Cum gestionăm o echipă distribuită la nivel global – sfaturi de la managerii Flock

Cum gestionați o echipă când întreaga afacere se schimbă?

2020 a adus o serie de schimbări organizaționale masive în afacerile din întreaga lume. Mulți învață să se adapteze echipelor distribuite pentru prima dată. Pentru a fi corect, curba de învățare este destul de abruptă, așa că a fost în mare parte încercări și erori, deoarece companiile își dau seama ce funcționează și ce nu.

Din fericire, Flock este o companie distribuită de câțiva ani, cu angajați răspândiți în Mumbai, Bangalore și Boston, printre altele. Pe măsură ce liderii de afaceri din întreaga lume continuă să construiască cele mai bune practici și abordări pentru a-și gestiona noile echipe la distanță, ne-am întâlnit cu liderii seniori de la Flock pentru câteva sfaturi și trucuri pentru gestionarea unei echipe distribuite la nivel global.

Faceți cunoștință cu managerii noștri

Shourya Saha este șeful departamentului de asistență clienți al Flock. Strategist experimentat, Saha a definit și executat cu succes soluții strategice în parteneriat cu echipe de conducere din companii internaționale înainte de a veni la Flock.

Ninad Raval este șeful de produs și design al Flock. Raval a condus și a condus echipe de design și produs timp de aproape două decenii, concentrându-se în primul rând pe spațiile SaaS și e-commerce.

Ce instrumente folosiți pentru a urmări sarcinile echipei și progresul acestora?

La nivelul întregii companii, Flock utilizează instrumente precum Jira, Asana, North, Google Docs și Sheets pentru a gestiona sarcini, a organiza fișiere și a colabora. Conectăm toate aceste instrumente folosind integrări în Flock, astfel încât totul să fie într-un singur loc.

Echipa noastră de produse folosește o combinație de North și Google Sheets pentru a urmări atât termenele limită ale proiectelor, cât și valorile de performanță, OKR-urile și inițiativele. Pentru sarcinile care necesită asistență interfuncțională din partea dezvoltării sau proiectării, ei folosesc Jira și Google Docs pentru a colabora.

Pentru echipe precum Customer Support, care este foarte bazat pe date, instrumentele CRM precum Zendesk și vizualizarea datelor în Metabase ajută la urmărirea performanței și la eficientizarea comunicării. Shourya urmărește cantitativ progresul asistenței pentru clienți, măsurând valori care includ, dar fără a se limita la, Productivitate, Satisfacția clienților, Rezolvarea primului apel și multe altele. Pentru analiza calitativă, el încurajează echipa să efectueze analize aleatorii ale cazurilor. Echipa de asistență (și toate echipele interne de la Flock) folosesc, de asemenea, instrumente de videoconferință, cum ar fi Flock și Zoom, pentru a se conecta față în față, chiar și atunci când sunt la distanță de mile.

Cât de des vă întâlniți cu echipa distribuită?

„Ca echipă de asistență, ne întâlnim o dată pe săptămână”, spune Saha. „De obicei, vorbim despre performanța de săptămâna trecută, prezentăm orice proces, politică sau actualizare tehnologică care este relevantă pentru echipă, împărtășim cele mai bune practici și îi chemăm pe cei care au făcut o muncă excepțională.”

Echipa noastră de produse păstrează lucrurile mai obișnuite decât asistența, întâlnindu-se în fiecare vineri pentru o „Team TGIF” pentru a discuta despre noi învățări și subiecte interesante, precum și pentru a se relaxa împreună cu o conversație rapidă sau un joc.

Cât de des vă întâlniți cu angajații 1:1?

Atât Saha, cât și Raval spun că se întâlnesc cu liderii echipei lor 1:1 o dată pe lună.

„Conversația dintre lideri și ingineri este mai tactică”, ne spune Saha. „În cazul meu, este mai mult despre cultural, planificarea generală a carierei și progres. Astfel ne asigurăm că echipa este concentrată atât pe obiective pe termen lung, cât și pe termen scurt.”

Raval, de asemenea, se concentrează pe dezvoltarea carierei personale și pe coaching în 1:1, alături de rezolvarea obstacolelor și a problemelor legate de proces care vizează OKR-urile. El folosește mementourile Flock pentru a stabili întâlniri recurente, precum și un document partajat cu angajatul, atât pentru a aduna puncte de discuție înainte de întâlnire, cât și pentru a urmări notele mai târziu. El recomandă limitarea discuției la 30-55 de minute pentru a menține ședințele 1:1 productive.

Cum vă asigurați că întâlnirile de echipă sunt eficiente?

Sfatul lui Raval pentru întâlniri eficiente este să vă asigurați că fiecare întâlnire are un format diferit care funcționează. Întâlnirile sale săptămânale de management de proiect (PM) sunt conduse de angajați în mod rotativ, astfel încât toată lumea rămâne implicată și discuțiile sunt mai fructuoase. Iată o schiță a ordinii de zi pentru aceste întâlniri săptămânale ale PM:

Agenda reuniunii echipei de management al proiectului

• Aflați la ce lucrează toți ceilalți și cum pot obține ajutorul oricui
• Puneți întrebări și gândiți-vă la obiectivele pe termen scurt și pe termen lung
• Ceva nou sau interesant pe care cineva dorește să-l împărtășească cu echipa?
• Blocante sau actualizări de la echipă
• PM, procese de proiectare și dezvoltare, sugestii și feedback

În fiecare săptămână, gazda actuală a întâlnirii predă ștafeta desemnând o nouă gazdă care este responsabilă pentru următoarea întâlnire a PM. Gazda colectează elemente de discuție de la toți membrii echipei pentru a construi o agendă și se asigură că întâlnirea este programată și participată. Ei sunt, de asemenea, responsabili pentru conducerea întâlnirii, asigurându-se că toate punctele de pe ordinea de zi sunt acoperite și menținând discuțiile relevante și valoroase pentru toți participanții. În cele din urmă, dacă gazda nu reușește să ajungă la catch-up, trebuie să cumpere tuturor gustări în timpul întâlnirii! :)

Un sfat pentru managerii care conduc o echipă distribuită pentru prima dată?

Raval este simplu:

• Aveți 1:1 obișnuit
• Întâlnește-te cu echipele ocazional
• Prezentați clar obiectivele și rezultatele
• Documentați feedback-ul și recunoașterile

Saha oferă două sfaturi suplimentare:

• Cunoaște-ți echipa. Fiecare individ are aspirații și talente diferite. Ține evidența acestora.
• Cunoaște-ți afacerea. Este posibil să nu aveți ocazia să răspundeți fiecărei aspirații individuale, dar acest lucru vă poate ajuta să creați noi căi pentru subordonații dvs. direcți.

De exemplu, Saha spune: „Am angajat oameni cu experiență în dezvoltarea de software și a fost foarte greu să-i mențin într-un loc de muncă de asistență. În timp, am creat oportunități în care ar putea crea aplicații care ajută la îmbunătățirea performanței echipei noastre. Acesta este un câștig-câștig!”

Ambii manageri sunt de acord că pentru a naviga într-o echipă diversă cultural și geografic necesită o pauză de a fi „toate afaceri”. Angajații sunt conduși de sensibilitățile lor culturale și mediile sociale care le ghidează motivația și servesc drept oportunități de conectare.

Dar de multe ori, adevărata cheie pentru gestionarea unei echipe distribuite este să te gestionezi pe tine însuți.

„Folosește fiecare canal de feedback pentru a te îmbunătăți”, ne sfătuiește Saha. „Este imposibil să faci bine de fiecare dată de către echipa ta și afacerea ta. Vei eșua. Încurajează-i pe oameni să-ți ofere feedback de îmbunătățire. Continuați să reiterați că sunteți bineveniți. Rulați sondaje anonime. Împărtășiți rezultatul echipei.”

Vrei mai multe sfaturi? Descărcați astăzi ghidul nostru pentru implicarea angajaților.