Cum să vă mențineți afacerea organizată: 7 sfaturi

Când vine vorba de conducerea unei afaceri, unul dintre cele mai importante lucruri este să fii organizat. Dacă afacerea ta este aglomerată și dezorganizată, va fi dificil să faci progrese.

În această postare pe blog, vom discuta 7 sfaturi pentru a vă menține afacerea organizată. Urmând aceste sfaturi, vă puteți dezordine spațiul de lucru și crește eficiența!

Asigurați-vă că afacerea dvs. este organizată – 7 sfaturi pentru a face acest lucru

Este inutil să spunem că, pentru a conduce o afacere, va trebui să ai nervi de oțel și o execuție uimitoare. Trebuie să urmăriți inventarul, să gestionați finanțele, să gestionați întrebările clienților și să jonglați cu un milion de alte sarcini. Poate fi greu să stai în fruntea tuturor, dar este important să încerci.

O afacere dezorganizată este ineficientă și poate rămâne rapid în urma concurenței.

Prin urmare, fie că aveți nevoie de un sistem computerizat de management al întreținerii (CMMS) , fie că vă gândiți să vă bazați pe o tablă bună de modă veche, este esențial să vă asigurați că afacerea dvs. rămâne organizată în orice moment.

Mai ales dacă compania ta este în creștere, iar volumul de muncă crește . Creșterea volumului de muncă poate face dificilă menținerea organizației dacă nu există instrumentele adecvate. Mai mult, a nu putea găsi lucruri atunci când ai nevoie de ele poate duce la mult timp pierdut și frustrare.

În plus, pe măsură ce afacerea ta continuă să crească, probabil vei avea mai mulți angajați. Delegarea sarcinilor și menținerea tuturor pe aceeași pagină poate fi o provocare dacă afacerea dvs. nu este organizată.

Prin urmare, dacă doriți să conduceți o afacere și să o conduceți fără probleme, va trebui să găsiți modalități de a menține totul în ordine. Organizarea este mult mai mult decât a avea un loc pentru orice; este, de asemenea, să existe un sistem care funcționează pentru tine și echipa ta.

Și odată ce aveți un astfel de sistem, trebuie să îl întrețineți și să îl actualizați în mod regulat. Iată 7 sfaturi pentru a-ți menține afacerea organizată:

1. Urmăriți nivelurile de inventar și reordonați stocul atunci când este necesar

Dacă rămâneți fără un produs, acesta poate supăra clienții și îi poate determina să-și ducă afacerea în altă parte. Pentru a evita acest lucru, este important să urmăriți nivelurile de inventar și să recomandați stocul înainte de a se epuiza.

Desigur, în ziua și vârsta în care trăim, vei avea mai multe opțiuni disponibile. De exemplu, puteți utiliza o foaie de calcul pentru a urmări nivelurile de inventar sau pentru a configura alerte de stoc redus în platforma dvs. de comerț electronic.

Dacă aveți o mulțime de produse, ar putea fi util să investiți în software de gestionare a stocurilor. Acest lucru poate automatiza procesul de urmărire a nivelurilor de inventar și de recomandare a stocurilor.

Dacă vă gândiți să vă automatizați gestionarea inventarului , puteți să aruncați o privire la opțiunile software disponibile și să comparați funcțiile pentru a găsi cea mai potrivită pentru afacerea dvs.

2. Fii la curent cu finanțele tale

Monitorizarea sănătății financiare a afacerii dvs. este crucială pentru succesul pe termen lung. Trebuie să știi câți bani aduci, de unde vin și unde se duc.

Aceste informații vă vor ajuta să luați decizii informate despre unde să vă investiți resursele și despre cum să vă dezvoltați afacerea. Există o serie de instrumente financiare pe care le puteți folosi pentru a rămâne la curent cu finanțele dvs. , cum ar fi software-ul de contabilitate, software-ul pentru finanțe personale sau chiar o simplă foaie de calcul.

Alegeți opțiunea care se potrivește cel mai bine nevoilor dvs. și asigurați-vă că vă revizuiți finanțele în mod regulat. În timp ce majoritatea companiilor vor angaja un contabil pentru a-și urmări finanțele, dacă sunteți proprietarul unei mici afaceri, puteți economisi bani făcând-o singur.

Cu toate acestea, dacă nu vă simțiți confortabil să vă gestionați finanțele, cel mai bine este să angajați un contabil.

3. Țineți-vă actualizată baza de date cu clienți

O bază de date de clienți bine organizată este un atu valoros pentru orice afacere. Vă poate ajuta să urmăriți informații importante despre clienții dvs., cum ar fi detaliile de contact, istoricul achizițiilor și preferințele.

Aceste informații pot fi folosite pentru a îmbunătăți experiența clienților, pentru a viza campanii de marketing și pentru a crește vânzările. Există o serie de opțiuni software de management al relațiilor cu clienții (CRM) disponibile, așa că alegeți-o pe cea care se potrivește cel mai bine nevoilor dvs.

Dacă nu doriți să investiți în software CRM, puteți folosi și o foaie de calcul sau chiar un simplu notebook pentru a vă urmări clienții. Majoritatea software-ului CRM, totuși, oferă caracteristici pe care o foaie de calcul nu le poate, cum ar fi segmentarea automată a clienților și backupul automat al datelor.

Și în timp ce un notebook poate fi o modalitate excelentă de a ține evidența clienților dvs. , nu este foarte eficient dacă aveți o bază mare de clienți.

4. Automatizați sarcinile repetitive

A face față acelorași sarcini vechi, zilnic, poate deveni plictisitor foarte repede. Și, să devină plictisitoare nu ar reprezenta o astfel de problemă, dacă asta nu ar însemna că încetăm să acordăm atât de multă atenție acestor sarcini ușoare, dar importante.

Există o serie de opțiuni software de automatizare a sarcinilor disponibile, de la simplu la complex. Alegeți-l pe cel care se potrivește cel mai bine nevoilor dvs. și începeți să vă automatizați sarcinile repetitive. Acest lucru vă va elibera timp, astfel încât să vă puteți concentra pe lucruri mai importante, cum ar fi dezvoltarea afacerii.

Automatizarea are, de asemenea, avantajul suplimentar de a fi mai precisă și mai consecventă decât procesele manuale. Pe de altă parte, dacă automatizezi o sarcină care nu este bine definită, aceasta poate duce la erori și frustrare.

În general, cel mai bine este să automatizați sarcini simple, repetitive, pe care le faceți în mod regulat. Aceste sarcini sunt de obicei cele care necesită cel mai mult timp și sunt cele mai predispuse la erori umane. Automatizarea sarcinilor poate fi o modalitate excelentă de a îmbunătăți eficiența și de a crește productivitatea în afacerea dvs.

5. Folosiți un instrument de management de proiect

Dacă gestionați proiecte, este important să aveți un instrument de management al proiectelor. Acest lucru vă va ajuta să urmăriți termenele limită, sarcinile atribuite și progresul. Există o serie de opțiuni software de management de proiect disponibile, așa că alegeți-l pe cel care se potrivește cel mai bine nevoilor dvs.

Un instrument de management de proiect poate fi o modalitate excelentă de a îmbunătăți comunicarea și colaborarea în cadrul echipei dvs. Un instrument PM este o modalitate excelentă de a asigura un anumit nivel de organizare și de a menține totul pe drumul cel bun.

Majoritatea instrumentelor de management de proiect sunt concepute pentru a fi utilizate de mai multe persoane, așa că, dacă sunteți singurul care gestionează proiecte, este posibil să nu aveți nevoie de toate caracteristicile. În general, însă, un instrument de management de proiect este un atu valoros pentru orice afacere.

Un PM bun vă va ajuta să creșteți eficiența și productivitatea și vă poate ajuta chiar să evitați problemele înainte ca acestea să apară. Cel mai important, ar trebui să vă mențină angajații fericiți și să vă ajute să vă atingeți obiectivele.

6. Păstrați-vă fișierele organizate

Dacă doriți să fiți productiv, este important să vă păstrați fișierele organizate. Aceasta înseamnă crearea unui sistem pentru stocarea și preluarea fișierelor. Există mai multe modalități de a face acest lucru, cum ar fi utilizarea folderelor de fișiere, a unui sistem de fișiere electronic sau chiar a unui sistem de stocare bazat pe cloud.

Alegeți opțiunea care se potrivește cel mai bine nevoilor dvs. și asigurați-vă că vă revizuiți sistemul în mod regulat. Un sistem de fișiere bine organizat vă va ajuta să găsiți fișiere rapid și eficient. De asemenea, vă va ajuta să evitați pierderea fișierelor importante.

Organizarea fișierelor este mai mult decât o modalitate de a vă menține biroul ordonat. Este o parte importantă pentru a fi productiv și pentru a vă asigura că afacerea dvs. funcționează fără probleme. În plus, dacă aveți o mulțime de fișiere, poate fi dificil să le urmăriți pe toate. Un sistem de fișiere organizat vă va ajuta să evitați această problemă.

7. Examinați-vă sistemele în mod regulat

Chiar dacă aveți toate sistemele de mai sus la locul lor, este important să le revizuiți în mod regulat. Acest lucru vă va ajuta să identificați orice zone care necesită îmbunătățiri. De asemenea, vă va ajuta să fiți la curent cu noile funcții și opțiuni.

Examinarea regulată a sistemelor vă va ajuta să vă asigurați că acestea încă funcționează pentru dvs. Este, de asemenea, o modalitate bună de a găsi noi modalități de a vă îmbunătăți productivitatea. Dacă descoperiți că un anumit sistem nu mai funcționează pentru dvs., nu vă fie teamă să-l schimbați.

Nu este nevoie să rămâneți cu un sistem care nu mai este eficient. Evaluările sistemului vă oferă, de asemenea, posibilitatea de a identifica eventualele probleme. Revizuindu-vă sistemele în mod regulat, puteți evita potențialele dezastre și puteți menține afacerea să funcționeze fără probleme.

Pentru a avea o afacere organizată, trebuie să-ți faci planuri bine gândite

Organizația de afaceri nu cade doar din cer. Trebuie să faci asta cu planuri și execuție bine gândite. Cel mai bun sfat este să te gândești la cum vrei să fie cultura companiei tale și să lucrezi de acolo.

Îți dorești un mediu relaxat sau unul mai cu nasturi? Care este tipul de clienți pe care vă imaginați să îi atrageți în viitorul apropiat? Cât de mult poți delega și menține în continuare controlul?

De asemenea, ar trebui să aveți sisteme formale și informale pentru a vă menține afacerea organizată. Sistemele formale sunt cele care sunt scrise sau codificate într-un fel, cum ar fi politicile și procedurile companiei dvs.

Sistemele informale sunt regulile nescrise pe care le respectă toată lumea, cum ar fi felul în care răspunzi la telefon sau cum te îmbraci pentru întâlnirile cu clienții.

În concluzie, există multe modalități de a-ți menține afacerea organizată. Făcându-vă timp pentru a vă revizui sistemele și procesele, vă puteți asigura că afacerea dumneavoastră funcționează fără probleme. De asemenea, puteți evita potențialele probleme înainte ca acestea să apară.

Urmând aceste sfaturi, puteți crea o afacere mai organizată și mai productivă.