Diferențele dintre gestionarea angajaților interni și de la distanță

Unul dintre avantajele majore ale lucrului la fața locului este să petreci timp cu colegii tăi, să te cunoști și să înveți mai multe despre obiceiurile lor de lucru. Pentru liderii de echipă, această setare le permite să-și gestioneze cu ușurință angajații. Cu toate acestea, acest lucru nu va fi cazul când conduceți o echipă la distanță.

Când se confruntă cu schimbări speciale în cadrul de lucru, liderii ar trebui să modifice modul în care lucrează. De exemplu, atunci când managerii trebuie să treacă la conducerea unei echipe de la distanță, în locul unei echipe de birou. Potrivit unui sondaj recent al companiei de training VitalSmarts, 20% dintre lideri sunt nepregătiți sau foarte nepregătiți să-și conducă echipa de telemuncă.

Aceste două setări de lucru includ de obicei un set divers de reguli. În acest articol, vom aprofunda acest subiect clarificând:

• diferența dintre un model intern și unul la distanță,
• diferența dintre gestionarea angajaților interni și la distanță și
• sfaturi pentru gestionarea eficientă a unei echipe la distanță.

Diferența dintre un model intern și unul la distanță

Înainte de a începe să explorăm diferențele dintre gestionarea echipelor interne și la distanță, să definim mai întâi aceste două categorii de medii de lucru.

Un model de echipă intern

Un model intern este un model în care angajații sunt responsabili doar pentru activitățile și proiectele organizației în care lucrează . În acest caz, lucrătorii își aliniază munca cu obiectivele și valorile companiei.

Avantajele angajării de angajați interni sunt:

• Proprietatea intelectuală este sigură.

În fiecare companie, există câteva date sensibile despre operațiunile de afaceri, clienți etc. Dacă aceste informații sunt eliberate, acest lucru ar afecta reputația companiei. Dar, aceste situații riscante sunt mai puțin probabil să se întâmple atunci când proprietarii de afaceri angajează lucrători interni.

• Comunicare constantă în cadrul organizației.

Capacitatea de a comunica unii cu alții față în față poate întări relația dintre angajați și manageri. În plus, împărtășirea aceluiași mediu de lucru poate facilita mult procesul de formare ori de câte ori există noi angajați.

• O mai bună răspundere.

Atunci când decid dacă să angajeze angajați interni sau de la distanță, mulți proprietari de afaceri optează pentru echipe de birou, deoarece un model intern asigură adesea un nivel mai mare de responsabilitate a angajaților.

Pe de altă parte, există și câteva dezavantaje ale unui model intern:

• Avand costuri generale.

Dacă aleg să angajeze o echipă internă, angajatorii vor trebui să plătească cheltuieli suplimentare obligatorii. Atunci când fac estimări ale costurilor angajaților, angajatorii vor trebui să includă și cheltuielile generale. Costurile generale constau în plăți, cum ar fi costurile de construcție și echipamente.

• Angajarea necesită mai mult timp și efort decât angajarea angajaților de la distanță.

Deoarece lucrătorii interni sunt angajați pe termen lung, angajatorii se vor strădui să găsească cei mai potriviți candidați. Prin urmare, acest proces va dura uneori mai mult timp. Deci, angajarea unei echipe interne nu ar fi o opțiune pentru niciun proiect urgent.

• Găsirea candidaților potriviți este limitată.

Atunci când angajează lucrători la distanță, proprietarii de afaceri pot lua în considerare candidați din întreaga lume, atâta timp cât îndeplinesc criterii predeterminate. Dar, când vine vorba de o echipă internă, angajatorii ar trebui să găsească pe cineva din același oraș sau din aceeași țară.

Un model de echipă la distanță

Pe lângă angajarea unei echipe interne, angajatorii pot alege să angajeze lucrători la distanță. Un model de echipă la distanță este un tip de externalizare. În acest caz, companiile optează pentru recrutarea de angajați la distanță pentru a crea o echipă la distanță sau distribuită.

Avantajele majore ale unei echipe la distanță sunt:

• Angajarea de talente la nivel mondial.

Deoarece angajații la distanță lucrează de la distanță, angajatorii pot alege cei mai potriviți candidați din întreaga lume.

• Angajarea oamenilor la prețul corect.

Pentru a beneficia de costuri mai mici ale resurselor, companiile pot angaja resurse din țările de nivel 2 și de nivel 3. În timp ce cele mai bogate țări aparțin categoriei Tier 1, Tier 2 sunt țări cu un venit mediu pe persoană mai mic. În ceea ce privește categoria Tier 3, acestea sunt țări în curs de dezvoltare cu putere de cumpărare scăzută.

• Mai puține cheltuieli per angajat.

Atunci când au o echipă la distanță, angajatorii nu sunt obligați să acopere asigurarea de sănătate, cheltuielile de călătorie și alte costuri. Astfel, vor fi mai puține costuri per muncitor. În plus, din moment ce angajații fac telecommuting, nu va fi necesar un birou, așa că nu vor exista costuri generale.

Cu toate acestea, există câteva dezavantaje ale angajării unei echipe la distanță:

• Lipsa comunicării față în față.

Lucrătorii de la distanță nu au de ales decât să comunice între ei prin e-mail, chat-uri și conferințe video. Fără comunicarea în persoană, mulți oameni s-ar putea simți izolați de colegii lor. Iar izolarea este una dintre cele mai frecvente provocări cu care se confruntă lucrătorii de la distanță.

În plus, angajatorii și managerii trebuie să conducă echipa în același mod, ceea ce necesită mai mult timp și efort. Deși echipa cu experiență nu va avea probleme de comunicare, a avea o abordare față în față este esențială în timpul procesului de formare.

• Gestionarea fusului orar

Dacă angajații vin din diverse colțuri ale lumii, diferența de timp poate fi un obstacol major. Adunarea membrilor echipei pentru un apel zilnic sau săptămânal ar fi întotdeauna o sarcină grea pentru un manager.

• Potențial eșec al proiectului

Angajarea de angajați la distanță pentru un anumit proiect poate fi o misiune incertă. Chiar și atunci când lucrătorii de la distanță au un nivel ridicat de experiență și expertiză, există șansa să nu livreze munca la timp. Prin urmare, aceste întârzieri pot afecta succesul proiectului.

Pentru a rezuma, fiecare model vine cu avantajele și dezavantajele sale. A decide ce model să selectezi pentru compania ta depinde în mare măsură de nevoile și obiectivele companiei tale.

Diferența dintre gestionarea angajaților interni și la distanță

„Lucrarea de la distanță este viitorul, dar aveți nevoie de prezență fizică de cel puțin două ori pe an pentru a crea cu adevărat o echipă uimitoare.” – Ricardo Fernandez

Ricardo Fernandez, unul dintre vorbitorii de la TEDxIESEBarcelona, ​​lucrează la distanță de mai bine de 10 ani cu mai multe companii. În discursul pe care l-a susținut pentru Tedx Talks, Ricardo a subliniat că poți stabili un fel de relație cu echipa ta prin videoconferințe și e-mailuri. Dar, el susține că prezența fizică este necesară „pentru a adăuga empatie echipei tale”.

Dacă v-ați întrebat vreodată cum arată conducerea unei echipe la distanță, punem pariu că distanța fizică a fost unul dintre principalele obstacole care v-au venit în minte. La urma urmei, atunci când nu există proximitate fizică, este chiar dificil să obții lucrul în echipă la locul de muncă.

Acum, dacă comparăm gestionarea echipelor interne cu cele de la distanță, vom observa trei provocări critice legate de acestea din urmă:

1. Timp,
2. spațiu, și
3. cultură.

Diferenta de timp

Am menționat deja că, în cadrul unei echipe de telecommuting, există de obicei oameni din diverse fusuri orare. Ca manager al unei astfel de echipe, trebuie să programați întâlniri ale echipei și alte apeluri în perioadele care funcționează pentru fiecare membru al echipei. Acest lucru este cunoscut sub numele de „corectitudinea timpului”. Și după cum vă puteți imagina, aceasta nu va fi o sarcină ușoară.

În afară de întâlnirile de echipă, va trebui să vă gândiți la diferențele de timp atunci când stabiliți termenele limită. Colegul tău care locuiește în Singapore ar trebui să aibă un număr egal de zile pentru a-și termina sarcina ca coechipier din Seattle.

Pe de altă parte, probabil că nu veți avea aceste probleme atunci când conduceți o echipă internă. Indiferent dacă programul tău de lucru este fix sau flexibil, tu și echipa ta veți petrece cel puțin câteva ore pe zi împreună la birou. Astfel, în calitate de lider, poți să comunici cu ei în persoană și să le gestionezi cu ușurință sarcinile și termenele limită.

Diferența de spațiu

O altă provocare a lucrului de la distanță este distanța fizică dintre membrii echipei. Când conduceți o echipă la distanță, diferența de spațiu afectează în mare parte:

• Comunicarea in cadrul echipei.

Avantajul de a lucra într-o echipă internă este că vă adresați colegilor ori de câte ori aveți nevoie de ajutor sau sfaturi. Dacă sunteți manager, puteți aduna imediat echipa ori de câte ori există probleme urgente sau cele mai recente actualizări ale proiectului.

Din nou, acest lucru nu va fi cazul angajaților de la distanță. Deoarece nu stau unul lângă altul, colegii de echipă nu pot comunica în persoană. Deci, ei rămân în contact prin intermediul instrumentelor de comunicare online.

În plus, nu există întâlniri față în față, cum ar fi cu o echipă internă. Deci, ca lider la distanță, trebuie să aranjați apeluri video frecvente cu întreaga echipă. Dar, încercați să nu programați prea multe întâlniri. Potrivit recentului raport al Școlii de Afaceri de la Harvard, începând cu luna aprilie a acestui an se înregistrează o creștere de 13% a întâlnirilor de persoană, comparativ cu primul trimestru al acestui an.

(Înainte de a exista blocări la nivel mondial din cauza pandemiei de COVID-19). Din fericire, se constată o scădere a duratei medii a acestor întâlniri – cu 20%. Acest sondaj a adunat 3,1 milioane de lucrători din America de Nord, Europa și Orientul Mijlociu.

Pentru a promova o mai bună comunicare și colaborare în cadrul echipei, ar trebui să încercați să utilizați software-ul de management al echipei. De exemplu, Twist este o aplicație de comunicare pentru echipele de la distanță, în timp ce Asana vă va ajuta să gestionați sarcinile.

• Procesul de urmărire prin folosirea performanței.

Analizarea performanței angajaților este convenabilă atunci când conduceți o echipă internă. Deoarece vă aflați în același cadru de lucru ca și echipa dvs., aveți o privire de ansamblu asupra obiceiurilor și eticii lor de lucru. Cu toate acestea, în cazul unei echipe distribuite, monitorizarea muncii acestora poate fi dificilă.

Deci, cum să tratăm această problemă? Una dintre cele mai practice soluții este o fișă de pontaj a echipei de birou. Completarea foii de pontaj este destul de simplă. Echipa ta trebuie să introducă ore lucrate la anumite proiecte în timpul săptămânii. Apoi, în Tabloul de bord al echipei, puteți vedea o detaliere vizuală a săptămânii lor. În plus, există un raport săptămânal, unde puteți vedea cine a înregistrat câte ore în fiecare zi.

Diferența culturală

Vorbind despre diferențele culturale, managerii de la distanță trebuie să își îndrepte atenția asupra:

• barierele lingvistice și cum să le distrugi,
• înțelegerea corectă a mesajelor,
• identificarea cu cadrele culturale și contextele altor colegi și
• cum să găsiți un teren comun între diverse medii culturale.

Prin organizarea frecventă a programelor de formare interculturală pentru întreaga echipă, vă veți familiariza mai bine cu diversele culturi. Prin urmare, și angajații tăi de la distanță se vor simți mai confortabil. Dar, dacă sunteți liderul unei echipe interne ai cărei membri provin din mai multe culturi, asigurați-vă că organizați și aceste sesiuni educaționale.

Acum, iată un fapt interesant - culturi diferite pot avea înțelegeri diferite ale timpului. De exemplu, în Africa de Sud, există două expresii frecvent utilizate:

• „Acum-acum” – se va întâmpla în scurt timp și
• „tocmai acum” – va avea loc în viitorul apropiat (în următoarele câteva ore).

Așadar, țineți cont de acest lucru dacă aveți un coleg din Africa de Sud.

Deoarece există multe norme culturale deosebite în întreaga lume, ar trebui să oferiți angajaților dvs. câteva publicații interesante pe acest subiect. De exemplu, puteți începe cu The Culture Map , o carte de Erin Meyer. Această piesă subliniază diferențele culturale și modul în care acestea influențează afacerile internaționale.

Sfaturi de experți despre cum să gestionați eficient o echipă de la distanță

Am contactat mai mulți experți în domeniul managementului și dezvoltării organizaționale, pentru a afla mai multe despre strategiile lor preferate pentru gestionarea echipelor distribuite. Acestea sunt sugestiile lor pentru oricine conduce o echipă la distanță.

Faceți membrii echipei de la distanță să se simtă conectați și dedicați

Dr. Cristina Gibson este profesor de management al decanului la Pepperdine Graziadio Business School, din Malibu, California. În plus, este co-autor al cărții Virtual Teams That Work: Creating Conditions for Virtual Team Effectiveness .

Ea crede că există câteva ingrediente de bază necesare atât pentru echipele interne, cât și pentru echipele de la distanță. Acestea sunt:

• obiective clare;
• roluri si responsabilitati;
• feedback regulat; și
• climat deschis și favorabil.

Dar, dr. Gibson adaugă că în echipele aflate la distanță, există o nevoie sporită de a ne asigura că membrii se simt conectați și dedicați.

„Lucrul de la distanță poate duce la sentimente de izolare și, de asemenea, de distragere a atenției, având în vedere setările în care lucrăm adesea când nu suntem în interior. Prin urmare, este important să depuneți eforturi suplimentare pentru ca întâlnirile și înregistrarea să fie antrenante, de susținere și să implice interacțiune socială și personală, precum și activitate concentrată pe sarcini.”

Stai departe de abordarea „o mărime pentru toate”.

Potrivit dr. Gibson, o greșeală pe care managerii o fac adesea este aplicarea unei abordări „unică pentru toți” lucrătorilor la distanță.

„Fiecare membru al echipei are probabil o situație unică în locația sa îndepărtată, așa că managerul priceput își va lua timp să înțeleagă nevoile și prioritățile fiecărui membru, pentru a ști mai bine cum să-l sprijine în modul care îi va fi cel mai bun. la contribuțiile lor la echipă.”

Ea explică că pentru unii angajați, acest lucru poate însemna maximizarea flexibilității în ceea ce privește orele de lucru. Dar, pentru alții, ar putea însemna întâlniri mai regulate și de rutină, în timp ce unii lucrători ar putea avea nevoie de anumite tehnologii.

„Într-o echipă internă, aceste nevoi unice ar putea fi mai evidente sau intuitive, dar înțelegerea a ceea ce are nevoie fiecare angajat pentru a fi productiv ar putea necesita un proces de descoperire mai concertat din partea managerului.”

Conectează-te cu lucrătorii tăi la distanță la nivel personal

Joe Hopkins deține un doctorat în leadership și dezvoltare organizațională, cu accent pe cercetarea muncii la distanță. El și-a petrecut ultimii patru ani cercetând și scriind despre leadership în medii de lucru virtuale.

Hopkins susține că există multe asemănări între conducerea membrilor echipei tradiționale interne și cei care lucrează de la distanță. Cu toate acestea, cea mai semnificativă diferență este intenționalitatea.

„Cu lucrătorii interni, multe dintre relațiile se formează organic prin conversații improvizate cu „fântână de apă” și pauza de cafea. Liderii lucrătorilor de la distanță necesită un nivel mai înalt de abilități de comunicare interdependente care necesită intenționalitate. Liderul trebuie să fie intenționat în înțelegerea trăsăturilor și nevoilor personalității fiecărui individ și a ceea ce le inspiră sau le drenează.”

La fel ca Dr. Gibson, Hopkins subliniază că o singură mărime nu se potrivește tuturor. În plus, el adaugă că întâlnirile structurate ale echipei sunt esențiale, dar oportunitățile de conectare la nivel personal sunt la fel de necesare.

„Lucrătorul introvertit, care reprezintă 40% din populație, nu va găsi o pauză virtuală de cafea în echipă sau un exercițiu de teambuilding energizant. Lucrătorii cu niveluri mai înalte de introversie au nevoie de grupuri mici sau conversații unu-la-unu.”

Deci, potrivit Dr. Gibson și Joe Hopkins, managerii care conduc echipele de la distanță trebuie să comunice des cu echipa. În acest fel, liderii își vor cunoaște mai bine lucrătorii. În plus, managerii vor înțelege nevoile și prioritățile individuale ale fiecărui membru al echipei.

Încheierea

Conducerea unei echipe ai cărei membri provin din întreaga lume și din medii culturale diverse ar putea fi o sarcină provocatoare. Spre deosebire de un cadru tradițional intern, comunicarea și colaborarea cu o echipă distribuită trebuie să se facă prin canale online. De asemenea, urmărirea progresului angajaților trebuie făcută diferit decât atunci când conduceți o echipă internă.

Deci, cum ar trebui să gestionați cu succes angajații de la distanță? În primul rând, experții sugerează că nu ar trebui să aveți o abordare „unică pentru toate” pentru echipa dvs. de la distanță. În schimb, familiarizați-vă cu lucrătorii dvs., cu nevoile și prioritățile acestora, astfel încât aceștia să se simtă conectați la echipă.

Pe lângă acest sfat, trebuie să vă conectați cu membrii echipei la nivel personal. De exemplu, puteți organiza team building-uri online sau pauze de cafea pentru întreaga echipă. Dar, asigurați-vă că nu toți angajații s-ar simți confortabil să participe la o adunare virtuală. Pentru unii dintre ei, apelurile unu-la-unu ar putea fi o idee mai bună.