Ce este un sistem de telefonie IP și afacerea mea are nevoie de unul?

Ce se întâmplă dacă ai putea economisi până la 60% din configurația actuală a telefonului fix? În schimbul economiilor de costuri, veți avea un sistem telefonic de afaceri mai fiabil, pe care echipele dvs. de la distanță îl pot accesa de oriunde.
Este mai mult decât posibil să beneficiați de aceste beneficii trecând de la configurația rețelei telefonice publice comutate (PSTN) la un sistem modern de telefonie IP.

Ce este un telefon IP?

Când ne gândim la un sistem telefonic tradițional, ne gândim la telefoane de birou și o cameră de server pentru a accepta apelurile primite. Aveți nevoie de o grămadă de linii telefonice pentru a conecta serverele la fiecare telefon analogic, rezultând un labirint de cabluri prin birou.
Un sistem de telefonie IP (sau IP PBX ) rezolvă această problemă. Serverul este bazat pe cloud; nu aveți nevoie de o cameră de server în biroul dvs. Asta înseamnă că nu trebuie să suferi de labirinturi de sârmă de cupru și că poți accepta apeluri primite folosind o conexiune la internet.

Întregul sistem de telefonie IP rulează folosind tehnologia VoIP (Voice over Internet Protocol) . Aceasta înseamnă pur și simplu că puteți efectua și primi apeluri telefonice folosind orice tip de conexiune la internet.
Deci, cum arată un telefon IP?
Soluțiile VoIP vă permit să preluați apeluri de pe orice dispozitiv conectat la internet, cunoscut sub numele de telefon IP sau SIP. Care include:

• Telefoane mobile (cum ar fi Apple sau Android)
• Un laptop
• PC-ul dvs

Concluzia: orice telefon poate fi un telefon VoIP atâta timp cât are acces la internet și o aplicație de telefonie IP compatibilă.

Cum funcționează un sistem de telefonie IP?

În termeni de bază: orice apeluri primite sunt direcționate către serverul virtual găzduit de furnizorul dvs. Furnizorul dvs. VoIP convertește apoi apelul într-un fișier audio și transmite datele către un telefon IP.
Apoi sunteți conectat la apelant ca de obicei, doar cu transmisia reală care se face prin internet, mai degrabă decât printr-un turn de telefonie mobilă.
Iată componentele esențiale ale unui sistem de telefonie IP:

1) Un PBX virtual

Cunoscut și ca cloud PBX , acesta este serverul care gestionează apelurile primite și le convertește într-un fișier audio. Veți avea nevoie de un server găzduit în cloud pentru a efectua și primi apeluri prin internet.

2) Voice gatekeeper

Un sistem tradițional de telefonie de birou utilizează un PSTN pentru a efectua apeluri folosind conexiuni celulare. Cu toate acestea, noul dumneavoastră sistem de telefonie IP utilizează dispozitive de control vocal pentru a controla accesul la sistemul dumneavoastră.
Veți folosi această componentă pentru a determina cine vă poate folosi sistemul VoIP, când și ce dispozitive sunt conectate.

3) Gateway-uri

Această componentă gestionează modul în care sunt realizate conexiunile la telefon. Cu unul, puteți folosi un telefon IP pentru a apela un număr non-VoIP.
Gateway-urile pot rula pe o regulă de rutare pentru cel mai mic apel, ceea ce înseamnă că vor găsi automat cea mai rapidă modalitate de a vă conecta apelurile efectuate la numărul pe care îl formați, fie că este VoIP sau fix.

4) Telefon IP de birou

Puteți transforma echipamentul pe care îl aveți deja într-un telefon IP cu un adaptor telefonic analogic (ATA).
Acestea se conectează la telefonul tradițional de birou și le conectează la internet. Îți transformă vocea într-un fișier audio și găsesc o adresă IP pentru numărul pe care îl apelezi. Aceasta înseamnă că puteți efectua apeluri VoIP prin echipamente care nu sunt conectate la internet.

Comutarea circuitelor vs. comutarea de pachete

Vă întrebați cum diferă acest lucru de o configurație tradițională de linie fixă ​​(comutație de circuit)? Un sistem de telefonie IP utilizează comutarea de pachete.
VoIP împarte conversațiile dvs. în pachete mici de date pe care le transmite prin internet.
Un adaptor telefonic analogic (ATA) convertește apoi aceste date în forma analogică pe care o auziți în sfârșit. În acest fel, telefoanele dvs. IP nu folosesc o linie atunci când nu este nevoie.

Tipuri de sisteme de telefonie IP

Ambele tipuri de sisteme de telefonie IP rulează folosind un PBX (Private Branch Exchange). Acesta poate veni în două forme:

1) La sediu

Cu PBX on-premise, toate echipamentele și hardware-ul necesar pentru a efectua apeluri VoIP sunt în biroul dumneavoastră.
Este firul de cupru, conexiunea telefonică de la server la birou despre care am vorbit mai devreme; cea instalată în mod tradițional în birouri.
Un sistem de telefonie IP local se conectează la un PBX din biroul dvs., folosind o conexiune LAN. Puteți adăuga cu ușurință funcții avansate suplimentare și aveți opțiunea de a face backup pentru telefoane prin trunchiuri SIP suplimentare.
Cel mai bine, aveți control asupra modului în care funcționează sistemul dvs. de telefonie VoIP. Puteți schimba liniile, adăugați și modificați conexiunile - totul în biroul dvs. Dar, s-ar putea să fie nevoie să angajați asistență IT intern pentru a face acest lucru.

2) bazat pe cloud (sau virtual)

Hosted PBX, sau cloud PBX, este locul în care o companie terță se ocupă de tot ce are legătură cu sistemul dvs. de telefonie IP. Configurarea și întreținerea se fac virtual - nu aveți nevoie de un inginer să vină la biroul dvs. pentru a le instala.
Tot ce aveți nevoie este o conexiune puternică la internet ca „hardware” și un dispozitiv pe care să instalați software-ul telefonului IP (cum ar fi un smartphone.)
Gândiți-vă la un sistem de telefonie de afaceri bazat pe cloud ca echivalentul modern al unui sistem tradițional.
Aveți în continuare posibilitatea de a efectua și primi apeluri telefonice de înaltă calitate, doar fără întreținere și configurare costisitoare.

Ar trebui să folosesc o soluție locală sau bazată pe cloud?

Alegerea între sistemele de telefonie IP on-premise sau bazate pe cloud depinde de resursele dvs.
În timp ce localul vă oferă opțiunea de a avea control deplin asupra sistemului dvs., riscați să vă bazați pe expertiza internă pentru a vă gestiona sistemul de telefonie IP. Acest lucru poate deveni destul de costisitor - atunci când trebuie să apelați la resurse externe de asistență, suportați un cost suplimentar.
Există, de asemenea, o mică șansă ca piesele de care aveți nevoie să fie epuizate sau să nu mai fie în funcțiune. În sfârșit, aveți nevoie de spațiu în biroul dvs. pentru a putea adăuga echipamentul necesar. Nu orice afacere are luxul unei camere libere pe care să o dedice serverelor de telefonie.
Cu toate acestea, sistemele de telefonie IP bazate pe cloud au nevoie doar de ceea ce probabil aveți deja: un serviciu de internet de înaltă calitate.

Beneficiile sistemelor de telefonie IP

Vă întrebați dacă merită să vă abandonați actualul sistem de telefonie în favoarea unui sistem de telefonie IP care utilizează internetul pentru a efectua apeluri? Iată șase lucruri de luat în considerare.

1) Este mai ieftin de configurat și întreținut

Probabil că cel mai important lucru de luat în considerare atunci când ești proprietarul unei mici afaceri este bugetul. Nu vrei să plătești un braț și un picior pentru a accepta apeluri de afaceri. Dar aici iese în evidență un sistem de telefonie IP.

Un sistem de telefonie IP este mai ieftin decât o configurație cu fir de modă veche în două moduri. În primul rând: nu aveți nevoie de echipamente noi pentru a începe să utilizați noua rețea.

Ai nevoie doar de două lucruri pe care le ai deja: o conexiune la internet și un receptor sau telefoane software conectate la internet.

Aceasta înseamnă că sistemul dumneavoastră de telefonie IP este mai puțin expus riscului de a necesita întreținere. Nu există nicio șansă de rupere a cablurilor sau de supraîncălzire a serverelor. Pur și simplu vă angajați să păstrați o aplicație software actualizată - ceva de care furnizorul dvs. VoIP vă va aminti, oricum.

2) Sunt mai de încredere

Dacă utilizați în prezent o rețea telefonică cu fir, veți înțelege cât de nesigură poate fi. S-ar putea să aveți telefoane de birou temperamentale sau fire nesigure care funcționează doar atunci când vă aflați într-o anumită poziție.

Frustrant, nu?

Cu sistemele de telefonie IP, te bazezi doar pe un singur lucru: o conexiune la internet. Dar chiar dacă internetul se stinge, poți în continuare să inițiezi apeluri datorită redirecționării flexibile a apelurilor pe care o ai mereu.

Pur și simplu schimbați setările pentru a redirecționa apelurile către un alt receptor folosind o altă conexiune la internet. (De exemplu: dacă Wi-Fi-ul de la birou scade, redirecționați apelurile către telefonul mobil care utilizează 4G.) Calitatea apelului nu va avea de suferit.

Același lucru este valabil și pentru interferențe meteorologice, probleme hardware și întreruperi de curent. Vă puteți face sistemul de telefonie IP să funcționeze în mod constant prin redirecționarea apelurilor către mesageria vocală sau un telefon mobil. Gata cu timpul de nefuncționare.

3) Este prietenos cu distanța

Conform cercetării noastre, peste 38% dintre companii au membri ai echipei care lucrează de la distanță. Nu numai asta, dar 88% dintre profesioniștii din mediul de afaceri realizează comunicații de serviciu prin intermediul dispozitivului mobil cel puțin o dată pe săptămână.

Sistemele de telefonie IP se adresează lucrătorilor la distanță.

De ce? Pentru că poți să adaugi numărul de telefon mobil al companiei la sistemul tău de telefonie IP și să redirecționezi apelurile către dispozitivul lor, chiar și atunci când nu se află la birou.

În plus, dacă lucrează de acasă , mesajele instant sau videoconferințele facilitează colaborarea.

VoIP vă permite să efectuați apeluri telefonice la preț redus și să trimiteți mesaje text gratuite prin internet. De aceea, un sistem de telefonie IP este esențial dacă aveți o populație mare de personal care lucrează de la domiciliu, cum ar fi un centru de contact virtual.

4) Scalarea sistemului dvs. de telefonie IP este ușoară

Efectuați apeluri conferință prin telefoane fixe? Fiți gata să plătiți costuri suplimentare de hardware și conectivitate. De fiecare dată când angajați un nou membru al personalului, va trebui, de asemenea, să angajați un inginer care să vină să monteze o linie telefonică la biroul lor.

Cu toate acestea, aceasta nu este o problemă cu telefoanele IP. Pur și simplu sunați-vă furnizorul VoIP, adăugați persoana la contul dvs. online și descărcați software-ul pe dispozitivul său. Asta e — sunt deschiși pentru afaceri. (Și sună.)

Acest lucru este deosebit de grozav pentru centrele de apeluri . Întotdeauna trebuie să angajați noi agenți de asistență pentru clienți pe măsură ce afacerea dvs. crește. Un sistem de telefonie IP facilitează acest lucru, atâta timp cât oferă o unitate multiconferință (MCU).

Sistemele de telefonie IP permit, de asemenea, cât mai mulți oameni să se alăture unui apel, cât permite lățimea de bandă de internet.

Acest lucru vă permite să construiți o platformă de comunicații unificate pentru afacerea dvs.

Toată comunicarea dvs., fie că este vorba de apeluri video, asistență pentru clienți sau formare de echipă, va avea loc într-un singur loc: internetul.

Înrudit: Tehnologia și tendințele centrului de apeluri pe care fiecare lider de afaceri trebuie să le cunoască în 2020

5) Puteți crește satisfacția clienților

Dacă utilizați un sistem tradițional de telefonie fixă ​​pentru a prelua apelurile, probabil că vă frustrați clienții. Se vor îndrepta direct către mesageria vocală dacă numărul de telefon pe care l-au sunat este angajat. Nu este grozav pentru serviciul clienți.

Cu toate acestea, puteți utiliza sistemul dvs. de telefonie IP pentru a efectua câte apeluri doriți. Nu veți avea nevoie de un număr de telefon suplimentar pentru a gestiona mai mulți apelanți, deoarece aceștia pot fi plasați în așteptare pentru următorul agent disponibil.

Cozile de apeluri minimizează apelurile respinse și oferă clienților o experiență excelentă.

În plus, un sistem de telefonie IP mărește și mai mult satisfacția clienților , deoarece nu există nicio taxă pentru efectuarea de apeluri VoIP-to-VoIP.

Dacă clienții dvs. folosesc, de asemenea, un sistem de telefonie IP (cum ar fi Nextiva sau Skype) pentru a vă suna, nu vor trebui să plătească costuri costisitoare pentru apelurile la distanță lungă. Este complet gratuit să te sun.

6 caracteristici ale telefonului IP de căutat

• Poștă vocală : Când un angajat nu poate ajunge la telefon, mesageria vocală și redirecționarea apelurilor sunt utile. Verificați dacă furnizorul dvs. de servicii permite apelanților să lase un mesaj și vedeți dacă oferă un serviciu de mesagerie vocală la e-mail. În acest fel, puteți urmări apelanții ratați prin scanarea mesajelor din căsuța dvs. de e-mail.
• Înregistrarea apelurilor : dacă vă aflați într-o industrie care este puternic reglementată, veți avea nevoie de înregistrarea apelurilor. De asemenea, poate fi folosit pentru a îmbunătăți succesul clienților și pentru a vă instrui reprezentanții de vânzări . Veți avea o bibliotecă de apeluri telefonice înregistrate, din viața reală, pe care să le folosiți ca exemple.
• Însoțitor automat : această funcție de telefon IP „întâmpină” fiecare apelant cu un mesaj automat și îl direcționează către diferite persoane, în funcție de motivul pentru care apelează. Oferă o experiență rapidă și simplă pentru clienți.
• ID apelant: Schimbați ID-ul apelantului pentru a afișa numele companiei și numărul de telefon înainte de a efectua un apel de ieșire. Acest lucru vă ajută să vă raportați la zona locală a persoanei pe care o apelați.
• Conferințe audio și video : aveți nevoie de mai mulți membri ai echipei în același apel? Căutați un sistem de telefonie IP cu funcții robuste de conferință nu doar pentru apeluri audio, ci și pentru conferințe video.

Încă un lucru pe care ar trebui să îl luați în considerare este securitatea . Ar putea fi tentant să apelați la furnizorul cu cel mai mic cost, dar o opțiune mai sigură este un furnizor care oferă cel mai bun suport și securitate pentru telefoanele de birou cu mai multe linii .

Nu ezitați să întrebați furnizorul dvs. despre acreditările lor, cum identifică și atenuează potențialele amenințări și cum gestionează protocoalele de securitate la nivel intern.

Cât costă sistemele de telefonie IP?

Cu Nextiva, puteți selecta unul dintre planurile noastre de preț pe patru niveluri și puteți ajusta glisoarele pentru câte locuri ar avea nevoie afacerea dvs.

1) Sisteme VoIP esențiale

Sistemele VoIP de bază încep de la 20 USD pe lună per utilizator. De obicei, acestea vin cu portarea gratuită a numărului , un număr local sau gratuit și apeluri nelimitate.

Pachetele de bază ar trebui să vină, de asemenea, cu un însoțitor automat, muzică de așteptare și fax online gratuit.

2) Sisteme VoIP profesionale

Cu sistemele Pro VoIP, veți primi toate cele de mai sus, plus mesaje text și apeluri conferință nelimitate.

Veți primi, de asemenea, aplicația Nextiva, care permite o mobilitate completă pentru serviciul dvs. telefonic. De asemenea, puteți avea opțiunea de a înregistra o salutare profesională și de a prelua apeluri de afaceri pe orice dispozitiv cu aplicația.

3) Sistem VoIP pentru întreprinderi

Sistemele VoIP de întreprindere vă permit să obțineți toate cele de mai sus și multe altele, inclusiv înregistrarea apelurilor, mesageria vocală către text și analiza vocală. Prețurile și economiile de costuri pentru sistemele VoIP de întreprindere depind de cât de mare este organizația dvs. și de nevoile dvs. generale.

Cum configurez un sistem de telefonie IP?

Sunteți gata să începeți să utilizați un sistem de telefonie IP pentru comunicarea afacerii dvs.? Pentru a găsi cea mai bună configurație pentru biroul dvs., răspundeți la câteva dintre aceste întrebări de bază VoIP :

• Numărul de telefoane de care aveți nevoie pentru acoperire. Cantitatea de numere de telefon (și dacă veți avea nevoie de numere diferite pentru birourile regionale)
• Numărul aproximativ de apeluri de intrare și de ieșire pe care le veți efectua

1) Câți utilizatori aveți?

Odată ce înțelegeți numărul de utilizatori pe care îi veți avea, atunci puteți determina dacă acoperirea dvs. actuală de internet este suficientă pentru a suporta noul sistem de telefonie de birou .

Poate doriți să evaluați câte date poate gestiona serviciul dvs. de internet existent utilizând un instrument de testare a vitezei.

Înțelegerea numărului de utilizatori este un lucru, dar trebuie totuși să știi numărul de linii efective de care vei avea nevoie pentru a-ți susține afacerea. Vă sugerăm să vă uitați la trei factori cheie, inclusiv:

2) Ce hardware doriți să utilizați?

Indiferent dacă decideți să utilizați un sistem PBX local sau bazat pe cloud, configurația hardware va necesita niște resurse standard.

O conexiune la internet de înaltă calitate este un lucru dat, dar va trebui, de asemenea, să aveți un router și un server, trunchi SIP, routere fără fir și telefoane IP pentru a vă conecta la servere și a permite angajaților să efectueze apeluri.

3) Alegeți furnizorul dvs. VoIP

În cele din urmă, pentru a finaliza configurarea telefonului IP, va trebui să selectați un furnizor de servicii VoIP bazat pe cloud pentru a vă instala telefoanele.

Vă va face viața mai ușoară dacă alegeți un furnizor VoIP care vă ajută cu configurarea. Cu Nextiva, de exemplu, nu trebuie să instalați totul manual.

Tot ceea ce este necesar este o conexiune la internet, o cască și un microfon. Atunci ești deschis pentru afaceri!

E timpul pentru un upgrade?

Cel mai bun moment pentru a avea un sistem de telefonie IP a fost ieri. Al doilea cel mai bun moment este astăzi.

Veștile bune? Puteți face primii pași chiar acum. Întrebați-ne cum vă putem ajuta afacerea să prospere cu un sistem de telefonie IP , începând de la doar 19 USD pe lună.