Cum să faci estimări precise ale timpului de lucru

Estimările precise ale timpului vă ajută să vă planificați și să analizați munca - ca urmare, vă gestionați timpul și sarcinile în mod corespunzător.

Dar, este relativ ușor să faci o greșeală în timpul estimat pentru a finaliza un proiect - mai ales pentru că oamenii par să fie notoriu de prost să ghicească timpul necesar pentru a termina ceva.

Această greșeală de calcul este destul de comună și se poate întâmpla fie din:

• Optimism vor termina mai repede, sau
• Nevoia de a-și acorda mai mult timp decât au nevoie cu adevărat.

Prin urmare, următoarele 2 scenarii sunt cel mai probabil să se întâmple:

• Este posibil să estimați mai puțin timp și să grăbiți proiectul în cele din urmă - în loc să vă luați câteva ore în plus pentru revizuiri și ajustări necesare sau
• Este posibil să estimați mai mult timp, să terminați mai devreme și să petreceți orele rămase înainte de termenul limită amânând - în loc să alocați acest timp suplimentar unui proiect diferit.

Această postare de blog vă va ajuta să îmbunătățiți precizia estimărilor timpului de lucru, precum și să vă ofere un șablon gratuit pentru un calculator util de estimare a timpului.

Consecințele efectuării unor estimări proaste de timp (și cum să le evitați)

Estimările proaste ale timpului vă pot și vă vor perturba programul și chiar vă vor repinge termenele limită realiste.

În consecință, livrarea cu întârziere a proiectului poate transforma clientul cu care lucrați să nu devină unul recurent.

Unii clienți pot chiar marca rezultatul proiectului dvs. ca un eșec dacă încălcați termenul estimat.

Toate acestea arată cât de mult setarea unor estimări precise de timp este crucială în cultivarea unei afaceri de succes.

Așadar, rețineți întotdeauna că toate proiectele se bazează pe estimări de timp și afectează programul tuturor celor implicați în ele.

Deci, cum faci estimările de timp?

Ei bine, faceți estimări precise de timp pentru sarcinile proiectului dvs., este vital să împărțiți sarcinile respective în sarcini mai mici.

Activitatea de împărțire a sarcinilor în sarcini mai mici se numește urmărirea „microproductivității”.

Microproductivitatea constă din următoarele procese:

• Identificarea sarcinii principale,
• Fragmentarea sarcinii respective în subsarcini,
• Enumerând toate subsarcinile,
• Estimarea timpului necesar pentru a finaliza fiecare subsarcină și chiar
• Estimarea timpului pe care l-ați putea aloca pauzelor între subsarcini.

Prin adoptarea cu succes a acestei abilități, veți învăța modul corect de a vă face toate sarcinile gestionabile și realizabile.

De exemplu, să „scrieți o postare pe blog” pur și simplu nu poate fi o singură sarcină, deoarece de fapt necesită mai multe sarcini diferite, cum ar fi:

• Efectuarea de cercetări,
• Căutând referințe relevante,
• Căutați cuvinte cheie relevante pentru a vă îmbunătăți conținutul,
• Scrierea unei schițe organizate,
• Scrierea conținutului real,
• Corectarea, verificarea ortografică și gramaticală,
• Scrierea titlurilor eficiente,
• Scrierea meta descrierilor,
• Crearea de elemente vizuale și
• Încărcarea postărilor pe WordPress.

În exemplul de mai sus, urmărirea microproductivității înseamnă împărțirea unei sarcini principale în 10 sarcini mai mici și alocarea suplimentară a unui interval de timp separat pentru fiecare.

Efectul psihologic al acestei abordări va:

• Ajută-ne să fim mai orientați către obiective,
• Îmbunătățiți-ne imaginea de sine pozitivă,
• Duce la mai puțin timp petrecut cu amânarea și în cele din urmă
• Ajutați-ne să facem estimări mai bune de timp.

7 sfaturi finale pentru a face estimări precise de lucru

Pentru a vă ajuta să deveniți un expert în estimarea timpului, am compilat cele mai importante formule de estimare eficiente, sfaturi și trucuri.

Să ne aprofundăm direct în sfaturile practice și să explicăm mai detaliat procesul de realizare a estimărilor precise de lucru.

Sfat #1: Faceți o listă cu sarcinile pe care trebuie să le finalizați

Nu poți merge departe fără să știi ce trebuie să faci pentru a ajunge acolo.

Deci, înainte de a face estimări de timp, asigurați-vă că definiți o listă de sarcini pe care trebuie să le finalizați într-o perioadă de timp.

Cea mai bună practică este să faci o listă simplă de lucruri de făcut, una în care să-ți arăți sarcinile și sarcinile pentru ziua respectivă.

☐ Sună-l pe Henry B.

☐ Întâlnire cu echipa de marketing

☐ Scrieți propunerea de proiect

☐ Trimite un e-mail lui Elinor despre petrecerea lui Becky

☐ Participați la un brunch de afaceri cu clienții

☐ Întâlnire cu Luke S.

☐ Completați foaia de pontaj

Odată ce ați stabilit sarcinile și sarcinile în acest fel, va fi mai ușor să faceți estimări pentru timpul necesar pentru a le finaliza.

Veți putea aloca o anumită perioadă de timp fiecărei sarcini - și, ca urmare, veți fi mai puțin probabil să treceți în afara acestor intervale de timp.

De aceea, stabilirea unor obiective clare este în mod implicit de cea mai mare importanță – și, de asemenea, de ce cronometrarea personală vă va ajuta să rămâneți la curent cu lucrurile.

Deci, să oferim un exemplu de astfel de estimări și, prin urmare, totalul zilei.

• Sună-l pe Henry B. — 10 minute
• Întâlnire cu echipa de marketing — 25 de minute
• Scrieți propunerea de proiect — 4,5 ore
• Trimite un e-mail lui Elinor despre petrecerea lui Becky — 10 minute
• Participați la un brunch de afaceri cu clienții — 1,5 ore
• Întâlnire cu Luke S. — 25 de minute
• Completați foaia de pontaj - 5 minute

În cele din urmă, puteți calcula cu ușurință timpul total estimat pentru ziua adunând aceste ore estimate (de exemplu, 7 ore și 15 minute).

Sfatul #2: Depuneți un efort suplimentar în estimările de timp pentru prioritățile dvs

Un alt aspect important al estimării corecte a timpului sunt prioritățile dumneavoastră.

După regula generală, ar trebui să alocați întotdeauna cea mai mare parte a timpului pentru sarcini și sarcini prioritare.

Și, pentru a face acest lucru corect și a minimiza pierderile de timp, va trebui să depuneți un efort suplimentar în definirea timpului estimat atât pentru sarcinile dvs. prioritare, cât și pentru diversele sarcini.

Așadar, prioritățile tale sunt sarcinile tale cele mai importante și cele mai urgente - acestea sunt sarcini care au un termen limită precis pe care trebuie să-l îndeplinești sau sarcini care sunt cruciale pentru obiectivul pe care vrei să-l îndeplinești pentru ziua respectivă.

De exemplu, trebuie să scrieți o propunere de proiect de ~1.000 de cuvinte pentru mâine — capacitatea dvs. de a estima timpul pentru această sarcină poate influența dacă reușiți să o finalizați sau nu.

Primul lucru pe care trebuie să-l faceți este să faceți o schiță pentru propunerea dvs. și să definiți subtitlurile. Acestea pot servi ca sarcini separate, pentru care ar trebui să setați apoi estimări de timp separate , în felul următor:

• Estimați numărul de cuvinte pe care le veți scrie pentru fiecare subtitlu:
  • (de exemplu, „ Prezentare generală: 100–150 de cuvinte ”, „ Obiective: 200–300 de cuvinte ”, etc.)
• Estimați timpul necesar pentru a scrie și edita fiecare subtitlu, în raport cu numărul de cuvinte:
  • (de exemplu, „ 100–150 de cuvinte — 30 de minute ”, „ 200–300 de cuvinte — 1 oră ”, etc.)

După ce ați terminat de estimat timpul pentru subtitluri, adunați aceste numere - acesta este timpul estimat total pentru sarcina prioritară.

Pentru cele mai bune rezultate, în special pentru dvs., ar trebui să calculați timpul de vârf biologic - adică timpul din timpul zilei în care este cel mai probabil să fiți productiv, concentrat și motivat să vă îndepliniți sarcinile. Acesta este momentul în care veți avea cea mai mare probabilitate să vă finalizați sarcinile mai repede - așa că păstrați aceste intervale de timp pentru sarcinile dvs. prioritare.

Pe o notă suplimentară, dacă alocați cea mai mare perioadă de timp sarcinii dvs. prioritare - vă semnalați, în esență, că ar trebui să vă concentrați toată energia asupra acestei sarcini.

Sfat #3: Folosiți formula de estimare a timpului

Când căutați o abordare formulată pentru definirea numărului de zile în care vă va dura să finalizați un proiect, nu trebuie să căutați mai departe decât Formula de estimare a timpului, bazată pe Tehnica de evaluare și revizuire a programului (cunoscută și sub numele de PERT) .

Deci, care sunt tipurile de estimare a timpului în PERT?

PERT este o metodă de calculare a timpului de proiect - implică o formulă de estimare a timpului care ia în considerare:

• Estimare optimistă a timpului (A)
• Cel mai probabil timp estimat (B)
• Estimare pesimistă a timpului (C)

Să ne uităm la un exemplu, pentru a înțelege mai bine cum funcționează PERT.

Estimarea optimistă a timpului (A)

Acesta este cel mai scurt timp posibil pe care credeți că vă va dura să finalizați un tip de proiect - este cunoscut și ca estimarea în cel mai bun caz și implică o navigare lină pe tot parcursul proiectului.

Pe scurt, estimarea optimistă a timpului se aplică atunci când totul merge perfect:

• Toți cei din echipa ta își termină munca la timp,
• Nu sunt necesare revizuiri,
• Nicio problemă cu bugetul și
• Fără probleme cu materialele și echipamentele.

De exemplu, experiențele anterioare v-au învățat că timpul estimat optimist pentru un tip de proiect din echipa dumneavoastră este de 225 de zile, ceea ce înseamnă că A = 225 .

Estimarea cea mai probabilă a timpului (B)

Acesta este timpul realist pe care credeți că vă va dura pentru a finaliza un tip de proiect.

De asemenea, este cunoscută drept cea mai probabilă estimare și implică o călătorie medie pe tot parcursul proiectului.

Cea mai probabilă estimare a timpului se aplică atunci când totul despre modul în care progresează proiectul dvs. este mediu:

• Totul merge în general conform planului,
• Majoritatea oamenilor își termină sarcinile la timp și
• Este nevoie de un număr mediu de revizuiri.

De exemplu, experiențele anterioare v-au învățat că cea mai probabilă estimare a timpului pentru un tip de proiect din echipa dumneavoastră este de 360 ​​de zile, adică B = 360 .

Estimarea pesimistă a timpului (C)

Aceasta este cea mai lungă perioadă posibilă de timp pe care credeți că vă va dura să finalizați un tip de proiect.

Este, de asemenea, cunoscută drept cea mai defavorabilă estimare și implică aisberguri peste tot pe parcursul proiectului.

Estimarea pesimistă a timpului se aplică atunci când întâmpinați mai multe probleme înainte de a finaliza în sfârșit proiectul:

• Cei mai mulți dintre membrii echipei tale au probleme în a finaliza înainte de termenul limită,
• Sunt necesare o mulțime de revizuiri înainte de a trimite proiectul pentru evaluarea finală,
• Probleme majore cu materialele și echipamentele dvs. și
• Probleme majore cu bugetul dvs.

De exemplu, experiențele anterioare v-au învățat că timpul estimat pesimist pentru un tip de proiect din echipa dumneavoastră este de 375 de zile, ceea ce înseamnă că C = 375 .

Sfat pro Clockify :

Întârzierile în execuția proiectului se întâmplă tuturor, nu vă bateți prea mult în privința asta. Consultați lista noastră cu cele mai bune tehnici, practici și instrumente de management de proiect.

• Management de proiect: 31 de cele mai bune tehnici, practici și instrumente

Calculul propriu-zis — Formula de estimare a timpului

Formula de estimare a timpului ia în considerare faptul că toate aceste tipuri de estimări sunt la fel de posibile, iar formula în sine (E) merge după cum urmează:

E = (A+4B+C)/6

Dacă luăm estimarea optimistă listată (A = 225), cel mai probabil (B = 360) și estimarea timpului pesimistă (C = 375), iată cum se strâng numerele:

E = (225+4*360+375)/6

E = 340

Deci, este cel mai probabil să finalizați proiectul menționat în termen de 340 de zile.

Dar, pe măsură ce apar complicații, va trebui să vă extindeți calculul și intervalul de timp - aici intervine deviația standard.

Formula este după cum urmează:

SD = (CA)/6

Formula abaterii standard ia în considerare doar estimările optimiste și pesimiste ale timpului și vă spune cât de precisă este cu adevărat estimarea timpului total:

SD = (375-225)/6

SD = (150)/6

SD = 25

Dacă abaterea standard este de 25 de zile, înseamnă că proiectul poate dura cu 25 de zile mai mult decât vă spune formula de estimare a timpului și cu 25 de zile mai puțin. Deci, în cele din urmă, acest tip de proiect poate dura oriunde între 315 și 365 de zile .

Sfat #4: Folosiți un calculator pentru durata proiectului

Un calculator pentru durata proiectului se bazează pe cele despre care am vorbit anterior:

• Estimarea timpului și
• Formule de abatere standard.

Veți primi în continuare numărul aproximativ estimat de zile de care aveți nevoie pentru a finaliza proiectul - dar îl veți obține mai rapid, deoarece calculul va fi gestionat automat.

Iată cum puteți crea un calculator simplu de durată a proiectului în Excel, utilizând:

• Formula de estimare a timpului (E = (A+4B+C)/6) și
• Formula abaterii standard (SD = (CA)/6).

Pentru celula „Formula de estimare a timpului”, scrieți: =ROUNDUP((C4+C5*4+C6)/6)

Pentru celula „Abatere standard”, scrieți: =ROUNDUP((C6-C4)/6)

Pentru celula „Cea mai scurtă durată estimată a proiectului”, scrieți: =ROUNDUP(C8-C9)

Pentru celula „Cea mai lungă durată estimată a proiectului”, scrieți: =ROUNDUP(C8+C9)

Acum, trebuie să introduceți datele în următoarele celule:

• Estimare optimistă a timpului,
• Cel mai probabil estimarea timpului, și
• Estimare pesimistă a timpului.

După ce ați făcut acest lucru, datele vă vor indica timpul estimat și abaterea standard.

În plus, cea mai scurtă și cea mai lungă durată estimată va fi calculată automat.

Descărcați gratuit Calculatorul de durată a proiectului

Utilizarea funcției ROUNDUP este opțională, dar foarte recomandată deoarece veți rotunji numărul estimat de zile la un număr întreg.

Pentru a utiliza aceleași formule pentru proiecte suplimentare, pur și simplu țineți apăsat și glisați cursorul la marginea celulelor care conțin formulele, așa cum se arată mai jos.

Deci, dacă introduceți „145”, „234”, „345”, veți înțelege că timpul estimat pentru finalizarea proiectului este de 238 de zile, cu o abatere standard de 34 de zile - ceea ce înseamnă că veți lua probabil între 204 și 204 de zile. 272 de zile pentru a finaliza acest tip de proiect.

Sfatul #5: Urmăriți-vă timpul

Un calculator pentru durata proiectului vă spune de câte zile veți avea nevoie pentru a finaliza un proiect, ceea ce este util pentru a oferi clientului o estimare aproximativă.

Dar, veți avea nevoie și de o estimare mai precisă, pentru a vă planifica și analiza munca în detaliu, precum și pentru a crea un program funcțional pe care să îl urmați în timp ce lucrați la un proiect - aici devine crucial un instrument de urmărire a timpului.

Un instrument de urmărire a timpului face din estimarea timpului o știință exactă. Vă spune cât timp ați petrecut proiectelor anterioare în total - în ore, minute și secunde - și vă permite să identificați sarcinile care v-au luat cea mai mare parte a timpului.

De asemenea, vă spune la ce tip de muncă v-ați petrecut cea mai mare parte a timpului - de exemplu, sarcini „front-end” sau „back-end”.

De ce contează urmărirea timpului pentru managementul proiectelor?

Ei bine, pentru început, ținând înregistrări de urmărire a timpului, veți putea face estimări de timp pentru un anumit tip de proiect, care se bazează de fapt pe experiențele dumneavoastră anterioare complet verificabile.

Pentru a vă aduna datele de urmărire a timpului, puteți porni cu ușurință un cronometru de fiecare dată când începeți să lucrați la o sarcină și să îl asociați cu proiectul potrivit.

După ce ați terminat de lucrat la această sarcină, opriți cronometrul. Procedând astfel, veți adăuga acest timp la timpul total pentru acel proiect.

Există, de asemenea, o alternativă la acest proces - puteți introduce manual ora în foaia de pontaj, după finalizarea unei anumite sarcini.

Până la sfârșitul proiectului, veți avea exact timpul pe care l-ați petrecut acum și este posibil să îl petreceți pe același tip de proiect în viitor - așadar, veți putea oferi o estimare precisă pentru clienții tăi.

În plus, veți putea să distingeți între orele facturabile și cele nefacturabile, precum și să înțelegeți câți bani ați câștigat lucrând la proiect, ajutându-vă astfel să vă îmbunătățiți managementul costurilor proiectului în viitor.

Cum puteți urmări timpul pentru a defini estimările de timp: exemplul #1

Puteți chiar să transformați orele în zile și să vedeți cât de precis este cu adevărat calculatorul pentru durata proiectului.

Să luăm un exemplu – ați petrecut 283 de ore și 39 de minute într-un proiect.

Ei bine, asta se traduce cu ușurință în 35,5 zile pe care le-ai petrecut lucrând la acest proiect timp de 8 ore pe zi.

Dar, aceasta nu este singura modalitate de a gestiona și defini estimările de timp într-un instrument de urmărire a timpului.

Cum puteți urmări timpul pentru a defini estimările de timp: exemplul #2

Clockify oferă, de asemenea, un sistem de estimare în care veți putea defini estimări pentru sarcini și proiectul în general, înainte de a compara rezultatele urmăririi în timp real cu aceste estimări.

Deci, odată ce începeți să urmăriți timpul, veți putea compara progresul în timp real cu estimările dvs. pe măsură ce lucrați.

De asemenea, veți putea vedea procentul de lucru finalizat, în comparație cu estimările dvs. în orice moment.

În acest fel, nu numai că veți putea vedea că estimările dvs. inițiale de timp au fost oprite, dar veți putea vedea și cât de mult.

Prin urmare, veți lucra la abilitățile dvs. de a estima și a stabili calendarul corect al proiectului, în timp ce, în același timp, veți evita presiunea cauzată de termenele limită nerealiste.

Sfat #6: Calculați timpul pe care îl veți pierde

Când faceți estimări de timp pentru un proiect, este ușor să treceți cu vederea timpul pe care trebuie să îl pierdeți - așa că, nu uitați să luați în considerare următoarele:

• întreruperi,
• Distragerile și
• Amânare inactivă.

Mai întâi, enumerați activitățile cu care probabil „pierdeți timpul” în fiecare zi la serviciu.

Apoi, atribuiți-le o estimare de timp:

• Ieșirea la fumat la fiecare 2 ore — 25 de minute
• Ieșire la brutăria din apropiere pentru a cumpăra scones pentru o gustare de după-amiază - 15 minute
• Merg să pregătesc o ceașcă de cafea la fiecare 3 ore — 15 minute
• Conversarea cu colegii — 45 de minute

Poți chiar să adaugi timpul petrecut cu întâlniri și să-ți rezolvi căsuța de e-mail la acest timp pierdut - la urma urmei, aceste activități nu contribuie la finalizarea proiectului și doar te îndepărtează de prioritățile reale:

• Întâlniri - 1 oră și 20 de minute
• Gestionare inbox — 1 oră

Puteți face estimări de timp în partea de sus a capului pentru aceste activități sau puteți face un experiment săptămânal și puteți urmări timpul exact necesar pentru a finaliza aceste activități pe zi.

Urmărirea timpului pierdut pentru a face estimări precise ale timpului

De exemplu, dacă urmăriți următoarele rezultate pentru întâlnirile zilnice:

• 40 de minute luni
• 45 de minute marți
• 30 de minute miercuri
• 45 de minute joi
• Vineri 40 de minute

Apoi, puteți lua 40 de minute ca timp mediu pentru o întâlnire în estimările viitoare:

(40+45+30+45+40)/5=40

Urmărirea timpului pierdut pentru a estima cât cheltuiți concentrat pe proiect

În cele din urmă, pentru a obține timpul total pierdut pe zi, trebuie doar să adunăm cifrele - să presupunem că toate pierderile de timp enumerate, de la pauze de cafea la întâlniri, însumează până la 4 ore.

Așadar, dacă lucrezi 8 ore pe zi și pierzi 4 ore, în esență petreci doar aproximativ 4 ore concentrat pe proiect.

Calcularea corectă a cantității totale de timp pierdut într-o zi vă va îmbunătăți precizia în a face estimări de lucru. Acest pas vă va ajuta să gestionați timpul mai ușor.

La urma urmei, dacă ești conștient că de fapt ai doar jumătate din timpul pe care ai crezut că ai nevoie pentru a-ți îndeplini sarcinile, este mai probabil să stabilești termene limită diferite și mai realiste. Sau și mai bine, veți încerca să reduceți pierderile de timp și, prin urmare, să vă îmbunătățiți nivelul de productivitate.

Sfat #7: Programează timp suplimentar, pentru orice eventualitate

Datele pe care le obțineți din instrumentul de urmărire a timpului arată timpul exact pe care l-ați petrecut pe proiecte similare înainte și cât este probabil să cheltuiți pentru el data viitoare.

Așadar, în 9 din 10 cazuri, dacă ați petrecut 71 de zile într-un proiect (sau 283 de ore și 39 de minute pentru 4 ore/zi), probabil că veți petrece un timp aproape similar data viitoare.

Dar, pentru orice eventualitate, alocați ceva timp suplimentar acestui proiect, pentru probleme neașteptate și neajunsuri care vin de obicei cu cei 10% dintre astfel de proiecte.

Probabil că ești conștient de zicala: „Mai bine să te asiguri decât să-mi pare rău”.

Nu știi niciodată când acest procent ar putea crește și când vei avea nevoie de zile și ore suplimentare pentru a rotunji proiectul spre satisfacția completă a clientului tău.

Concluzie: estimările precise de lucru contează (și veți obține rezultate mai bune în timp)

În cele din urmă, să faci estimări precise de timp nu este atât de dificil.

Va trebui doar să:

• Analizați-vă munca în sarcini zilnice și faceți estimări pentru aceste sarcini separate,
• Pune energie suplimentară în estimarea corectă a timpului pentru sarcinile prioritare,
• Faceți efortul de a urmări timpul pe care îl petreceți proiectelor și sarcinilor,
• Ține cont de timpul pe care îl pierzi în fiecare zi și
• Luați în considerare timpul suplimentar de care aveți nevoie pentru a finaliza proiectul.

Pentru un plus de fler, puteți utiliza Formula de estimare a timpului PERT și vă puteți baza pe un simplu Calculator de durată a proiectului, pentru a calcula estimările zilnice.

Ca urmare a respectării acestor sfaturi, vă veți face estimările de timp precise și precise, precum și planificarea programelor mai ușor. Managementul proiectelor se referă la dependențe, iar aceste sfaturi vă vor ajuta să înțelegeți mai profund fluxul de lucru, care se va reflecta în proiectele viitoare. Toate acestea vă vor asigura că clienții dumneavoastră vă consideră un profesionist de încredere, care se ține de cuvânt.

️ Ați încercat vreodată o tehnică pentru a vă face estimările de timp mai precise? Aveți recomandări pentru calculatoare utile pe care nu le-am menționat încă? Simțiți-vă liber să împărțiți cei 2 cenți. Scrieți-ne la [email protected] și vom lua în considerare prezentarea părerii dvs. în această sau una dintre piețele noastre viitoare. Și, dacă ți-a plăcut acest articol, distribuie-l cu altcineva despre care știi că îl va găsi util.