Cele mai bune 10 moduri de a factura clienților pentru a vă plăti agenția

Facturarea clienților poate fi un obstacol. S-ar putea să piardă factura, să uite să trimită un cec sau orice număr de scenarii posibile. Înainte să-ți dai seama, scadența a trecut și fluxul de venituri al agenției tale se estompează. Ce poti face?

În primul rând, este important să rețineți că facturile neplătite pot fi enervante nu doar pentru dvs., ci și pentru clientul dvs. Poate că nu au plătit pentru că procesul nu le-a fost explicat pe deplin sau pentru că este neplăcut și depășit. Metoda dvs. de facturare ar putea afecta relațiile cu clienții și, în cele din urmă, cât de bine vă păstrați clienții.

Mai jos sunt zece sfaturi pentru îmbunătățirea procesului de facturare. Aceste tactici, cum ar fi solicitarea unui depozit sau utilizarea unei metode de facturare recurentă, pot asigura de fapt că nevoile clienților dvs. sunt îndeplinite, asigurându-vă, de asemenea, că agenția dvs. este plătită mai rapid. Este cel mai bun câștig-câștig.

10 moduri de a factura clienții și de a fi plătit conform condițiilor dvs

1. Stabiliți așteptări clare în contract

Poate că cea mai bună modalitate de a vă asigura că agenția dvs. este plătită cu promptitudine este să clarificați termenii de plată înainte ca un client să semneze vreodată un contract. Faceți din aceasta o conversație activă în loc să includeți doar așteptările în scrisul mic. Acest lucru previne confuzia clientului cu privire la când să plătească, cum să plătească și care este politica pentru taxele de întârziere.

Alocarea timpului pentru a discuta despre procesele de plată vă permite, de asemenea, să aflați dacă clientul are solicitări speciale. De exemplu, clientul preferă să primească o factură prin poștă sau electronic? Preferă să plătească cu card de credit sau cec?

Discutarea așteptărilor în timpul procesului de înscriere a clientului nu numai că reduce șansa ca aceștia să fie urmăriți ulterior pentru facturi neplătite, dar arată că sunteți dispus să vă adaptați preferințelor de plată. Pe scurt, este o modalitate simplă și ușoară de a oferi servicii suplimentare pentru clienți și de a crește loialitatea clienților.

2. Cereți un depozit

Plata unui depozit pentru o achiziție mare nu este neobișnuită. Nu este diferit atunci când contractați cu o agenție de marketing sau de publicitate. Pe lângă furnizarea agenției de venituri în avans, ca clienții să plătească un depozit realizează două lucruri:

• Îndepărtează orice client „steagul roșu”.
  Dacă observați că un client nou este prea concentrat pe cost sau rezistent la plata unui depozit, atunci sunt șanse să nu plătească facturile viitoare la timp. Abordarea subiectului plății unui depozit acum vă poate scuti de multă frustrare mai târziu.
• Se asigură că mecanica procesului de facturare funcționează corect.
  Indiferent dacă clientul a cerut să primească o factură prin poștă sau dorește să plătească prin PayPal, începerea relației cu o depunere vă ajută să vă asigurați că procesul funcționează așa cum ar trebui. În acest fel, atunci când apare următoarea factură, ambele părți se pot simți încrezătoare în cum să procedeze.

3. Includeți informațiile de contact și detaliile proiectului pe factură

Facturile sunt adesea transmise echipei financiare a unei organizații sau unei persoane cu autoritate să ia decizii de cumpărare. Având informațiile de contact ale agenției marcate pe factură, este ușor pentru alte părți interesate potențiale să ia legătura în cazul în care au întrebări.

Un alt lucru este să vă asigurați că factura este facturată persoanei corecte. Dacă persoana de contact principală nu este persoana care plătește în cele din urmă facturile, află cine este. Vă puteți economisi mult timp pentru dvs. și clientul dvs. facturând direct acelei persoane.

Vedeți cum face QuickBooks cu software-ul de facturare:

Pe lângă spațiile rezervate pentru informații de contact, acest șablon de factură FreshBooks include și spațiu pentru descrieri despre diferite componente ale proiectului:

Deși acest lucru poate părea de bun simț, adăugarea de detalii suplimentare poate ajuta la crearea încrederii între dvs. și clientul dvs. Fiind specific cu privire la componentele individuale ale unui proiect, cum ar fi „pagina de destinație creată după clic pentru campania de redirecționare reclamă pe Facebook”, reamintește clientului de toate sarcinile diferite asociate cu realizarea unei campanii.

4. Includeți termenii de întârziere a plății pe factură

Este posibil ca un client să nu-și examineze copia contractului pentru termenii de plată înainte de a achita o factură. Puteți ușura munca tuturor prin includerea termenilor de întârziere a plății în partea de jos a fiecărei facturi. Acest lucru poate încuraja clienții să plătească la timp și îi poate împiedica să pretindă că nu știau despre termene limită și taxe de întârziere.

5. Livrați factura cu promptitudine

Mulți agenți de marketing digital dezbat despre momentul în care să trimită o factură. Unii sugerează să așteptați până la o săptămână după livrarea unui proiect sau să așteptați până când clientul a avut timp să se bucure de produs sau serviciu și poate vedea rezultatele, cum ar fi o creștere a clienților potențiali sau a conversiilor.

Pentru a fi plătit rapid, trimiteți factura cât mai curând posibil. Acest lucru vă menține agenția în fruntea minții clientului dvs. De asemenea, arată că ești de încredere și atent la detalii, ceea ce reafirmă că agenția ta a fost cea mai bună alegere pentru job pentru început.

6. Mutați clienții la un contract de reținere cu facturare recurentă

În loc să așteptați până la sfârșitul unui proiect lung pentru a trimite o factură - sau să așteptați încă câteva săptămâni sau luni în plus pentru a fi plătit - cereți clientului dvs. să treacă la un contract de reținere.

De acolo, configurați o opțiune de facturare recurentă care efectuează retrageri lunare automat din contul bancar sau cardul de credit al clientului. Acest lucru nu numai că vă scutește amândoi de mult timp și dureri de cap, dar creează și un flux de numerar mai previzibil și mai stabil pentru agenția dvs.

Pentru proiectele care necesită mai mult timp decât de obicei pentru a fi finalizate, este posibil ca un plan de plată de reținere/recurență să nu aibă întotdeauna sens. De exemplu, un client ar putea să nu fie mulțumit de rezultatele testării A/B și să solicite crearea unor pagini de destinație mai experimentale după clic. În acest caz, luați în considerare utilizarea unei metode de reținere în funcție de ore, în care puteți trimite o factură lunară sau trimestrială de facturare pentru timp care depășește așteptările reținutului.

7. Facturați clienții online

Dacă ați aflat în timpul procesului de onboarding că vă puteți factura clientul online, atunci felicitări. Există mai multe beneficii în acest sens, cum ar fi economisirea de timp și bani la trimiterea facturilor pe hârtie, precum și opțiuni de plată instantanee pentru clientul dvs.

Utilizarea PayPal pentru facturarea clienților este o metodă de plată online populară. Platforma facilitează includerea unui buton „Plătește acum”, astfel încât clienții să-și poată achita imediat factura:

Acest proces într-un singur pas poate preveni plățile întârziate și vă poate menține veniturile previzibile și consecvente.

8. Utilizați software de facturare

Utilizarea software-ului bazat pe cloud poate automatiza procesul de facturare și poate reduce timpul petrecut cu trimiterea și urmărirea facturilor.

Unul dintre cele mai populare instrumente bazate pe cloud este FreshBooks:

Multe dintre caracteristicile software-ului automatizează cele mai bune practici discutate aici, inclusiv:

• Facturarea pentru un depozit
• Ștergerea afișând informații de contact, detalii despre proiect și informații despre taxele de întârziere
• Permite clienților să plătească online instantaneu
• Conversia într-o altă monedă

În plus, cercetarea FreshBooks susține că software-ul lor economisește în medie proprietarul unei mici afaceri 192 de ore în fiecare an. Cu planul lor de nivel mediu la prețul de 25 USD pe lună, este o opțiune foarte rezonabilă de a factura clienților.

Dacă doriți să evitați să plătiți pentru software-ul de contabilitate în cloud, luați în considerare trimiterea facturilor prin PayPal:

Popularul portal de plăți online oferă șabloane gratuite de facturi cu o mulțime de opțiuni de personalizare, inclusiv conversie ușoară a monedei pentru clienții internaționali. Dezavantajul? PayPal încă preia taxa lor mică obișnuită din plata finală (0,30 USD + 2,9% din total).

9. Ține cont de comisioane și cursuri de schimb la facturarea clienților internaționali

Ratele de schimb, taxele și alte comisioane vor juca probabil toate un rol atunci când se facturează clienții internaționali. Evitați orice surpriză discutând subiectul în același timp în care clarificați așteptările de plată în timpul procesului de integrare a clientului.

Vă ajută să faceți cercetări asupra protocoalelor pentru o anumită țară sau puteți compune facturi cu software. Multe instrumente de contabilitate în cloud fac conversiile valutare o briză. Zoho, de exemplu, vă oferă posibilitatea de a crea șabloane de factură într-o altă limbă:

10. Construiți relații puternice cu clienții

Clienții care se simt apreciați dincolo de veniturile pe care îi oferă companiei dvs. vor fi probabil mai înclinați să plătească la timp. Există mai multe modalități de a face acest lucru, cum ar fi să le oferiți o reducere, să-i ajutați să rezolve o problemă sau chiar să le trimiteți un cadou neașteptat.

Cu toate acestea, dacă ați urmat sfaturile împărtășite aici, atunci vă aflați deja la jumătatea drumului spre crearea unei relații grozave cu clienții dvs. Un proces consecvent de facturare oferă mai multe oportunități de comunicare clară, de consolidare a încrederii și de simplificare a vieții clientului dvs. cu un serviciu excelent pentru clienți.

Începeți să fiți plătit rapid și ușor

Facturarea clienților poate fi dificilă. Este nevoie de timp pentru a crea și a trimite facturile și chiar mai mult timp pentru a urmări și a vă asigura că facturile sunt plătite până la termenul limită. Având un proces de facturare consistent și clar, poate preveni o mulțime de frustrare din ambele părți.

Prin stabilirea de așteptări clare când și cum poate fi plătită agenția, oferind apoi metode de plată simple, instantanee, care ușurează viața clienților, vă puteți plăti mai rapid și vă pot consolida relațiile. Urmărirea clienților pentru facturi neplătite poate deveni un lucru din trecut.

Pentru mai multe detalii despre cum vă puteți dezvolta agenția, înscrieți-vă pentru o demonstrație Instapage Enterprise astăzi.