11 pași pentru a îmbunătăți implicarea virtuală a participanților la evenimente hibride

Viața revine la normal. Dar nu chiar așa cum era înainte. În industria evenimentelor, evenimentele hibride – care au crescut exponențial din cauza COVID-19 – sunt acum un element fix al industriei .

Totuși, aici este problema, rata de neprezentare pentru participanții virtuali este de 35%. Nu este o chestiune neînsemnată, 71% dintre organizatorii de evenimente spunând că conectarea publicului personal și virtual este cea mai mare provocare a lor. Aceasta este o problemă serioasă, mai ales având în vedere că 73% dintre planificatorii de evenimente sunt de acord că aceste evenimente vor deveni și mai frecvente în viitor.

Întrebarea este: înseamnă asta că evenimentele hibride sunt intrinsec viciate sau este un simplu caz în care planificatorii de evenimente joacă pentru a prinde din urmă pentru a se adapta acestui nou val de participanți virtuali?

Răspunsul este neclar. Dar ceea ce știm este că participanții virtuali se simt neglijați chiar acum. Dacă sunteți planificator de evenimente sau intenționați să găzduiți evenimente virtuale pentru afacerea dvs. în viitor, citiți mai departe pentru a descoperi cum să îmbunătățiți implicarea participanților virtuali la următorul eveniment hibrid.

Vă puteți angaja participanții virtuali înainte de începerea evenimentului, trimițându-le o geantă cu bunătăți la adresele lor de acasă. Lucrul grozav la acest gest este că bunătățile nu trebuie să fie atât de spectaculoase. Gândul în sine vă va face dragi participanților dvs., astfel încât aceștia vor avea mai multe șanse să facă clic pe butonul „alăturați-vă” dacă sunt stimulați cu lucruri gratuite.

Dar cu ce faci bagajele? Nu puteți greși cu produsele de marcă, programele de evenimente și vouchere. Alternativ, ați putea să o schimbați și să le trimiteți o geantă virtuală pentru evenimente cu coduri de reducere, probe gratuite și mai multe vouchere. Fii creativ aici!

Jetoanele nefungibile (NFT) reprezintă o dezvoltare remarcabilă în tehnologia blockchain. NFT-urile sunt tranzacții digitale unice care iau forma unor fișiere electronice, cum ar fi fotografii, muzică, filme și documente. Este un concept confuz, dar, practic, este un schimb de conținut digital.

În era internetului, puteți copia și partaja aproape orice, în masă, gratuit. Dar datorită tehnologiei blockchain, NFT-urile nu sunt transferabile. Fiecare este cu totul unic. În contextul evenimentelor virtuale, le puteți oferi participanților ceva ce până atunci se credea imposibil: conținut digital unic. Acum, dacă asta nu va implica oamenii, ce va face?

De exemplu, DC comics a colaborat cu platforma NFT Palm Studio pentru a lansa prima sa colecție NFT. NFT-urile sunt versiuni digitale ale coperților cărților de benzi desenate iconice. Fiecare fan care s-a înregistrat a primit unul gratuit, cu opțiunea de a câștiga și mai mult în timpul evenimentului.

Gândiți-vă la câtă energie și atenție ați pus în execuția planului de etaj și a decorurilor la evenimentele fizice. Nu ți-ai invita oaspeții într-o sală cu scaune de plastic și un microfon singuratic pe o scenă goală. Nu, pentru că bunii planificatori de evenimente știu că talentul și aspectul sunt importante.

Așa trebuie să-ți tratezi oaspeții virtuali. Nu este bine pentru ei să facă clic pe un link Zoom pentru a vedea un flux prost al evenimentului tău fizic care continuă fără ei.

Îmbunătățirea lucrurilor din punct de vedere al producției poate include lucruri precum obținerea de camere de calitate, microfoane, design superior decor, iluminare, acordarea unei atenții deosebite unghiurilor camerei și așa mai departe. Așadar, atunci când participanții tăi virtuali se conectează, nu-i lăsați să se simtă ca niște invitați de al doilea rând. Fii profesionist și fă-le și tu o ocazie.

Există mult mai puțin spațiu pentru erori cu participanții virtuali când vine vorba de conținut. Dacă difuzoarele și conținutul dvs. sunt plictisitoare, participanții dvs. fizici vor trebui să stea și să le ia. Dar participanții tăi virtuali vor începe să-și verifice e-mailurile, vor începe să joace sau, dacă este suficient de rău, vor începe să facă curățenie prin casă.

Nu le dați șansa să înceapă să răsfoiască Netflix. Conținutul captivant începe cu o calitate bună a producției, așa cum am menționat anterior, și cu conținut original. Un sfat? Tăiați puful și păstrați conținutul scurt, dar dulce. Oaspeții tăi vă vor mulțumi.

O tendință fierbinte în acest an în evenimentele virtuale și hibride sunt micro-evenimentele și micro-experiențele. Pe scurt, sunt evenimente din interiorul evenimentelor; experiențe mici, mai concentrate în interiorul evenimentului tău principal.

Ele oferă o notă mai personală participanților virtuali care s-ar putea simți pierduți în zgomotul evenimentului principal. Aceasta este o modalitate excelentă de a stimula implicarea participanților virtuali și poate varia de la ateliere, sesiuni de rețea, întrebări și răspunsuri, experiențe de joc și alte conținuturi practice.

Spărgătoarele de gheață pot fi afaceri corporative plictisitoare și previzibile. Dar nu trebuie să fie. Făcuți corect, pot fi captivanți. Ele pot transforma un participant virtual cinic și, mai important, pot fi distractive!

Vorbind cu CEO-ul Spacehuntr, Dietrich Moens, el a spus:

„Echipa noastră iubește spărgătorul de gheață. Le facem pentru toate sesiunile noastre de brainstorming. Înțeleg ezitarea oamenilor pentru că pot fi destul de generice. Dar, cu un pic de creativitate, pot fi grozavi pentru team-building.”

Nu vă faceți griji. Nu trebuie să pierzi timpul încercând să te gândești la al tău. Poți fura câteva dintre favoritele echipei Spacehuntr pentru următorul tău eveniment.

Îți cunoști publicul mai bine decât oricine, așa că ai încredere în intuiția ta când vine vorba de a-ți selecta prezentatorii speciali. Poate că ai putea avea un comedian, un expert respectat în domeniul tău sau un influencer.

Luați în considerare un lucru, totuși. Natura prezentatorilor dvs. poate determina natura evenimentului dvs. în mare măsură. Unghiul de expert respectat este o cale organică și profesională pe care să o parcurgeți în timp ce angajarea unui animator ar putea părea puțin de prisos.

Și încă un punct, obținerea unui prezentator invitat nu va implica doar participanții, ci va reduce neprezentările. Un nume impresionant ar putea face un marketing foarte eficient pentru a atrage participanții.

Gamification a fost și va continua să fie o tendință fierbinte de ceva vreme. Când vorbim despre implicarea virtuală, aproape întotdeauna ne referim la gamification. Este captivant și distractiv. Planificatorii de evenimente și companiile le place pentru că face marca lor identificabilă și difuzează eficient mesajul lor. În plus, se știe că îmbunătățește implicarea participanților cu 44%.

Există două obiective principale cu gamificarea: a vinde un produs sau a preda. Un exemplu de vânzare a unui produs ar fi Steph IQ. Îi implică pe fanii sportului în timpul jocurilor cu întrebări trivia, unde pot câștiga articole sportive.

Un exemplu de învățare prin gamification ar fi Duolingo. Învățarea unei limbi noi este o corvoadă, oricum pentru cei mai mulți dintre noi. Cu toate acestea, transformându-l într-un joc, stimulezi utilizatorii cu afirmații și premii.

Puteți consulta aceste 10 exemple uimitor de succes de gamification pentru a vedea cât de simplă și eficientă poate fi gamification.

Sondajele live și întrebările și răspunsurile sunt o modalitate excelentă de a transforma spectatorii pasivi în participanți activi. Pe lângă faptul că le oferiți participanților o voce, puteți învăța de la ei. Puteți descoperi ce le place la evenimentul dvs. și ce nu pentru eforturile dvs. viitoare de planificare.

Majoritatea platformelor de evenimente virtuale vin cu capabilități de sondare în direct sau puteți adopta software autonom, cum ar fi Slido. Nu există reguli stricte și rapide când vine vorba de modul în care ar trebui să arate sondajele în direct. Dar ține cont de aceste sfaturi:

1. Scrieți întrebări relevante, clare, concise și scurte.
2. Opțiunile de răspuns ar trebui să fie cu alegere multiplă, text deschis sau ordine de clasare.
3. Nu pune prea multe întrebări! Întrebările tale nu ar trebui să fie teme pentru acasă.

Și în ceea ce privește întrebările și răspunsurile live, aceasta depinde de conținutul de calitate. Dacă conținutul este bun, veți încuraja participanții să participe la întrebări și răspunsuri. Dacă nu sunt atenți în primul rând, la ce este bun un întrebări și răspunsuri? Dacă înțelegeți corect conținutul, participanții dvs. vor aprecia că li se oferă o voce.

Există un aspect al vieții noastre pe care tehnologia nu sa schimbat? Ei bine, dacă există, nu este industria evenimentelor. Relația de dragoste dintre organizatorii de evenimente și tehnologie a înflorit în ceva frumos.

Tehnologia este excelentă și pentru participanții virtuali. Face experiența participanților mai fluidă datorită înregistrării ușoare, portofelelor electronice pentru a colecta gratuități virtuale, profilurilor personale personalizabile și funcțiilor de mesagerie pentru o rețea intuitivă.

Investind în tehnologie, cum ar fi software-ul de gestionare a evenimentelor, puteți egala condițiile de joc pentru participanții dvs. virtuali și puteți îmbunătăți implicarea acestora.

S-ar putea să credeți că puteți lua piciorul de pe gaz în timpul pauzelor. Dar fii atent. Nu vrei să pierzi atenția câștigată cu greu a participanților tăi după toată această muncă grea. Dar este mai ușor de spus decât de făcut și nu uita, toți avem nevoie de o pauză, nu-i așa? Iată câteva trucuri pentru a vă asigura că oaspeții dvs. revin la timp și sunt înfometați de mai mult.

Pentru început, lăsați-le niște momeală. Pe măsură ce vă despărțiți, tachinați-le cu un segment suculent la care vor reveni. Poate că este invitatul tău special pe care îl așteptau. Sau, poate, le puteți oferi ceva de făcut, cum ar fi o sarcină, un joc, un formular de feedback sau niște teme ușoare. Și, în sfârșit, aveți grijă să nu faceți pauză prea lungă.

Sporiți-vă implicarea participanților virtuali cu acești pași

Deci, iată, câteva răspunsuri la una dintre cele mai mari probleme ale industriei evenimentelor. Doar ca participanții dvs. virtuali să se conecteze – și apoi să își mențină implicarea – nu este o operațiune deloc ușoară.

Dar această industrie este atât versatilă, cât și inovatoare. Cel mai bine este să urmăriți acest spațiu pentru a vedea cum planificatorii de evenimente și peisajul tehnologic în evoluție fac evenimentele hibride mai apetisante pentru participanții virtuali în viitor.