Cum și de ce să urmăriți activitățile și obiceiurile zilnice

nu am timp. Auzim această propoziție aproape în fiecare zi, de la colegii noștri, familia și prietenii noștri. Dar, în majoritatea cazurilor, oamenii nu au o înțelegere clară a modului în care își petrec de fapt orele de lucru și timpul liber.

Acum, cheia pentru a deveni un maestru al timpului tău este destul de simplă. Trebuie să urmăriți activitățile zilnice pentru a înțelege mai bine sarcinile și obiceiurile de zi cu zi. Astfel, veți ști ce acțiuni trebuie să modificați pentru a obține ore suplimentare.

În această postare pe blog, vom discuta despre:

• beneficiile activităților de urmărire,
• două metode de urmărire a sarcinilor zilnice și
• cum să țin evidența obiceiurilor.

Beneficiile urmăririi activităților

Dacă simțiți adesea că nu aveți suficient timp pentru toate sarcinile zilnice, luați în considerare să urmăriți ceea ce faceți în timpul orelor de lucru. Am întocmit o listă cu beneficiile majore ale activităților de urmărire:

• Vei câștiga controlul asupra timpului tău,
• vei fi mai realist și mai organizat,
• vei face estimări de timp mai bune,
• vei fi mai responsabil și mai productiv și
• vei învăța cum să faci o singură sarcină în loc să faci mai multe sarcini.

Să explorăm fiecare beneficiu cu mai multe detalii.

Vei câștiga controlul asupra timpului tău

Laura Vanderkam este autoarea mai multor cărți privind managementul timpului și productivitatea. În discursul ei de la TEDWomen 2016, ea a vorbit despre percepția noastră asupra timpului. Vanderkam a vrut să demonstreze că poți să-ți controlezi timpul și să-l petreci așa cum vrei.

Prin urmare, ea a făcut un sondaj care a implicat femei ocupate. Participanții au trebuit să își urmărească activitățile timp de o săptămână, atât orele de lucru, cât și timpul liber.

Privind datele, Vanderkam a observat că unul dintre participanți a avut o urgență casnică. Acest participant s-a conectat la fiecare oră petrecută pentru a remedia această problemă, care a fost de șapte ore în total (în timpul săptămânii).

Acum, deși era o urgență, această situație ne arată că întotdeauna sunt suficiente ore într-o zi sau într-o săptămână. În plus, această cercetare demonstrează că PUTEȚI găsi timp pentru tot ceea ce doriți să faceți, dar este posibil să nu fiți conștient de acest lucru.

Cum obții controlul asupra timpului tău?

• Începeți prin a nota toate activitățile pe care le faceți pe parcursul zilei. Este posibil să vă dați seama că poate petreceți prea mult timp făcând anumite activități, cum ar fi vizionarea la televizor timp de două ore pe zi. Sau derulând prin conturile dvs. de social media. În același timp, crezi că nu ai timp suficient să bei o cafea cu prietenii sau să mergi la film.
• Următorul pas este să vă regândiți programul. Încearcă să limitezi timpul pe care îl petreci făcând unele activități care nu sunt atât de importante, astfel încât să poți obține ore suplimentare pentru acea cafea cu prietenii.

Păstrând jurnalul zilnic de activități, îți vei gestiona timpul mult mai bine. Astfel, vei face ceea ce îți place să faci.

Un alt punct interesant pe care l-a menționat Vanderkam în timpul discursului ei este că timpul este foarte elastic.

„Nu putem face mai mult timp, dar timpul se va întinde pentru a adapta ceea ce alegem să punem în el”, a adăugat ea.

Depinde de noi ce vom alege să punem în el, iar acestea sunt prioritățile.

În plus, Vanderkam sugerează să facă o listă de priorități vineri după-amiază. Această listă ar trebui să conțină activitățile pe care le planificați pentru săptămâna viitoare, în trei categorii:

1. Carieră,
2. Relații, și
3. De sine.

Asigurați-vă că adăugați 2-3 priorități pentru fiecare categorie.

Vei fi mai realist și mai organizat

În cartea sa The Productivity Project , Chris Bailey spune că este crucial să fii realist cu privire la cât de mult poți realiza.

„Fără să știi cum îți petreci timpul în prezent, este greu să te gândești dacă acționezi într-un mod care se potrivește cu valorile tale și sarcinile cu cel mai mare impact. Păstrarea unui jurnal de timp este o modalitate excelentă de a vă găsi punctul de plecare, nivelul de bază.”

După cum puteți vedea, urmărirea timpului și a sarcinilor vă va ajuta să vă dați seama care este valoarea de bază. Astfel, veți putea să vă faceți obiective și planuri raționale pentru viitor. De exemplu, dacă observați că există anumite intervale de timp în zilele de miercuri și joi, utilizați aceste perioade pentru a face brainstorming idei pentru următorul proiect.

În afară de aceasta, a avea date precise despre cât timp aveți nevoie pentru fiecare sarcină înseamnă să puteți organiza mai bine zilele de lucru. Un alt pas practic pe care îl poți face este să creezi o listă de sarcini pentru mâine, cu o seară înainte. Nu uitați să scrieți intervale de timp pentru fiecare.

În plus, odată ce începeți să înregistrați fiecare mică activitate de-a lungul zilei, veți vedea cum vă petreceți și timpul liber. Deci, cele două ore de televiziune menționate anterior pot fi schimbate cu o altă acțiune, cum ar fi mersul pe bicicletă timp de o oră și apoi o baie în următoarea oră.

Veți face estimări de timp mai bune

Să recunoaștem, nu poți prezice întotdeauna cât timp va dura să cumperi alimente, să-ți duci copiii la școală sau să termini o sarcină importantă la serviciu. De fapt, multe studii arată că de obicei subestimăm timpul de care avem nevoie pentru a finaliza o comisie.

Potrivit cercetării Exploring the “Planning Fallacy” , mai puțin de jumătate dintre participanți au reușit să-și încheie activitățile în momentul în care și-au prezis ei înșiși. Rezultatele au mai arătat că, atunci când oamenii fac previziuni despre activitățile lor, se concentrează pe cazul specific din trecut și pe detaliile acestuia. Cu toate acestea, oamenii ar trebui să vadă o imagine mai mare - revizuiți toate cazurile anterioare cu detalii. În acest fel, își vor aminti problemele pe care le-au avut cu cazurile anterioare; astfel, ar face predicții mai realiste.

De exemplu, vinerea trecută, ai avut norocul să termini cumpărăturile și să te întorci acasă în mai puțin de o oră. Dar, de obicei, ai nevoie de aproape două ore pentru această corvoadă, din cauza blocajului. Astfel, ar trebui să dedici mai mult timp acestei activități, undeva între o oră și jumătate și două ore.

În general, pentru a face estimări precise de timp trebuie să ține evidența activităților tale. Aceasta înseamnă să notezi fiecare comisie de-a lungul zilei. Apoi, după câteva săptămâni, vei putea face predicții mai precise despre treburile tale de zi cu zi.

Vei fi mai responsabil și mai productiv

În unele zile vei fi mai productiv decât altele. După cum știți deja, atunci când nu vă puteți concentra la locul de muncă, s-ar putea să apelați la rețelele sociale sau să începeți să citiți cele mai recente știri. Sau, atunci când trebuie să studiezi pentru un examen important, dar, în schimb, te uiți la serialele preferate. Acesta este ceea ce numim timpul pierdut .

Dar, ce se întâmplă când întreaga ta săptămână este neproductivă? Probabil că nu vă veți putea atinge obiectivele săptămânale.

Iată ce vă sugerăm: urmăriți timpul pierdut, în același mod în care înregistrați activitățile pe care le finalizați. În acest fel, atunci când vedeți intrări precum „navigare pe web” sau „vizionare seriale”, acesta va fi apelul dvs. de trezire. Apoi, mâine, vei face tot posibilul pentru a nu repeta aceste acțiuni, ceea ce va avea ca rezultat o performanță mai bună și o motivație sporită.

În plus, urmărirea activităților dvs. vă poate ajuta să îmbunătățiți și nivelurile de productivitate. Pamela Ayuso este un antreprenor și dezvoltator imobiliar care scrie un blog despre creșterea afacerilor. Ea crede că, din moment ce avem cu toții aceleași 24 de ore într-o zi, cel mai bun pariu este să îl folosim în cel mai productiv mod.

„Prin urmărirea activităților zilnice, suntem capabili să identificăm ce sarcini absorb cea mai mare parte a timpului nostru. Cu datele în mână, putem apoi face modificările necesare, astfel încât să ne petrecem timpul în cel mai bun mod posibil.”

Astfel, dacă vrei să rămâi concentrat pe sarcinile tale și să fii mai productiv, nu uita să ții o evidență a activităților tale pe parcursul zilei.

Veți învăța cum să faceți o singură sarcină în loc să faceți mai multe sarcini

„Multitasking-ul apare din distracția în sine. ” – Marylin vos Savant

Deși nu este cu adevărat o distragere a atenției, multitasking-ul este o iluzie. Earl Miller, profesor de neuroștiință la MIT, crede că creierul nostru poate schimba extrem de rapid focalizarea de la un lucru la altul. Dar, creierul nu se poate concentra asupra ambelor lucruri în același timp.

Așadar, ați putea crede că vă puteți găti cina și puteți spăla vasele simultan. Dar, sunt șanse ca fie să uiți să adaugi acel condiment important, fie să spargi accidental un pahar.

Când vine vorba de urmărirea timpului și înregistrarea activităților dvs., veți dori să aveți informații clare și precise despre ceea ce faceți. Asta înseamnă să faci fiecare comisie separat, astfel încât să le poți înregistra corect. Prin urmare, îți vei îmbunătăți abilitățile de a face o singură sarcină și vei evita multitasking-ul. Mai mult, atunci când acorzi atenție la o singură activitate, rezultatele tale vor fi mai bune, ca să nu mai spun și mai delicioase.

Cum ține evidența sarcinilor tale zilnice?

Acum că ați învățat principalele avantaje ale urmăririi activităților zilnice, haideți să explorăm două modalități de a ține o evidență a sarcinilor dvs.:

1. metoda creionului și hârtiei și
2. Urmărirea activităților dvs. cu Clockify.

Metoda pix și hârtie

Creată de Neville Medhora, această metodă este o soluție ideală dacă preferați să utilizați instrumente tradiționale de scris, cum ar fi pixul și hârtia.

Deci, la începutul zilei de lucru, luați o foaie de hârtie și începeți să scrieți următoarele:

• Data : păstrați data în partea de sus a listei dvs. Acest mic detaliu va fi important pentru referințe viitoare.
• Toate sarcinile zilei : asigurați-vă că includeți cele mai importante sarcini ale zilei și fiți realiști în privința lor. Dacă crezi că ești capabil să faci șase sarcini complexe, notează doar acestea. Dacă doriți, puteți adăuga activități care nu sunt legate de muncă, pe care plănuiți să le faceți după muncă. Păstrați-le în partea de jos a listei dvs.
• Orele întâlnirilor : acestea sunt informații extrem de utile dacă aveți de obicei mai multe întâlniri pe parcursul zilei. Doar adăugați-le în partea dreaptă a hârtiei, ca un memento.
• Orele urmărite: urmăriți ora când începeți să lucrați la o sarcină și odată ce ați terminat. Apoi, notați intervalul de timp pentru acea activitate în partea dreaptă a hârtiei, sub memento-ul întâlnirii. Faceți același lucru pentru toate celelalte sarcini. Notarea acestor blocuri de timp vă va oferi o idee mai bună despre cum vă petreceți orele de lucru, ce sarcini necesită mai mult timp și veți vedea cât de productiv ați fost în acea zi.
• Rezumat zilnic : la sfârșitul zilei de lucru, scrieți un rezumat al zilei dvs. - realizările dvs. zilnice.

Iată câteva alte sfaturi practice pe care le sugerează Medhora:

️ Scrie-ți lista de lucruri de făcut cu o seară înainte . Astfel, atunci când vă începeți ziua de lucru dimineața, trebuie doar să urmați lista.

️ Împărțiți-vă sarcinile în bucăți mai mici, ușor de gestionat. Deci, în loc să aveți o sarcină mai mare, veți avea mai multe sarcini de finalizat. În plus, te vei simți mulțumit ori de câte ori renunți la sarcina pe care tocmai ai terminat-o.

️ Un truc simplu pe care îl poți folosi atunci când ai chef de amânare – folosește o altă hârtie cu o bucată de bandă în vârf. Apoi, lipiți acea hârtie de listă și ajustați-o astfel încât să puteți vedea doar prima sarcină. Chiar dacă nu ai chef de lucru în acest moment, să vezi o singură sarcină la un moment dat înseamnă că nu vei fi deranjat cu alții din listă.

Pentru a afla mai multe detalii despre această tehnică simplă, consultați videoclipul care explică această metodă.

Urmărirea activităților cu Clockify

Ca alternativă, dacă preferați să utilizați software pentru a vă urmări activitățile zilnice, încercați Clockify ca propria aplicație de jurnal de activitate.

Iată cum vă puteți înregistra sarcinile cu acest instrument:

• Creați un cont Clockify .
• Descărcați un instrument de urmărire a timpului . Asigurați-vă că puteți utiliza Clockify pe telefon, pe computer sau ca extensie de browser.
• Urmăriți-vă activitățile . Puteți face asta fie prin:
• Utilizarea unui cronometru: porniți cronometrul când începeți să lucrați la o activitate și opriți-l când ați terminat. Nu uitați să scrieți descrierea activității dvs.

• Introducerea manuală a activităților dvs. scriind descrierea activității dvs. și adăugând ora.

Să presupunem că acestea au fost activitățile tale de dimineață înainte de a merge la muncă:

• Ai plecat la alergat azi dimineață de la 8 dimineața până la 9 dimineața.
• Apoi, ai făcut un duș și ai luat micul dejun, care a durat 30 de minute în total.
• Deoarece programul tău de lucru este de la 10:00 la 18:00, vei petrece următoarele 30 de minute mergând la serviciu.

După cum puteți vedea mai jos, așa vor arăta intrările dvs.

După ce ați urmărit tot ce ați făcut în timpul zilei, veți primi o listă ca aceasta.

Astfel, veți putea modifica durata anumitor activități dacă este necesar.

Pe lângă acestea, există și alte caracteristici practice ale Clockify.

️ Clasificați-vă intrările . Puteți adăuga un nume de proiect sau o etichetă pentru fiecare intrare. În exemplul nostru, numele proiectelor sunt Timp liber și Proiect A.

️ Analizați activitățile . În secțiunea Tablou de bord, puteți să vă revizuiți toate activitățile și să le filtrați în funcție de statutul proiectului sau de facturare. În plus, în colțul din dreapta, poți vedea cât timp ai petrecut făcând fiecare activitate.

Cum îți ții evidența obiceiurilor?

În afară de sarcini și activități în general, puteți, de asemenea, să vă urmăriți obiceiurile. Construirea obiceiurilor implică respectarea unei anumite rutine sau comportament, dar din când în când, trebuie să-ți analizezi progresul. Procedând astfel, veți ști dacă acea rutină dă rezultatele așteptate și dacă trebuie să modificați unele acțiuni.

De exemplu, să presupunem că ați învățat limba finlandeză. Au trecut șase luni și nu ai ratat nicio oră. Dar, din anumite motive, nu ești mulțumit de cunoștințele tale actuale de finlandeză. Acest feedback vă spune că trebuie să schimbați ceva. Poate că trebuie să vă faceți temele cu mai multă sârguință sau să vă lucrați la abilitățile de conversație.

Iată prinderea, atunci când stabiliți niște reguli de bază pentru un obicei, trebuie să le respectați. Mai mult, trebuie să ții un jurnal al acestor acțiuni zilnice/săptămânale. Când vine vorba de exemplul nostru cu limba finlandeză, va trebui să notați timpul petrecut învățând limba.

Instrumentul de urmărire a obiceiurilor și cum funcționează

Una dintre cele mai practice moduri de a-ți analiza obiceiurile este utilizarea instrumentului de urmărire a obiceiurilor. În cartea sa Atomic Habits , James Clear explică scopul principal al acestei metode.

„Un instrument de urmărire a obiceiurilor este o modalitate simplă de a măsura dacă ai făcut un obicei.”

Iată cum să utilizați un instrument de urmărire a obiceiurilor:

• Luați un caiet cu un calendar sau folosiți o foaie Google/Excel .
• Apoi, notează-ți toate obiceiurile lunare . De exemplu, pentru noiembrie, obiceiurile tale pot fi Citirea, Antrenamentul, Învățarea finlandeză și Practicarea yoga.
• De fiecare dată când termini un obicei, adaugă o bifă, un simbol X sau orice alt semn lângă obicei.

Puteți selecta zilele pentru fiecare obicei, de exemplu:

• Luni, miercuri și vineri - antrenament,
• Marți și joi - învățare finlandeză,
• Sâmbătă și duminică – yoga
• În fiecare zi – citind.

Iată un exemplu de completare a tuturor obiceiurilor în prima săptămână a lunii noiembrie.

După cum puteți vedea, obiceiurile dvs. lunare pot fi împărțite în programe identice pentru fiecare săptămână a lunii. De fapt, această metodă este în conformitate cu rutinele și obiceiurile oamenilor extrem de productivi. De exemplu, Jack Dorsey, CEO-ul Twitter și Square, are o rutină diferită pentru fiecare zi a săptămânii. Așadar, lunile sunt pentru gestionarea companiilor sale, marțea sunt pentru concentrarea pe produse și așa mai departe.

Dacă respectați acest standard, veți avea o lună întreagă plină de casete marcate. Acesta va fi cu siguranță stimulatorul tău de motivație. În plus, după prima lună, vei putea modifica frecvența unor obiceiuri dacă este necesar. De exemplu, dacă îți place să faci yoga și te ajută să fii relaxat, o poți face de trei ori pe săptămână în loc de două.

Ce obiceiuri poți măsura?

În cartea menționată mai sus, Clear recomandă regula celor două minute. Aceasta înseamnă să începeți mai întâi cu mici obiceiuri. Micile obiceiuri sunt toate acele acțiuni pe care le poți finaliza în două minute sau mai puțin.

De exemplu, acestea sunt câteva mici obiceiuri pe care le puteți face zilnic:

• Citește o pagină din cartea ta preferată.
• Meditați timp de un minut dimineața.
• Faceți o împingere sau întindere timp de un minut.
• Treziți-vă și mergeți la culcare la ora stabilită.
• Udă-ți plantele după-amiaza.

În afară de asta, puteți măsura obiceiurile care vă afectează sănătatea, cum ar fi:

• Câtă cafea bei zilnic.
• Câtă apă bei pe zi.
• Indiferent dacă mănânci suficiente legume și fructe.
• Pentru informații mai detaliate despre alimentația dvs., puteți chiar să urmăriți aportul de proteine, carbohidrați și grăsimi.

Acum, cum rămâne cu acele activități pe care ai vrea să le eviți sau să le faci mai rar? Clear le numește obiceiuri de evitare. În general, aceste acțiuni fie au un impact negativ asupra sănătății, finanțelor sau productivității. Aici sunt cateva exemple:

• Eliminarea aportului de alcool, cofeină sau zahăr.
• Renunțarea la fumat.
• Petreceți mai puțin timp în fața ecranului (în afara orelor de lucru).
• Cheltuiți mai puțini bani pe achiziții online.

Prin urmare, așa cum urmăriți obiceiurile pe care doriți să le construiți, puteți monitoriza și acele obiceiuri pe care doriți să le evitați.

Cum să te obișnuiești cu obiceiurile de urmărire?

Chiar și păstrarea unei evidențe a obiceiurilor tale este obiceiul pe care trebuie să-l dobândești. În cazul în care nu v-ați urmărit niciodată rutina, avem câteva sfaturi simple pentru a vă ajuta să începeți:

️ Completați instrumentul de urmărire a obiceiurilor imediat ce finalizați obiceiul. Procedând astfel, nu veți uita să vă notați realizările zilnice.

️ Păstrați-o simplu . Când ai terminat obiceiul dorit, trebuie doar să marchezi caseta cu numele obiceiului. Nu trebuie să adăugați alte detalii. În plus, păstrați-vă instrumentul de urmărire a obiceiurilor la îndemână, astfel încât să îl puteți găsi cu ușurință și să îl completați.

În cele din urmă, dacă rupeți un obicei, încercați să nu repetați acea greșeală a doua zi. Probabil ați avut motive logice pentru a sări peste o rutină o dată, dar asigurați-vă că ați revenit pe drumul cel bun a doua zi.

Concluzie

Păstrând o evidență a activităților tale zilnice, vei câștiga controlul asupra timpului tău, îți vei îmbunătăți abilitățile de organizare și productivitatea. În plus, veți putea face estimări de timp mai precise și veți învăța cum să efectuați o singură sarcină, în loc să faceți mai multe sarcini. Dacă nu sunteți sigur cum să începeți să vă urmăriți acțiunile, alegeți una dintre cele două metode pe care le-am acoperit în acest articol.

Mai mult, vă sugerăm să vă înregistrați și obiceiurile. Construirea unui obicei nu este întotdeauna ușoară. Dar, ori de câte ori îți vei completa obiceiul zilnic și îl notezi, te vei simți bine în legătură cu realizarea ta. În plus, instrumentul de urmărire a obiceiurilor vă va ajuta să vă mențineți cursul cu rutina, ceea ce poate fi o adevărată luptă uneori.