4 pași pentru a crește productivitatea cu software-ul de management de proiect

Publicat: 2022-05-07

Creșteți productivitatea lucrând mai inteligent, nu mai greu.

Iată adevărul: ești productiv doar aproximativ trei ore pe zi, sau 40% din săptămâna ta de lucru.

Majoritatea lucrătorilor sunt ocupați toată ziua, așa că ce ne ocupă tot timpul și ne reduce și productivitatea?

Principalii vinovați sunt e-mailurile și întâlnirile (numai citirea și răspunsul la e-mailuri ocupă aproximativ 30% din săptămâna dvs. de lucru), dar există, de asemenea, să vă prindeți din urmă colegii cu lucruri care nu sunt legate de muncă, să verificați rețelele sociale și să luați gustări și cafea în pauză. cameră.

Desigur, nu vă recomandăm să renunțați la întâlnirile de luni dimineața cu prietenul dvs. de serviciu sau să refuzați să participați la ieșirile de cafea ale echipei dvs. - acestea sunt aspecte importante ale construirii capitalului social, care este esențial pentru echipele performante.

Cu toate acestea, există acțiuni specifice pe care le puteți lua pentru a vă crește productivitatea și pentru a recupera o parte din 60% din săptămâna dvs. de lucru pierdută de obicei din cauza „ocupării”.

În acest articol, vom evidenția patru moduri în care puteți utiliza instrumentele de management de proiect (PM) pentru a fi mai productiv.

4 moduri de a îmbunătăți performanța în muncă

1. Cronometrați-vă munca (în sesiuni de 90 de minute)

Timeboxing se află în fruntea listelor de sfaturi de productivitate (cu un motiv întemeiat) și totuși puțini dintre noi sunt învățați să lucreze în acest fel. Această tehnică implică alocarea unei perioade fixe de timp unei sarcini, programarea acesteia și apoi concentrarea pe nimic altceva în acel timp (mai multe despre asta în sfatul trei). Asta înseamnă să nu faci multitasking!

Această metodă vă ajută să vă planificați eficient munca pe o zi de lucru de opt ore, lucru pe care o listă de activități nu îl realizează. Timeboxing oferă o detaliere vizuală a ceea ce puteți realiza în mod rezonabil în timpul unei săptămâni de lucru, ceea ce vă ajută să prioritizați sarcinile pentru a respecta termenele limită, servind și ca o înregistrare a ceea ce ați lucrat.

Puteți folosi calendarul de lucru digital pentru a vă organiza ziua blocând timpul liber pentru a lucra la anumite sarcini.

Exemplu de box timp de la SPICA ( Sursa )

Cum poate ajuta software-ul PM

Potrivit Harvard Business Review, timeboxing-ul muncii tale pe un calendar partajat în instrumentul PM te avantajează pe tine și pe echipa/colegii tăi în câteva moduri, inclusiv:

  • Oferă transparență la ceea ce lucrați și (mai important) când . Aceasta înseamnă că puteți colabora mai eficient cu echipa și vă puteți planifica mai bine munca în jurul întâlnirilor.
  • Oferă estimări de timp mai precise atunci când planificați proiecte viitoare, deoarece veți avea o înregistrare a cât timp v-a luat pentru a finaliza sarcini similare în trecut.

Sau, dacă lucrați mai bine notându-vă sarcinile, puteți descărca șablonul nostru de box în timp.

Indiferent dacă alegeți să cronometrați un calendar digital sau șablonul nostru, planificați munca în sesiuni de 90 de minute, apoi programați o scurtă pauză după. A te împinge să lucrezi la o sarcină mai lungă de 90 de minute (durata în care productivitatea este la apogeu) are un impact negativ asupra ritmului tău ultradian și, de fapt, împiedică performanța. Când vine vorba de nivelurile de productivitate, lent și constant câștigă cu adevărat cursa!

2. Limitați lucrările în curs

Potrivit cercetărilor Institutului American de Stres, mai mult de 80% dintre angajați se simt stresați la locul de muncă și menționează sarcinile excesive ca factor de top. Supraîncărcarea de muncă înseamnă că timpul necesar pentru a finaliza sarcinile zilnice depășește orele disponibile într-o zi. Acest lucru poate duce la un echilibru nesănătos între muncă și viață, epuizare și moralul scăzut al angajaților.

Ce cauzează supraîncărcare? De obicei, este o combinație de factori, cum ar fi numărul de elemente de lucru deschise, variabilitatea elementelor de lucru și utilizarea ridicată a resurselor. Timpul de așteptare pentru sarcinile dintr-o coadă crește în raport cu aceste trei lucruri.

Dar ce este utilizarea ridicată a resurselor? Se referă la cantitatea de muncă pe care angajații trebuie să le realizeze. Trucul este să găsiți echilibrul potrivit pentru a susține productivitatea: așteptați-vă la o rată prea mare de utilizare și riscați să vă epuizați lucrătorii. Așteptați-vă la o rată prea mică de utilizare și subutilizare echipa dvs. de angajați (în plus s-ar putea plictisi).

Punctul favorabil pentru îmbunătățirea productivității este utilizarea între 70% și 80%, potrivit analistului Gartner Robert Handler. Aceasta înseamnă că pentru a optimiza productivitatea, angajatorii ar trebui să încurajeze angajații să atingă obiective realiste și să lucreze între 70% și 80% din producția lor maximă. Timpul de așteptare încep să crească exponențial odată ce acesta depășește 80%.

Lucrând la 70% din producția maximă, o sarcină estimată a dura două ore pentru a fi finalizată va aștepta în coadă timp de 0,9 ore și va dura un total de 2,9 ore pentru a fi finalizată (timpul de așteptare + timpul estimat pentru finalizare). La 80%, va aștepta în coadă timp de 1,5 ore și va dura în total 3,5 ore pentru finalizare. Dar la 99% de utilizare? Aceeași sarcină de două ore va aștepta în coadă timp de 37,1 ore, durând un total de 39,1 ore pentru finalizare.

Când vine vorba de productivitatea la locul de muncă care este sustenabilă în timp, uneori mai puțin înseamnă mai mult. Fiind conștient de volumul de muncă al angajaților dvs., nu numai că veți vedea niveluri mai ridicate de productivitate, ci și moralul și implicarea angajaților crescute.

Cum poate ajuta software-ul PM

Soluția este simplă. Dacă doriți să lucrați mai mult, limitați lucrul în curs. Software-ul PM poate ajuta la realizarea acestui lucru în mai multe moduri, inclusiv:

  • Urmărirea timpului necesar pentru diferite sarcini, crescând astfel acuratețea estimării nivelului dvs. de efort.
  • Folosirea unui panou Kanban pentru gestionarea sarcinilor vă permite să setați limite reale de lucru în curs (WIP) pentru a reglementa numărul de elemente de lucru deschise de pe panoul dvs.
  • Planificarea capacității resurselor vă permite să planificați utilizarea eficientă a angajaților disponibili.

3. Dezactivați notificările

Știați că durează în medie 23 de minute pentru a reveni la sarcină după o întrerupere?

Unele întreruperi la locul de muncă sunt în afara controlului tău, cum ar fi atunci când cineva se oprește pentru o conversație rapidă la birou (uneori despre o sarcină legată de muncă, dar mai des despre episodul de aseară din „Orice vizionam cu toții acum”). Dar majoritatea întreruperilor cu care ne confruntăm în timpul zilei de lucru sunt autoimpuse: notificări de la e-mail, rețelele sociale, telefoanele noastre și instrumentele automate pe care le folosim.

De fiecare dată când te oprești din ceea ce faci pentru a citi una dintre acele notificări, productivitatea ta are un impact masiv (timpul petrecut răspunzând la notificare + 23 de minute pentru a reveni la sarcină).

Dezactivând notificările (sau cel puțin amânându-le), eliminați distracția și puteți reinvesti o parte din acest timp înapoi în sarcinile dvs.

Cum poate ajuta software-ul PM

Dacă vă cronometrați munca, dezactivați notificările pentru sesiunile de 90 de minute și planificați anumite momente în care veți utiliza aceste instrumente în ziua dvs. pentru o productivitate optimă.

  • Majoritatea instrumentelor PM permit utilizatorilor să stabilească o stare. Utilizați aceasta pentru a indica la ce lucrați și pentru cât timp, astfel încât oricine încearcă să vă contacteze să știe când să aștepte un răspuns. Apoi, setați instrumentul la „nu deranja”.
  • Vă faceți griji că vă întunecați pe e-mail? Nu fi. E-mailul reprezintă o pierdere masivă a productivității (muncitorul mediu își verifică e-mailul de 36 de ori pe oră). În realitate, puține probleme necesită un răspuns imediat care nu poate aștepta până la următoarea pauză programată. (Dacă sunteți într-adevăr îngrijorat că sunteți privit ca MIA, luați în considerare utilizarea unui răspuns automat care să le informeze pe oameni când să aștepte un răspuns.)

4. Afișați vizual lucrarea

Un studiu Planview a constatat că lucrătorii sunt cu 20% mai productivi atunci când informațiile de care au nevoie sunt afișate vizual.

Vizualizarea datelor vă ajută să absorbiți informații dintr-o privire și poate transmite mai multă semnificație decât cuvintele singure (de exemplu, folosirea galbenului pentru a raporta zonele de îngrijorare într-un raport de stare al proiectului pentru a alerta părțile interesate că elementele necesită atenție). Vizualizarea datelor este folosită în mod obișnuit pentru raportare, dar nu este folosită suficient pentru gestionarea fluxului de lucru de zi cu zi.

Cum poate ajuta software-ul PM

Aproape fiecare opțiune de software PM de acolo oferă caracteristici care pot ajuta la afișarea vizuală a informațiilor (cum ar fi utilizarea culorii pentru a reprezenta diferite stări sau pentru a eticheta diferite proiecte).

Cu toate acestea, există un instrument simplu de gestionare a sarcinilor care poate ajuta la creșterea productivității la nivelul întregii echipe: un panou de sarcini (numit și panouri Kanban). Tablourile de activități au coloane care reprezintă diferite etape ale fluxului de lucru (de exemplu, de făcut, în curs și terminat). Sarcinile sunt afișate ca carduri pe care le mutați în coloane diferite pe măsură ce sarcina se deplasează prin fluxul de lucru.

Echipele pot cunoaște, dintr-o privire, starea fiecărui element de lucru de pe tablă. Plăcile mai avansate vă permit să setați limite WIP pentru a regla numărul de elemente de lucru deschise, ajutând echipele să-și mențină ritmul optim.

Exemplu de panou Kanban pe SwiftKanban ( Sursa )

Echipele pot cunoaște, dintr-o privire, starea fiecărui element de lucru de pe tablă. Plăcile mai avansate vă permit să setați limite WIP pentru a regla numărul de elemente de lucru deschise, ajutând echipele să-și mențină ritmul optim.

Vreau mai mult?

Am găsit o mulțime de cercetări interesante despre sfaturi de productivitate atunci când am scris acest articol, nu toate au fost centrate pe utilizarea software-ului pentru a crește eficiența. Iată câteva sfaturi de stil de viață pe care să le încorporezi în viața de zi cu zi, în timp ce te străduiești să-ți dezvolți cel mai productiv picior:

  • Faceți plimbări. Nu numai că exercițiile fizice oferă o creștere cu 15% a productivității generale, dar există dovezi substanțiale că mersul pe jos vă poate ajuta să scăpați de stres și să combateți depresia. Procedând astfel, poate stimula învățarea, memoria și cunoașterea.
  • Dormi suficient. Privarea de somn a angajaților îi costă pe angajatori până la 65 de miliarde de dolari anual. Suferiți un deficit de 40% în capacitatea de a vă crea amintiri noi fără somn, precum și o scădere de 70% a activității celulelor imune. Kickerul? Deficitele de somn sunt direct legate de declinul cognitiv precoce și de boala Alzheimer.
Pentru a fi la curent cu cele mai recente știri și tendințe din industrie, asigurați-vă că urmați blogul nostru PM!
du-mă acolo