Ce este o factură? Definiția și funcția facturii

Când studiezi afaceri, s-ar putea să vezi că termenul „factură” vine cu o frecvență mare. Când primiți o cutie de livrare, veți vedea și o hârtie intitulată „factură”, cu o listă a produselor comandate de la furnizori. Procesul de facturare poate consuma mult timp, dar nu poate fi omis sau ignorat cu orice preț.

În acest articol, vom trece prin conceptul de factură pentru a înțelege în profunzime importanța, funcționalitatea și aplicabilitatea facturii în tranzacțiile generale .

Ce este o factură?

O factură este un document care înregistrează produsele și serviciile pe care companiile le oferă clienților lor și stabilește obligațiile pe care clienții trebuie să le plătească pentru acele produse și servicii. Cu alte cuvinte, o factură atestă acordul dintre furnizori și clienți privind achizițiile de bunuri și servicii și va crea un cont de creanță pentru furnizori.

Tipuri de facturi

Există mai multe tipuri de facturi în funcție de dimensiunea afacerii dvs. sau de produsele și serviciile oferite.

• Factură standard - Aceasta este cea mai comună formă de factură care este aplicabilă în aproape orice industrie și este adesea creată de întreprinderile mici pentru a reduce costurile de pregătire a facturilor. O factură standard include elementele de bază ale unei facturi, cum ar fi numele și adresele de contact, numărul facturii și suma de plată datorată.
• Factură de debit - O factură de debit este utilizată atunci când apare o creștere a sumei pe care clienții o datorează întreprinderilor. Cu alte cuvinte, acest tip de factură facilitează ajustarea facturii existente. De exemplu, lucrezi ca freelancer. Ai trimis clientului tău o factură care estima orele tale de lucru la un anumit proiect, dar până la urmă ai lucrat ore suplimentare. În acest caz, puteți trimite clientului dumneavoastră o factură de debit pentru orele de lucru suplimentare facturate. O factură de debit va include întotdeauna un număr total pozitiv.
• Factură de credit - O factură de credit, cunoscută și sub denumirea de note de credit, este emisă de companii atunci când clienții solicită o reducere sau rambursare sau când cer să remedieze greșelile din facturile anterioare. O factură de credit va include întotdeauna un număr total negativ. De exemplu, atunci când clienții dvs. solicită o rambursare de 100 USD pentru un anumit produs, numărul afișat pe factura de credit va fi -100 USD.
• Factură comercială - Spre deosebire de orice facturi sau facturi care se primesc în mod normal la magazinele sau restaurantele offline cu amănuntul, facturile comerciale sunt emise special de companii pentru comerțul exterior. Facturile comerciale de bază conțin detalii obligatorii care verifică vânzările internaționale tipice, inclusiv cantitatea de expediere, volumul, formatul de ambalare, descrierile produselor, metoda de plată și componentele mașinii. În ceea ce privește cele personalizate, ar putea exista unele elemente suplimentare, cum ar fi originea țării, numărul de identificare a operatorului și note/semnăturile de verificare a autenticității.
• Factură de pontaj - Acest tip de factură este utilizat în mod regulat în industria muncii. O factură de pontaj este utilizată atunci când un angajat este evaluat într-o perioadă de timp (de obicei pe oră) de către angajatorul său. Tipul de factură este mai preferat în alte profesii intelectuale decât cele tehnice și este furnizat în mare parte psihologilor, consultanților de afaceri, agențiilor de creație sau avocaților. Factura de pontaj este, de asemenea, aplicată în mod obișnuit pentru servicii de închiriere, cum ar fi chiriile de mașini, costume sau ustensile de gătit.
• Factură restante - Când data plății (indicată în factura inițială) este scadentă și clientul încă nu a furnizat plata, companiile vor emite o factură restante ca o modalitate de a reînnoi plata. Factura restante trebuie trimisă imediat după ce clienții ratează data scadentă a plății. Iar pe lângă serviciile achiziționate și costurile totale, sunt incluse și taxele de dobândă sau de întârziere/întârziere.
• Factură recurentă - Factura recurentă este emisă de companii pentru a percepe clienților aceeași sumă datorată periodic. La prima vedere, ar putea suna asemănător cu factura intermediară, dar există câteva diferențe cheie între a distinge. În timp ce interimatul vă permite să împărțiți plățile totale în perioade mici pentru un proiect mare cu un sfârșit definit, factura recurentă este emisă mai degrabă pe termen nelimitat. Acest tip de factură este preferat de companiile care furnizează servicii lunare de pachete, precum software IT sau soluții de social media marketing.
• Factură pro-forma - O factură pro-forma va fi trimisă clienților dumneavoastră înainte ca serviciile să fie furnizate. Nu este o cerere de plată, ci mai degrabă un memento de plată sau o estimare a costurilor finale pentru munca efectuată. Estimarea, însă, este destul de exactă și, de obicei, abia se fac modificări în tranzacția finală.
• Factură intermediară - Factura intermediară este utilizată în mod normal pentru proiecte mari și consumatoare de timp cu mai multe etape. Un liber profesionist sau o companie își va trimite facturile clienților odată ce o etapă cheie a fost finalizată. Aceste facturi vor împărți suma plăților în bucăți mai mici, ceea ce va fi benefic pentru gestionarea fluxului de numerar al afacerii dvs.
• Factura finală - După cum sugerează și numele, factura finală este ultima factură trimisă clienților dumneavoastră atunci când un anumit proiect este finalizat pentru a solicita plata. Această factură va fi mai detaliată decât factura pro-forma sau intermediară, deoarece va trebui să includeți tot ce le-ați furnizat clienților dvs. și, de asemenea, soldul total datorat.

Postări asemănatoare:

• Top 10 cele mai populare tipuri de site-uri web de pe internet
• Cum se scrie o carte albă?

Facturi vs. Facturi

Diferența dintre facturi și facturi constă în punctul de vedere al furnizorilor și al clienților . O factură, așa cum sa menționat în secțiunea anterioară, este documentul care înregistrează că produsele și serviciile sunt produse și trimise clienților. Poate fi livrat înainte sau după primirea produselor. De obicei, companiile de transport ar include factura în cutia de livrare, astfel încât clienții să poată verifica din nou articolele pe care le comandă.

O factură, însă, seamănă mai mult cu o cerere de plată . De obicei, o factură este tipărită și livrată clienților înainte ca aceștia să plătească pentru a cere plata imediată. Această formă de documentație este în mare parte inclusă fără factură în restaurante sau magazine de vânzare cu amănuntul offline.

Facturi vs Chitanțe

Facturile sunt folosite pentru a solicita plata de la cumpărători, pentru a ține evidența vânzărilor, pentru a ajuta la controlul inventarului și pentru a facilita livrarea de bunuri și servicii. În unele cazuri speciale, companiile fac facturi pentru a-și estima veniturile, precum și pentru a sugera opțiuni de plată pentru clienții lor, cum ar fi plăți în numerar, reduceri pentru „early birds”, plăți în rate sau plăți în termen prelungit.

O chitanță este documentația că plata a fost efectuată pentru a finaliza o vânzare. Uneori, păstrarea unei chitanțe poate dovedi că sunteți proprietarul unui anumit produs. Acesta enumeră bunuri sau servicii, prețuri, credite, reduceri, taxe, suma totală plătită și modalitatea de plată. Chitantele sunt folosite de cumpărători sau clienți pentru a dovedi că au plătit pentru un articol, mai ales în situațiile în care cer să obțină o rambursare pentru produsele defecte sau defecte.

Destinatarii facturilor și chitanțelor sunt în mod normal clienți, dar contabilii, contabilii sau terții vor primi în special chitanțe ca dovadă a plății clientului în scopuri financiare și contabile viitoare.

Facturi vs. comenzi de cumpărare

Oamenii devin de obicei confuzi în a distinge facturile cu ordinele de achiziție (PO), dar diferența este de fapt semnificativă. Cel mai recunoscut este că comenzile de cumpărare se fac înainte de tranzacții, în timp ce facturile se fac după tranzacții. Se face o comandă de cumpărare pentru a verifica comenzile de la clienți, apoi se trimite furnizorilor. Companiile folosesc, de asemenea, comenzile de achiziție pentru a aproba cantitatea specifică de produse și servicii necesare și pentru furnizare.

Pe de altă parte, o factură va înregistra primirea produselor și serviciilor, împreună cu prețurile și termenele de plată ale acestora. Cu alte cuvinte, o factură este „răspunsul” final la comanda de cumpărare; iar în timp ce o comandă detaliază un contract de vânzare, o factură îl confirmă.

Ce este un număr de factură?

Un număr de factură, cunoscut și ca ID de factură, este un cod unic atribuit fiecărei facturi. Numărul facturii este unul dintre cei mai importanți factori ai facturării, deoarece este documentat pentru a clarifica tranzacțiile individuale dintre companii și clienții lor și pentru a facilita ținerea evidenței plăților și efectuarea sarcinilor contabile.

Fără numărul facturii, factura nu va avea valabilitate legală. Un număr de factură poate include atât numere, cât și caractere. Rețineți că, chiar și atunci când numărul facturii nu este neapărat generat secvențial, asigurați-vă că numerele nu se repetă unul după altul.

Ce include o factură? - O mostră de factură

Diferitele tipuri de facturi includ elemente diferite. Cu toate acestea, există câteva componente obligatorii pentru a activa legal o factură:

Intalnirile

Există trei tipuri de date care trebuie introduse într-o factură: data furnizării, data facturii și data scadenței plății . În timp ce data furnizării și data facturii au doar funcția de a informa când sunt emise produsele și serviciile și când este creată o factură, data scadenței plății are o importanță mult mai mare. Fără data scadenței, nu există nicio garanție că veți fi plătit la timp și veți primi creanțele contului.

Nume și adrese

Va trebui să adăugați atât numele companiei dvs., cât și numele și adresele clienților. Dacă utilizați software de contabilitate pentru a genera facturi, sunt necesare doar adresele de e-mail ale clienților, dar este totuși necesar să colectați adresa fizică în cazul în care clienții dvs. solicită să le fie trimis un document offline.

Nume de contact

Asigurați-vă că includeți numele de contact atât ale companiilor dvs., cât și ale persoanelor fizice și să le scrieți corect. Ortografia incorectă ar duce la frustrare nedorită și ar înrăutăți experiența clientului.

Număr de factură

Numărul facturii este extrem de esențial pentru urmărirea înregistrărilor de achiziție și pentru înregistrarea bazei de date, așa că asigurați-vă că includeți unul numerotat unic pentru a vă optimiza procesul de gestionare a facturilor. Pentru o mai mare certitudine, luați în considerare utilizarea unui sistem de numerotare ulterior.

Detalii articole achizitionate

Articolele achiziționate includ atât produse, cât și servicii. O descriere specifică detaliată a numelor și cantităților produselor va ajuta la evitarea confuziei nedemne între furnizori și clienți. Fără aceste informații, este posibil ca clienții să nu știe pentru ce este factura primită și să nu efectueze plata.

Suma datorată

Poate părea evident, dar acest element are un rol determinant în evitarea întârzierii plății. Specificați prețurile, unitățile și costurile totale ale articolelor achiziționate și nu uitați să le puneți în sumă.

Termeni de plata

Acești termeni sunt de obicei marcați în partea de jos a facturii pentru a notifica clienții cu privire la durata de plată. De exemplu, puteți specifica cu „net 30 de zile”, ceea ce înseamnă că plata trebuie efectuată în 30 de zile.

Puteți arunca o privire la acest exemplu de factură standardizată pentru a obține o imagine mai concretă.

La ce se folosește o factură?

Companiile trebuie să livreze facturi pentru a solicita plăți. O factură este un document obligatoriu din punct de vedere juridic care prezintă acordul ambelor părți cu privire la prețul stabilit și termenii și condițiile de plată. În plus, utilizarea facturilor poate ajuta mai mult decât atât.

Mentinerea inregistrarilor

O factură are un rol determinant în ținerea evidenței vânzărilor. Acest lucru face posibilă aflarea despre bunurile vândute și cine este implicat în tranzacții.

Controlul plăților

Factura are si un rol indispensabil in scopuri contabile. Ajută atât vânzătorul, cât și cumpărătorul să țină evidența plăților și a sumelor datorate.

Protectie legala

O factură adecvată este o dovadă a acordului privind implicarea prețului între vânzător și cumpărător. Prin urmare, are valabilitate legală pentru a proteja comercianții de comiterea unor procese frauduloase.

Depunerea impozitului

Înregistrarea și menținerea tuturor facturilor de vânzare ajută compania să își raporteze veniturile și să se asigure că este plătită suma corespunzătoare de taxe.

Analiza de afaceri

Analiza facturii poate ajuta companiile să colecteze date din comportamentele de cumpărare ale clienților lor și să identifice tendințele de consum, produsele populare, cumpărăturile prime și multe altele. Acest lucru vă va ajuta afacerea să vină mai târziu cu strategiile de marketing definitive.

Cum să-ți facturi clienții?

Companiile pot utiliza atât generatoare de facturi online, cât și o factură pretipărită pentru o utilizare ulterioară. Veți crea o factură numai după ce ați livrat produsele sau serviciile clienților dvs. sau când ați finalizat un proiect. Atunci ții în minte detaliile muncii proaspete și poți avea șanse mai mari să fii plătit la timp. Pentru a factura clienții fără probleme, puteți urma acest ghid:

Pasul 1: Clarificați așteptările clienților în contract

Pentru a vă asigura că sunteți plătit prompt, clarificați termenii de plată înainte ca clientul să semneze un contract. Procesul de „clarificare” ar trebui desfășurat ca o conversație amănunțită, alta decât o discuție pre-printare. Învățând așteptările lor, puteți descoperi și dacă au solicitări speciale, ceea ce va ajuta la reducerea ratei facturilor neplătite și vă va dovedi disponibilitatea de a vă adapta preferințelor de plată ale clienților.

Pasul 2: identificați articolele de livrat

Ar trebui să includeți numele produselor și serviciilor cu cantitatea sau tariful acestora. Dacă utilizați software online, se calculează totalul pentru fiecare articol. Fiecare articol primește propria linie și se adaugă totalul tuturor liniilor.

Pasul 3: Solicitați un depozit

Pentru o achiziție mare, este necesar să fiți plătit un depozit pentru a vă asigura că clienții dvs. vor plăti factura la timp. În mod normal, un client nou tinde să ezite în privința prețului, ceea ce prezintă o șansă mare ca să întârzie data scadentă a plății. Solicitarea unui depozit în acest moment este cea mai potrivită pentru a evita frustrarea în viitor.

Odată ce clienții dvs. plătesc pentru depozit, includeți informațiile în factură. Simțiți-vă liber să adăugați și orice informații despre reduceri.

Pasul 4: clarificați termenii de plată și oferiți diferite metode de plată

Dacă doriți să vă asigurați că sunteți plătit la timp, ar trebui să clarificați cu strictețe termenii de plată din partea de jos a facturilor. Clienții tind să neglijeze sau să ignore secțiunea din contractul privind condițiile de plată înainte de a revendica o factură, așa că ar trebui să includeți termeni de întârziere a plății pentru a vă asigura că clienții dvs. vor plăti la timp și pentru a evita situațiile nedorite în care clienții pretind că nu cunoșteau data scadentă a plății sau taxe suplimentare de întârziere.

Când un client plătește, numărul facturii trebuie notat pe bonul de vânzare și corelat cu bonul de vânzare în software-ul dvs. de contabilitate, astfel încât să fie clar că factura a fost plătită. Plata preia suma restantă din contul dvs. de creanțe.

Pasul 5: Trimiteți factura prompt

Facturile pot fi trimise prin poștă, prin e-mail sau prin fax unui client. Pentru a fi plătit rapid, livrați factura cât mai curând posibil. Acest lucru vă menține afacerea în fruntea minții clientului dvs. De asemenea, arată că ești atent la detalii, ceea ce garantează încă o dată că afacerea ta este cea mai bună alegere pentru serviciile alese.

Facturare online față de facturarea pe hârtie

Metoda de realizare a facturilor cu hârtii și pixuri a fost înlocuită treptat de facturarea online, cu ajutorul tehnologiei. Se estimează că o factură pe hârtie costă companiile de până la 30 USD de la pregătire, tipărire și procesare până la livrare și serviciul pentru clienți post-vânzare.

Cu toate acestea, ceea ce companiile și clienții lor experimentează nu este echivalent cu costul ridicat - livrarea întârziată a facturilor, dificultate în gestionarea facturilor și greșeli nedorite apărute. Din cauza acestui inconvenient, multe companii au folosit în mod concludent abordări de facturare bazate pe cloud pentru a reduce costurile și pentru a accelera procesul de facturare. În prezent, majoritatea facturilor sunt create și trimise pe platforma digitală.

Cum se creează o factură?

Pasul 1: Selectați o abordare de creare a facturii

După cum sa menționat în secțiunea anterioară, atât metodele tradiționale, cât și cele tehnologice de creare a facturilor sunt încă utilizate în mod paralel în zilele noastre. Dar, evident, abordarea de facturare digitală deține un avantaj mai considerabil față de sistemul de urmărire pe hârtie a facturilor. Utilizați un program de bază de date sau un software de generare de facturi dacă intenționați să utilizați un computer pentru facturi.

Aflați mai multe despre AVADA PDF Invoice

Aflați mai multe despre factura PDF Mageplaza pentru Magento 2

Pasul 2: creați un șablon pentru facturi.

Ar trebui să lăsați câteva spații goale în prima parte a facturilor pentru a include adresele de contact ale clienților dvs. și numele companiei acestora. O factură standardizată ar trebui să conțină câteva informații de bază, cum ar fi data achiziției clientului, lista articolelor achiziționate cu cantitatea și prețurile totale ale acestora, precum și o descriere opțională a articolelor.

Pasul 3: Adăugați numele și adresa companiei dvs

Lăsați un spațiu în partea de sus a foii de factură pentru sigla companiei dvs. atunci când utilizați software-ul de generare automată a facturilor. Regula se aplică în mod similar pentru facturarea pe hârtie - lipiți o carte de vizită în partea de sus a copiei facturii. Antetul facturii ajută clienții să vă identifice compania și să beneficieze de procesul de depunere.

Pasul 4: Creați un spațiu de semnătură în partea de jos a facturii

Semnăturile sunt dovezi de verificare pentru a vă ajuta afacerea să evite problemele legale în viitor. De exemplu, în cazul în care clienții dumneavoastră fac vreo reclamație cu privire la prețuri după livrarea serviciilor, le puteți arăta semnătura lor pe factura care face referire la acordul inițial.

Pasul 5: Introduceți un număr de factură în partea de sus

Fiecare factură are nevoie de un număr unic de factură pentru o urmărire și o înregistrare mai bună. Dacă aveți o problemă cu un client, puteți căuta copia facturii acestuia din fișierele bazei de date scanând numărul facturii din partea de sus a copiilor facturii.

Cuvinte finale

Odată ce vă familiarizați cu definirea și funcția facturii , veți găsi procesul suficient de ușor pentru a vă ajuta să arătați mai profesionist în numele afacerii dvs., să fiți plătit mai repede, să faceți greșelile sau problemele cu mai multă rațiune și să vă gestionați produsele și serviciile mai eficient.

Pe lângă înțelegerea conceptului de bază al facturării, punerea în practică a procesului este la fel de importantă. Cel mai bun mod este de a profita de tehnologia modernă, folosind generatoare de facturi online sau facturare electronică, pentru a minimiza eforturile inutile și pentru a obține rezultate finale optimizate.

Citeste mai mult:

• Ce sunt plățile recurente? 6 furnizori de plăți recurenți de top pe care să îi luați în considerare
• Cele mai bune gateway-uri de plată pentru Shopify (pentru Dropshipping, SUA, Marea Britanie, India, Australia)