Ce este un număr de factură?

Fiecare factură este unică și, prin urmare, are nevoie de un număr unic de identificare (un număr de factură).

Având un sistem de numerotare a facturilor bine organizat și eficient, în cele din urmă va ajuta afacerea dvs. să fie plătită mai rapid.

Primul pas pentru a realiza acest lucru este conceperea unui sistem clar și eficient de numerotare a facturilor.

Să aruncăm o privire mai atentă asupra numerelor de factură și a celor mai bune practici pentru generarea acestora.

Ce este un număr de factură?

Un număr de factură este un cod unic atribuit unei anumite facturi pentru a o înregistra și identifica. Poate include litere, cifre și caractere speciale, cum ar fi bare oblice și cratime.

Numerele facturii sunt consecutive sau secvențiale (adică, urmând o secvență logică). Ele sunt, de asemenea, o cerință legală pentru toate facturile.

Acestea apar de obicei în partea de sus a facturii și (dacă sunt în format digital) ca numele fișierului acesteia.

Beneficiile numerelor de factură

Numerele facturilor ajută oamenii și software-ul să înregistreze, să organizeze și să recunoască rapid facturile.

Acest lucru se aplică atât expeditorului, cât și destinatarului facturilor. De exemplu, în timpul procesului de solicitare, un număr de factură le permite clienților să recupereze mai rapid anumite facturi.

Numerele facturii sunt deosebit de utile pentru două fațete ale gestionării facturilor.

1. Urmărire

A ține pasul cu ce facturi au fost emise poate fi dificil.

Acest lucru contează dacă sunteți proprietarul unei mici afaceri care vă gestionează propriile conturi sau faceți parte dintr-un departament de conturi ocupat și dedicat.

Eșecul de a ține evidența cu acuratețe a facturilor este deosebit de important atunci când vine vorba de facturile restante .

Poate duce rapid la probleme de flux de numerar care vor avea efecte secundare asupra altor aspecte ale operațiunilor comerciale.

Numerele facturilor ajută la urmărirea plăților și la informațiile despre proiect. Aceasta este o parte esențială a procesului de facturare, fie că este vorba despre emiterea facturii sau procesarea facturii.

2. Revizuirea

Numerele facturii fac revizuirea facturilor și a conturilor în general mult mai simplă.

Un sistem de numerotare secvenţială poate fi proiectat având în vedere clienţi specifici sau tipuri de clienţi, precum şi intervale de timp şi chiar scară de proiect. Puteți, de exemplu, să identificați toate facturile de taxe minime cu o anumită secțiune de cod.

Făcută în mod corect, numerotarea facturilor face revizuirea diferitelor segmente de afaceri, perioade de timp sau relații de afaceri mult mai simplă și mai eficientă.

Cum se generează un număr de factură

Modul în care generați un număr de factură depinde parțial de numărul de facturi emise. Un sistem simplu de numerotare a facturilor va fi suficient dacă aveți un număr mic de clienți.

Dar potențialul de extindere viitor ar trebui să fie întotdeauna reținut. Un sistem de numerotare conceput pentru o mână de clienți nu va funcționa la fel de bine atunci când baza dvs. de clienți se extinde.

Înainte de a introduce câteva modalități posibile de a crea numere de factură, trebuie mai întâi să subliniem că, în general, nu există o regulă stabilită cu privire la exact sistemul de numerotare pe care ar trebui să îl utilizați, în afară de faptul că nu trebuie să conțină lacune .

Pot apărea excepții în anumite jurisdicții. De exemplu, în Marea Britanie, facturile care includ TVA trebuie să fie secvenţiale.

În caz contrar, există cele mai bune practici și norme generale de afaceri, dar în cele din urmă depinde de afacerea dvs. sistemul de numerotare pe care îl alegeți.

1. Folosind doar numere

Una dintre cele mai simple moduri de a genera un număr de factură este după dată și apoi numărul facturii în secvența sa. De exemplu:

• 202301 2022

Dacă există un volum mare de facturi în fiecare lună, este utilă adăugarea unei date mai detaliate:

• 20230701 2022

Această metodă este utilă pentru a ține evidența când au fost trimise facturile. Ele pot fi, de asemenea, actualizate în fiecare an (și lună), ceea ce face ca recuperarea anumitor facturi să fie mai ușoară decât simpla utilizare a anului.

Formatul de dată de mai sus (AAAA/LL) vă ajută să păstrați fișierele organizate cronologic, dar puteți utiliza orice format de dată preferați, inclusiv pe cele cu zile.

O problemă cu secvențele de mai sus este că numărul de secvență al facturii (01) poate fi confundat cu luna sau ziua. De asemenea, nu reușește să identifice ce companie este asociată cu fiecare.

Puteți atribui un număr de client și chiar un număr de proiect fiecărui număr de factură. De exemplu:

• 202307010101 2022

2. Folosind numere și litere

Este util să ai un număr unic de factură. Dar adăugarea de litere pentru a reprezenta numele companiei destinatare îl face și mai convenabil pentru referințe viitoare.

De exemplu, dacă facturile trimise către „Compania A” și „Compania B” ar putea arăta astfel:

• CA202301 [Descriptorul companiei (Compania A), anul, poziţia secvenţială a facturii]
• CB20230701 [Descriptor de companie (Compania B), anul, luna, pozitia secventiala a facturii]

Aici, fiecare a fost redus la prescurtarea „CA” și „CB”.

Literele nu trebuie să fie atât de limitate. De fapt, aceste numere de exemplu nu sunt deosebit de distincte.

Alte companii client ar putea avea, de asemenea, nume care încep cu un C. Prin urmare, se recomandă o prescurtare mai descriptivă, cum ar fi CMYA și CMYB.

Scrisorile pot fi, de asemenea, folosite pentru a distinge facturile de alte documente, cum ar fi note de credit sau cotații.

• INVCB20230701 [Descriptor de document (factura), descriptor de companie (Compania B), anul, luna, pozitia secventiala a facturii]

3. Folosind numere, litere și caractere separatoare

Caracterele de separare, cum ar fi cratima (-), bara oblică (/) sau liniuța de subliniere (_) sunt foarte utile pentru a face numerele de factură mai ușor de citit de către oameni.

Luați în considerare diferența vizuală dintre următoarele:

• INVCMYA202301
• INV-CMYA-2023-01

Caracterele de separare ajută, de asemenea, la evitarea greșelilor cauzate de tipul de erori pe care numerele și literele secvențiale le pot provoca.

De exemplu, dacă un număr de client este același sau similar cu o parte a unui număr de dată, cele două s-ar putea amesteca dacă sunt listate unul lângă altul fără un separator.

Cum funcționează numerotarea facturilor cu facturile incorecte sau modificate?

Atunci când emiteți în mod regulat facturi, pot apărea greșeli.

Este posibil să solicitați din greșeală plăți duplicate, să atribuiți termeni de plată greșiți etc. În aceste cazuri, există o soluție simplă: emiteți o notă de credit.

Notele de credit sunt documente pe care le puteți emite pentru facturi greșite sau modificate. Ele listează suma datorată unui client, pe care clientul o poate răscumpăra la o dată ulterioară.

Folosind note de credit, puteți menține o înregistrare clară și consecventă a numerotării facturilor.

Ce alte informații sunt esențiale pentru facturi?

Pe lângă atribuirea numerelor de factură fiecărei facturi, următoarele informații sunt esențiale de adăugat la fiecare factură.

• Numele companiei, adresa și informațiile de contact
• Numele companiei, adresa și informațiile de contact ale clientului dvs
• Detalii despre produsele și/sau serviciile furnizate, inclusiv descrierile, datele de livrare și costurile fiecărui articol
• Data emiterii facturii
• Suma totală datorată (inclusiv orice informații legate de impozite, dacă este cazul)

Concluzie

Numerele facturii sunt parte integrantă a procesului de facturare.

Fiecare factură trebuie să aibă propriul său număr unic de factură, un fel de ID individual al facturii. Acest lucru este util nu numai pentru contabilitate, ci și o cerință legală.

Modul în care atribuiți numerele de factură este important. Crearea unui sistem clar și logic de numerotare a facturilor vă va ajuta să urmăriți plățile și să vă revizuiți facturile și conturile în general.

Există multe moduri în care poți face asta. O combinație de numere, litere și caractere separatoare vă va ajuta să implementați un sistem de numerotare care poate scala eficient.

Informațiile conținute în numărul facturii pot include data, numele clientului, numărul proiectului și numărul de ordine cronologică a facturii.

Odată ce aveți un sistem bun de numărare a facturii, afacerea dvs. și clienții dvs. vor beneficia de claritatea și comoditatea pe care le aduce.