Faceți-vă marketingul mai eficient cu procese repetabile

Sunt unul dintre acei oameni care fac multe. Îmi place să fac liste și îmi place să fac . Oamenii cred întotdeauna că este pentru că beau multă cafea, ceea ce este adevărat. Dar asta este doar o parte din ceea ce mă face prolific.

Am găsit o modalitate de a fi eficient – ​​de a face multe – simplificând munca pe care o fac din nou și din nou. Să-mi iau timp pentru a configura șabloane și procese repetabile din timp, de fapt, mă face mai rapid. Este trucul meu secret. Să ne uităm în spatele cortinei pentru a vedea cum folosesc aceste procese pentru a economisi timp.

Ce este un proces repetabil?

Un proces repetabil este în esență orice lucru pe care îl faceți din nou și din nou și aveți nevoie de un rezultat similar. Când scrieți buletine informative regulate, publicați zilnic în CMS-ul dvs. sau extrageți date în fiecare lună, repeți elemente de lucru. De ce să nu oficializezi un proces? Nu totul se poate repeta literal, desigur – dar atunci când pașii tăi generali sunt aceiași de fiecare dată, ești pe drumul spre ceea ce vorbesc.

De ce aveți nevoie de un proces repetabil

Motivul natural pentru care ar trebui să luați în considerare procesele repetabile este economisirea de timp și bani. Și asta este ceea ce toată lumea – tu, șeful tău, clientul tău – vrea să audă mereu. Da, va dura ceva timp de configurare, după cum voi explica. Dar rezultatul vă poate economisi timp pe termen lung.

Cum folosesc procesele repetabile

Obișnuiam să creez un buletin informativ pentru echipa mea de clienți. A fost un instrument de comunicare internă care a capturat date și livrabile pentru luna.

Dar – vorbire adevărată – nu am vrut să petrec prea mult timp cu chestia asta. Aveam multe alte treburi în farfurie. Din fericire, clientul meu a fost de acord. „Nu petrece mai mult de o oră pe asta în fiecare lună”, a sfătuit ea. Și ea dorea să lucrez mai înțelept – la urma urmei, îmi plătea timpul și prefera să fie folosit în proiecte cu rentabilitate ridicată a investiției.

Și totuși, sarcina de buletin informativ mai trebuia făcută. Am vrut să împărtășim munca noastră cu echipa noastră.

Deci, am creat un șablon. În primul rând, am discutat cu clientul ce tip de conținut dorim să includem în fiecare lună. Apoi am determinat o structură pentru newsletter, inclusiv compartimente de conținut. În cele din urmă, am lucrat cu un designer pentru a o lustrui.

A durat acest efort inițial? Absolut. Probabil că am petrecut 10 sau mai multe ore la prima ediție. Dar de atunci înainte, a fost cu adevărat o sarcină plug-and-play mult mai ușoară.

Mergând mai departe, îmi stabilesc timp în calendar în fiecare lună pentru a face treaba. Am blocat câteva ore ( shh , nu-i spune clientului meu că am luat două ore, nu una). Apoi am folosit pur și simplu acel timp dedicat pentru a extrage datele, a detalia câștigurile, a scrie, a edita și a elibera. Terminat.

Ce am învățat și de ce a fost o victorie

Acel șablon și proces s-au dovedit a fi o economie de timp uriașă. Știam ce trebuie să realizez și știam exact în ce interval de timp trebuie să lucrez la acel buletin informativ. Mi-am salvat creierul de a se învârti la nesfârșit și de a se îngrijora de ce să includ în fiecare ediție. Știam deja ce date extrag, ce câștiguri ar trebui să evidențiez, cum va arăta buletinul informativ și cât spațiu aveam pentru a-mi acoperi poveștile. Cel mai important, știam că aveam timp alocat să lucrez la asta. Odată ce mementoul din calendarul meu a sunat, avertizându-mă cu privire la sarcină, am putut să mă apuc de lucru în loc să mă frământăm și să mă batjocoresc cu designul și conținutul.

Coechipierii și clienții mei au observat și efortul înainte de muncă. Au luat notă de aspectul consecvent al buletinului informativ. Ei au văzut efortul nu ca pe o trimitere singulară – un e-mail unic de ignorat – ci mai degrabă ca pe un adevărat „buletin informativ”. De fapt, așteptau cu nerăbdare să-l primească – și în cele din urmă această comunicare a devenit un instrument de marketing intern prețuit. Oamenii au întrebat chiar cum să îi trimită conținut. Primă!

Deci, de ce petrec atât de mult timp vorbind despre un buletin informativ când acesta este un blog despre procese repetabile? Pentru că, pur și simplu, un șablon de buletin informativ este un proces repetabil. Este ceva ce trebuia să fac în fiecare lună – s-a repetat.

Tipuri de procese repetabile

Valorile sunt un alt proces repetabil cu care puteți economisi timp. Dacă sunt sincer, mă lupt cu data mining. Nu sunt instruit în Excel și baze de date – în ciuda faptului că știu că acestea sunt o parte esențială a jobului meu de marketer. Adevărul este că sunt în primul rând o persoană de conținut și cuvinte. Același lucru a fost valabil și pentru mulți dintre membrii fostei mele echipe de marketing, care au fost angajați ca meșteri de cuvinte. Când a venit timpul să demonstrăm cum au funcționat acele cuvinte pentru noi, ei bine... a fost puțin dezastruos. Cu siguranță am produs un amestec de rezultate. Fiecare dintre noi a avut un mod diferit de a afișa datele și de a le partaja cu liderul echipei noastre și clienții.

Din fericire, am avut un expert în baze de date în echipa noastră care a intervenit să ne ajute. (Ca o parte, acesta este unul dintre lucrurile grozave despre a face parte dintr-o echipă. Puteți recunoaște când nu lucrați în limitele competențelor dvs. de bază și puteți cere ajutor atunci când aveți nevoie. Puteți delega.) Pentru a începe, noi, ca echipă, am stabilit exact ce date avem nevoie pentru a verifica zilnic, săptămânal și lunar. Apoi, guru-ul nostru de baze de date a mers în oraș pentru a configura interogări Excel – un tip de proces repetabil – care a ajutat la extragerea datelor. Tot ce trebuia să facem a fost să atingem funcția „reîmprospătare date” din foaia noastră Excel și – voila – au apărut date noi. Acest lucru a salvat timp imens și multe dureri de cap.

Facturarea poate fi un proces repetabil, la fel ca și urmărirea trimiterilor de conținut către firmele de PR, verificarea conținutului dvs. și chiar crearea agendelor pentru întâlnirile de echipă.

Reutilizarea conținutului pe diverse canale de marketing poate fi, de asemenea, un candidat pentru un proces repetabil. Nu este atât de mult un proces, dar actul de a reutiliza și de a recicla ceea ce ai făcut deja – reutilizarea lui pentru alte utilizări – este un tip de lucru repetat. Și vă poate economisi cu siguranță timp și bani.

Utilizarea proceselor repetabile pentru instruirea internă

Formați în mod constant angajații noi cu privire la modul în care funcționează lucrurile în biroul dvs., cum ar fi să le arătați cum să creeze o pagină web sau cum să publice în CMS-ul dvs.? Dacă aceste procese sunt utilizate în mod regulat, de ce să nu le documentați și să creați un mod intern? Acesta este un tip de proces repetabil care vă poate ajuta să economisiți timp la instruirea internă.

Documentația internă ajută la planificarea de urgență în timpul perioadelor de nefuncționare (sau dacă echipa dvs. se micșorează brusc, iar cei rămași în urmă trebuie să își asume munca pe care o făceau alții). Și, desigur, aceste înregistrări ajută și atunci când cineva pur și simplu trece mai departe - și aduci o nouă față.

Când procesele dumneavoastră sunt documentate, nu trebuie să petreceți o grămadă de timp cu sesiuni de formare unice și cu instrucțiuni. Mai degrabă, puteți partaja documentația procesului și apoi puteți sta cu angajații pentru a răspunde la orice întrebări.

Nu uitați să vă testați procesele

Un ultim lucru înainte să închidem. Dacă și când decideți să creați șabloane sau să documentați instrucțiuni, nu uitați să testați. Ultimul lucru pe care vrei să-l faci este să creezi un document de proces plin de erori care sfârșește prin a provoca mai mult stres – și muncă – pentru tine și echipa ta. Rulați-l printr-o încercare, pas cu pas, pentru a vă asigura că instrucțiunile sunt clare și că procesul este bun.

Ce poti face?

Deci, ce poți transforma personal într-un proces repetabil? Este probabil să aveți cel puțin o sarcină pe care o puteți pune pe o formă de pilot automat. Poate că acesta este modul în care interogați valorile. Sau modul în care îți impulsionezi echipa pentru contribuțiile de conținut pentru buletinul tău informativ. Sau modul în care proiectați o punte. Calendararea poate fi, de asemenea, un proces repetabil, ca tradiția mea anuală de planificare pentru ianuarie.

Cererea mea este să vă faceți ceva timp pentru a vă gândi la sarcinile pe care le faceți din nou și din nou - în fiecare zi, în fiecare săptămână, în fiecare lună, în fiecare an. Primul pas este să le detaliezi. Atunci aruncă o privire dură. Care dintre aceștia ar putea deveni candidat pentru un proces? Puteți scrie o schiță rapidă, pas cu pas, care să documenteze ceea ce trebuie făcut, astfel încât data viitoare când veți reveni la el, să puteți sări direct? Întrebați-vă și colegii de echipă. Există ceva cu care fac în mod regulat, dar cu care par să se lupte – sau chiar ceva care pur și simplu ia mult timp? Aceste treburi, de asemenea, sunt candidați de luat în considerare pentru documente de proces repetabile.

Apoi, odată ce v-ați configurat procesul, este relativ simplu de executat – să clătiți și să repetați, iar și iar, pentru o eficiență maximă.

Act-On pune mare preț pe „time to value”. A fi rapid – a ne trezi și a alerga rapid – este unul dintre lucrurile cheie care ne face diferiți. De asemenea, procesele repetabile din buzunarul din spate vă pot ajuta să rulați mai repede cu lista de sarcini. Chiar și fără a bea litri de cafea.

Inapoi la tine

Cum ați optimizat eficiența prin procese repetabile în propriul loc de muncă? Împărtășește-ți sfaturile aici.