7 moduri de a îmbunătăți comunicarea internă la locul de muncă

Comunicarea internă la locul de muncă este pur și simplu o funcție care facilitează toată comunicarea din organizația dumneavoastră.

Este important din mai multe motive, cum ar fi informarea oamenilor și posibilitatea de a împărtăși informații despre companie pentru a ajuta toți angajații să-și îndeplinească bine sarcinile.

Comunicarea internă se aplică și angajaților care interacționează între ei în cadrul companiei, ceea ce înseamnă că un sistem solid de comunicare internă ajută la cultivarea culturii companiei, la stimularea angajamentului angajaților și la îmbunătățirea susținerii angajaților .

Citiți restul acestui articol pentru a afla unele dintre cele mai comune capcane cu care se confruntă companiile în ceea ce privește comunicarea cu angajații lor.

Veți descoperi, de asemenea, soluții și strategii pentru a remedia metodele de comunicare eșuate, precum și câteva ilustrații ale beneficiilor atunci când o faceți.

1. Folosiți un limbaj simplu și concret

Conducerea trebuie să folosească un limbaj simplu, clar și concis în notele angajaților și în alte comunicări, astfel încât să nu existe loc pentru confuzie sau neînțelegeri.

Când angajații știu exact ce se așteaptă de la ei, le este mai ușor să își îndeplinească sarcinile sau să ofere feedback ori de câte ori apar probleme cu privire la ceea ce se așteaptă de la ei.

De asemenea, angajații dvs. vor avea mai multe șanse să comunice bine dacă simt că au o înțelegere fermă a mesajului pe care încercați să le transmiteți și, atunci când folosiți un limbaj simplu și concret, este ușor pentru toată lumea să înțeleagă esența mesaj. Acest lucru vă ajută să încurajați idei, întrebări, comentarii și feedback din partea angajaților dvs.

Folosiți acest tip de limbaj peste tot, chiar și atunci când comunicați viziunea și misiunea companiei dvs. (fie ca parte a formării dumneavoastră corporative, fie făcându-l un memento regulat pentru angajați).

Când misiunea și viziunea dvs. sunt clare, este mai ușor pentru toată lumea să lucreze împreună pentru obiective comune. Acest lucru face mai ușor pentru angajați să comunice eficient între ei și cu managementul să lucreze pentru atingerea acestor obiective importante.

2. Creați un dialog deschis

Comunicarea internă vă va permite să vă mențineți angajații la curent cu orice schimbare în compania dvs., progresul pe care îl faceți și planurile dvs. Fie că este vorba de un buletin informativ săptămânal sau de întâlniri trimestriale ale companiei, trebuie să creați un dialog deschis.

Pandemia a determinat o mulțime de organizații să regândească modul în care conduc comunicațiile interne, 68% dintre respondenți declarând că a îmbunătățit modul în care managementul și angajații comunică.

Sursa: KPMG CEO Outlook

O comunicare excelentă începe cu lideri mari ca tine. Și pentru a asigura o comunicare excelentă, conducerea trebuie să stabilească o cultură a comunicațiilor interne deschise, astfel încât să stabilească un standard pentru orice alt tip de comunicare din cadrul companiei.

Dacă angajații simt că pot comunica cu ușurință cu conducerea superioară, precum și cu alți membri ai echipei, aceasta contribuie la creșterea productivității, la un angajament mai ridicat și la îmbunătățirea rezultatelor generale.

O altă modalitate excelentă de a crea un dialog deschis este să îți ții ușa deschisă sau să programezi un timp pentru a vorbi.

În orice caz, acest lucru îi încurajează pe angajați să se simtă confortabil, aducându-vă în atenție orice problemă ori de câte ori este necesar.

O politică cu ușile deschise, în special, poate fi extrem de benefică pentru comunicarea internă a companiei dvs. și poate motiva angajații, în timp ce vă înfățișează simultan ca un lider accesibil.

3. Furnizați instrumente de comunicare adecvate

De asemenea, companiile trebuie să ofere conducere la toate nivelurile cu instrumente de comunicare internă pentru a transmite mesaje importante echipelor lor.

Trebuie să adoptați o abordare multicanal care să vă ajute să ajungeți eficient la toți angajații, indiferent de locul în care se află. Dacă, de exemplu, lucrați cu o echipă externalizată de creatori web la un proiect, trebuie să luați în considerare mijloacele lor de comunicare: folosesc anumite programe? Au WiFi bun și un laptop pentru lucru la distanță ?

Au trecut vremurile în care puteai pur și simplu să copiați și să lipiți mesaje pentru a le publica pe mai multe canale. Astăzi, liderii au nevoie de comunicare pe mai multe canale conduse de tehnologia potrivită, astfel încât să poată transforma, îmbunătăți și infuza valoare în strategiile lor de comunicare.

Din fericire, există o mulțime de platforme de comunicare cu forța de muncă pe care le puteți folosi pentru a facilita comunicarea eficientă în organizația dvs.

Aceste instrumente de la distanță vă permit să economisiți timp prin eficientizarea fluxurilor de lucru și automatizarea multor sarcini obositoare implicate, cum ar fi gestionarea cheltuielilor sau procesarea salariilor, precum și ajutând la documentarea comunicărilor dvs.

De asemenea, se integrează cu ușurință pe diferite canale, cu aplicații mobile de marcă, materiale tipărite, semnalizare digitală și mesagerie pe internet, toate lucrând la unison, permițând liderilor să se conecteze, să informeze, să păstreze toate e-mailurile într-un singur loc și să construiască încredere în rândul forței de muncă.

Folosind astfel de instrumente de comunicații interne, veți putea să vă adresați angajaților în cel mai ușor și mai convenabil mod, în condițiile lor, folosind dispozitivele lor preferate.

Cel mai bine, strategiile multicanal vă oferă, de asemenea, instrumente cruciale de măsurare a performanței de care aveți nevoie pentru a reuși în calitate de comunicator.

4. Faceți informațiile ușor accesibile

O altă acțiune pe care o puteți lua pentru a îmbunătăți comunicarea internă în afacerea dvs. este să faceți accesibilă informațiile lipicioase.

Majoritatea organizațiilor au propriul set de informații „lipicioase” sau cunoștințe interne pe care toți angajații le învață și le înțeleg, inclusiv protocolul pentru anumite proceduri, diferite tipuri de bune practici și alte abilități și procese. O modalitate de a-i ajuta să învețe mai repede aceste informații este includerea lor ca parte a instruirii dvs., creând videoclipuri și documente interne pe care le pot accesa cu ușurință pentru a le utiliza ca referință.

Cu toate acestea, a comunica eficient înseamnă și a comunica în moduri care vor ajunge efectiv la angajații și colegii tăi. În loc să faci videoclipuri plictisitoare de antrenament de lungă durată, poți crea podcasturi de orice lungime pentru a introduce concepte pe care angajații tăi le pot învăța din mers, fără a fi nevoie să stai și să se uite la un ecran.

Acest lucru va aduce beneficii organizației, făcându-le mult mai ușor pentru noii angajați să funcționeze eficient și, prin urmare, să devină mai productivi mult mai repede .

5. Întăriți conexiunile

Trebuie să contribui la construirea unei comunicări puternice între angajați și managerii lor, precum și a conexiunilor între membrii echipei care lucrează împreună.

Acesta este un lucru pe care îl puteți aborda în timpul programelor de formare a managementului, integrării angajaților, întâlnirilor companiei etc., astfel încât să puteți găsi și implementa modalități de a facilita comunicarea tuturor.

Dacă există preocupări individuale, este mai ușor să aveți grijă de ele, astfel încât angajații au mai multe șanse să se simtă conectați.

O altă modalitate de a întări conexiunile este de a încuraja discuția cu apă rece.

Deși unii manageri ar putea considera acest lucru ca fiind o slăbire, este o modalitate excelentă de a facilita crearea de legături productive între angajați, precum și cu cei din conducere.

6. Încurajați schimbul de informații

Dacă nu ați configurat încă o platformă online de comunicare internă, acum este momentul să faceți acest lucru. Apoi puteți utiliza această platformă pentru a încuraja angajații să împărtășească cunoștințe și informații.

De exemplu, angajații pot împărtăși în mod regulat tendințele și știrile din industrie și, având posibilitatea de a prezenta ceea ce știu, angajații vor fi probabil mai dornici să rămână implicați în acest demers.

Acest lucru nu numai că va crea mai mult scop și mai multă energie în spatele comunicării, dar partajarea unor astfel de perspective se va dovedi probabil extrem de utilă pentru afacerea dvs., mai ales atunci când aveți în vedere că majoritatea angajaților declară că simt că nu au știri despre companie.

În timp ce vorbiți despre încurajarea schimbului de informații, trebuie, de asemenea, să descurajați comunicarea unidirecțională în care adoptați o abordare în cascadă a modului în care partajați informații.

Acest mod de comunicare de sus în jos are un anumit element de control care îl face ineficient pentru crearea unui mediu în care angajații pot fi motivați să se implice și să susțină brandul tău.

De asemenea, puteți utiliza o casetă de sugestii ca o modalitate de a aduna idei și feedback în mod anonim. Deși acest lucru poate suna puțin vechi, este o modalitate rapidă și simplă (dar extrem de eficientă) de a îmbunătăți comunicarea la locul de muncă.

La urma urmei, nu toată lumea se simte confortabil să-și aducă public preocupările, dar s-ar putea să puteți facilita feedback sincer și deschis, folosind o casetă de sugestii anonimă.

Puteți fie să utilizați o cutie reală și să plasați un bloc de hârtie lângă ea, fie să vă direcționați angajații către un instrument online, cum ar fi o aplicație pentru angajați. Această versiune virtuală a unei casete de sugestii va servi aceluiași scop.

7. Utilizați evenimente externe pentru a îmbunătăți comunicarea internă

Este adesea o idee bună să planificați evenimente externe care să permită angajaților să se întâlnească și să se amestece departe de birou. Atunci când în companie există angajați care nu s-au întâlnit, poate împiedica procesul de comunicare.

O modalitate de a evita acest lucru este să planificați un eveniment, cum ar fi o oră fericită după muncă, o petrecere de vacanță etc., pentru a oferi angajaților dvs. ceva de așteptat și pentru a facilita angajamente îmbunătățite, precum și o comunicare mai puternică între toți.

De asemenea, puteți folosi aceste evenimente pentru a recunoaște și a recompensa angajații care prezintă performanțe excepționale.

Cu toate acestea, este, de asemenea, important să respectați spațiul personal și timpul privat al angajaților dvs. Este posibil să nu vrea să meargă la evenimente în afara serviciului, mai ales dacă nu sunt plătiți pentru a fi acolo.

Din fericire, există încă modalități de a vă conecta cu angajații din afara biroului. Rețelele sociale sunt o modalitate excelentă de a împărtăși informații cu angajații, oferind în același timp un spațiu în care aceștia pot dezvolta o comunitate autentică cu colegii lor de muncă.

În plus, este o modalitate excelentă de a folosi instrumentele de design grafic pentru a crea meme pline de toate glumele interioare împărtășite în jurul biroului. Distribuiți-le în grupul de Facebook al companiei și cereți altora să le creeze propriile lor. Este o modalitate grozavă de a transforma un hangout virtual între colegi într-un spațiu cu adevărat creativ, plin de prieteni.

Concluzie

Practicile solide de comunicare internă vor avea un impact direct asupra angajamentului și reținerii angajaților, precum și asupra rezultatului dvs., ceea ce înseamnă că poate fi un generator de venituri pentru organizația dvs., în loc de doar o altă cheltuială de afaceri.

Prin implementarea acestor 7 moduri de îmbunătățire a comunicării interne la locul de muncă, vă va aduce o mulțime de beneficii, inclusiv o aliniere îmbunătățită a angajaților, un angajament sporit și o performanță mai bună a angajaților.

De asemenea, veți putea să construiți încredere, să stimulați cultura companiei și să vă îmbunătățiți imaginea generală a mărcii. În plus, un sistem solid de comunicare internă asigură un management mai bun al crizelor, scăderea riscurilor de securitate și feedback sporit care vă va ajuta să vă propulsați compania înainte.

Așadar, folosiți sfaturile prezentate în acest articol pentru a începe să îmbunătățiți comunicațiile interne ale organizației dvs., astfel încât să puteți începe să vă bucurați de toate acestea și de multe alte beneficii.

Aveți idei grozave pentru îmbunătățirea comunicării interne în organizația dvs.? Distribuie acest articol pe LinkedIn și spune-ne părerea ta!