Cum să vă justificați facturile către clienți ca freelancer

Știm cu toții că comunicarea cu clienții este unul dintre cei mai mari factori de decizie dacă vom lucra din nou cu ei sau nu. Construiește încredere, te pictează ca un profesionist și vrei ca ei să știe că proiectul lor este în mâini sigure, nu? Ei bine, justificarea facturilor poate juca un rol important în succesul acelei relații client-independent. Reprezintă elementele de bază ale unui parteneriat de succes pe termen lung – mai probabil că clienții vor reveni, vă vor recomanda serviciile, vor lăsa feedback pozitiv și vor începe să aibă încredere în judecata dumneavoastră fără îndoială.

De ce ar trebui să-mi justific facturile?

Am atins acest lucru în introducere și, pentru a adăuga la asta, justificarea facturilor vă poate proteja de clienții care evită plata prin pretenții nerezonabile. Fie nu sunt mulțumiți de rezultatul la acel preț, fie „nu înțeleg” de ce ați percepe mai mult pentru revizuire, fie nu sunt de acord cu alegerea dvs. de a lua mai mult timp pentru o anumită sarcină.

Și în cazul în care încă nu ești convins, iată cum îți avantajează cariera rapoartele de muncă/proiect atașate facturilor.

Rapoartele evită neînțelegerile

Clienții vin de tot felul – unii sunt perfect mulțumiți de faptul că trimiteți o factură și nu vă lăsați de cap. Alții vor mai multă elaborare, pentru că până la urmă sunt banii lor și vor să știe unde se duce.

Un raport bine structurat face mai ușor să le arătați clienților exact ce ați taxat și de ce. Nu putem presupune că toată lumea știe ce presupune munca noastră. De aceea explicațiile simple merg mult.

Dacă raportul dvs. arată de ce, de exemplu, ați taxat atât de multe ore petrecute cercetări, acoperiți mai multe posibilități de neînțelegere:

1. Clientul nu va crede că încerci să-i escroci;
2. Nu vei fi un procrastinator sau necalificat;
3. Veți construi respect datorită transparenței;
4. Va exista un traseu scris în cazul în care clientul încearcă să modifice tranzacția sau tarifele mai târziu.

Poate că sarcina respectivă a fost puțin mai complexă decât a lăsat clientul, sau ați avut probleme tehnice sau pur și simplu ați vrut să faceți cea mai bună treabă posibilă, iar rezultatul final reflectă acest lucru. Nu vă fie teamă să comunicați în mod deschis motivele pentru care faceți sarcinile într-un mod specific și respectați metodele dvs.

Facturile justificate contribuie la transparență

Când clienții văd că ești dispus să discuti liber despre fluxul tău de lucru și să le arăți cum lucrezi, vor deveni mai încrezători că nu ai nimic de ascuns. De obicei, oamenii care sunt excesiv de protejați cu programul lor de lucru fie nu le au, fie sunt o mizerie completă, fie nu sunt la standardele clienților.

Acest lucru duce doar la neîncredere și le arată clienților că nu sunteți dispuși să răspundeți la întrebările lor potențiale sau să primiți sfaturi sau sugestii. Dacă nu doriți ca facturile dvs. să fie puse la îndoială și interogate, atunci întâlniți-le la jumătate. Arătați că sunteți o persoană profesionistă, de încredere.

Rapoartele ajută la construirea unei reputații pozitive

După cum am atins, adoptarea practicii de a vă justifica facturile prin rapoarte vă ajută să vă consolidați reputația în industrie.

Clienții fericiți au mai multe șanse să vă recomande partenerilor lor de afaceri, cunoscuților etc. Vorba în gură bună valorează adesea mai mult decât toate relațiile pe care le puteți face.

Cum să vă justificați factura

Justificarea facturilor se face cel mai bine prin intermediul rapoartelor de progres al proiectului. Pașii pentru construirea unui raport solid care să vă avantajeze atât dumneavoastră, cât și clientului sunt destul de simpli. Dar, este nevoie de puțină pregătire și de schimbări în obiceiuri, cum ar fi completarea foilor de pontaj și urmărirea timpului pentru aproape toate sarcinile.

Dacă acestea nu sunt o problemă pentru dvs., atunci următorul proces va fi ușor. Aruncă o privire la elementele pe care ar trebui să le includă raportul și discuția dvs.

Introduceți clienții tarifele din industrie

În primul rând – clienții dvs. trebuie să cunoască tariful mediu pe oră (sau pe proiect) pentru industria dvs. și pentru o anumită ramură.

De asemenea, le puteți explica cum diferă tarifele în funcție de

Doar asigurați-vă că găsiți o sursă sigură de informații, susținută de date globale. Iată câteva tarife de freelancing și consultanță pentru 2021 pe care le-am cercetat și compilat.

Urmăriți-vă timpul

Coloana vertebrală a fiecărui raport bun este foaia de pontaj.

Aici țineți toate sarcinile programate, contabilizate și urmăriți cât timp este nevoie pentru a finaliza fiecare aspect al proiectului la care lucrați. Dacă nu sunteți obișnuit cu această practică, luați în considerare utilizarea urmăririi timpului și găsiți care metodă de urmărire a timpului este cea mai potrivită pentru dvs.

Acum, urmărirea timpului este, evident, cea mai utilă pentru calcularea orelor facturabile și nefacturabile. Dar nu suntem aici pentru instrucțiuni privind facturarea. Suntem aici pentru a vedea cum urmărirea timpului vă ajută să justificați acest lucru. De exemplu, așa arată o foaie de pontaj digitală:

Sursa: Clockify.me

Acum, să aruncăm o privire la una dintre aceste intrări și la modul în care această formă de urmărire a timpului ajută la justificarea facturilor.

Aceasta este o privire detaliată asupra unei anumite intrări de timp în Clockify. Pe lângă faptul că arătați când ați lucrat la o sarcină și pentru cât timp, aveți, de asemenea, opțiunea de a descrie procesul în cât de detaliat doriți. Acest lucru este perfect pentru a vă pregăti rapoartele. Pur și simplu scrieți cum a decurs sarcina, dacă a durat mai mult sau mai scurt și de ce. Astfel, atunci când trebuie să generați un raport, veți avea toate informațiile necesare pregătite pentru client.

Urmăriți-vă progresul

Un instrument digital de urmărire a timpului poate urmări, de asemenea, progresul proiectului.

Când începeți un proiect, faceți estimări cu privire la cât vor dura anumite aspecte ale proiectului și sarcinile în sine. Prin estimări, puteți spune clientului dvs. cât timp va dura să termine totul.

Într-un instrument digital de urmărire a timpului, puteți introduce acele estimări și, pe măsură ce lucrați în fiecare zi și urmăriți timpul, să verificați cum se compară cu timpul real de lucru. De exemplu:

Sursa: Clockify.me

Unele dintre estimările din intrările de mai sus au fost că dezvoltarea ar dura 20 de ore, dar a fost nevoie de 10 ore, în timp ce marketingul a fost evaluat corect. Acestea pot fi, de asemenea, informații de neprețuit atunci când vă justificați tarifele.

Enumerați orice probleme pe care le-ați avut sau „denivelări pe drum”

Detaliați ceea ce a cauzat problema și pașii pe care i-ați luat.

Uneori, o sarcină va dura mai mult, ajungând astfel să coste clientul mai mult. Vă puteți salva de stresul de la potențiale acuzații sau critici, observând și notând cauza problemei înainte de a o aborda. În acest fel, informațiile vor rămâne actuale atunci când va trebui să le prezentați clientului mai târziu.

Îi poți asigura de deciziile tale înainte ca ei să aibă ocazia să-și formeze o opinie negativă odată ce văd cifrele.

Nu intra în prea multe detalii

Găsiți lungimea perfectă și limba perfectă.

Majoritatea clienților nu vor dori să citească pagini de rapoarte, indiferent cât de pretențioși ar fi. Pur și simplu vor ignora raportul și, probabil, vă vor chema pentru o versiune rezumată a acestuia. În cele din urmă, nu ai făcut altceva decât să pierzi timpul cu un raport pe care nimeni nu îl va citi.

Cea mai bună cale de acțiune ar fi să vă întâlniți și să discutați rapoartele dvs. cu clientul. Spuneți-le ce urmăriți de obicei și vedeți ce informații au nevoie sau nu. Nu este nevoie să ghiciți din partea dvs., iar clientul știe la ce să se aștepte.

În cele din urmă, puteți arunca o privire asupra modului în care noi cei de la Clockify am folosit instrumentul de urmărire a timpului pentru a factura clienții. Enumeră procesul pas cu pas în explicații clare.

Expresii de folosit atunci când vă justificați facturile

Nu putem crea un șablon final cu privire la modul în care să vă abordați clientul atunci când vă explicați deciziile de facturare. Nu toate industriei sunt la fel, nici măcar doi freelanceri din aceeași linie de muncă! Ceea ce am putea face este să vă oferim o listă de deschideri și închideri bune pentru întâlnirile, apelurile și e-mailurile dvs.

Mai întâi, invitați clientul la o întâlnire

Doriți să stabiliți contactul cu clientul, astfel încât să vă puteți explica tarifele și modul în care acestea se raportează la fluxul dvs. de lucru. Vom începe cu un șablon de e-mail care invită clientul la întâlnirea respectivă:

Bună, XY

Sper ca acest e-mail vă găsește bine.

Este o plăcere să vă cunosc și aștept cu nerăbdare să lucrez cu voi la acest proiect. Voi face tot posibilul să-ți ofer rezultatele de care vei fi mulțumit.

Îți trimit acest e-mail pentru a sugera să organizăm o întâlnire sau un apel, unde aș putea explica puțin mai bine cum voi lucra la acest proiect. Cred că aceasta este o modalitate excelentă de a vă împărtăși așteptările și de a vă explica de ce percep aceste tarife. Veți obține o defalcare rapidă și simplă a muncii mele, astfel încât să știți unde se duc banii dvs. și să fiți sigur că nu există costuri ascunse.

Relațiile mele profesionale se bazează pe transparență și cred că se desfășoară mult mai bine atunci când totul este la vedere.

Sunt liber la (DATA ȘI ORARE). Spune-mi ce crezi și dacă vreunul dintre aceste ore funcționează pentru tine.

Aşteptăm cu nerăbdare să auzim veşti de la dumneavoastră.

Salutări calde,

ZY

Desigur, sunteți liber să schimbați orice frază doriți, pentru a o face mai personală.

Expresii de folosit atunci când vă justificați factura

Pentru a menține această secțiune scurtă și dulce, iată câteva deschizători (și închidere) pe care le puteți folosi, atât în ​​e-mailuri, cât și în persoană.

• „Din experiența în proiecte similare cu acesta, am constatat că cele mai frecvente probleme sunt (XY) și durează mai mult până la finalizare. Deci, vă puteți aștepta la timpi de lucru potențial mai mari în acea zonă.”
• „Acestea sunt ratele medii ale industriei...”
• „Așa cum am convenit mai devreme…”
• „Anunțați-mă dacă vreo parte a procesului meu de facturare nu este clară.”
• „Îți mulțumesc că ți-ai acordat timp să treci prin asta cu mine.”
• „Pe ce aspecte ale dezvoltării proiectului ați dori să vă concentrați în rapoartele noastre de progres?”

Cum să gestionezi disputele

Există momente în care probabil veți aluneca și veți rata unii dintre acești pași. Poate că nu veți pregăti ceea ce a fost necesar pentru un raport solid, sau clientul dvs. va scăpa de una dintre deciziile sale. În cazul în care nu ați reușit să evitați neînțelegerile (ceea ce se poate întâmpla adesea), există mai multe lucruri pe care le puteți face.

Acum, pot exista o mulțime de motive pentru dispute, iar cele legate de facturare includ:

• Proiectul a durat prea mult
• Tariful orelor facturabile nu a fost clar de la început
• A existat o muncă suplimentară cu care clientul nu a fost de acord

Cum abordați o dispută de factură? Cum te descurci cu justificarea profesională a facturii?

1. Analizați situația

Primul tău instinct ar trebui să fie să identifici cine a făcut supravegherea – tu sau clientul.

Dacă tu ești cel care a cauzat neînțelegerea, trimite-le un e-mail de scuze, asigurându-i că vei rezolva problema. Acest lucru funcționează atunci când problema este în produsul final:

• Nu sunt mulțumiți de calitatea produsului

Te întorci la planșa de desen cu indicații noi, dar și le anunți că vei factura din nou și vei percepe timp suplimentar. Fii foarte clar în acest sens, deoarece unii vor încerca să evite să plătească pentru că pur și simplu „nu le place” munca ta, în ciuda revizuirilor.

Mai jos este un exemplu de gestionare excelentă și calmă a unei astfel de situații.

Sursa: Clientsfromhell.net

• Ei nu înțeleg de ce unele lucruri au durat prea mult sau prea puțin

Pentru a combate acest lucru, ar trebui să ridicați rapoartele, foile de pontaj și toate notele pe care sperăm că le-ați scris în timp ce lucrați la proiect. Aranjați o întâlnire sau un apel, arătând dorința de a vă justifica factura și alegerile pe care le-ați făcut.

Dacă clientul este cel din spatele neînțelegerii, există din nou două modalități de a proceda:

• Cauzând accidental o problemă

De obicei din cauza uitării de a pune întrebări importante devreme sau a eșecului să-și amintească lucrurile asupra cărora ai convenit. Un simplu e-mail care să le reamintească de acordurile dvs., de secțiunile contractului și de orice schimburi de e-mail pe care le-ați avut le va zgudui memoria.

• Cauzând intenționat o problemă

Aceștia sunt, de obicei, clienți care devin avari cu banii lor. Aducerea plângerilor după fapt este doar un troc imaginar de la piața de vechituri. În timp ce clienții ca aceștia pot fi rari, fiecare freelancer i-a întâlnit cel puțin o dată sau de două ori în viața lor.

Păstrarea documentației îngrijite a salvat o mulțime de freelanceri înainte ca clienții să aibă șansa de a nu plăti. Chiar și luarea în considerare a implicării unui avocat ar trebui să fie soluția ta în cazuri extreme. Meriti sa fii platit.

2. Aveți dovada la îndemână

În tot acest timp am subliniat cât de important este să documentăm totul. Este singura modalitate de a vedea că munca, reputația și plata dvs. sunt protejate.

Nu șterge e-mailuri, nu face capturi de ecran ale textelor și jurnalelor de chat și rezumate ale întâlnirilor sau apelurilor.

️ Notă importantă:

Abțineți-vă de la înregistrarea întâlnirilor și apelurilor fără știrea clientului, deoarece este ilegal! Ar trebui să ceri acordul pentru a înregistra ceva mai întâi. Dacă refuză, pur și simplu introduceți un rezumat cu ceea ce ați convenit în timpul întâlnirii/apelului și trimiteți-le e-mailul. Cereți-i să vadă dacă rezumatul dvs. este corect și, dacă vă confirmă, tocmai ați făcut încă o „pistă de hârtie” care ar putea funcționa în favoarea dvs.

3. Rămâi civil

Indiferent de modul în care reacționează clientul, nimic nu bate civilizația și bunele maniere.

Oricât de greu ar fi, rămâne cu capul rece chiar și atunci când persoana devine încăpățânată sau pur și simplu nu poate înțelege ce încerci să comunici. Din experiența personală, am alcătuit o listă de șabloane pentru a cere clientului plata fără a fi nepoliticos.

Concluzie

Justificarea facturilor nu ar trebui să vină ca o idee ulterioară atunci când clientul începe să suspecteze etica ta în muncă. Pentru a preveni acest lucru, ar trebui să vă justificați facturile devreme, aproape de la începutul parteneriatului. Când clienții știu de ce percepeți la fel de mult ca dvs. de la început, este mai puțin probabil să facă modificări sau plângeri mai târziu.

Păstrarea documentației stricte și detaliate (fișe de pontaj, e-mailuri și rapoarte) vă asigură, de asemenea, că aveți efect de pârghie în cazul în care apare o dispută. În cele din urmă, scurte defalcări ale procesului dvs. de stabilire a prețurilor ajută la construirea încrederii prin transparență. Este mai probabil ca clienții să lucreze din nou cu tine și chiar să te recomande colegilor lor.

Aveți practici proprii? Împărtășiți-vă experiențele cu noi la [email protected] și vă putem prezenta într-unul dintre următoarele articole.