Stăpânirea eficienței: un ghid pentru gestionarea mai multor site-uri WordPress pentru clienții IMM-uri

Publicat: 2023-06-20

E luni dimineață și îți plănuiești săptămâna. Te uiți la calendarul tău Google și te întrebi cum este deja atât de împachetat (este atât de ușor să spui „Hai să ne întâlnim săptămâna viitoare” când nu este încă săptămâna viitoare). Pe lângă întâlnirile cu clienții și echipa dvs., trebuie să vă programați la timp pentru a îndeplini sarcinile.

Începeți să vindeți servicii de site-uri web astăzi. Descărcați „Ghidul în 6 pași pentru vânzarea serviciilor de site-uri către companiile locale” chiar acum.

O modalitate de a ajuta cu criza de luni dimineața? Încorporați modalități mai eficiente de a vă termina munca. Este posibil să nu puteți găsi mai multe ore în zi, dar cu instrumentele și sfaturile potrivite puteți face cu siguranță mai multe cu orele pe care le aveți. Dacă unul dintre lucrurile pe care trebuie să le faceți este să gestionați mai multe site-uri WordPress pentru clienți, puteți face multe pentru ca verificarea acestei sarcini de pe lista dvs. să fie cât mai simplă posibil.

Cuprins

  1. Configurați fluxuri de lucru eficiente
    • Software și aplicații pentru fluxul de lucru
    • Creați un plan de comunicare
  2. Centralizați gestionarea cu un singur tablou de bord pentru mai multe site-uri WordPress
  3. Menține securitatea și backup-urile
    • Importanța arhivării
  4. Monitorizați performanța mai multor site-uri web WordPress
    • Sfaturi și instrumente pentru îmbunătățirea performanței site-ului web
  • Linia de jos
    • Întrebări frecvente
      • Care sunt unele provocări comune atunci când gestionați mai multe site-uri WordPress pentru clienți?
      • Cum pot monitoriza performanța mai multor site-uri WordPress?

1. Configurați fluxuri de lucru eficiente

Să începem de la început: un flux de lucru eficient duce la o muncă eficientă. Iată cum faci asta:

  • Auditează-ți fluxul de lucru actual. Poate fi tentant să te scufunzi și să creezi un nou flux de lucru de la zero, sistemul perfect la care ai visat mereu. Dar înainte de a reinventa roata, aruncați o privire asupra fluxului de lucru actual pentru gestionarea mai multor site-uri WordPress. Ce funcționează și, mai important, ce nu funcționează. Acest lucru nu trebuie să fie prea complicat.
  • Faceți o listă de pornire/oprire/continuare. Faceți pașii în procesul curent și decideți dacă ar trebui să încetați să faceți lucrurile în acest fel sau să continuați. Identificați golurile și adăugați-le la coloana de început.
  • Construiește-ți noul sistem. Luați-vă toate notele și proiectați un nou flux de lucru. Nu uitați să notați cine este responsabil pentru fiecare sarcină, cine trebuie să aprobe etc. Parcurgeți mental lista de verificare, ca și cum ați face fiecare pas pentru un proiect real.
  • Luați-l pentru un test drive. Singura modalitate de a ști dacă noul tău proces funcționează pentru gestionarea mai multor site-uri WordPress este să-l testezi. Pe măsură ce dvs. și echipa dvs. implementați fluxul de lucru actualizat, cereți-le să noteze ceea ce funcționează și unde ar putea fi loc de îmbunătățire.
  • Actualizați și repetați. Când ați avut suficient timp pentru a aduna feedback, faceți modificări fluxului de lucru, astfel încât să se potrivească nevoilor dvs. Niciun proces nu este efectuat vreodată – sau perfect – așa că fiți deschis pentru a face modificări și rămâneți flexibil pe măsură ce nevoile dvs. se schimbă.

Fluxul dvs. de lucru pentru gestionarea mai multor site-uri va avea, cel mai probabil, o mulțime de piese în mișcare: liste de verificare pentru sarcini, atribuirea/delegarea sarcinilor anumitor membri ai echipei, stabilirea termenelor și transferul pentru clienți. Există o mulțime de instrumente de management de proiect pe care le puteți folosi (multe la costuri reduse sau fără costuri) pentru a ajuta la gestionarea mai multor site-uri web în WordPress.

Software și aplicații pentru fluxul de lucru

  1. Trello: Acest instrument de management de proiect facilitează colaborarea cu echipa ta. Glisați și plasați listele, automatizarea și un panou vizual înseamnă că veți ști unde se află starea fiecărei sarcini dintr-o privire.
  2. Asana: Dacă doriți mai multă raportare și personalizare, preferați munca în stil listă sau aveți o echipă mai mare, Asana ar putea fi instrumentul de management al proiectelor pentru dvs.
  3. Microsoft Project: utilizați deja Teams și suita de instrumente MS? MS Project poate fi folosit pentru programe, planificarea proiectelor, urmărirea timpului și panouri Kanban.
  4. Airtable: Îți place o foaie de calcul bună? Airtable ia forma unei baze de date cu fluxul și automatizarea unui instrument de colaborare pentru managementul proiectelor. Este simplu, dar eficient și nu necesită mult timp pentru a fi configurat.
  5. Monday.com: Dacă ușurința de utilizare este o prioritate în timpul gestionării mai multor site-uri WordPress, acest instrument de management al proiectelor merită aruncat o privire. Prețul se bazează pe un minim de trei locuri, așa că va trebui să vă aduceți întreaga echipă la bord.
  6. Noțiune: Mai mult decât un instrument de management de proiect, Notion poate fi folosit pentru luarea de note, cronologie, liste de sarcini și multe altele. Poate fi mult de configurat inițial, dar dacă intenționați să îl utilizați pentru orice, ar putea merita investiția de timp.
  7. Slack: nu este strict un instrument de flux de lucru, dar Slack vă poate menține echipa să lucreze împreună fără probleme. De asemenea, puteți integra multe dintre celelalte aplicații și software pe care le utilizați pentru a ușura lucrurile și pentru a vă menține pe drumul cel bun.
  8. Zapier: Vorbind despre automatizări, puteți folosi Zapier pentru a configura tot felul de integrări între instrumente. Configurați Zaps pentru a face lucruri precum notificarea membrilor echipei, informarea clienților despre progres, crearea sarcinilor din evenimente sau e-mailuri și multe altele.

Creați un plan de comunicare

Odată ce aveți elementele de bază pentru fluxul dvs. de lucru pentru a gestiona mai multe site-uri WordPress și instrumentele de care aveți nevoie pentru a sprijini acest lucru, trebuie să vă dați seama cum vă veți menține clienții informați și fericiți. Poate fi prea ușor să uiți să-ți actualizezi clienții cu privire la progres atunci când știi că lucrurile sunt sub control și merg bine pe plan intern.

Stabilirea așteptărilor clare cu privire la comunicare și respectarea acestor planuri poate duce la managementul relațiilor. Iată câteva lucruri de luat în considerare pentru planul dvs. de comunicare cu clientul:

  • Care este metoda preferată de comunicare a clientului? E-mail? O întâlnire săptămânală față în față în persoană sau prin video? Leneş?
  • Stabiliți și conveniți asupra rezultatelor și calendarelor
  • Stabiliți ce informații este important să cunoască clienții și ce are sens să păstrați intern
  • Decide cât de des vei partaja actualizări (și folosește automatizarea acolo unde poți pentru a face acest lucru)
  • Cine va prelua conducerea comunicării cu clienții? Cel mai bine este să aveți un singur punct de contact pentru a elimina orice risc de mesaje amestecate

2. Centralizați managementul cu un singur tablou de bord pentru mai multe site-uri WordPress

Odată ce fluxul de lucru și planurile de comunicare sunt cât mai eficiente posibil, este timpul să implementați un instrument pentru a gestiona mai multe site-uri WordPress dintr-un singur tablou de bord.

Dacă utilizați Website Pro de la Vendasta pentru a construi, găzdui și gestiona mai multe site-uri WordPress, puternicul tablou de bord de administrare vă poate face viața mult mai ușoară. Multe agenții care creează mai multe site-uri WordPress pentru clienții IMM-uri apelează la Website Pro Vendasta, ca constructor de site-uri web ales. Acest lucru se datorează faptului că este un generator de site-uri web puternic și intuitiv, este găzduit pe platforma Google Cloud și este etichetă albă, astfel încât să își poată extinde și crește lista de clienți.

Tabloul de bord de administrare permite agențiilor să gestioneze mai multe site-uri WordPress cât mai eficient posibil.

  • Vedeți totul dintr-o privire. Urmăriți câte site-uri gestionați, starea versiunii lor WordPress și care necesită actualizări ale pluginurilor sau temelor.
  • Țineți-vă la curent cu întreținerea. Primiți notificări pentru actualizările critice și faceți-le direct din tabloul de bord. Nu mai căutați parole sau găsiți singura persoană din echipa dvs. cu acces.
  • Perspective la îndemână. Doriți să vă actualizați clientul sau să răspundeți la o întrebare? Aveți toate statisticile de care aveți nevoie într-un singur loc.
  • Închide acele file. Evitați supraîncărcarea browserului cu o nouă fereastră sau filă de fiecare dată când trebuie să verificați un anumit cont.

3. Menține securitatea și backup-urile

Clienții tăi au încredere în tine pentru a-și păstra site-urile web în siguranță. De aceea, trebuie să fii la curent cu backup-urile și securitatea atunci când gestionezi mai multe site-uri WordPress. Utilizarea găzduirii potrivite este o altă considerație atunci când vine vorba de securitate - găzduirea web Google Cloud este o linie puternică de apărare. Există și alte opțiuni de găzduire disponibile, cum ar fi Amazon Web Services (AWS), dar când vine vorba de AWS vs Google Cloud, Google are în continuare avantajul ca cea mai bună opțiune pentru găzduirea reseller-ului.

Pentru a vă proteja datele clienților (și toată munca voastră), este esențial să păstrați temele și pluginurile la zi. Dezvoltatorii fac în mod regulat actualizări pentru a aborda vulnerabilitățile de securitate și pentru a adăuga funcții de securitate îmbunătățite. Software-ul învechit poate deveni o țintă principală pentru atacuri, așa că actualizarea este primul pas în prevenirea actorilor răi din exterior.

Importanța arhivării

Versiunile mai vechi ale temelor și pluginurilor pot deveni adesea incompatibile cu software-ul mai nou, expunându-vă la riscul pierderii datelor. Chiar și cu protocoale de securitate îmbunătățite, există întotdeauna riscul de a pierde totul, motiv pentru care backup-urile sunt esențiale. Puteți seta backup-urile să aibă loc automat sau le puteți rula manual, dar acestea trebuie să nu fie negociabile. Alegând o soluție WordPress cu etichetă albă, cum ar fi Vendasta, pentru site-urile web ale clienților dvs., veți putea folosi numeroasele pluginuri de securitate și de rezervă disponibile. Fiecare vine cu caracteristici și beneficii specifice, astfel încât să o puteți găsi pe cea care se potrivește cel mai bine nevoilor individuale ale clientului dumneavoastră.

Dacă utilizați Vendasta pentru a crea site-uri web, actualizările automate și tabloul de bord vă vor permite să mențineți temele și pluginurile actualizate, să faceți backup pentru datele clienților dvs. și, în general, să dormiți mai bine când vine vorba de siguranța și securitatea datelor.

Dacă susțineți IMM-uri de comerț electronic, veți dori să luați în considerare implementarea cumpărăturilor securizate SSL și pentru site-urile web ale clienților dvs.

4. Monitorizați performanța mai multor site-uri web WordPress

Atunci când aveți o mulțime de site-uri WordPress de gestionat pentru clienți, este important să urmăriți cum funcționează acele site-uri web. Se încarcă rapid, funcționează fără probleme și sunt ușor accesibile pentru toți vizitatorii site-ului? Dacă nu urmăriți performanța, clienții dvs. ar putea vedea o pierdere de vizitatori, o implicare scăzută din partea celor care ajung pe site și venituri mai mici în general.

Sfaturi și instrumente pentru îmbunătățirea performanței site-ului web

  • Optimizați pentru conflictele de pluginuri. WordPress are o mulțime de plugin-uri, ceea ce poate fi grozav. Dar uneori nu se joacă frumos împreună. Înainte de a petrece timp încercând să găsească un motiv obscur pentru performanță mai scăzută, verificați pluginurile mai multor site-uri web WordPress pentru a vă asigura că nu există probleme. Mai ales după o actualizare, revizuire și testare pentru a vă asigura că site-ul funcționează conform așteptărilor.
  • Exclude problemele de server. Dacă observați timpi de încărcare mai lenți sau o scădere a performanței generale, verificați serverul. Dacă este o problemă cu serverul, ar putea fi timpul să vă gândiți la găzduirea site-ului dvs. și dacă funcționează pentru dvs. (și clienții dvs.).
  • Verificați-vă memoria cache. Există o mulțime de pluginuri pentru a ajuta la gestionarea stocării temporare a datelor pentru a menține lucrurile să funcționeze rapid. Hummingbird, WP Rocket, W3 Total Cache sau WP Super Cache sunt opțiuni de explorat.
  • Optimizați imaginile. Imaginile sunt egale pentru curs pentru majoritatea site-urilor web - fac lucrurile mai interesante, mai atrăgătoare și mai captivante. Dar dacă nu sunt optimizate în mod corespunzător, pot duce la performanțe slabe și pot avea efectul opus față de cel dorit. Când vine vorba de imagini optimizate, o reducere a dimensiunii fișierului, a dimensiunilor sau ambele, poate duce la timpi de încărcare mai rapid. Și da, există un plugin pentru asta. Smush, Imagify și ShortPixel vă pot ajuta.
  • Minimizați solicitările HTTP. Fiecare element de pe un site are nevoie de o solicitare HTTP pentru a se încărca. Dacă minimizați numărul de solicitări pentru lucruri precum fișiere și imagini CSS și Javascript, puteți crește performanța site-ului. Puteți face acest lucru combinând CSS și Javascript, micșorând codul, activând încărcarea leneșă, reducând dimensiunile imaginii și dezactivând pluginurile de care nu aveți nevoie.
  • Utilizați o rețea de livrare de conținut. O rețea de livrare de conținut oferă site-ul dvs. web utilizatorului final de pe un server mai aproape de acesta din punct de vedere geografic - reducând latența și timpul de încărcare. Cloudflare este un exemplu de CDN cu care probabil ești deja familiarizat.
  • Monitorizați scripturile terțelor părți: Lucruri precum analizele, codurile de urmărire și widgeturile de rețele sociale sunt toate scripturi terțe și pot afecta performanța mai multor site-uri WordPress. Efectuați o revizuire regulată și păstrați numai scripturile pe care dvs. și clienții dvs. (și vizitatorii site-urilor lor) le găsiți utile.

Linia de jos

Cu câteva modificări ale fluxului dvs. de lucru, instrumentele și automatizările potrivite și monitorizarea regulată a performanței, gestionarea mai multor site-uri WordPress pentru clienți poate fi ușoară - sau cel puțin nu dificilă.

Întrebări frecvente

Care sunt unele provocări comune atunci când gestionați mai multe site-uri WordPress pentru clienți?

Gestionarea mai multor site-uri WordPress pentru clienți poate fi o provocare. Pentru a asigura succesul, stabiliți obiective realiste, mențineți o comunicare bună și utilizați instrumente precum un tablou de bord centralizat pentru a monitoriza toate site-urile web ale clienților. Gestionarea timpului este esențială, iar securitatea și siguranța datelor, performanța, actualizările și întreținerea trebuie avute în vedere.

Cum pot monitoriza performanța mai multor site-uri WordPress?

Pentru a monitoriza eficient performanța mai multor site-uri WordPress, puteți utiliza instrumente precum Tabloul de bord de administrare al site-ului web Pro Vendasta, PageSpeed ​​Insights, GTmetrix și Pingdom pentru a urmări timpul de încărcare și capacitatea de răspuns. În plus, instalați pluginuri pentru monitorizarea timpului de funcționare, pentru a vă alerta cu privire la orice timp de nefuncționare. În cele din urmă, utilizați pluginuri de monitorizare a performanței pentru a identifica eventualele probleme care ar putea cauza o încetinire, cum ar fi pluginuri învechite, imagini mari sau neoptimizate și găzduire de calitate scăzută.