care a inclus 16.000 de muncitori, a constatat că munca de acasă a crescut productivitatea cu 13%. Creșterea performanței a contribuit la un mediu de lucru mai convenabil, precum și la mai puține pauze și zile de boală.

Potrivit unui sondaj realizat de ConnectSolutions, 77% dintre cei care lucrează de la distanță de cel puțin câteva ori pe lună arată o productivitate crescută - 30% lucrează mai mult în mai puțin timp și 24% lucrează mai mult pentru aceeași perioadă de timp.

Pentru a avea succes, trebuie să copiați obiceiurile oamenilor de mare succes

Rutina de dimineață a oricărei persoane de succes pare să includă trezirea extrem de devreme, o rutină strictă de antrenament, un duș cu apă rece, meditație, citit, ținerea unui jurnal de recunoștință, un mic dejun extrem de sănătos... Lista poate continua. Și toate acestea înainte de 9 dimineața.

Deși mă bucur că o astfel de rutină le funcționează și le place, există câteva probleme în a le copia obiceiurile:

1. Nu sunt pentru oricine și nici nu se potrivesc stilului de viață al fiecăruia. Ar trebui să-ți adaptezi obiceiurile zilnice la tine, obiectivele tale și modul tău de viață. Cu toții suntem diferiți, așa că faptul că ceva funcționează pentru alți oameni nu îți oferă nicio garanție că va funcționa pentru tine.
2. Acest lucru poate fi controversat, dar cu excepția cazului în care 1) ești o persoană matinală și atunci productivitatea ta este la apogeu sau 2) ai lucruri importante de făcut dimineața devreme - nu există niciun motiv real să te trezești la 5 dimineața.
3. Nu lăsați obiceiurile și rutinele zilnice ale altora să vă facă să vă simțiți prost în privința productivității sau vinovați pentru că nu faceți ca fiecare minut să conteze. Acest lucru ne duce la următorul nostru mit...

Trebuie să fii productiv în fiecare secundă a zilei

Să te odihnești este la fel de productiv ca și munca. A te forța să lucrezi tot timpul va duce la epuizare, epuizare și performanță mai scăzută, deoarece vei fi prea obosit pentru a te concentra în mod corespunzător.

Experții recomandă un minim de 7 ore de somn pe noapte, precum și să iei pauze regulate atunci când lucrezi, astfel încât mintea ta să poată rămâne proaspătă și concentrată. Intervalele de lucru pot fi de la 25 de minute (cu pauze de 5 minute, cum este cazul în tehnica Pomodoro) la 90 de minute (cu 20 de minute de pauză).

Descărcarea fiecărei aplicații de productivitate vă va ajuta

Oricât de mult suntem fani ai aplicațiilor de productivitate, descărcarea și încercarea de a folosi fiecare dintre ele, de obicei, face mai mult rău decât bine. Pentru a nu fi copleșit, începeți cu descărcarea doar a celor care considerați că vă vor ajuta cel mai mult și testați-le pentru a vedea dacă funcționează pentru dvs.

Dacă o fac - grozav.

Și, dacă nu o fac, puteți oricând să descărcați o alternativă sau să încercați altceva.

Modalități de maximizare a eficienței

Acum că am scăpat de câteva mituri, iată câteva dintre cele mai eficiente modalități de a maximiza eficiența - de la a profita cât mai bine de timpul tău până la a învinge amânarea.

Urmăriți-vă timpul

A fi eficient înseamnă a profita la maximum de timpul tău și a-l petrece cu înțelepciune.

Dar mai întâi, trebuie să te întrebi — Cu ce ​​petreci timpul?

Dacă nu știți, ar trebui să începeți să vă urmăriți timpul. Această practică vă va ajuta să analizați modul în care vă petreceți timpul și să oferiți răspunsuri la întrebări precum:

• Există ceva în care ar trebui să-ți petreci mai mult sau mai puțin timp?
• Ce modificări poți face în programul tău pentru a-l face să se potrivească mai bine nevoilor tale?
• Ce domenii ale managementului tău de timp necesită îmbunătățiri?

Mai mult, urmărirea timpului facilitează estimarea cu precizie a timpului de care aveți nevoie pentru a finaliza un anumit proiect. De asemenea, oferă date care vă vor ajuta să vă revizuiți performanța.

Mănâncă broasca

Nu trebuie să devii un fan al bucătăriei franceze - metoda Eat the frog presupune să faci sarcina de care te temi cel mai mult chiar la începutul zilei de lucru.
„Broasca” poate fi o sarcină extrem de dificilă, o sarcină extrem de importantă sau o sarcină extrem de dificilă și importantă. Numai când ați terminat cu „broasca”, treceți la următoarea sarcină de mai puțină importanță.

Amintiți-vă că este mai bine făcut decât perfect

Ar trebui să încerci mereu să faci tot ce poți. Dar, atunci când devii excesiv de critic și stabilești standarde nereal de înalte pentru tine și pentru ceilalți, poate deveni o problemă.

Încercați să vă amintiți că gata este mai bine decât perfect și finalizați sarcina chiar dacă nu este 100% perfectă. Această mentalitate va:

• Te ajută să obții rezultate;
• Evitați suprasolicitarea și epuizarea;
• Te face mai productiv;
• Vă ajută să economisiți timp;
• Fii mai ușor pentru sănătatea ta mintală.

Fii proactiv

Oamenii eficienți sunt oameni proactivi. Ei se concentrează pe ceea ce controlează și își fac propriul drum luând decizii, în loc să lase circumstanțele actuale să-și aleagă calea. Cum să fii mai proactiv?

• Planifica;
• Oferiți actualizări în timp util membrilor echipei și managerilor dvs.;
• Fiți activ în discuțiile în echipă;
• Problema rezolvata;
• Căutați feedback;
• Nu te opri asupra greșelilor, ci învață din ele.

Aveți un plan B dacă lucrurile merg prost

Vorbind despre a fi proactiv și a planifica din timp, luați în considerare faptul că există posibilitatea ca planul dvs. să eșueze. Oricât de bine gândit, există întotdeauna ceva neașteptat care poate apărea. Pentru a minimiza factorul surpriză, treceți peste lucrurile care pot merge prost și faceți un plan B, pentru orice eventualitate.

Minimizați distracția

Gândiți-vă la ceea ce vă distrage cel mai mult.

Este telefonul tău? Opriți notificările și/sau plasați telefonul într-o altă cameră.

Vorbești cu colegii tăi? Anunțați-le că lucrați la o sarcină importantă și că veți discuta într-o pauză.
Este un loc de muncă băgacios? Investește în căști cu anulare a zgomotului.

Pregătirea este cheia succesului - cu cât vă cunoașteți mai bine fluxul de lucru, ce îl poate perturba și care sunt pașii necesari pentru a evita întreruperile, cu atât veți fi mai eficient.

Delegați sarcini mai puțin importante

Întrebați-vă: ce sarcini se aliniază cu setul dvs. de abilități exacte și trebuie făcute de dvs. în mod specific? Acestea sunt sarcinile tale cele mai importante - fă-le o prioritate pe lista ta de lucruri de făcut. Încercați să îi delegeți pe cei cu cel mai scăzut nivel de prioritate, astfel încât să aveți suficient timp și energie pentru a vă aborda principalele sarcini.

Comunică eficient

Comunicarea eficientă la locul de muncă este clară, concisă, respectuoasă, precum și deschisă și frecventă. Fiecare ar trebui să aibă rândul său să vorbească și să își exprime părerea în timpul discuțiilor în echipă, în timp ce alții ascultă activ. Ține întotdeauna cont de punctul discuției și de problema pe care încerci să o rezolvi. O bună comunicare minimizează greșelile și neînțelegerile și face ca totul să meargă mai bine.

Acest lucru este valabil mai ales dacă echipa ta lucrează de la distanță sau a adoptat un model de lucru hibrid. În acest caz, este la fel de important să găsiți instrumentele de comunicare potrivite, de la e-mailuri la aplicații de chat în echipă. Echipa mea folosește Pumble ca aplicație preferată de chat și colaborare în echipă – este grozavă pentru echipele care caută o soluție bugetară, deoarece este gratuită pentru utilizatori nelimitați și oferă acces la istoricul chat nelimitat.

Învață să spui „Nu”

Timpul este prețios - aveți doar 1440 de minute în fiecare zi pentru a realiza totul, inclusiv munca și viața privată. Fii pretențios cu modul în care o cheltuiești.

Alții, însă, probabil că nu au același sentiment atunci când vine vorba de timpul tău , așa că trebuie să înveți să spui „Nu”. Fii asertiv, dar politicos; dă oamenilor un motiv pentru refuzul tău, dar nu explica prea multe și intră în prea multe detalii.

Utilizați „Regula celor 2 minute” pentru amânare

Acest sfat este preferatul meu; dacă ceva mă ajută să fiu productiv, asta este.

Primul pas este cel mai greu - de aceea nu ar trebui să dureze niciodată mai mult de 2 minute. Începeți cât mai ușor posibil.

„Scrieți” devine „deschideți un document nou”, „exercițiul” devine „îmbrăcați-vă hainele de antrenament”, „parcurgeți e-mailurile” devine „deschideți aplicația de e-mail”.

Asta nu sună prea rău, nu?

Când reușiți să începeți, devine dintr-o dată mult mai ușor să continuați să faceți ceea ce trebuie să faceți și, în cele din urmă, să îl terminați.

Întreabă pentru ajutor

Dacă rămâi blocat, nu e nicio rușine să ceri ajutor. Înțeleg că poate fi deranjant, mai ales dacă ești angajat nou, dar cel mai rapid mod de a învăța este să întrebi. În plus, este mai bine să întrebi și să o faci corect decât să faci greșeli care ar putea fi ușor evitate.

Prima opțiune ar trebui să fie să verificați dacă răspunsul nu v-a fost deja partajat sau dacă este doar o căutare pe Google. Dacă nu este, găsește persoana potrivită pentru problema ta și întreabă.

Dacă o întâlnire poate fi un e-mail, faceți-o un e-mail

Potrivit lui Atlassian, un angajat mediu de birou petrece 31 de ore pe lună participând la întâlniri neproductive. 91% dintre participanții obișnuiți la întâlnire au susținut că visează cu ochii deschiși în timpul întâlnirii, 73% au făcut alte lucrări, 39% chiar au dormit și 45% s-au simțit copleșiți de numărul de întâlniri la care participă.

Unele lucruri trebuie discutate și discutate într-o întâlnire; altele pot fi doar un e-mail. Dacă primul este cazul, păstrați-vă întâlnirile la punct și productive.

Modalități suplimentare de a maximiza eficiența la care poate nu te-ai gândit

În afară de modalitățile obișnuite de a combate amânarea, dezorganizarea și alte adversari ale productivității, există și câteva lucruri distractive și/sau interesante pe care le puteți încerca pentru a maximiza eficiența.

Găsiți lista de redare potrivită

Dacă sunteți unul dintre acei oameni care nu pot funcționa fără muzică, găsirea melodiilor perfecte pentru a lucra este un factor important în succesul dvs. Unii preferă aplicațiile cu sunete de fundal, alții se bucură de radio lo-fi sau jazz, alții au o listă de redare YouTube special pentru agitație. Sau poate căștile cu anulare a zgomotului vă fac trucul? Muzica poate afecta productivitatea atât pozitiv, cât și negativ, așa că asigurați-vă că găsiți lista de redare potrivită.

Nu neglija importanța unui fundal muzical adecvat!

Ține ședințe permanente

Încercați să țineți o întâlnire permanentă - este, așa cum spune și numele, o întâlnire în care toți stau în picioare. Acest lucru poate părea neobișnuit, totuși, are o serie de beneficii, deoarece:

• Durează mai puțin timp;
• Menține echipa angajată, îmbunătățind astfel performanța;
• Este mai punctual;
• Pune mai puțin stres asupra corpului - în special, gâtul, spatele și umerii care pot începe să dureze după o perioadă prelungită de șezut.

Oferă-ți mici recompense

Unele sarcini sunt extraordinar de plictisitoare și/sau grele, dar trebuie făcute - și, ceea ce este și mai rău, trebuie făcute de tine în mod specific.

După multe cercetări empirice, am ajuns la concluzia că cel mai bun mod de a mă determina să fac astfel de sarcini este să-mi promit o mică recompensă. Am vorbit cu oameni care folosesc metoda opusă: își aleg singuri o pedeapsă dacă nu fac sarcina, dar îmi place mai mult metoda recompensei. Te face să formezi o asociere pozitivă cu sarcina ta, în loc de una negativă.

Și, în cuvintele înțelepte ale lui Tom și Donna de la Parks and Recreation, ar trebui să te „tratezi singur”.

Găsiți comenzi rapide repetabile

Dacă te trezești că faci ceva din nou și din nou, nu pierde timpul repetând mereu același proces - automatizează-l în schimb.

De exemplu, dacă primiți o mulțime de e-mailuri care necesită același răspuns sau un răspuns foarte asemănător, creați un șablon în loc să introduceți același lucru de mai multe ori.

Faceți-vă spațiul de lucru plăcut și inspirant

Dacă petreceți 8 sau mai multe ore în același loc, faceți acest loc plăcut să vă aflați. O puteți face prin:

• Dezordinea biroului, laptopul și telefonul. Fă-o pe Marie Kondo să fie mândră de tine, aruncând și ștergând tot ceea ce nu folosești. Păstrează pe birou doar lucrurile care sunt importante sau, cum ar spune ea, „scânteie bucurie”, cum ar fi o plantă sau o fotografie înrămată;
• Adăugarea unor note personale pentru a face spațiul mai plăcut de lucrat;
• Alegerea luminii potrivite, care nu este prea luminoasă, dar care te ține treaz și concentrat.

Dacă nu știi de unde să începi, caută inspirație online. Preferatele mele personale sunt configurațiile estetice ale biroului și colecțiile de articole de papetărie de pe YouTube - le urmăresc ca și cum aș fi fermecat. În afară de a-mi aduce o bucurie inexplicabilă, mă fac și să cumpăr impulsiv o mulțime de lucruri inutile, așa că urmărește-le cu prudență.

Dacă amânați, găsiți un partener de responsabilitate

Oamenii fac asta de obicei atunci când vine vorba de a merge la sală sau de a mânca sănătos, dar hei, de ce să nu o aplici și la serviciu? Dacă te lupți cu amânarea, găsește pe cineva care se află în aceeași barcă cu tine și ține-te reciproc la răspundere și pe drumul cel bun.

Fiți atenți când vă alegeți prietenul de responsabilitate, deoarece aceasta este o sabie cu două tăișuri. Se poate contracara pe măsură ce ajungeți să vă permiteți reciproc să amâne mai mult, împreună – ceea ce este exact opusul a ceea ce ne propunem să realizăm.

Concluzie

Eficiența înseamnă atingerea productivității maxime cu efort minim. În cazul nostru, asta înseamnă, de asemenea, să lucrezi inteligent și să fii intenționat în ceea ce privește timpul tău. Există o mulțime de modalități de a realiza acest lucru, de la minimizarea distragerilor și „mâncarea broaștei” până la găsirea playlistului potrivit și oferirea de mici recompense pentru îndeplinirea sarcinilor. Trebuie doar să găsești modalitățile care funcționează cel mai bine pentru tine și vei fi pe o cale bună de a-ți maximiza eficiența.