Cum folosește Ideamotive Clockify pentru a obține eficiență într-un cadru de lucru de la distanță

Imaginează-ți asta: ai la dispoziție doar 24 de ore pentru a finaliza această sarcină greoaie, dar rezultatul depinde de mai mult de o persoană.

Prea mulți bucătari vor strica supa?

Nu dacă îi întrebi pe profesioniștii de la Ideamotive — locul tău de plecare dacă vrei să găsești cel mai bun talent tehnologic posibil în 24 de ore.

Dar cum fac asta? Excelează la managementul timpului?

Pentru a găsi răspunsul la aceasta și la multe alte întrebări, am luat legătura cu directorul operațiunii Ideamotive, Kamil Osiecki.

Se pare că abilitățile lor extraordinare nu au apărut doar din aer, ci sunt rezultatul unei strategii de gestionare a timpului bine gândite, al unei culturi puternice la distanță și al unui pic de urmărire a timpului .

Să aflăm ce putem învăța cu toții despre a deveni cât mai eficienți posibil (chiar și într-un cadru de la distanță), aruncând o privire în culisele acestei companii de la distanță.

Ce face Ideamotive?

Fie că sunteți în căutarea unui expert IT care să vă construiască produsul de la zero, fie că doriți să vă alăturați unei rețele de profesioniști în tehnologie care vă pot ajuta să vă asigurați următorul concert, Ideamotive este locul dvs. de plecare.

Îmbinând cele mai bune practici de recrutare cu propria lor experiență în gestionarea unui magazin de dezvoltare, oamenii din spatele Ideamotive au venit cu o propunere unică pe care o oferă astăzi:

„Am trecut de la a fi o agenție clasică [de recrutare] și un magazin de dezvoltare clasic la a fi o consultanță, la a fi un fel de piață, unde, în primul rând, ne ajutăm clienții să înțeleagă de ce au nevoie și pentru ce tehnologie este cea mai bună. lor.

Avem acest fundal tehnic care vă poate ajuta cu propuneri despre ce fel de talent să alegeți – potrivim și testăm dezvoltatorii înainte de a le prezenta clienților noștri.”

Deci, luând tot ce este mai bun din două lumi, echipa Ideamotive și-a perfecționat propriul flux de lucru suficient pentru a putea oferi cele mai bune soluții posibile atât companiilor de toate dimensiunile, cât și experților IT din întreaga lume.

Actul de echilibru de a gestiona două echipe la distanță

Deși experții de la Ideamotive oferă întotdeauna cea mai rapidă soluție posibilă clienților lor, pentru a putea da de fiecare dată în marcaj, aceștia trebuiau să primească cei mai buni oameni posibil la bord.

Dar, în conformitate cu natura afacerii lor, cota de lucru din Ideamotive a trebuit să fie distribuită în mod egal între două echipe separate:

„ Prima este echipa de livrare – practic, ei sunt talentul pe care îl oferim clienților noștri.

Avem, de asemenea, o a doua bucată, care este o echipă de afaceri care include:

• Operațiuni,
• Vânzări,
• Marketing,
• Financiar,
• Legal, etc.”

Totuși, lucrurile nu s-au desfășurat întotdeauna ca de obicei – Ideamotive a trebuit, de asemenea, să se adapteze la condițiile nou dezvoltate de operare de la distanță:

„Aceasta a fost o provocare mai mare pentru noi – să trecem de la a fi într-un loc fizic împreună la a fi o echipă complet îndepărtată. Așadar, a trebuit să introducem câteva practici – și a fost o provocare de management foarte frumoasă pentru noi, deoarece a fost un lucru nou de făcut.”

Deși echipa Delivery este formată în principal din programatori care obișnuiau să lucreze de la distanță ani de zile, echipa de afaceri a Ideamotive trebuia să se adapteze la o nouă realitate a muncii de la distanță suficient pentru a obține rezultate maxime – indiferent unde se aflau birourile lor.

Strategiile Ideamotive pentru atingerea eficienței maxime într-o echipă la distanță

Potrivit lui Kamil, trecerea la o setare de la distanță după ani de lucru la fața locului a părut la început un vis devenit realitate. Cu mai puține distrageri și ore mai lungi de somn, toți au fost fericiți să sară în vagonul muncii de acasă.

Dar, destul de curând, a se asigura că sunt pe aceeași pagină cu membrii echipei de la distanță de kilometri, toate păstrând aceleași niveluri de productivitate și furișând mai mult timp liber a început să necesite multă muncă.

Totuși, asta nu înseamnă că nu există modalități de a depăși provocările lucrului de la distanță.

Echipa Ideamotive este dovada vie că este posibil să obții productivitate maximă, scoțând totodată tot ce este mai bun în echipa ta, indiferent de mediul tău de lucru.

Deoarece Kamil ne-a permis să aruncăm o privire asupra operațiunilor zilnice de la distanță ale Ideamotive, acum vă putem prezenta patru strategii practice pe care le puteți utiliza pentru a maximiza eficiența echipei dvs. de la distanță ca un expert.

Strategia #1: Fă tot posibilul pentru a ajuta colegii de echipă de la distanță să nu se simtă singuri

Nu este un secret faptul că munca de la distanță aduce bucurie milioane de oameni, mai ales după ce și-au luat rămas bun de la navetă.

Dar, dacă ne uităm la zicala conform căreia distanța face ca inima să devină mai îndrăgostită , este de înțeles că mulți lucrători de la distanță ar putea simți că nu primesc ceea ce s-au târzit. Întrucât membrii echipei lor nu mai sunt la distanță de braț, singurătatea poate începe rapid să apară:

„Când sunteți împreună într-un singur birou, aveți acest tip de sentiment de colaborare cu oamenii. Odată ce ieși din birou pentru a avea un birou acasă, practic stai în același loc în care locuiești și ai acest sentiment de a fi singur.”

Așadar, conștientă de pericolele care merg mână în mână cu conducerea unei echipe dispersate, conducerea Ideamotive a decis să cultive o anumită mentalitate pentru a păstra legătura în cadrul echipei:

„Am decis să facem un pas înapoi și să ne gândim la oameni, nu la procese. Am avut acest proces de gândire despre valorile noastre și primul lucru pe care l-am dat seama este că suntem cu toții antreprenori în compania noastră. Fiecare dintre noi, chiar și la cel mai de jos nivel al structurii organizaționale, este un maestru responsabil pentru domeniul nostru. Din această cauză, nimeni nu se simte singur. Ei sunt responsabili pentru ceva, care adaugă companiei. Și știu că există și alți oameni care să-i ajute dacă este necesar.”

Strategia #2: Stabiliți cele mai bune momente pentru a vă conecta

La fel cum am salutat liniștea și liniștea lucrului de acasă, zgomotul care pândește de pe toate dispozitivele noastre a început să interfereze cu productivitatea tuturor.

Deși păstrarea contactului cu echipa ta de la distanță este o modalitate excelentă de a rămâne conectat, nu ne-am putut abține să nu ne întrebăm: cât de multă conexiune este prea mult?

Dacă ești deranjat de aceeași întrebare, vei fi bucuros să afli că este posibil să atenuezi „zgomotul” care distrag atenția, păstrând în același timp legătura cu echipa ta.

Remedierea simplă se numește cel mai bun moment pentru a vă conecta - iar Kamil ne-a prezentat detaliile despre cum funcționează această strategie:

„Când avem clienți din SUA, există o diferență [de oră ] de șapte ore . Deci, evident, există o suprapunere. Aici spunem „Bine, acest dezvoltator este disponibil timp de trei ore”. Este foarte important să se stabilească [această regulă] chiar de la începutul cooperării corporative, pentru că cel mai rău lucru care se poate întâmpla este ca un programator să fie în zonă și cineva să-l ping. Acesta este cel mai frustrant lucru și distruge productivitatea.”

Deoarece această strategie funcționează ca un farmec pentru echipa de livrare a Ideamotive, ei au decis să încerce un lucru similar cu echipa lor de afaceri:

„Folosim o aplicație de chat în echipă numai în scopul de a avea ceva urgent sau pentru o cafea electronică în care poți pur și simplu să stai cu cineva și să discutăm despre chestiuni care nu sunt legate de afaceri.

Și nu prea folosiți telefoanele. Nu este ca și cum îmi voi suna echipa și îmi voi spune „Ok, unde ești?” Noi nu facem asta, este foarte perturbator. Sunăm pe cineva dacă este cu adevărat necesar – și se întâmplă foarte rar.”

Așadar, în loc să perturbe concentrarea cuiva ori de câte ori apare o idee nouă, ei încearcă să noteze și să folosească instrumente de comunicare doar pentru probleme urgente.

Strategia #3: Cultivați o cultură a feedback-ului

A fi capabil să oferi și să primești feedback deschis și sincer este o abilitate care nu se demodează niciodată, indiferent de contextul de lucru.

Dar, atunci când lucrezi într-o echipă de la distanță, feedback-ul devine de două ori mai important, deoarece poate îmbunătăți semnificativ performanța tuturor și poate menține moralul echipei ridicat.

Având în vedere acest lucru, conducerea Ideamotive a decis să pună un accent mare pe feedback și să încurajeze vorbirea sinceră încă de la început:

„Știu că feedback-ul este un cuvânt la modă, toată lumea oferă și primește feedback, dar am introdus asta într-un mod diferit. Chiar și în procesul de recrutare, chiar în ultima etapă, când există CEO-ul companiei noastre, după două ore de la interviu îi întrebăm [candidaților]: Bine, dă-ne feedback.”

Totuși, procesul nu se termină aici, iar atmosfera de discuție deschisă rămâne la fel de importantă chiar și după ce candidatul primește postul:

„De foarte multe ori, avem aceste discuții emoționante online în fața întregii echipe. Facem asta pentru că [spunând] numai cuvinte frumoase nu ar funcționa.

Așadar, cultivăm această cultură a feedback-ului într-un sens cu adevărat crud. Îi pot spune CEO-ului meu că a făcut o mare greșeală și îi pot spune asta în fața oamenilor. Vreau să-i spun în fața lor pentru că vreau să-mi încurajez oamenii să-mi spună astfel de lucruri.”

Întrucât comunicarea deschisă și transparentă este cheia unei culturi puternice a companiei, oferind echipei lor oportunități de a-și exprima liber opiniile, managementul de la Ideamotive construiește un mediu de lucru de încredere, în care punctul de vedere al fiecăruia este la fel de apreciat.

Strategia #4: Nu uitați de echilibrul dintre viața profesională și viața privată

Cu toate avantajele lucrului de la distanță vin și provocările de a vă opri și de a vă oferi beneficiul unei pauze.

Familiarizat cu efectele negative pe termen lung ale unui program de lucru dezechilibrat, Kamil și-a împărtășit punctul de vedere cu privire la această problemă:

„ Întotdeauna va fi prea multă muncă. Nu poți face totul, mereu va fi ceva de făcut. Dacă aveți această mentalitate antreprenorială, veți găsi noi sarcini, iar aceasta este o mare amenințare pentru întreaga echipă – poate duce la epuizare și o scădere a motivației.”

Așadar, pentru a-și ajuta membrii echipei să controleze atât zilele lor de lucru, cât și viața privată, toți cei din Ideamotive încearcă să se concentreze asupra rezultatului:

„Nu mă interesează dacă cineva începe la 10 dimineața sau la 6 dimineața, atâta timp cât ea sau el naște. Uneori, pot lucra doar șapte ore pe zi, iar uneori trebuie să lucrez 11 ore pe zi. Deci este decizia mea, atâta timp cât dau rezultate.”

Între timp, în timp ce încearcă să atingă acest obiectiv final, angajații sunt încurajați să ia o pauză ori de câte ori simt că este necesar:

„Singurul lucru pe care îl apreciem și îl cultivăm este comunicarea clară. Dacă vreau să merg la jogging, voi scrie doar „Timp de aproximativ o oră, voi alerga”. Și asta este în mare măsură bine pentru echipa noastră - toată lumea îți va oferi motivația de a-ți bate recordul. Și, când te întorci, spui „M-am întors” – și te întorci la muncă.”

Deși este posibil să te lași dus de cap și să continui să lucrezi mult până noaptea - pur și simplu pentru că sunt prea multe de făcut - conștientizarea faptului că rezultatul final depășește numărul de ore poate fi un mare motivator pentru a evita să lucrezi ore lungi în timpul lung. alerga.

Cât de important este gestionarea timpului pentru Ideamotive?

Indiferent dacă încercați să faceți angajați în industria IT sau pur și simplu căutați cea mai bună soluție tehnologică posibilă pentru produsul dvs., sunt șanse ca va trebui să acționați destul de repede.

Având în vedere că piața globală de tehnologie va crește cu peste 6% în 2022 – în timp ce deficitul de talente tehnologice continuă să crească – rămânerea în fața curbei în industria IT a devenit foarte dependentă de capacitatea unei echipe de a-și gestiona timpul.

Desigur, am vrut să auzim tot ce au avut de spus oamenii de la Ideamotive despre această problemă:

„Afacerea tehnologică este super agilă și super rapidă – dacă dormi pe ceva, este pierdut. Deci, se întâmplă o mulțime de lucruri atât pe partea de talent, cât și pe partea clienților.”

Așadar, pentru a nu rata nicio oportunitate apărută, experții de la Ideamotive încearcă să acționeze cât mai repede posibil:

„Dacă un dezvoltator este foarte bun, el sau ea primește de obicei zece sau cincisprezece oferte în fiecare săptămână. Deci, dacă nu ești suficient de rapid, dacă treci cu vederea ceva, vei pierde pe această piață.”

Dar, a putea acționa rapid asupra oportunităților nu este întotdeauna la fel de ușor - și aici intervin instrumentele la îndemână:

„Când un client are nevoie de ajutor instantaneu, avem câteva ore pentru a reacționa. Acest lucru este foarte captivant, captivant și dificil de gestionat la timp - din cauza echilibrului dintre viața profesională și viața privată - dar există instrumente care vă ajută - de exemplu, Clockify . Acest lucru este foarte important pentru noi și este esența afacerii noastre.”

Cu instrumente special concepute pentru a îmbunătăți gestionarea timpului echipei și pentru a oferi o imagine de ansamblu vizuală detaliată a orelor pe care fiecare membru al echipei le pune într-o sarcină, companiile pot rămâne mai ușor la curent cu jocul lor - chiar și într-o industrie în evoluție rapidă.

De ce este vitală urmărirea timpului în Clockify pentru Ideamotive?

Deoarece Kamil a subliniat că Clockify este esențial pentru operațiunile de zi cu zi ale Ideamotive, am vrut să aflăm despre transformările pe care Clockify le-a adus în fluxul lor de lucru - precum și motivele din spatele deciziei lor de a urmări timpul.

Cum a aflat Ideamotive despre Clockify?

A face față zilnic problemelor sensibile la timp în timp ce conduceți două echipe la distanță înseamnă de obicei că nimic nu poate fi lăsat la voia întâmplării.

Știind cât de mult prețuiesc experții de la Ideamotive timpul, am vrut mai întâi să aflăm cum au descoperit Clockify și ce i-a determinat să aleagă această aplicație de urmărire a timpului.

„Am auzit prima dată despre Clockify de pe Internet – multe companii l-au recomandat ca o modalitate ușoară de a urmări orele facturabile. Am făcut câteva cercetări asupra aplicației și am constatat că aceasta era foarte ușor de utilizat și avea o mulțime de caracteristici excelente, cum ar fi capacitatea de a crea rapoarte, de a urmări timpul petrecut pe proiecte și de a factura clienții . Am decis să încercăm și am fost foarte mulțumiți de rezultate.

Clockify ne-a ajutat să fim mai productivi și mai eficienți în munca noastră și l-am recomanda oricărui proprietar de afaceri sau angajat care caută o aplicație de urmărire a timpului.”

De îndată ce au început să folosească Clockify, au observat cum se potrivește perfect fluxului lor de lucru:

„Un lucru foarte important pentru afacerea noastră este înregistrarea orelor. Întreaga afacere se bazează pe asta pentru că suntem foarte transparenți și talentele înregistrează ore pentru a obține remunerație pentru asta.

Dar, același instrument oferă informații clienților noștri, deoarece clienții noștri pot vedea câte ore sunt înregistrate din partea dezvoltatorului - și au un calcul simplu și acolo.”

Așadar, în loc să ghicească unde a mers timpul lor – sau să calculeze manual orele pe care le-au investit – Ideamotive a decis să-și maximizeze transparența și să se asigure că atât partea de livrare, cât și partea de client funcționează ca un ceas.

De ce folosește Ideamotive Clockify?

După cum se dovedește, Clockify a devenit rapid nucleul afacerii lui Ideamotive tocmai pentru că le-a oferit o privire de ansamblu clară asupra timpului fiecăruia:

„Dacă nu avem această supraveghere și nu avem această transparență, nu putem opera. Nu putem calcula previziunile noastre, nu putem vedea care sunt rezultatele noastre financiare și nu putem evalua dacă un dezvoltator este peste sau sub buget. Nu putem evalua dacă nu putem oferi transparență clienților noștri, deoarece aceștia nu pot vedea acele ore înregistrate.

Și, evident, un instrument care urmărește orele, care este de încredere, care este ușor de utilizat, care are API și chestii de genul... [Înseamnă] că ne putem conecta la diferitele noastre depozite și automatizări.”

Datorită ușurinței sale de utilizare, oamenii de la Ideamotive s-au obișnuit să-și înregistreze orele în Clockify, iar acum îl văd ca pe o parte de bază a zilei lor de lucru:

„Clockify este vital, în esență, [pentru că] este foarte fiabil și simplu. Ceea ce avem nevoie este un instrument robust, care are multe plugin-uri, este ușor de utilizat și are UX excelent în care putem eticheta și vedea diferiți oameni în diferite proiecte.

Și asta este ceea ce Clockify oferă, cu siguranță. Fără asta, am fi orbi și surzi și nu am putea opera. Ar fi ca fără mâini pentru noi. Deci este foarte important.”

Cum a schimbat Clockify fluxul de lucru al lui Idemotive?

Deoarece transparența este cheia fluxului de lucru al Ideamotive, am fost nerăbdători să aflăm dacă Clockify a avut vreun impact în creșterea vizibilității operațiunilor lor.

Se pare că Clockify a adus schimbări instantanee încă de la început:

„Sunt câteva modificări pe care le-am observat de când am început să folosesc Clockify. Prima, și cea mai notabilă, este îmbunătățirea echilibrului meu general între muncă și viață. Înainte de a începe să folosesc Clockify, mi-am urmărit timpul manual – ceea ce a consumat foarte mult timp și a fost inexact.

Cu funcția de cronometru Clockify, este ușor să urmăresc cât timp petrec pentru fiecare sarcină, astfel încât să pot fi mai conștient de unde se duce timpul meu.

În plus, funcția de raportare mi-a făcut ușor să văd unde petrec cel mai mult timp, astfel încât să îmi pot ajusta fluxul de lucru în consecință. În general, folosirea Clockify m-a ajutat să fiu mai productiv și mai eficient în timpul meu.”

După ce a folosit Clockify pentru un timp, Kamil a observat câteva îmbunătățiri în comunicarea sa cu clienții:

„Deoarece Clockify îmi permite să partajez rapoarte detaliate cu clienții, aceștia pot vedea exact cât timp am petrecut proiectelor lor – ceea ce le face mai ușor să înțeleagă facturarea mea. În plus, capacitatea de a adăuga comentarii la fiecare intrare de sarcină mi-a făcut ușor să țin clienții la curent cu progresul meu, fără a fi nevoie să trimit un e-mail sau un raport separat. Acest lucru a dus la mai puține întrebări și la o mai bună înțelegere a muncii mele în numele lor.”

Cum folosește Ideamotive Clockify?

Să fii atent la timpul tău nu vine întotdeauna de la sine dacă nu ai suficiente date pentru a-ți susține. Întrucât Clockify permite echipelor de toate dimensiunile să vadă exact unde le trece timpul, am vrut să auzim tot ce a avut de spus Kamil despre modul în care folosesc aplicația noastră de urmărire a timpului.

„Practic, în echipa de livrare, talentele trebuie să își înregistreze orele zilnic – dar asta depinde de nevoile clienților noștri. Unii clienți nu au nevoie de orele înregistrate, așa că talentele înregistrează doar 8 ore. Dar, există startup-uri mici care sunt foarte agile sau trebuie să își optimizeze costurile – așa că au nevoie de [mai multe] detalii. Aceasta este ceea ce știe echipa de livrare și acționează în consecință.”

Operațiunile de zi cu zi ale Ideamotive depind în mare măsură de un sistem care le oferă suficientă transparență asupra timpului și efortului pe care echipa de livrare le-a depus pentru fiecare sarcină. Din acest motiv, au decis să testeze Clockify mai departe și să vadă cum se potrivește în alte aspecte ale afacerii lor:

„Uneori, din punctul de vedere al marketingului, ne place să înregistrăm [timp] pentru a vedea efortul care a fost depus și pentru a le compara cu acele rezultate. Deci, uneori, îl folosim ca un ROI sau doar pentru a compara testarea AB și ceva de genul ăsta în echipa de afaceri. Dar, nu este pentru transparență - aceasta este în scopuri de analiză.”

Deoarece Clockify oferă o imagine de ansamblu detaliată a progresului tuturor, obținerea unei analize precise este o chestiune de câteva secunde.

Ar trebui să urmăriți timpul când lucrați de la distanță?

Deși munca de la distanță vine cu o parte echitabilă de dezavantaje - cum ar fi probleme cauzate de distanța fizică și lipsa de transparență - urmărirea timpului este acolo pentru a reduce decalajul conexiunii.

Indiferent dacă faci parte dintr-o echipă de la distanță sau lucrezi ca freelancer, urmărirea orelor de lucru vă poate ajuta să vă îmbunătățiți nivelurile de productivitate și să construiți mai ușor încrederea într-o setare de la distanță.

Să vedem ce au avut de spus cei de la Ideamotive despre a rămâne la curent cu sarcinile tuturor, economisind în același timp suficient timp pentru mai multe probleme arzătoare.

Fiecare secundă contează atunci când lucrezi de la distanță

Dacă am învățat ceva de la Ideamotive, este că fiecare secundă contează. Dar, ei sunt, de asemenea, conștienți de faptul că nivelurile noastre de productivitate tind să scadă atunci când fiecare lucru mic pe care trebuie să-l facem pentru a îmbunătăți transparența unei echipe de la distanță trebuie făcut manual. De aceea, acordă prioritate automatizării:

„Știm că timpul este limitat, așa că mai degrabă gestionăm instrumentele decât timpul - și, pentru a face acest lucru, optimizăm și automatizăm lucrurile. Dacă ceva este repetabil, îl automatizăm la prima oră dimineața. Chiar dacă trebuie să raportăm, să avem supraveghere și informații transparente despre ceva, automatizăm asta astfel încât să se creeze singur.”

Din fericire, urmărirea timpului este una dintre acele activități care nu necesită efort conștient dacă este făcută în mod corect.

Gânduri finale: munca de la distanță face ca visul să funcționeze dacă vă deranjează timpul

O privire asupra fluxului de lucru al Ideamotive a arătat că lucrul la distanță este mai mult decât o lungă perioadă de încercare și eroare.

Această companie IT a reușit să-și perfecționeze sistemul de la distanță suficient pentru a se asigura că echipele lor sunt cât mai eficiente posibil - dar fără a neglija importanța echilibrului corect între viața profesională și viața privată.

Totuși, pentru a depăși necazurile care vin odată cu lipsa interacțiunii echipei, experții de la Ideamotive și-au dat seama că trebuie să aibă grijă de timpul lor.

Așadar, dacă aveți vreodată îngrijorări despre cum să faceți munca de la distanță să funcționeze cu adevărat, nu puteți greși niciodată dacă acordați atenție modului în care vă petreceți timpul.

Deși știind câte ore sunt necesare pentru a răspunde la toate e-mailurile s-ar putea să nu rezolve fiecare problemă mică pe care ți-o aruncă munca la distanță, îți va aduce claritate, transparență și încredere - și asta este la fel de bine.

️Tu și echipa ta operați de la distanță? Aveți sfaturi și trucuri pentru a profita la maximum de colaborarea dvs. de la distanță? Anunțați-ne la [email protected] pentru a avea șansa de a fi prezentate în acest articol sau în unul dintre articolele noastre viitoare.